Aan Jos Zon (gemeente Utrechtse Heuvelrug) en Arnold Geytenbeek (BghU) Van ANG/ Berenschot Datum 12 mei 2015 Betreft Resultaat Quick Scan financiële consequenties toetreding UHR tot BghU Status Concept/ ter bespreking Inleiding Bghu heeft ANG/ Berenschot gevraagd om een Quick scan financiële doorrekening uit te voeren voor de mogelijke toetreding van de gemeente Utrechtse Heuvelrug tot de BghU. Doel van de quick scan is om via een eenvoudige en snelle analyse te achterhalen of deelname aan BghU voor Utrechtse Heuvelrug (UHR) vanuit financieel oogpunt aantrekkelijk is, om zo een besluit over de mogelijke toetreding van UHR tot BghU te faciliteren. In deze memo gaan we achtereenvolgens in op de volgende onderwerpen: Rekenmodel Quick scan. Huidige kosten en formatie UHR. Berekening bijdrage UHR aan BghU. Incidentele kosten toetreding UHR tot BghU. Berekening structureel financieel effect en terugverdientijd UHR. Rekenmodel Quick scan De nu volgende figuur laat het financiële berekeningsmodel zien wat we als leidraad hanteren bij deze quick scan. 1
Het model bestaat uit de volgende vijf stappen: 1. Stap 1. Berekenen van de structurele kosten in de huidige situatie Met behulp van een vragenlijst hebben we uitgevraagd wat de huidige kosten van UHR voor de belastingtaak zijn en wat de huidige inzet van formatie is. 2. Stap 2. Bepalen (inschatten) van de structurele kosten in de nieuwe situatie. De belangrijkste kostenpost in de nieuwe situatie is de bijdrage van UHR aan BghU. Verder houden we rekening met de kosten van een regiefunctionaris, die als linking-pin zal fungeren tussen UHR en BghU. 3. Stap 3. Berekenen structurele financiële effect Als de huidige kosten en de kosten van de nieuwe situatie (bij deelname van UHR in BghU) bekend zijn kan het structurele financiële effect van deelname van UHR in BghU berekend worden; immers kosten huidige situatie (stap 1) minus kosten nieuwe situatie (stap 2) is gelijk aan het financiële effect (stap 3). Dit kan een besparing of een tekort zijn. 4. Stap 4. Inschatting incidentele kosten In stap 4 komen we tot een inschatting van de incidentele kosten c.q. transitiekosten om de samenwerking tot stand te brengen, oftewel om van de huidige naar de nieuwe situatie te komen. 2
Het betreft hier onder andere projectkosten/aanloopkosten, frictiekosten van personeel en desintegratiekosten. 5. Stap 5. Berekenen van de terugverdientijd voor de investering Uit de terugverdientijd blijkt na hoeveel jaar de incidentele kosten (resultaat stap 4) kunnen worden terugverdiend via een eventuele besparing (resultaat stap 3). Anders gezegd geeft de terugverdientijd antwoord op de vraag na hoeveel jaar de incidentele kosten zijn terugverdiend met behulp van de structurele besparingen en er dus sprake kan zijn van daadwerkelijke (structurele) besparingen. Huidige kosten en formatie UHR (stap 1) Eerste stap in de aanpak was het in beeld brengen van de huidige situatie (nulmeting) via een door de gemeente Utrechtse Heuvelrug ingevulde vragenlijst financiën & formatie. Deze vragenlijst is binnen de projectgroep besproken en vervolgens vervolmaakt met alle financiële componenten. De nu volgende tabel geeft inzicht in de huidige kosten van UHR. Kostenpost Bedrag Personele lasten 471.013 Uitbesteding/ inhuur 47.700 Materiele lasten/ kapitaallasten 186.793 Overhead/indirecte kosten 138.450 Opbrengsten vervolgingskosten (o.a. dwangbevelen) - 30.000 Totaal 813.956 De hierbij gehanteerde uitgangspunten zijn: In de basis is uitgegaan van begroting 2015. Het huidige belastingpakket van UHR is van Pink Roccade. Voor de onderhoudskosten van Pink Roccade is uitgegaan van de onderhoudskosten vanaf 2016; deze zijn 15.000 hoger dan in 2015 ( 135.000 in plaats van 120.00). Verder is van belang op te merken dat het contract met PinkRoccade loopt tot 1 januari 2017. Bij een toetreding van UHR tot BghU is er (dus) sprake van contractuele frictiekosten van 1 jaar, oftewel een bedrag van 135.000. Bij de overheadkosten hebben we alleen de beïnvloedbare (af te bouwen) overheadkosten meegenomen. 1 1 Daarnaast is er sprake van 94.000 aan niet-beïnvloedbare (vaste) overheadkosten. Dit betreft huisvestingskosten die niet binnen afzienbare termijn zijn af te bouwen. 3
De nu volgende tabel toont de toegestane formatie van UHR per 1/1/2015 (inclusief vacatureruimte). Deelprocessen Toegestane formatie WOZ (incl. Bezwaar & Beroep) 2,89 Heffen (incl. gegevensbeheer) 1,06 Innen (incl. kwijtschelding) 2,06 KCC/ Front Office 0,36 Beleid/ P&C cyclus 0,20 I&A incl. Applicatiebeheer 0,30 Management 0,31 Eigen staf en ondersteuning afd. belastingen (incl. secretariaat) 0,50 Overige medewerkers afd. Belastingen 0,04 Totaal 7,71 UHR heeft relatief lage kosten vergeleken met andere gemeenten. Onderstaande grafiek laat dit zien. De X-as bevat het aantal objecten van de 8 andere gemeenten waarmee we UHR hebben vergeleken. De Y-as bevat het totaal aan personele kosten en uitbestedingskosten. UHR heeft 23.970 objecten en valt onder de trendlijn in de grafiek (zie het rode blokje), terwijl de andere gemeenten op of boven de trendlijn liggen. 4
Structurele kosten nieuwe situatie (stap 2) De structurele kosten van de nieuwe situatie bestaan in de eerste plaats uit de (jaarlijkse) bijdrage van UHR aan BghU. De nu volgende tabel laat hiervan de berekening zien. Verdeelsleutel Kostprijs BghU 2016 Aantallen UHR Bedrag WOZ objecten 9,57 23.970 229.469 Aanslagregels 1,37 86.263 118.481 Aanslagen 3,99 28.509 113.797 Bezw/Beroepsschriften 230,77 800 184.615 Klantcontacten 11,49 7.800 86.629 Bijdrage UHR aan BghU 735.991 Doelstelling efficiency 5% voor UHR -/- -/- 36.800 Totaal bijdrage UHR aan BghU 699.191 Bij deze berekening zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: De kostprijzen van BghU zijn gebaseerd op de begroting van BghU voor 2016 (inclusief UHR). Er is niet gerekend met een pluspakket voor specifieke belastingsoorten van UHR, zoals grafrechten en leges. In een later stadium zal bepaald worden wat de prijs wordt van het basispakket en het plus gedeelte. Per saldo zal dit voor de totaalbijdrage van UHR aan BghU niet uitmaken. Bij het aantal klantcontacten is uitgegaan van een inschatting gemaakt door UHR. 2 Voor de uitvoering van de werkzaamheden voor UHR is een efficiency verwachting op de huidige kosten BghU van ca. 5%. Deze is reeds ingeboekt en tevens als doelstelling voor BghU opgenomen. Daarnaast houden we rekening met de kosten van een regiefunctionaris. De regiefunctionarissen is een soort intermediair tussen de UHR en BghU. Deze persoon vervult de rol van account manager en is als het ware de bestuurlijke antenne binnen UHR die weet hoe het politieke besluitvormingsproces in de gemeente verloopt. Functies van de regiefunctionaris zijn met name: bewaken van een goede invulling van het opdrachtgeverschap en de klantrol, inclusief het zorgen voor (tijdige planning van) het politieke besluitvormingsproces (B&W, raad) voor het vaststellen van de verordeningen; hier vloeit uit voort dat de regiefunctionaris vraagbaak moet (kunnen) zijn voor de portefeuillehouder; beleidsvoorbereiding: leveren van input voor het beleid van BghU, samen met de regiefunctionarissen van de andere deelnemers; het monitoren van de relatie BAG WOZ en andere relevante gegevensbestanden. 2 De definitie van aantal klantcontacten is (bij elkaar opgeteld): aantal telefoontjes, aantal baliebezoeken en aantal poststukken (bezwaren/beroepen/kwijtscheldingsformulieren). Het aantal klantcontacten van UHR is 6.000 telefoontjes + 800 bezwaarschriften + 1.000 e-mails = 7.800 klantcontacten. 5
Gezien bovenstaand takenpakket zal de regiefunctionaris, om zijn functie goed te kunnen vervullen, moeten beschikken over kennis van belastingen en de P&C cyclus en in staat zijn om beleid te maken. De berekening van de kosten van de regiefunctie is als volgt: De kosten van 1 fte regiefunctie zijn 75.000 personele lasten en 30.000 overhead, dus 105.000 in totaal. Uitgaande van 0,25 fte regiefunctie voor UHR komt het bedrag uit op 26.250. Incidentele kosten toetreding UHR tot BghU (stap 4) De nu volgende tabel toont de verschillende soorten incidentele kosten die gemaakt moeten worden bij toetreding van UHR tot BghU. Categorie UHR BghU Projectkosten (incl. conversie) 72.435 72.435 Personele frictiekosten 0 0 Desintegratiekosten 207.675 0 Contractuele frictiekosten PinkRoccade 135.000 Kosten sociaal plan voor med. die overgaan PM PM Totaal incidentele kosten 415.110 72.435 We lichten de tabel als volgt nader toe: Bij de projectkosten gaat het om de aanloopkosten voor de overgang van UHR naar BghU. In bijlage 1 treft u aan welke posten in de projectbegroting zijn meegenomen. De projectkosten worden evenredig verdeeld tussen UHR en BghU. De personele frictiekosten staan op 0. BghU neemt namelijk al het personeel wat zich bezig houdt met belastingen (WOZ, Heffen en Innen) over van UHR. De formatie die zich met de indirecte taken taken bezig houdt (management en P&C) gaat in principe niet mee over. Deze formatie zou bijvoorbeeld (deels) ingezet kunnen worden voor de invulling van de regiefunctie. De desintegratiekosten bedragen 207.675. Dit betreft de kosten voor afbouw van de beïnvloedbare overheadkosten van 138.450. We gaan hierbij uit van een afbouwschema van 3 jaar: in het eerste jaar tellen deze overheadkosten voor 100% mee, in het tweede jaar voor 50% en het derde jaar voor 0%. De contractuele fictiekosten bedragen 135.000. Zoals we eerder zagen, loopt het contract met PinkRoccade tot en met 1 januari 2017. Bij een toetreding van UHR tot BghU per 1 januari 2016 zal dit contract nog een jaar doorbetaald moeten worden. De (eventuele) kosten voor het sociaal plan voor medewerkers die overgaan van UHR naar BghU staan op PM. Op dit moment is namelijk niet bekend wat de omvang van deze kosten is. Verder is belang dat, als dit opportuun mocht zijn, deze kosten worden gedragen uit een bij UHR voor deze post beschikbaar budget. 6
Berekening structureel financieel effect en terugverdientijd UHR (stap 3 en 5) Tot slot laten we de berekening zien van het structureel financieel effect en de terugverdientijd van UHR (voor toetreding tot BghU). Categorie Berekening Huidige (netto) kosten 813.956 -/- Bijdrage UHR aan BghU -/- 700.000 -/- Kosten regiefunctionaris (0,25 fte) -/- 26.250 Structureel financieel effect 87.706 Totaal incidentele kosten UHR 415.110 Terugverdientijd (jaren) 4,7 7
Bijlage 1. Projectbegroting/ aanloopkosten De nu volgende tabel laat de projectbegroting zien, voor de dekking van de aanloopkosten. Projectleiding Bedrag Externe inhuur projectleider 31.200 Externe inhuur projectcoördinator 0 Externe inhuur vrijspelen sleutelspelers 12.000 Vergaderkosten 0 Totaal kosten projectleiding 43.200 Belastingapplicatie/ automatisering Conversiekosten 30.000 Projectleider conversie 16.000 Nulmeting kwaliteit bestanden (2x) 7.500 Externe inhuur voor kwaliteitsverbetering processen/bestanden PM Totaal automatisering 53.500 Communicatie Communicatie met belastingplichtigen 20.000 Medewerkersdagen; nieuwsbrieven; bijeenkomsten; etc. 5.000 Totaal communicatie 25.000 Overig Facilitaire aanloopkosten (verhuiskosten etc.) 10.000 Juridisch (fiscaal) advies PM Onvoorzien (10%) 13.170 Totaal overig 23.170 Totaal 144.870 8