Rector On Tour. Draaiboek. Universitaire Studentenraad Radboud Universiteit Nijmegen

Transcriptie

1 Rector On Tour Draaiboek Universitaire Studentenraad Radboud Universiteit Nijmegen

2 1. Doelstelling Het bevorderen van de voeling tussen studenten en de rector magnificus als voorman onderwijs en onderzoek aan de Radboud Universiteit Nijmegen over wat er op onderwijsterrein onder studenten leeft. 2. Middelen Een informeel gesprek tussen studenten en de rector over actuele zaken rondom het onderwijs aan de RU en wat er op de betreffende faculteit actueel is. 3. Doelgroep studenten van de faculteit in het algemeen (primair) studenten actief in de medezeggenschap (OLC, FSR, assessor) studenten actief in studieverenigingen docenten van de faculteit indien zij geïnteresseerd zijn 4. Programma 1. Opening 2. Korte introductie door de rector 3. Eigen te kiezen vorm van dialoog tussen studenten en rector 4. Rondvraag 5. Afsluitend woord door de rector 6. Informele voortzetting: borrel of lunch 5. Invulling van het programma Het staat de gastfaculteit volledig vrij om zelf de vorm te kiezen waarin de rector met de studenten in gesprek gaat. Hierbij valt te denken aan een discussievorm met vooraf opgestelde stellingen, een soort vragenuur waarbij de (vooraf ingediende) vragen van studenten door de rector beantwoord worden, een quiz etc. 6. Kosten De kosten voor de borrel, posters etc. worden in overleg met Dienst Studenten Zaken verdeeld onder CvB en faculteit. Dienst Studenten Zaken is verantwoordelijk voor de communicatie naar het decanaat wat betreft de financiën. 7. Organisatie Allereerst dient er per organiserende partij één contactpersoon ingesteld te worden. Dat betekent dat er drie studenten zijn die met elkaar communiceren wat betreft de organisatie van de Rector On Tour: de contactpersoon van de USR, de contactpersoon van de FSR en de assessor van de faculteit. Samen moeten zij zorg dragen voor een goed verloop van de organisatie. In het verleden is het soms lastig gebleken om de communicatie te beperken tot tussen deze drie personen. Dit is echter verreweg de meeste efficiënte manier van werken, dus iedereen (met name de nietcontactpersonen) dienen zich hier bewust van te zijn. Verder is de USR te allen tijden contactpersoon naar Dienst Studenten Zaken of de rector persoonlijk. Het is zeer onwenselijk dat er meerdere mensen vanuit de organisatie contact hebben met DSZ/rector omdat dit enkel kan leiden voor verwarring tussen betrokken partijen. Wat er concreet georganiseerd moet worden zijn de volgende punten: 1. De locatie, techniek en de borrel/lunch na afloop (de facilitaire kant) 2. De onderwerpen/stellingen/etc. (de inhoudelijke kant) 2

3 3. Het onder de aandacht brengen van het evenement (de publicitaire kant) 8. Communicatiekanalen Er wordt voor de promotie gebruik gemaakt van de specifieke communicatiekanalen waarover ieder orgaan beschikt. Deze communicatiekanalen zijn als volgt gedefinieerd: USR Rector On Tour site ( universiteitsmedia (VOX/ANS), eigen pagina in VOX, nieuwsbrief DSZ, fractie en koepelwebsites FSR Studieverenigingen, OLC s, overige studenten van de faculteit Assessor Decanaat 9. Toeschouwersfunctie Primair heeft de Rector On Tour tot doel studenten de kans te geven met de rector in discussie te treden over allerhande onderwerpen. Vaak ontstaat er een helder beeld van de onderwerpen waar studenten op de betreffende faculteit tegenaan lopen. Dit is een beeld dat voor een faculteitsbestuur van grote waarde kan zijn. Vandaar dat er vanuit de faculteit een medewerker aanwezig is die een toeschouwersfunctie bekleedt. Hij of zij zorgt ervoor dat het bovenstaande beeld op een goede manier het faculteitsbestuur bereikt. Dit kan bijvoorbeeld een medewerker zijn die betrokken is bij de afdeling Onderwijs & Onderzoek van een faculteit. Omdat het primair gaat om de discussie tussen student en rector wordt deze medewerker niet betrokken in de discussie maar mag hij of zij enkel deelnemen aan de rondvraag. Een lid van het faculteitsbestuur zelf als toeschouwer wordt op basis van verwachtingen en ervaringen in het verleden door alle partijen niet wenselijk geacht. 10. Impressie Na iedere editie van de Rector On Tour wordt er een impressie van die editie geplaatst op de website van de Rector On Tour. De impressie bestaat uit een schriftelijk verslag van maximaal twee A4 tjes vergezeld met een aantal foto s. Op die manier wordt er allereerst een soort van archief bijgehouden van de afgelopen edities zodat het voor opvolgers direct duidelijk is waar de rector in het verleden is geweest en wat er toen besproken is. Ook is het reclame naar buiten toe: geïnteresseerden krijgen een goed idee bij wat het evenement inhoudt. De impressie kan verzorgd worden door de contactpersoon vanuit de USR zelf (die zich immers toch niet kan mengen in de discussie) of eventueel door een ander USR lid/geschikte student. 11. Tijdschema Hieronder volgt een tijdschema waarin eenieder kan aflezen wanneer er bepaalde zaken moeten zijn afgerond en wat er verder staat te gebeuren (denk aan het voortgangsoverleg tussen de contactpersonen). De organisatie begint vier weken voorafgaand aan de week waarin de Rector On Tour plaats zal vinden (week 5 in het schema). De schuin gedrukte elementen staan niet vast, er moet per faculteit gekeken worden wie dit het beste kan regelen. Week 1 Week 2 USR FSR Assessor Overleg taakverdeling Overleg taakverdeling Overleg taakverdeling (iedereen mag aanwezig (iedereen mag aanwezig zijn) zijn) Achtergrondinformatie verschaffen FSR/assessor en terugkoppeling verzorgen DSZ/rector indien nodig Inhoud + vorm bepalen i.s.m. assessor (+USR) 3 Inhoud + vorm bepalen i.s.m. FSR (+ USR)

4 Controleren informatiestroom DSZfaculteit Reserveren van locatie, techniek + borrel/lunch (regelen van financiën) Week 3 Begin maken met promotie via de USR kanalen (persbericht, FSRlunchvergadering, etc.) Begin maken met promotie via FSR kanalen Inhoud definitief afronden Inhoud definitief afronden Benaderen geschikte medewerker voor toeschouwersfunctie Eventueel mensen benaderen voor Week 4 Promotie via de USRkanalen Promotie naar de overige studenten toe DSZ op de hoogste stellen van de inhoud/vorm van de bijeenkomst Eventueel benaderen van ander USR lid voor het maken van impressie Maken ppt voor collegepraatjes Regelen van een fotocamera (+ fotograaf) Week 5 (herinneringsmails begin van de week via USRkanalen) (herinneringsmails begin van de week via FSRkanalen + collegepraatjes overige studenten) (collegepraatjes) 4

5 Ontvangst rector Ontvangst rector Ontvangst rector 5