FUNCTIEOMSCHRIJVING HOOFD INSCHRIJVINGEN 1. Functietitel Hoofd Inschrijvingen 2. Doel van de functie Staat in voor de leiding, de dagelijkse organisatie en planning van de werkzaamheden van de dienst inschrijvingen, bedplanning, spoed-administratie, materniteit-administratie, het onthaal en op termijn het callcenter. Vervult zijn/haar taken in het kader hiervan in nauwe samenwerking met het Hoofd Patiëntenadministratie en met de andere diensten binnen het ziekenhuis zoals de verpleegafdelingen, de pré-operatieve cel, de artsen, de sociaal administratieve cel, de dienst facturatie en de boekhouding. Garandeert op deze wijze een vlotte administratieve inschrijving en opname van patiënten. 3. Graad/Niveau/Weddenschaal A1a-A1b-A2a (master) B4-B5 (bachelor) 4. Plaats in de organisatie Departement: Financieel Departement Rapporteert hiërarchisch aan: Hoofd Patiëntenadministratie Wordt vervangen bij afwezigheid door: Hoofd Patiëntenadministratie Evaluatoren: Hoofd Patiëntenadministratie en Financieel Directeur Leidinggevende voor: Onthaal, Inschrijvingen, Spoed-Inschrijvingen, Materniteit-Inschrijvingen, Bedplanning 5. Resultaatsgebieden Resultaatsgebied 1: Beleid en organisatie Erop toezien dat de dienstverlening is afgestemd op de strategische visie van het ziekenhuis, alsook op de maatschappelijke ontwikkelingen en verwachtingen Staat in voor de dagelijkse organisatie en planning van de werkzaamheden van de dienst Inschrijvingen, Bedplanning, Spoed-Administratie, Materniteit-Administratie, en Onthaal. Vervult zijn/haar taken in het kader hiervan in nauwe samenwerking met het Hoofd Patiëntenadministratie en met de andere diensten binnen het ziekenhuis zoals de verpleging, de dienst facturatie en de boekhouding. Werkt actief mee aan de implementatie van de strategische visie, het beleid en de visie van het departement door het onderschrijven ervan en het begeesteren van elk personeelslid binnen zijn diensten, zodat ook zij hiernaar handelen Volgt de relevante wetgeving en normering binnen zijn domein op en past deze toe. Superviseert de toepassing van de wetgeving op zijn diensten, instrueert zijn medewerkers hieromtrent en organiseert bijscholing waar nodig 1
Verzamelt kerncijfers voor zijn diensten en rapporteert deze op regelmatige basis naar zijn leidinggevende. Analyseert, samen met zijn leidinggevende, deze cijfers en formuleert op basis daarvan de acties m.b.t. de toekomst Streeft naar continue verbetering. Initieert veranderings- en verbetertrajecten en legt deze voor aan het Hoofd Patiëntenadministratie. Stuurt, begeleidt en evalueert deze processen in nauwe samenwerking met zijn medewerkers en eventueel andere actoren Neemt in het kader van zijn functie deel aan gestructureerd overleg om het beleid van zijn dienst optimaal uit te voeren Resultaatsgebied 2: Kwalitatieve dienstverlening Instaan voor de organisatie en coördinatie van, toezicht op en de evaluatie van de werking binnen zijn dienst om kwalitatieve en veilige dienstverlening te garanderen Neemt de dagelijkse operationele leiding over een aantal subdiensten voor zijn rekening. Gaat actief op zoek naar oplossingen indien er zich problemen voordoen, bespreekt deze met zijn leidinggevende en onderneemt actie. Dit alles om een vlotte werking van elk van de diensten te garanderen. Vervult, specifiek voor de dienst inschrijvingen, onder meer volgende taken Werkt actief aan vlotte inschrijving van en minimale wachttijden voor de patiënten: volgt het ticketsysteem op; stuurt bij waar nodig; organiseert de werkverdeling in functie van de noden en streeft hierbij naar continue verbetering. Beheerst alle nodige kennis en vaardigheden om een balie te openen en zelf patiënten te kunnen inschrijven. Vormt de personeelsleden en communiceeert pro-actief zodat kennis doorgegeven wordt Organiseert de de staffing van zijn/haar diensten zodat de personeelsbezetting afgestemd is op de noden. Bepaalt en volgt de taakverdeling binnen de dienst op Ontwikkelt werkmethodes m.b.t. accuraat afhandelen administratieve inschrijvingen van patiënten zodat de facturatie nadien vlot kan verlopen, en waakt erover dat de foutenlijsten verwerkt worden Verzamelt facturatiegerelateerde data bij inschrijvingen en volgt deze op Garandeert dat ziekenhuisprestaties, diverse lijsten m.b.t. carenet en andere facturatiegerelateerde lijsten worden verwerkt binnen de voorziene timing Garandeert dat data/formaliteiten i.v.m. dossiernummers via lopende procedures worden verwerkt Voert controle uit op de financiële taken (bijv aanvullen en controleren van kassa s, geld tellen, doorstorten geld, inbrengen voorschotten, beheren van gelden in bewaring) die verricht worden binnen zijn dienst om zo een vlotte doorstroom naar de boekhouding toe, evenals een correct kasboek van kosten en inkomsten van het ziekenhuis te garanderen. Werkt hiertoe, samen met zijn leidinggevenden, een controlesysteem uit, communiceert dit, volgt op en stuurt bij waar nodig Voert, in het kader van de dienst Bedplanning, controle uit op de volgende taken en werkt, samen met zijn leidinggevenden en de betrokken diensten, aan de optimalisatie van de bedplanning in het ziekenhuis: Opvolging van de ato s Registratie vooropnames en klassieke opnames in NPADM Inplanning en inschatting bezetting beddenhuis Registratie ontslagen en mutaties via CPO Opvolging opnames via medische redenen Opvolgen kamerverklaring, procedure i.v.m. vezekerbaarheid en financiële status op te nemen patiënten Anticipeert en communiceert pro-actief zodat acties kunnen ondernomen worden om bedbezettingsproblemen op te lossen 2
Stelt zich flexiebel op en is stressbestendig Stelt klantvriendelijk en patiëntgericht handelen voorop in de dienstverlening van zijn dienst. Stelt hierin zelf het goede voorbeeld, motiveert zijn medewerkers hiertoe, volgt hen op en stuurt hierin bij indien nodig Bepaalt, in samenspraak met het team en het Hoofd Patiëntenadministratie, de operationele doelstellingen van de dienst en initieert actieplannen in het kader van de verdere ontwikkeling en professionalisering van de dienstverlening Garandeert de kwaliteit en de continuïteit van de dienstverlening Fungeert als centraal aanspreekpunt voor zowel interne als externe klanten bij problemen of klachten. Neemt deze ter harte, treedt op als bemiddelaar waar nodig, gaat actief op zoek naar oplossingen en vraagt hierbij ondersteuning van zijn leidinggevende indien nodig Is op de hoogte van bestaande procedures die van toepassing zijn binnen zijn domein, past deze aan waar nodig en werkt ook zelf procedures en werkmethodes uit. Implementeert deze bij de medewerkers, bewaakt de toepassing ervan, stuurt bij en organiseert/voorziet bijscholing waar nodig Ontwikkelt, in samenspraak met het Hoofd Patiëntenadministratie, een systeem om de kwaliteit van de afgeleverde diensten te controleren (bijv foutenlijsten opvolgen, registraties in NPADM controleren, ). Motiveert zijn medewerkers tot het afleveren van kwaliteit, volgt hen op en stuurt hen op constructieve wijze bij indien nodig Werkt inter- en multidisciplinair samen om een kwalitatieve dienstverlening en klanttevredenheid te creëren. Stelt hier zelf het goede voorbeeld en motiveert zijn medewerkers hetzelfde te doen. Stuurt op constructieve wijze bij indien nodig Werkt nauw samen met de ombudsdienst bij klachten van patiënten betreffende hun inschrijving binnen het ziekenhuis. Gaat hierbij steeds correct, integer en efficiënt te werk Garandeert een vlotte samenwerking met de medewerkers van de Sociale Dienst indien problemen worden vastgesteld bij het financiële luik van de inschrijving van een patiënt, beschikt hiertoe over de nodige kennis en waakt over een correcte opvolging ervan. Voorziet hiertoe structuur en procedures voor zijn medewerkers, begeleidt hen, motiveert hen, volgt op en stuurt bij waar nodig Meldt incidenten die de patiënten- en medewerkersveiligheid in het gedrang kunnen brengen en stimuleert elke medewerker om dit te doen Resultaatsgebied 3: Personeelsinzet en middelenbeheer Instaan voor het optimaal aanwenden van de middelen en het adequaat inzetten van personeel met het oog op een kwaliteitsvolle dienstverlening binnen het beschikbare budget Geeft advies omtrent het personeelsbehoeftenplan aan het Hoofd Patiëntenadministratie Zet het personeel adequaat in volgens de behoeften van de klanten door correcte werkverdeling, dienstroosterplanning en verlofregeling toe te passen en dit binnen het afgesproken personeelsbehoeftenplan Brengt advies uit, na overleg met zijn medewerkers, aan het Hoofd Patiëntenadministratie over de aanschaf van nieuwe hulpmiddelen en materialen voor zover het een weerslag heeft op de dienstverlening Superviseert de aankoop, opslag en adequate distributie van alle benodigde materialen voor de dienst Staat in voor het optimaal aanwenden van de middelen en ruimtes. Waakt erover dat de medewerkers van de dienst zorgzaam en op correcte wijze met de middelen omgaan en wijst hen hier op aan 3
Voert een actief kostenbewustzijnsbeleid binnen zijn/haar dienst, neemt hiertoe de nodige beslissingen en maatregelen en ziet er op toe dat zijn/haar medewerkers dit ook in de dagelijkse praktijk hanteren Volgt het budget en de uitgaven van zijn dienst op en activeert de personeelsleden om kostenbewust te werken Resultaatsgebied 4: Coachen, leidinggeven en ontwikkeling Via situationeel leiderschap zijn medewerkers coachen naar optimale prestaties zodat de kwaliteitsvolle zorg steeds verder geprofessionaliseerd en geoptimaliseerd wordt Is verantwoordelijk voor het onthaaltraject van zijn nieuwe medewerkers Is aanspreekpunt voor zijn medewerkers indien zij vragen/steun nodig hebben en verwijst gericht door indien nodig Stimuleert het probleemoplossend vermogen van zijn medewerkers, geeft duidelijke en constructieve feedback en helpt indien nodig Omschrijft de taken en verplichtingen van het personeel, communiceert deze op gepaste wijze en waakt over de correcte toepassing ervan. Stuurt bij indien nodig Stimuleert en ondersteunt zijn medewerkers om hun takenpakket efficiënt en kwaliteitsvol uit te voeren en bezorgt hen alle nodige en relevante informatie Uit vertrouwen in zijn medewerkers. Is in staat om hen te begeleiden en te ondersteunen zodat ze kunnen groeien in hun functie. Heeft inzicht in de opleidingsbehoeften en stelt in samenspraak met zijn medewerkers en de vormingsverantwoordelijken een vormingstraject op Stuurt het functioneren van zijn medewerkers bij door middel van functionerings- en evaluatiegesprekken Organiseert systematisch overleg met zijn medewerkers en licht genomen beslissingen loyaal toe Past zijn leiderschapsstijl aan aan de omstandigheden Creëert een positief werkklimaat dat effectieve en efficiënte samenwerking garandeert Waakt erover dat elke medewerker ethisch handelt, zowel naar collega s, patiënten als het ziekenhuis Neemt zelf deel aan permanente vorming en netwerkmomenten ten einde de eigen kennis en vaardigheden op peil te houden, rekening houdend met de uitdagingen en verwachtingen binnen de zorgsector Resultaatsgebied 5: Veiligheid en welzijn op het werk Garanderen van een veilige en gezonde werkomgeving binnen het Financieel Departement. Waakt over correct onderhoud van de middelen door de personeelsleden en studenten en zorgt dat de personeelsleden over persoonlijke beschermingsmiddelen beschikken Waarborgt de uitvoering van het beleid van de werkgever met betrekking tot het welzijn van alle medewerkers van het verpleegkundig departement. Garandeert een veilige en hygiënische werkomgeving, communiceert de meest recente richtlijnen en ziet erop toe dat opleiding hieromtrent wordt voorzien voor alle werknemers van het verpleegkundig departement Garandeert opleiding betreffende de veiligheidsrichtlijnen voor zijn medewerkers Werkt preventief, curatief en repressief aan een werkomgeving waarin grensoverschrijdend gedrag zoals geweld, pesterijen en seksuele intimidatie vermeden worden Alle taken opgenomen in deze taakomschrijving zijn niet limitatief. 4
6. Competenties Collegialiteit Zelfstandig werken Innovatie Stressbestendigheid Klantvriendelijkheid Patiëntgerichtheid Loyaliteit Jobkennis Kwalitatief werken Kwantitatief werken 7. Ervaring Ervaring binnen de ziekenhuissector is een meerwaarde 3 jaar ervaring in een leidinggevende setting 8. Aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden Diploma Master Diploma Bachelor 5