PSW Omgaan met documenten Onderwerp Omgaan met documenten vanuit het PSW portaal Datum september 2017
In het nieuwe PSW portaal gaan we anders om met Documenten. Denk hierbij aan het verplaatsen van documenten, delen van documenten onderling, downloaden en opslaan. Deze handleiding heeft meerdere pagina s. Kies in de inhoudsopgave het onderwerp dat voor jou van toepassing is. Gebruik de inhoudsopgave om snel in het document op de juiste plek te komen. Middels CTRL toets en klik van de muis verspringt het document naar de gewenste plek. Inhoud 1 DOCUMENTENBEHEER... 2 2 DOCUMENTEN DOWNLOADEN EN OPSLAAN... 3 2.1 Optie 1: vanuit e-mail naar mijn docs... 3 2.2 Optie 2: De verkenner... 3 2.3 Optie 3: de nieuwe CITRIX... 4 3 DOCUMENTEN VERPLAATSEN... 5 3.1 Optie 1: Verplaatsen via de verkenner.... 5 3.2 OPtie 2: Verplaatsen binnen PSW Portaal... 6 4 DOCUMENTEN TOEVOEGEN IN MORECARE4... 8 5 DOCUMENTEN MET ELKAAR DELEN... 9 1
1 Documentenbeheer Als je in een applicatie/programma werkt of als je een mail met bijlagen krijgt, kun je documenten downloaden en opslaan. We hebben twee plekken waar je documenten kunt opslaan. Mijn Docs (O:) = OneDrive, jouw persoonlijke map PSW Docs (P:) = SharePoint, mappen die je met anderen deelt In de verkenner noemen we dit de O of P schijf. Dit is alleen beschikbaar op een PSW werkplek met Windows 10. 2
2 Documenten downloaden en opslaan Om een document te downloaden en op te slaan, zijn verschillende opties. De handigste manier is ook afhankelijk van het soort apparaat en het programma waarmee je op dat moment werkt. De verschillende opties worden hieronder uitgelegd. 2.1 OPTIE 1: VANUIT E-MAIL NAAR MIJN DOCS Een bijlage in de e-mail kan snel opgeslagen worden in Mijn Docs (=OneDrive) door te klikken op Opslaan in OneDrive Stichting Pedagogisch Sociaal Werk. Het document wordt dan direct opgeslagen in het PSW Portaal Mijn Docs -map E-mailbijlagen. Vanuit daar kun je dan de bijlage bewerken en/ of verplaatsen. 2.2 OPTIE 2: DE VERKENNER Deze optie is alleen beschikbaar op een PSW computer met de nieuwe Windows10 installatie. (Dus niet op de Ipad of een thuiswerkplek!) Wanneer je op het document klikt, zie je onderaan in het scherm een balk verschijnen. Je kunt het document rechtstreeks openen of downloaden en opslaan met de knop Opslaan als. Door op Opslaan als te kiezen wordt de verkenner geopend en kun je de locatie kiezen waar jij het document wilt opslaan. Kies altijd voor Mijn Docs (O:) of PSW Docs (P:). Dan wordt het document opgeslagen in het PSW portaal. 3
2.3 OPTIE 3: DE NIEUWE CITRIX Er zijn een aantal programma s waarmee niet online gewerkt kan worden. Voor deze programma s is een nieuwe citrix omgeving ontworpen. Wanneer een applicatie met citrix start dan kun je documenten downloaden via een andere knop. Als je deze knop indrukt, krijg je opties te zien, zoals hieronder aangegeven. De knop met het wolkje met het pijtje omlaag is om het document te downloaden. Je kunt het document nu weer opslaan via de verkenner op Mijn Docs (O:) of PSW Docs (P:): 4
3 Documenten verplaatsen 3.1 OPTIE 1: DOCUMENTEN VERPLAATSEN VIA DE VERKENNER. Deze optie is alleen beschikbaar op een PSW computer met de nieuwe Windows10 installatie. (Dus niet op de Ipad of een thuiswerkplek!) Gebruik deze optie wanneer je meerdere documenten tegelijk wilt verplaatsen. Je kunt de verkenner 2 keer openen (1 keer voor PSW Docs en 1 keer voor Mijn Docs). = verkenner snelkoppeling Klik onder in de startbalk op het icoon van de verkenner. Als de verkenner is geopend, dan pak je deze op met de muis (in de titel) en versleep je deze naar de zijkant van je scherm tot je muis niet meer verder kan en van het scherm gaat. Als je de muis precies op de rand van je scherm los laat, heeft de verkenner 1 gedeelte van het scherm gevuld. Klik met je rechtermuis op het verkenner icoontje op je startbalk onderaan je scherm en klik op Verkenner. De verkenner wordt nu nog een keer geopend. Sleep deze naar de andere kant van het scherm en laat hem vervolgens los. Je ziet ze nu beide naast elkaar staan. Met deze weergave kun je makkelijk documenten van PSW documenten naar Mijn Documenten verplaatsen en andersom door kopiëren/plakken of knippen/plakken. Ga niet met documenten slepen want dan loop je sneller de kans dat je ze verplaatst in een verkeerde map. 5
Belangrijk! Vergeet niet dat je documenten vanaf hier niet kunt openen. Ga terug naar je PSW portaal en klik altijd op vernieuwen. Of je kiest ervoor om je Mijn Docs en PSW Docs tabbladen te sluiten en opnieuw te openen vanuit het PSW portaal. Pas na deze actie is jouw aanpassing vanuit de verkenner zichtbaar. 3.2 OPTIE 2: VERPLAATSEN BINNEN PSW PORTAAL Deze optie kun je gebruiken om na het opslaan of maken van een nieuw document, het document op de juiste plek te krijgen. Voordat je documenten kunt verplaatsen/ kopiëren van Mijn Docs naar PSW Docs, moet je binnen je PSW Docs eerst eenmalig een actie uitvoeren. Dat is de locatie volgen aanklikken van PSW Docs. Stap 1: Ga naar het PSW portaal en klik op PSW Docs Stap 2: Klik rechtsboven op de knop Niet Gevolgd De knop verandert nu in Volgend: 6
Ga in het PSW portaal terug naar alle tegels en kies voor Mijn Docs. Door met je muis over het document te gaan, zie je ervoor een bolletje verschijnen. Dit moet je aanklikken (dus niet op de bestandsnaam klikken, want dan wordt het document geopend). Klik op het bolletje voor het document dat je graag wilt verplaatsen naar PSW Docs. In Mijn Docs kun je Verplaatsen naar gebruiken om documenten binnen Mijn Docs in een andere map te zetten. Om een document naar PSW Docs te verplaatsen, moet je het eerst kopiëren naar PSW Docs en daarna eventueel uit Mijn Docs verwijderen. (Verplaatsen werkt niet van Mijn Docs naar PSW Docs. Klik boven in de balk op Kopiëren naar. Het kan zijn dat je nog moet kiezen voor PSW documenten. (Klik op Door sites bladeren als je deze optie niet ziet) Daarna zie je de mappenstructuur van PSW Docs en kun jij de gewenste locatie kiezen voor je document. Documenten kopiëren vanuit PSW Docs naar Mijn Docs. Of documenten verplaatsen binnen PSW Docs werkt op dezelfde manier als hierboven beschreven. Samenvattend: selecteer het bolletje voor een documenten - klik op Kopiëren naar of Verplaatsen naar Kies de juiste locatie 7
4 Documenten toevoegen in MoreCare4 Wanneer je bent aangemeld in MoreCare4 kun je zoals je dat gewend bent naar een cliënt toe gaan. Onder de cliënt kun je documenten toevoegen. Kies vervolgens voor: Klik hier om een bestand te selecteren. Ga naar de locatie waar jij jouw document hebt opgeslagen. De Mijn Documenten (O:) of PSW Documenten (P:) Heb je vragen over het ECD? Kijk dan ook op http://pswtoolbox.nl/index.php/ecd/veelgestelde-vragen 8
5 Documenten met elkaar delen Documenten delen met elkaar is een nieuwe manier van werken. Het document blijft op 1 plek staan en wordt niet naar elkaar gemaild. Degene waarmee het document gedeeld wordt, kan dit document ook bewerken (en hoeft dit niet steeds opnieuw te mailen). Een groot voordeel is dat je altijd de meest actuele versie hebt. En geen verschillende 1.0 en 2.0 versies hoeft op te slaan. Dankzij Versiegeschiedenis kun je bovendien altijd een oudere versie terughalen. Je kunt ook documenten met elkaar delen alleen ter inzage. Het document blijft in jouw beheer en kan door de medewerker waarmee deze is gedeeld niet worden bewerkt of worden opgeslagen. Bij het delen van documenten is het belangrijk dat je weet met welk doel je het document deelt. Bijvoorbeeld: - Wil je er samen in werken? - Wil je zelf controle houden maar iemand wel de inhoud laten lezen? - Enz. Wanneer je weet met welk doel je wilt gaan delen, kun je de juiste rechten instellen. Het is belangrijk dat je de ontvanger (degene met wie je deelt) duidelijk aangeeft wat jouw doel is van het delen en wat de collega wel of niet kan met het document. De optie om te delen komt op verschillende plekken terug. Als het document op PSW Docs staat dan hoef je deze niet apart te delen met je team. Jouw teamleden kunnen ook bij dit document en hem bewerken. Wil je een document delen buiten jouw team met een andere PSW collega? Dan kun je het document wel delen. Het is niet mogelijk het document met een externe relatie te delen. Dan moet je het document wel mail als bijlage. De rechten bepalen kan maar op 1 manier: via de knop Delen. Geef aan wie je wilt laten delen en op welke manier. Klik op toepassen om je keuze te bevestigen. 9