Analyseren van Processen en Informatie Toepassen van Proces- en Informatieanalyse in logistieke ketens DC P P Supplier(s) Factory DC
Mijn achtergrond BSc Maritieme Techniek, TU Delft MSc Shipping management, TU Delft Afstudeeronderzoek voor Southampton Container Terminal: Improving the process for import containers from SCT to UK hinterland via rail Business Analyst bij Capgemini (3,5 jaar) Consultant Logistics bij TNO
Doel van vandaag: Handvatten voor deelvraag 1 2. Hoe ziet de sector waarin deze keten opereert eruit? Denk bijvoorbeeld aan belangrijke spelers, type bedrijven, factoren die de sector beïnvloeden, (logistieke) trends etc.; 3. Hoe zien de supply chain gerelateerde processen van deze bedrijven eruit (standaardproces) en wat zijn de koppelpunten (d.w.z. de plaatsten waar processen van de verschillende ketenpartijen elkaar raken)?
Agenda Procesanalyse Wat en waarom? Enkele technieken Informatieanalyse Wat en waarom? Enkele technieken Praktijkvoorbeeld Plan van Aanpak
Procesanalyse Wat en waarom? WAT: Identificeren en beschrijven van de AS IS bedrijfsprocessen om vanuit hier te werken aan vernieuwing en verbetering in een TO BE situatie, hierbij rekening houdend met business en informatierequirements Proces = Aantal activiteiten in een logische volgorde, gericht op het doelbewust totstandkomen van een product of dienst voor een (interne) klant; uitgevoerd door 1 persoon op 1 moment WAAROM: Vastleggen van processen verduidelijkt de situatie en helpt om problemen èn oplossingen te identificeren (en dus te analyseren)
Mini-Case: Restaurant
Stap P1: Scope bepalen Een Context Diagram helpt om de scope van het onderzoek te bepalen en is dus een logische eerste stap!
Stap P2: Identificatie van de processen Met een Procesdecompositie werk je toe naar een overzicht van processen in de scope. Superprocessen Restaurant runnen Administratie Marketing Keuken Bar Eetgelegenheid Support Hoofdprocessen Bestelling opnemen Factureren Klanten ontvangen Uitserveren
Stap P3: Relaties tussen de processen In een Globaal Processchema worden de relaties tussen de processen aangegeven. Met behulp van swim lanes kunnen de processen toegewezen worden aan verschillende afdelingen. Het Restaurant Bar Bediening Bestelling opnemen Bestelling Bestelling voorbereiden Uitserveren Klaarmaken voor uitserveren
Stap P4: Uitwerken van de processen In een Detail Processchema worden de processen uitgewerkt tot activiteitniveau. Voor een proces geldt dat deze wordt uitgevoerd door 1 persoon op 1 moment (dus aaneengesloten). Vragen naar bestelling Notitieblok Opschrijven Afronden Bestelling
Agenda Procesanalyse Wat en waarom? Enkele technieken Informatieanalyse Wat en waarom? Enkele technieken Praktijkvoorbeeld Plan van Aanpak
Informatieanalyse Wat en waarom? WAT: Identificeren en beschrijven van de belangrijkste bedrijfsobjecten en hun onderlinge relaties. Informatieanalyse ondersteunt de analyse van processen door te bekijken welke informatie, wanneer, waar nodig is. Informatiebehoefte= Stuk informatie waarover een bedrijf moet beschikken om processen uit te voeren en de bedrijfsdoelstelling te kunnen realiseren. WAAROM: Vastleggen van objecten, relaties en informatiebehoefte helpt om afhankelijkheden in processen in kaart te brengen. Daarnaast geven objectrelaties inzicht in mogelijke scenario s.
Belangrijkste aspect van Informatie EENDUIDIGHEID! Gebruik duidelijke definities en hanteer hiervoor een glossary Gebruik voor dezelfde zaken overal dezelfde term, wees consistent! (anders word je op een gegeven moment gek )
Stap I1: Identificatie van bedrijfsobjecten Bedrijfsobject = Een concrete zaak, gebeurtenis of concept welke op een of andere wijze (input, output, fysiek ding ) noodzakelijk is voor een bedrijfsfunctie en dus voor het behalen van de bedrijfsdoelstelling Voor bedrijfsobjecten geldt altijd dat ze belangrijk zijn en dat ze binnen het bedrijf een bepaalde definitie hebben (dit hoeft niet universeel te zijn) Voorbeelden: Klant, leverancier, ober, tafel, artikel, kok, bestelbus, recept, inkooporder, verkooporder, etc.
Stap I2: Relaties tussen objecten In een Bedrijfsobjectmodel worden de relaties aangegeven tussen de verschillende objecten. Door voor iedere relatie na te gaan of het een 1-op-1, 1-op-n of n-op-n relatie betreft, verkrijg je goed inzicht in de verschillende mogelijkheden
Kok Gerecht Klant Tafel Bestelling voor eten Ober
Stap I3: Verschillende stadia van objecten In een State transition diagram worden de verschillende statussen van een object in kaart gebracht. Dit is niet voor alle objecten van toepassing en zeker niet altijd relevant voor onderzoek Status = Fase of toestand waarin een object zich op een bepaald moment bevind Statusovergangen worden van buitenaf geïnitieerd en door een proces tot stand gebracht. Dit kan ook een automatisch proces zijn.
/Bestelling opnemen Nieuw Wordt bereid Klaar voor uitserveren /Uitserveren Uitgeserveerd Betaald
Overzicht van stappen Processen: Stap P1: Scope bepalen Stap P2: Identificatie van de processen Stap P3: Relaties tussen de processen Stap P4: Uitwerken van de processen Informatie: Stap I1: Identificatie van bedrijfsobjecten Stap I2: Relaties tussen objecten Stap I3: Verschillende stadia van objecten
Agenda Procesanalyse Wat en waarom? Enkele technieken Informatieanalyse Wat en waarom? Enkele technieken Praktijkvoorbeeld Plan van Aanpak
Praktijkvoorbeeld
Praktijkvoorbeeld - Kenmerken Procesanalyse voor een leasebedrijf voor locomotieven Locomotieven onder verschillende contracten verleasd aan klanten. Onderhoud gepland door eigen serviceteam of door klanten Onderhoud altijd uitgevoerd door derden, inspecties door eigen personeel Werkplaatsen voorzien van spare parts door afdeling Logistiek
Stap P1: Scope bepalen Mitsui & Co Tokyo Mitsui & Co London Regulations/KPI Reporting Regulations/KPI Reporting Context diagram Lessor Equipment Payment Equipment/Service Payment Client Manufacturer Equipment Payment Repair & Maintenance Service Provider/ Partner Service Payment MRC Europe IT Service Provider Service Payment W&D Service Provider (Spare parts) Service Payment Bank Regulations Payment (tax) Reporting Regulations Authorities (Rail) Authorities (Finance & Accounting)
Stap P2: Identificatie van de processen Procesdecompositie - Asset management Superproces Hoofdprocessen Detailprocessen
Asset Management Roles A.2. Service management A.3. Quality & Safety management TECHNICAL FLEET OPERATOR CUSTOMER CARETAKER A.2.1Create preventive maintenance measures A.3.1 Evaluate technical asset performance TECHNICAL MANAGER JDEdwards SERVICE PLANNER SERVICE MANAGER A.2.2 Create defect message (corrective maintenance) A.2.3 Plan service A.3.2 Receive certification for homologation A.3.3 Create inspection request from schedule TECHNICIAN A.2.4 Plan additional services A.3.4 Plan inspection request A.2.5 Finalize service A.3.5 Perform inspection
Stap P3: Relaties tussen de processen Globaal Processchema voor scenario s Voor dit project diverse globale processchema s zoals voor de life cycle van locomotieven, spare parts en klanten. In deze schema s komt de samenwerking tussen de verschillende functies duidelijk naar voren. Hiermee kunnen bijvoorbeeld communicatieproblemen inzichtelijk worden gemaakt.
Asset Life cycle (Locomotive 2) Version 0.1 19-03-2010 Customer Customer management Asset management Logistics Finance & Accounting Supplier Fleet manager Fleet manager A.4.2 Asset sale F.4.2 Billing & Invoicing Invoice F.4.3 Receiving & Accounting Fleet manager Fleet manager C.4.1 Plan normal delivery C.4.8 Arrange transportation F.4.4 Supplier order Approval & Sending Supplier order Handover C.4.4 Finish handover F.4.5 Invoice matching & Payment Payment Invoice F.4.2 Billing & Invoicing Invoice F.4.3 Receiving & Accounting
Stap P4: Uitwerken van de processen Detail Processchema
Stap I1: Identificatie van bedrijfsobjecten Voorbeeld van bedrijfsobjecten binnen leasecontracten Interne objecten: Contract, Contracttype, Leasetype, Leasecategorie, Locomotief, Authorisatie Externe objecten: Klant, Credit rating
Stap I2: Relaties tussen objecten Possible client Client Lessee client [1:1] Contract type Service client [1:?] [1:1] [1:?] [1:1] Lease type Credit rating Review by Risk M. needs [1:1] Lease contract [1:1] depends on [1:1] [1:?] needs [1:1] Extraordinary Authorization depends on [1:1] Framework Lease category Locomotive input for [1:4] [1:4] by [1:?] Short term [1:1] [1:?] depending on [1:1] Value limit
Stap I3: Verschillende stadia van objecten State transition diagram Customer order Een state transition diagram geeft status overgangen weer van business objecten, zoals bijvoorbeeld een klantorder of een purchase order Voor iedere overgang zijn bepaalde voorwaarden geldig of is een proces actief waar de overgang wordt gemaakt Niet alleen het vastleggen van de statussen, maar vooral ook de voorwaarden en betrokken processen is belangrijk! Hiermee kunnen vertragingen in processen goed inzichtelijk worden.
/ Create Customer order - Cancelled / Cancel New Planned for delivery / Indicate Lost Planned order - Lost Delivered X days after invoice sending / F.4.2 Billing & invoicing Invoice reminder Invoiced X days after invoice reminder / F.4.3 Receiving & Accounting / F.4.3 Receiving & Accounting Paid Credit collection Directly after paid Closed
Agenda Procesanalyse Wat en waarom? Enkele technieken Informatieanalyse Wat en waarom? Enkele technieken Praktijkvoorbeeld Plan van Aanpak
Plan van Aanpak 1. Wat zijn de onderdelen? 2. Wat zijn moeilijkheden in de praktijk? 3. Aandachtspunten
1. Wat zijn de onderdelen? Een kort overzicht van bedrijfskenmerken schetst een duidelijk beeld en schept kader voor het onderzoek Verschillende modellen en stappen zoals besproken, maar: Blijf kritisch zoeken naar wat echt belangrijk is Bouw een holistisch beeld van de bedrijven op zichzelf en de supply chain Zoek vanuit deze kennis naar de antwoorden op je onderzoeksvragen
2. Moeilijkheden in de praktijk (1/2) Mensen kennen hun werk maar niet hun processen Gebruik praatplaatjes (bereid dit voor) Vraag naar definities Denk met de geïnterviewde mee (semi gestructureerd) Zoek zelf naar de belangrijkste thema s Denk zowel top-down als bottom-up (veroorzaak geen verwarring!) Blijf doorvragen (hou wel de tijd in de gaten)
2. Moeilijkheden in de praktijk (2/2) Beperkte tijd voor interview en follow-up vragen Wees voorbereid Vraag of je nog eens mag bellen of mailen voor follow-up Combineer follow-up vragen zoveel mogelijk tot 1 gesprek/email Focus op wat belangrijk is!
3. Aandachtspunten Blijf jezelf vragen: Waarom? Werk met het einddoel voor ogen maar Blijf de omgeving in de gaten houden (blijf flexibel) Werk gestructureerd
Inge.Lucassen@tno.nl Consultant at Sustainable Transport & Logistics