Handleiding Sponiza Inschrijftool en Microwebwinkel. Sophie Fischer, www.sponiza.nl

Handleiding Sponiza Inschrijftool en Microwebwinkel Sophie Fischer, www.sponiza.nl 19 november 2013

c Sponiza IT Versie 1.1 19 november 2013 2

Inhoudsopgave 1 Inleiding 5 2 De Basis 7 2.1 Het installatie proces.................................... 7 2.2 Achtergrond......................................... 8 2.3 Wat doet de webwinkel?.................................. 8 2.4 Marketing.......................................... 8 2.5 Overige integraties...................................... 8 2.6 Foutmeldingen........................................ 8 3 Workshops, trainingen en voorstellingen 11 3.1 Toevoegen events...................................... 11 3.1.1 Stap 1: Toevoegen gegevens............................ 11 3.1.2 Stap 2: Toevoegen van data............................ 12 3.1.3 Stap 3: Toevoegen prijsinformatie......................... 12 3.1.4 Stap 4: Toevoegen kortingsbonnen......................... 12 3.1.5 Stap 5: Betaalmethoden.............................. 12 3.1.6 Laatste controle................................... 12 3.2 Overzicht invoervelden................................... 13 3.3 Het wijzigen van een event................................. 14 3.4 Het verwijderen van een event............................... 15 4 Producten 17 4.1 Toevoegen producten.................................... 17 4.1.1 Stap 1: Toevoegen gegevens............................ 17 4.1.2 Stap 2: Toevoegen prijsinformatie......................... 18 4.1.3 Stap 3: Toevoegen kortingsbonnen......................... 18 4.1.4 Stap 4: Betaalmethoden.............................. 18 4.1.5 Laatste controle................................... 18 4.2 Beschrijving invoervelden toevoegen product........................ 18 4.3 Het wijzigen van een product................................ 19 4.4 Het verwijderen van een product.............................. 20 5 Bestellen 21 6 Bestellingen 23 6.1 Betaling bijwerken...................................... 23 6.2 Betalingsherinneringen.................................... 24 7 Rapportages 25 7.1 Overzicht inschrijvingen................................... 25 7.2 Klantoverzicht........................................ 25 7.3 Lijst reserveringen...................................... 26 7.4 BTW overzicht....................................... 27 8 Notificaties 29 8.1 Toevoegen nieuwe notificatie................................ 29 8.2 Wijziging notificatie..................................... 29 9 Tot slot 31 3

c Sponiza IT INHOUDSOPGAVE Versie 1.1 19 november 2013 4

Hoofdstuk 1 Inleiding Dit is de handleiding voor de inschrijftool en de microwebwinkel ontwikkeld en geleverd door Sponiza IT. In deze handleiding staat beschreven hoe u de inschrijftool en microwebwinkel kunt gebruiken. U krijgt uitleg over het toevoegen en wijzigen van workshops, van producten, het toevoegen van betalingen en het sturen van betalingsherinneringen en notificaties. Deze handleiding is een aanvulling op de mondelinge uitleg die wij altijd geven na opleveren van de inschrijftool / webwinkel. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, dan horen wij dat graag. Figuur 1.1: Microwebwinkel Sponiza IT 5

c Sponiza IT HOOFDSTUK 1. INLEIDING Versie 1.1 19 november 2013 6

Hoofdstuk 2 De Basis De Sponiza webwinkel bestaat uit twee delen. Een deel is voor de klanten. Afhankelijk van wat u aanbiedt kunnen zij kunnen op het klantendeel producten bestellen, zich inschrijven voor trainingen of tickets reserveren. Dit klantendeel is algemeen toegankelijk, dwz er is geen gebruikersnaam of wachtwoord voor nodig. Het andere deel is het beheerder-deel. Dit deel is alleen toegankelijk met een gebruikersnaam en wachtwoord. In dit deel kunt u producten en events toevoegen, bestellingen bijwerken en betalingsherinneringen uitsturen. Qua urls heet het klantdeel altijd: xxx.uwdomeinnaam.ext/registratie/uwnaam.html en het beheerdeel xxx.uwdomeinnaam.ext/registratie/uwnaamadmin.html. De xxx staat voor een subdomein en kan zijn: inschrijftool, webshop, bestellen webwinkel of iets anders. Een voorbeeld: http://bestellen.sponiza.nl/registratie/sponiza.html wijst naar het klantdeel van mijn webwinkel. Via de link http://bestellen.sponiza.nl/registratie/sponizaadmin.html kan ik producten, workshops en bestellingen beheren. Figuur 2.1: Microwebwinkel voor de klant en voor de beheerder. U ontvangt na de installatie een gebruikersnaam en wachtwoord. De gebruikersnaam is een emailadres. Als u uw wachtwoord kwijt bent kunt u inloggen met een leeg wachtwoord. Er wordt dan een nieuw wachtwoord naar u toegestuurd. Via het menu-item Medewerkers kunt u nieuwe medewerkers toevoegen. Voor een medewerker zijn naam, telefoonnummer en emailadres nodig. De medewerkers ontvangen een email met hun gebruikersnaam en wachtwoord. 2.1 Het installatie proces Tijdens het installatie proces zetten we uw webwinkel klaar. Wij passen de look-en-feel aan aan uw website, plaatsen een link op uw website naar de webwinkel - als u dat wilt - en wij voeren uw betaalinformatie in. Ook leggen wij koppelingen naar Sisow, de nieuwsbrief en facturatie tools. Dit zijn gegevens die u niet zelf kunt wijzigen. Vindt er een wijziging plaats dan zult u contact met ons 7

c Sponiza IT HOOFDSTUK 2. DE BASIS op moeten nemen en dan maken wij het voor u in orde. Ook zetten we een extra entry in de DNS bij uw hostingpartij. Wij zorgen ervoor dat http://webwinkel.uwdomein.nl naar de webwinkel gaat wijzen. Voordat we met het installatie proces starten sturen wij een email met informatie die nodig is. U dient ook een account bij Sisow aan te vragen. Als u daar niet uit komt dan helpen we u. Na de installatie geven we altijd een mondelinge uitleg waarin we precies laten zien hoe de tool werk. 2.2 Achtergrond De inschrijftool / microwebwinkel, hierna genoemd de webwinkel, is een zogenaamde hosted oplossing. Een hosted oplossing betekent dat wij meerdere webwinkels hebben draaien, vergelijkbaar met die van u. Deze webwinkels draaien op onze server. Wij voeren het beheer uit voor de server. Wij zorgen er dus voor dat uw webwinkel bereikbaar is en dat er regelmatig backups worden gemaakt. Mocht er een probleem optreden dan kunt u contact met ons opnemen. Omdat we meerdere webwinkels hebben, maar het beheer slechts 1 keer hoeven uitvoeren, kunnen we de kosten van de webwinkel laag houden. Dat is het voordeel van deze hosted oplossingen. Het nadeel is dat wij geen maatwerk kunnen leveren. U gebruikt de webwinkel net als alle anderen. Maatwerk voor 1 klant zou betekenen dat de andere klanten mee moeten doen. U krijgt dus een lagere prijs, u hoeft geen beheer te doen, maar u verliest flexibiliteit. 2.3 Wat doet de webwinkel? Met de inschrijftool / microwebwinkel kunt u workshops, trainingen, tickets en producten via het internet verkopen. Uw klanten kunnen zich online inschrijven, online bestellen en online betalen. Na aanschaf krijgen zij automatisch een bevestiging toegestuurd en indien zij betaald hebben ook een factuur. U kunt zelf de bestellingen beheren. U kunt betalingen bijwerken, betalingsherinneringen sturen, bezoekerslijsten uitdraaien en berichten sturen. De webwinkel is zeer intuitief in het gebruik. Zowel de webwinkeliers zelf als hun klanten ervaren de webwinkel als prettig. 2.4 Marketing De webwinkel integreert met Social Media en de nieuwsbrief. Dat betekent dat klanten zich tijdens de bestelling kunnen abonneren op uw nieuwsbrief en ook hun volgers kunnen tweeten over de leuke producten, workshops en/of voorstellingen. De ervaring is dat ongeveer 80% zich voor de nieuwsbrief inschrijft. Social Media en Twitter is minder, maar iedere keer is meegenomen, natuurlijk. Zo bouwt u tijdens de verkoop verder aan uw klantenkring. 2.5 Overige integraties De webwinkel regelt de online betalingen via Sisow. Zowel ideal als Paypal betalingen zijn mogelijk. Daarnaast kent de webwinkel automatische koppelingen met online factuur tools en online boekhoudpakketten. Vraag wat de mogelijkheden zijn als u een van deze tools gebruikt. 2.6 Foutmeldingen Als er een foutsituatie ontstaat genereert de webwinkel een foutmelding. Deze foutmelding is in drie stappen opgebouwd. Als eerste staat er wat er gebeurd is. Bijvoorbeeld: Het is niet gelukt om in te loggen. Daarna staat er een reden. Bijvoorbeeld: Het wachtwoord dat is ingevuld is niet correct.. En Versie 1.1 19 november 2013 8

c Sponiza IT HOOFDSTUK 2. DE BASIS tenslotte de actie om de probleemsituatie op te lossen. pagina en vul een correct wachtwoord in. Bijvoorbeeld: Ga terug naar de voorgaande Versie 1.1 19 november 2013 9

c Sponiza IT HOOFDSTUK 2. DE BASIS Versie 1.1 19 november 2013 10

Hoofdstuk 3 Workshops, trainingen en voorstellingen Workshops, trainingen en voorstellingen, hierna genoemd events, hebben met elkaar gemeen dat er altijd sprake is van een datum, tijd en plaats. Er kunnen zelfs meerdere data zijn voor één en hetzelfde event. Een overzicht van events vindt u als u inlogt bij het beheerscherm en naar het eerste menu item gaat. Dit menu-item heeft meestal de naam Workshops, Voorstellingen, Bijeenkomsten of trainingen, afhankelijk van wat u aanbiedt. 3.1 Toevoegen events Het toevoegen van een event doet u door in het event-overzicht op de knop Toevoegen te klikken. Als u een event toevoegt dan moet u verschillende gegevens invullen, zoals een beschrijving, een plaatje, data, tijden. Steeds staat aan het begin van het scherm een overzicht van de stappen die u volgt. De stap waar u bent heeft een afwijkende kleur. De laatste stap is altijd een controle stap. Dus voordat u een event toevoegt heeft u een laatste kans voor controle. Merkt u dat u halverwege het invoerproces een fout heeft gemaakt, ga dan niet terug. Dan raakt de webwinkel in de war. Ga verder en herstel het probleem in de laatste stap. Het volgende plaatje laat de stappen zien voor het toevoegen van een event. Figuur 3.1: Workflow toevoegen event 3.1.1 Stap 1: Toevoegen gegevens In de eerste stap voegt u de gegevens toe van het event, zoals naam, plaatje en een omschrijving. Plaatjes maken het overzicht van de events erg leuk, maar zorg ervoor dat ze niet te groot zijn. Een breedte van 150px - 250px is voldoende. 11

c Sponiza IT HOOFDSTUK 3. WORKSHOPS, TRAININGEN EN VOORSTELLINGEN Het veld permalink gebruikt u om een aparte url voor de event te maken. Deze url kunt u op uw website plaatsen zodat bezoekers in 1 keer kunnen doorklikken en zich kunnen inschrijven of tickets kunnen bestellen. U kunt ook bijlagen toevoegen. U kunt een bijlage toevoegen die verstuurd wordt als iemand zich heeft ingeschreven, en u kunt een bijlage toevoegen die automatisch verstuurd wordt als iemand heeft betaald. De maximale grootte van de bijlagen is 1MB, maar neem contact met ons op als dat te weinig is. Als u de informatie heeft toegevoegd klikt u op Ga verder voor de volgende stap. 3.1.2 Stap 2: Toevoegen van data In het volgende scherm voegt u data, tijden, locaties en het aantal beschikbare plekken toe. U kunt meerdere data toevoegen, en ook per datum meerdere tijden. Heeft u meer data nodig dan kunt u het veld... veranderen. De invoervelden voor nieuwe data worden dan automatisch geladen. Als u veel data heeft, raad ik u aan eerst een beperkt aantal in te vullen. U kunt later altijd nog data toevoegen. Stel dat u net 25 data heeft ingevoerd en uw computer crasht. Dan is al het werk voor niets geweest. Door de data stapsgewijs in te voeren voorkomt u dit tijdverlies. Als u de data heeft ingevoerd klikt u op Ga verder voor de volgende stap. 3.1.3 Stap 3: Toevoegen prijsinformatie Nu gaan we de prijsinformatie toevoegen. U kunt meerdere prijzen toevoegen. Bij voorstellingen kunt u kinderen minder laten betalen dan volwassenen en CJP houders een korting geven. Het is zelfs mogelijk de CJP kaartinformatie zoals naam en kaartnummer toe te laten voegen. Vraag hiernaar als u dat nodig heeft. Heeft u de extra informatie niet nodig dan kunt u een periode opgeven waarbinnen de prijs geldig is. Dit is voor zgn. vroegboekkortingen. Of u kunt de eerste x bestellingen een lagere prijs geven, waarbij x een getal is. U voert dat in op het scherm. Als u geen gebruik maakt van deze kortingscodes laat u deze velden leeg. Als u de data heeft ingevoerd klikt u op Ga verder voor de volgende stap. 3.1.4 Stap 4: Toevoegen kortingsbonnen Nu kunt u kortingsbonnen gaan invoeren, bijvoorbeeld als u een korting doet. U kunt zelfs vrijkaarten toevoegen. Kortingsbonnen kunt u een code geven en een kortingsbedrag. Dit kan een absoluut bedrag zijn of een precentage. Tenslotte kunt u een periode opgeven waarbinnen de korting geldig is. Als u de data heeft ingevoerd klikt u op Ga verder voor de volgende stap. 3.1.5 Stap 5: Betaalmethoden Per event kunt u verschillende betaalmethoden gebruiken. In het ene geval kunt u alleen ideal toestaan, in het andere geval ideal, Paypal en een overschrijving. U vinkt de betaalmethoden hier aan. Let op dat u minstens 1 betaalmethode aanvinkt. Sommige klanten waarderen de mogelijkheid tot overschrijven enorm. Het bijwerken van een overschrijving is heel makkelijk en als klanten niet betalen kunt u betalingsherinneringen vanuit de webwinkel sturen. Wij hebben er alles aangedaan om ook overschrijvingen makkelijk te laten verwerken. Als u de data heeft ingevoerd klikt u op Ga verder voor de laatste stap. 3.1.6 Laatste controle Tot nog toe heeft u alleen informatie ingevuld. Er is nog niets opgeslagen in de database. U ziet nu een scherm waarin u alle gegevens nog eens kunt controleren en aanpassen. Pas als u op Opslaan klikt wordt het event aan uw webwinkel toegevoegd. Versie 1.1 19 november 2013 12

c Sponiza IT HOOFDSTUK 3. WORKSHOPS, TRAININGEN EN VOORSTELLINGEN 3.2 Overzicht invoervelden Velden stap 1 Titel: De naam van de workshop, training of voorstelling. Max aantal kaarten per bestelling: Als de waarde in dit veld -1 is, dan kan de klant per bestelling meerdere personen voor de workshop inschrijven of tickets voor de voorstelling reserveren. Wilt u dat iedere klant zich individueel inschrijft dan vult u hier de waarde 1 in. Mooie link voor op je website: Vul in dit veld een kenmerkende term in en gebruik de resulterende url om klanten vanaf je website direct door te verwijzen naar de workshop of het product dat zij aan willen schaffen. Je klant komt dan niet eerst in het overzichtsscherm van de producten / workshops terecht. Extra gift? Wil je klanten de mogelijkheid geven een extra gift te doen? Selecteer dan ja bij deze optie. BTW over gift Geef het BTW percentage op dat over giften berekend moet worden. Beschrijving Vul hier een wervende beschrijving in voor de workshop / training / voorstelling. Plaats een <p >tussen paragrafen. Als u tekst vet wilt drukken plaats de tekst dan tussen <strong>en </strong>. Klein plaatje: Dit plaatje komt in het overzicht te staan en bij de workshop zelf. Wij raden een breedte van 200px voor de plaatjes aan. De inschrijftool verkleint geen plaatjes, zij moeten dus de juiste grootte hebben bij uploaden. Plaatje groot: Dit plaatje komt in het popup menu als de klant op het plaatje klikt. Bijlage na bestelling: Voeg een document toe dat de klant via de email ontvangt als hij besteld heeft. Aanlevering in.doc,.docx of.pdf formaat. Bijlage na betaling: Voeg een document toe dat de klant via de email ontvangt als Opmerking Nederlands en Engels: Een extra opmerking die ook op de factuur geplaatst zal worden. Toevoegen in het Nederlands of het Engels. Velden stap 2 Aantal data: Standaard zijn er 10 mogelijkheden voor data en locaties. Heeft u meer data nodig dan kunt u hier een groter getal invullen. De extra mogelijkheden worden dan toegevoegd. Datum: De datum waarop de workshop plaatsvindt. Aanvang: De aanvangstijd. Einddatum: De einddatum van de workshop. In te vullen als een workshop meerdere dagen duurt. Anders kunt u dit veld leeg laten. Eindtijd: De eindtijd van de workshop. Locatie: De plaats van de workshop. Aantal plaatsen: Het aantal beschikbare plaatsen. Velden stap 3 Aantal: Standaard zijn er 5 mogelijkheden voor prijsopties. Heeft u meer mogelijkheden nodig dan kunt u hier een groter getal invullen. De extra mogelijkheden worden dan toegevoegd. Naam: De naam van de prijs. Voor voorstelling kunt u hier bijvoorbeeld CJP of kinderen toevoegen. Voor workshops kunt u hier een aparte early-bird prijs neerzetten. Prijs: Prijs inclusief BTW. Gebruik een. als decimale separator. BTW perc: Het BTW percentage. Versie 1.1 19 november 2013 13

c Sponiza IT HOOFDSTUK 3. WORKSHOPS, TRAININGEN EN VOORSTELLINGEN Max aantal: Alleen invullen als u de voor de x eerste inschrijvingen / reserveringen een aparte prijs wilt berekenen. Anders dit veld leeglaten. Verplicht? en Extra info - Alleen voor ticketshops: Hier kunt bezoekers voor CJP reserveringen en andere kortingskaarten hun CJP nummer laten invoeren. Start- en einddatum - Alleen voor de inschrijftool: Deze velden zijn voor de Early Bird speciale prijzen. U geeft met deze velden aan wanneer de Early Bird korting geldig is. Als u geen Early Bird prijzen heeft laat u deze velden leeg. Velden stap 4 Aantal acties: Standaard zijn er 2 mogelijkheden voor kortingsacties. Heeft u meer mogelijkheden nodig dan kunt u hier een groter getal invullen. De extra mogelijkheden worden dan toegevoegd. Naam: Naam van de kortingsactie voor eigen gebruik. Beschrijving: Beschrijving van de kortingsactie voor eigen gebruik. Couponcode: Code die klanten moeten invullen om recht te krijgen op de korting. Startdatum: De start van de geldigheid van de couponcode. Einddatum: Het einde van de geldigheid van de couponcode. Korting: Het kortingsbedrag. Gebruik de decimale punt. BTW percentage: Het BTW percentage over de korting. Bedrag/Percentage: Of de korting een bedrag of percentage is. Velden stap 5 Vink aan welke betaalmethoden voor deze workshop zijn toegestaan. 3.3 Het wijzigen van een event Voor het wijzigen van een event klikt u op de het woord textbfinfo... naast het event. Een verzamelscherm met de gegevens van het event wordt getoond. Dit scherm lijkt erg op het verzamelscherm dat u te zien krijgt in de laatste stap van het toevoegen van een event. Via de links kunt u de gegevens wijzigen. Telkens keert u terug naar het verzamelscherm. De wijziging van de gegevens is pas definitief na het klikken op Opslaan op het verzamelscherm. Het volgende plaatje laat de stappen zien voor het toevoegen van een event. Figuur 3.2: Workflow wijzigen event Versie 1.1 19 november 2013 14

c Sponiza IT HOOFDSTUK 3. WORKSHOPS, TRAININGEN EN VOORSTELLINGEN Let op bij het wijzigen van data en prijzen. Verwijder geen data of prijzen. Het systeem loopt vast als er inschrijvingen / reserveringen zijn voor een datum of prijs die niet meer bestaat. 3.4 Het verwijderen van een event Het is mogelijk om een event te verwijderen, maar doet u dat alleen als er nog geen inschrijvingen / reserveringen voor zijn. Mocht er iets mis gaan neem dan contact met mij op, dan herstel ik de situatie. U kunt ook contact opnemen als u een event ten onrechte verwijderd heeft. Het volgende plaatje laat de stappen zien voor het toevoegen van een event. Figuur 3.3: Workflow verwijderen event Versie 1.1 19 november 2013 15

c Sponiza IT HOOFDSTUK 3. WORKSHOPS, TRAININGEN EN VOORSTELLINGEN Versie 1.1 19 november 2013 16

Hoofdstuk 4 Producten Bij productverkoop is er geen sprake van een datum, maar soms wel van verzendkosten. Een overzicht van producten vindt u als u inlogt bij het beheerscherm en naar het tweede menu-item gaat. Dit menu-item heeft meestal de naam Producten afhankelijk van wat u aanbiedt. 4.1 Toevoegen producten Het toevoegen van een product doet u door in het product-overzicht op de knop Toevoegen te klikken. Als u een product toevoegt dan moet u verschillende gegevens invullen, zoals een beschrijving, een plaatje en prijzen. Steeds staat aan het begin van het scherm een overzicht van de stappen die u volgt. De stap waar u bent heeft een afwijkende kleur. De laatste stap is altijd een controle stap. Dus voordat u een product toevoegt heeft u een laatste kans voor controle. Merkt u dat u halverwege het invoerproces een fout heeft gemaakt, ga dan niet terug. Dan raakt de webwinkel in de war. Ga verder en herstel het probleem in de laatste stap. Het volgende plaatje laat de stappen zien voor het toevoegen van een event. Figuur 4.1: Workflow toevoegen producten 4.1.1 Stap 1: Toevoegen gegevens In de eerste stap voegt u de gegevens toe van het product, zoals naam, plaatje en een omschrijving. Plaatjes maken het overzicht van de producten erg leuk, maar zorg ervoor dat ze niet te groot zijn. Een breedte van 150px - 250px is voldoende. Het veld permalink gebruikt u om een aparte url voor de event te maken. Deze url kunt u op uw website plaatsen zodat bezoekers in 1 keer kunnen doorklikken en direct het product kunnen bestellen. 17

c Sponiza IT HOOFDSTUK 4. PRODUCTEN U kunt ook bijlagen toevoegen. U kunt een bijlage toevoegen die verstuurd wordt na bestelling, en u kunt een bijlage toevoegen die automatisch verstuurd wordt als iemand heeft betaald. De maximale grootte van de bijlagen is 1MB, maar neem contact met ons op als dat te weinig is. Als u de informatie heeft toegevoegd klikt u op Ga verder voor de volgende stap. 4.1.2 Stap 2: Toevoegen prijsinformatie Nu gaan we de prijsinformatie toevoegen. U kunt meerdere prijzen toevoegen. Zo kunt u bijvoorbeeld een onderscheid maken tussen afhalen en opsturen. U kunt een periode opgeven waarbinnen de prijs geldig is. Dit is voor zgn. vroegboekkortingen. Of u kunt de eerste x bestellingen een lagere prijs geven, waarbij x een getal is. U voert dat in op het scherm. Als u geen gebruik maakt van deze kortingsacties laat u deze velden leeg. Als u de prijzen heeft ingevoerd klikt u op Ga verder voor de volgende stap. 4.1.3 Stap 3: Toevoegen kortingsbonnen Nu kunt u kortingsbonnen gaan invoeren, bijvoorbeeld als u een korting doet. U kunt zelfs producten gratis weggeven. Kortingsbonnen kunt u een code geven en een kortingsbedrag. Dit kan een absoluut bedrag zijn of een precentage. Tenslotte kunt u een periode opgeven waarbinnen de korting geldig is. Als u de kortingen heeft ingevoerd klikt u op Ga verder voor de volgende stap. 4.1.4 Stap 4: Betaalmethoden Per product kunt u verschillende betaalmethoden gebruiken. In het ene geval kunt u alleen ideal toestaan, in het andere geval ideal, Paypal en een overschrijving. U vinkt de betaalmethoden hier aan. Let op dat u minstens 1 betaalmethode aanvinkt. Mijn ervaring is dat sommige klanten de mogelijkheid tot overschrijven erg waarderen. Het bijwerken van een overschrijving is heel makkelijk en als klanten niet betalen kunt u betalingsherinneringen vanuit de webwinkel sturen. Wij hebben er alles aangedaan om ook overschrijvingen makkelijk te laten verwerken. Als u de betaalmethoden heeft ingevoerd klikt u op Ga verder voor de laatste stap. 4.1.5 Laatste controle Tot nog toe heeft u alleen informatie ingevuld. Er is nog niets opgeslagen in de database. U ziet nu een scherm waarin u alle gegevens nog eens kunt controleren en aanpassen. Pas als u op Opslaan klikt wordt het product aan uw webwinkel toegevoegd. 4.2 Beschrijving invoervelden toevoegen product Velden stap 1 Titel: De naam van het product. Max aantal producten per bestelling: Als de waarde in dit veld -1 is, dan kan de klant per bestelling meerdere keren hetzelfde product bestellen. Als een klant slechts een maximum aantal producten mag bestellen vul hier dan het maximum aantal in. Mooie link voor op je website: Vul in dit veld een kenmerkende term in en gebruik de resulterende url om klanten vanaf je website direct door te verwijzen naar het product dat zij aan willen schaffen. Je klant komt dan niet eerst in het overzichtsscherm van de producten terecht. Extra gift? Wil je klanten de mogelijkheid geven een extra gift te doen? Selecteer dan ja bij deze optie. BTW over gift Geef het BTW percentage op dat over giften berekend moet worden. Versie 1.1 19 november 2013 18

c Sponiza IT HOOFDSTUK 4. PRODUCTEN Beschrijving Vul hier een wervende beschrijving in voor het product. Plaats een <p >tussen paragrafen. Als u tekst vet wilt drukken plaats de tekst dan tussen <strong>en </strong> Klein plaatje: Dit plaatje komt in het overzicht te staan en bij het product. Wij raden een breedte van 200px voor de plaatjes aan. De inschrijftool/microwebwinkel verkleint geen plaatjes, zij moeten dus de juiste grootte hebben bij uploaden. Plaatje groot: Dit plaatje komt in het popup menu als de klant op het plaatje klikt. Bijlage na bestelling: Voeg een document toe dat de klant via de email ontvangt als hij besteld heeft. Aanlevering in.doc,.docx of.pdf formaat. Bijlage na betaling: Voeg een document toe dat de klant via de email ontvangt als hij betaald heeft. Velden stap 2 Aantallen: Standaard zijn er 5 mogelijkheden voor prijsopties. Heeft u meer mogelijkheden nodig dan kunt u hier een groter getal invullen. De extra mogelijkheden worden dan toegevoegd. Naam: De naam van de prijs. Hier kunt u ook actieprijzen neerzetten. Prijs: Prijs inclusief BTW. Gebruik een. als decimale separator. BTW perc: Het BTW percentage. Max aantal: Alleen invullen als u de voor de x eerste bestellingen van het product een aparte prijs wilt berekenen. Anders dit veld leeglaten. Start- en einddatum: Alleen invullen als u een speciale prijs voor een speciale periode wil rekenen. Velden stap 3 Aantal acties: Standaard zijn er 2 mogelijkheden voor kortingsacties. Heeft u meer mogelijkheden nodig dan kunt u hier een groter getal invullen. De extra mogelijkheden worden dan toegevoegd. Naam: Naam van de kortingsactie voor eigen gebruik. Beschrijving: Beschrijving van de kortingsactie voor eigen gebruik. Couponcode: Code die klanten moeten invullen om recht te krijgen op de korting. Startdatum: De start van de geldigheid van de couponcode. Einddatum: Het einde van de geldigheid van de couponcode. Korting: Het kortingsbedrag. Gebruik de decimale punt. BTW percentage: Het BTW percentage over de korting. Bedrag/Percentage: Of de korting een bedrag of percentage is. Velden stap 4 Vink aan welke betaalmethoden voor deze workshop zijn toegestaan. 4.3 Het wijzigen van een product Voor het wijzigen van een product klikt u op de het woord textbfinfo... naast het product. Een verzamelscherm met de gegevens van het product wordt getoond. Dit scherm lijkt erg op het verzamelscherm dat u te zien krijgt in de laatste stap van het toevoegen van een product. Via de links kunt u de gegevens wijzigen. Telkens keert u terug naar het verzamelscherm. De wijziging van de gegevens is pas definitief na het klikken op Opslaan op het verzamelscherm. Let op bij het wijzigen van prijzen. Verwijder geen prijzen. Het systeem loopt vast als er bestellingen zijn voor een prijs die niet meer bestaat. Versie 1.1 19 november 2013 19

c Sponiza IT HOOFDSTUK 4. PRODUCTEN Figuur 4.2: Workflow wijzigen producten 4.4 Het verwijderen van een product Het is mogelijk om een event te verwijderen, maar doet u dat alleen als er nog geen bestellingen voor zijn. Mocht er iets mis gaan neem dan contact met mij op, dan herstel ik de situatie. U kunt ook contact opnemen als u een product ten onrechte verwijderd heeft. Figuur 4.3: Workflow verwijderen producten Versie 1.1 19 november 2013 20

Hoofdstuk 5 Bestellen Klanten kunnen bestellingen plaatsen via de webwinkel voor het klantdeel. Maar als beheerder kunt u ook vanuit het beheerscherm bestellingen plaatsen. Bij events klikt u daarvoor op Reserveren naast het event en voor producten klikt u op Schaf aan. Bestellen bestaat uit verschillende stappen en deze stappen staan steeds bovenaan het scherm aangegeven. De stap waar u bent heeft een afwijkende kleur. In de figuur ziet u de bestelstappen in een workflow. Figuur 5.1: Workflow bestellen Het bestellen begint bij het aangeven welk product / event u wilt bestellen en hoeveel keer. Voor een event dient ook een datum en tijd ingevuld te worden. Bij sommige events moet extra informatie worden ingevoerd, zoals een naam en/of een kaartnummer, bijv in het geval van CJPs. Als er een mogelijkheid is voor kortingsbonnen, dan dienen die hier te worden toegevoegd. In het volgende scherm wordt de klantinformatie toegevoegd. Naam, telefoonnummer en emailadres is verplicht. In geval van producten kan er ook een adres worden achtergelaten. Als er een koppeling met een nieuwsbrief is kan de klant zich hier opgeven. Vervolgens dient voor een betaalmethode gekozen te worden. In geval van een ideal of PayPal betaling wordt de klant direct doorgeleid naar de betalingsschermen. Na afloop van de betaling keert de klant terug naar de webwinkel en krijgt het laatste scherm te zien. De klant ontvangt automatisch een factuur van de bestelling en kan op het laatste scherm de bestelling delen via Social Media en/of een tell-a-friend email. In geval van een overschrijving krijgt de klant direct het laatste scherm te zien. Het scherm geeft informatie over welk bedrag naar welke rekening dient te worden overgemaakt. De klant ontvangt hiervan automatisch een email. Ook nu kan de klant de bestelling delen via Social Media en een tell-a-friend script. 21

c Sponiza IT HOOFDSTUK 5. BESTELLEN Versie 1.1 19 november 2013 22

Hoofdstuk 6 Bestellingen In de webwinkel kunt u via menu-item Bestellingen de bestellingen beheren. In het overzicht staan steeds de laatste bestellingen. Andere bestellingen kunt u zoeken op basis van periode, naam, naam event of naam product. In het overzicht staat duidelijk wie besteld heeft, welke bestellingen geannuleeerd zijn en wie nog niet betaald heeft. 6.1 Betaling bijwerken Een betaling kunt u bijwerken door op info... te klikken naast de bestelling. De persoonlijke gegevens kunnen aangepast worden, de betalingen en de bestelling kan verwijderd worden. Voor het toevoegen van een betaling klikt u op Wijzigen onder betalingen en u vult het bedrag in. Het bedrag moet ingevuld worden met een. ipv een,. Dit om te voorkomen dat verkeerde betalingen worden ingevuld. Als een betaling is ingevuld keert u eerst terug naar het verzamelscherm. De betaling wordt pas verwerkt nadat er op Opslaan is geklikt. Als u niet wilt dat de klant via de email op de hoogte wordt gesteld van de betaling vinkt u de optie Klant niet informeren op het scherm aan. U kunt een bestelling ook verwijderen. Bijvoorbeeld als een klant u dat heeft gevraagd of als een klant per ongeluk twee keer heeft besteld. U klikt hiervoor op de link onderaan het scherm. U kunt aanvinken dat er geen email naar de klant gestuurd wordt in geval van annulering. Dat is handig als de klant per ongeluk twee keer heeft besteld. Een annuleringsemail kan in die situatie verwarring veroorzaken. Figuur 6.1: Bestelling verwijderen 23

c Sponiza IT HOOFDSTUK 6. BESTELLINGEN 6.2 Betalingsherinneringen Via het bestellingenoverzicht kunnen betalingsherinneringen verstuurd worden. U kunt een overzicht vragen van bestellingen in een periode die een bepaald aantal dagen (default is 5) openstaan. In dat overzicht kunt u aanvinken wie een betalingsherinnering moeten krijgen. Voordat u de definitieve versie van de betalingsherinnering stuurt kunt u eerst een testversie naar u zelf sturen. Figuur 6.2: Betalingsherinneringen Versie 1.1 19 november 2013 24

Hoofdstuk 7 Rapportages In de webwinkel zitten diverse rapportages. Deze rapportages worden altijd in Excel geleverd. Voor Producten is er 1 overzicht, voor events zijn er drie verschillende. 7.1 Overzicht inschrijvingen Per klant kunt u zien waar hij zich voor heeft ingeschreven. De events staan naast elkaar zodat u makkelijk kunt zien als een klant zich meerdere keren heeft ingeschreven. U vindt dit overzicht bij Overzicht inschrijvingen. Figuur 7.1: Rapport events 7.2 Klantoverzicht Per klant staat aangegeven voor welke events hij zich heeft ingeschreven. Bij de klant wordt informatie gegeven, zoals emailadres en telefoonnummer. U vraagt dit rapport op door op Klanten te klikken in het event overzichtscherm. Er is ook een klant-overzicht voor de producten die verkocht zijn. overzichtspagina Producten onder de link Klantoverzicht. Dit overzicht is te vinden op de 25

c Sponiza IT HOOFDSTUK 7. RAPPORTAGES 7.3 Lijst reserveringen Figuur 7.2: Rapport verkoop producten Dit overzicht is per event. Als u naar de gegevens van het event gaat kunt u het excel rapport downloaden. Het rapport geeft informatie over wie gereserveerd en betaald heeft. Ook bevat dit overzicht extra gegevens, zoals bijvoorbeeld CJPnrs, en kunt u de bezettingsgraad inzien. Figuur 7.3: De kassalijst voor voorstellingen Versie 1.1 19 november 2013 26

c Sponiza IT HOOFDSTUK 7. RAPPORTAGES 7.4 BTW overzicht Dit overzicht is te bereiken via Bestellingen. Het BTW overzicht wordt uitgedraaid op basis van de opgegeven periode. Figuur 7.4: BTW rapport Versie 1.1 19 november 2013 27

c Sponiza IT HOOFDSTUK 7. RAPPORTAGES Versie 1.1 19 november 2013 28

Hoofdstuk 8 Notificaties De inschrijftool / microwebwinkel heeft voor de workshops en trainingen een mogelijkheid tot het sturen van notificaties. Deze mogelijkheid gebruikt u achteraf, dus na het event, om de deelnemers te bedanken voor hun aanwezigheid. Of vooraf aan het event in geval van een urgente mededeling. 8.1 Toevoegen nieuwe notificatie In het onderstaande plaatje ziet u de stappen voor het versturen van een notificatie in een workflow staan. Voor het toevoegen van een nieuwe notificatie selecteert u eerst het event met datum voor Figuur 8.1: Workflow toevoegen notificatie de notificatie. Klik op zoek om het event plus datum te selecteren. Als u al eerder notificaties heeft aangemaakt zullen die verschijnen. Anders kunt u een nieuwe toevoegen. Vul een onderwerp en tekst in voor de notificatie. Vul indien gewenst ook een Engelse titel en tekst in. Een notificatie kan als test gestuurd worden. U ontvangt dan de tekst in de email en kunt controleren op taalfouten en de formulering. U kunt ook zien welke deelnemers de Engelse en welke de Nederlandse krijgen. Een notificatie definitief versturen kan gedaan worden door op Verzenden - definitief te klikken. 8.2 Wijziging notificatie Op het scherm Notificaties selecteert u eerst het event en de datum waarvoor u de notificatie wilt wijzigen. Klik op Zoek om alle notificaties voor het event + datum te zoeken. Klik op info... naar de notificatie die u wilt wijzigen. U kunt nu de teksten aanpassen, de notificatie als test versturen en als 29

c Sponiza IT HOOFDSTUK 8. NOTIFICATIES definitief. Zie de voorgaande sectie. Figuur 8.2: Scherm notificaties Versie 1.1 19 november 2013 30

Hoofdstuk 9 Tot slot Dit was de handleiding voor de inschrijftool cq. microwebwinkel van Sponiza IT. In geval van vragen kunt u contact met mij opnemen via info@sponiza.nl. 31