Introductie www.visionplanner.nl support@visionplanner.nl Welkom bij Visionplanner. Visionplanner is een management informatiesysteem, waarmee u op zeer efficiënte wijze vrijwel alle gewenste managementinformatie kunt genereren. Visionplanner verschaft inzicht in de markt, in de financiële mogelijkheden en in de haalbaarheid van de plannen en doelstellingen. Bovendien kunt u met Visionplanner zeer eenvoudig de voortgang van uw plannen en activiteiten toetsen. Deze helpfile is opgesteld voor alle Visionplanner producten. Voor een overzicht met de verschillen tussen de diverse versies klik hier. Productverschillen Visionplanner onderscheidt twee doelgroepen waar een aantal producten van toepassing zijn. De doelgroepen zijn Accountants en advies organisaties en MKB organisaties. MKB producten: Visionplanner Enterprise: Dit is de meest uitgebreide versie van Visionplanner voor het MKB. In deze versie zijn alle opties toegankelijk met uitzondering van de jaarrekening. Deze versie is bestemd voor de wat grotere MKB bedrijven die uit meerdere entiteiten bestaan of met bijvoorbeeld kostenplaatsen werken. Visionplanner Company: Deze versie is bestemd voor MKB bedrijven die wat beperkter van omvang zijn, maar die wel de planningen en tussentijdse rapportages zelf dynamisch willen samenstellen. In deze versie is het niet mogelijk om te consolideren of met kostenplaatsen te werken. Ook kunnen er geen jaarrekeningen worden samengesteld of gegevens worden geëxporteerd. Verder is deze versie beperkt tot één enkele juridische entiteit en betreft het een single user versie. Visionplanner Businessplan: Indien een kleinere MKB organisatie een businessplan of financieringsaanvraag wil maken is deze versie geschikt. Ook deze versie is slechts geschikt voor één juridische entiteit. Met deze versie kan er een standaard financieringsaanvraag of businessplan gegenereerd worden, zonder dat de rapportages te beïnvloeden zijn. Visionplanner Businessmonitor: Met behulp van de businessmonitor kan een kleinere MKB organisatie zijn tussentijdse rapportages verzorgen. Deze versie heeft een standaard inrichting. Door een standaardaansluiting met de administratiesoftware kunnen de periodieke gegevens ingelezen worden. Deze kunnen vervolgens in overzichtelijke rapporten worden afgedrukt of in digitale vorm worden gerapporteerd (middels o.a. dashboard). Eventuele specifieke aanpassingen of het vullen van de prognoses kunnen door de accountant worden gedaan. Visionplanner Viewer: Deze versie heeft dezelfde rapportagefuncties als de bussinessmonitor, alleen kunnen er geen gegevens worden geïmporteerd of worden ingevuld. Dit product is uitermate geschikt voor rapportering aan bijvoorbeeld directie of andere belanghebbenden. Ook kan dit product door de accountant gebruikt worden om te rapporteren aan zijn klanten. Accountancy producten: Visionplanner Advisory: Dit is de meest uitgebreide versie van Visionplanner voor de accountancy en adviesorganisaties. Deze versie kan modulegewijs worden samengesteld, zodat deze voor elke gebruiker aan de wensen kan voldoen. De modules zijn: Connector: De connector bevat alle basisfunctionaliteiten van Visionplanner die in combinatie met een van de andere modules noodzakelijk zijn. Tussentijdse cijfers: Met deze module kunnen de actuele cijfers uit de administratiesoftware worden ingelezen en in diverse vormen worden gerapporteerd. Prognoses: Deze module stelt u in staat om planningen en budgetten samen te stellen om te gebruiken voor bijvoorbeeld businessplannen of financieringsaanvragen. Value planner: Hiermee kan er een bedrijfswaardering worden samengesteld. Advisory manager: Deze module stelt de accountant / adviseur in staat om allerlei analyses samen te stellen, waarmee een specifiek advies naar de cliënt gegenereerd kan worden. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld jaarrekeninganalyse of aan forecastberekeningen. Exchange: Indien deze module aanwezig is, kunnen bestanden worden uitgewisseld met andere producten van Visionplanner, zoals bijvoorbeeld de businessmonitor of de viewer. Visionplanner Businessplan Accountancy: Deze versie heeft dezelfde functionaliteiten als de Businessplan versie voor het MKB, maar hiermee kunnen een onbeperkt aantal plannen voor diverse organisaties gemaakt worden en kunnen ook de rapportages worden aangepast.
Visionplanner jaarrekening: Hoewel dit product met name in de accountancy sector wordt gebruikt is deze ook voor het MKB toepasbaar. In elk geval bent u in staat om met deze tool jaarrekeningen te rapporteren. Na installatie kan Visionplanner eenvoudig gestart worden door in het Windows Startmenu te kiezen voor de groep Visionplanner en vervolgens voor Visionplanner Enterprise of Visionplanner Company. Er verschijnt dan automatisch het eerste scherm waar u kunt kiezen voor het menu 'Bestand' en vervolgens Nieuw of Openen. U kunt ook direct kiezen voor een assistent die u stap voor stap door het gewenste proces begeleidt. De assistent kunt u linksonder in het scherm selecteren. Visionplanner assistent Indien u de standaard sjablonen van Visionplanner gebruikt, kunt u ook gebruik maken van de Visionplanner assistent. De assistent dient ervoor om u stap voor stap te begeleiden in het bereiken van een bepaalde output. Vanuit de opstartassistent kunt u de gewenste selecties maken om tot de juiste assistent te komen. De opstart-assistent kan ook gestart worden met behulp van de F2 knop. Opbouw Visionplanner scherm Een doorsnee Visionplanner scherm bestaat uit grofweg 3 onderdelen: 1. Menubalk, Knoppenbalk en Kopregel In de programmabalk staat de de naam van het programma en het bestand dat u op dat moment geopend heeft, bv. Visionplanner - Enterprise [C:\Mijn documenten\visionplanner.vp] Via de menubalk heeft u rechtstreeks toegang tot de bestandsopties en de algemene instellingen. De menubalk kunt u gebruiken door met de muis te klikken op de betreffende optie, of door de toetsencombinatie Alt met de onderstreepte letter uit het menu. Met de knoppen in de knoppenbalk kunt u bepaalde functies van Visionplanner rechtstreeks activeren. Zie ook: Knoppenbalk De regel in de balk boven het invoergedeelte geeft aan waar u zich op dit moment in het pakket bevindt. Bijvoorbeeld: Algemeen - Periode indeling. 2. Invoerscherm In dit gedeelte vult u de gevraagde gegevens in. Een voorbeeld van het eerste invoerscherm is hieronder weergegeven. Een nadere toelichting op de gevraagde gegevens vindt u in deze helpfile onder: Hulp bij het invullen van Visionplanner 3. Navigatiemenu, Verwijzingen en Assistent De linkerzijde van Visionplanner bestaat uit 3 gedeelten:
1) Schermen: Met dit navigatiemenu kunt u naar alle invoerschermen van Visionplanner navigeren. 2) Verwijzingen: Bij een aantal schermen is het handig om direct naar een bijbehorend scherm te springen. Deze verschijnt dan bij de verwijzingen. Het vullen van dit menu is dus dynamisch per scherm. 3) Assistent: Afhankelijk van het te realiseren doel is het mogelijk dat u de hulp van een assistent gebruikt. Met behulp van de knop rechtsboven het menu, kunt u het menu verkleinen of vergroten. Werkbalk Bovenstaande standaardknoppen geven een aantal veelgebruikte functies weer in Visionplanner. De functies van de diverse knoppen zijn: Nieuw: Hiermee kunt u een nieuw Visionplanner bestand aanmaken. Openen: Hiermee kunt u een ander bestand openen. Opslaan: Met deze optie kunt u het bestand tussentijds opslaan. Visionplanner heeft overigens ook een automatische opslagfunctie, maar het verdiend aanbeveling om tijdens en na de invoer een back-up te maken. Vorige: Hiermee gaat u terug naar het vorige scherm. Deze knop is ook met functietoets F11 te bedienen. Volgende: Indien u de Vorige knop gebruikt hebt, wordt deze knop zichtbaar. Hiermee gaat u keert u weer terug naar het scherm waar u vanaf komt. Deze knop is ook met functietoets F12 te bedienen. Invoer: Met deze knoppen kunt rechtstreeks naar de diverse invoerhoofsdstukken springen. Deze betreffen Algemeen, Stamgegevens, Businessplan, Actuele cijfers, Prognoses en Opties. Import: Hiermee gaat u direct naar het importscherm Export: Hiermee gaat u direct naar het exportscherm Financieel: Visionplanner gaat de ingevulde gegevens berekenen en deze worden vervolgens weergegeven in de diverse financiële overzichten. De financiële overzichten zijn ook middels de funcrtietoets F6 op te roepen. Management informatie: Het dashboard en bijbekhorende overzichten zullen getoont worden. Aandachtspunten: Indien er aandachtspunten zijn zal deze knop toegankelijk zijn om deze op te roepen. Als er geen aandachtspunten zijn zal deze automatisch wegvallen. De aandachtspunten zijn ook middels de functietoets F5 op te roepen. Rapportage: Hiermee gaat u naar de diverse rapportages uit het bestand. Assistent: Met behulp van de knop wordt automatisch de 'Start-assistent' weergegeven. Ook met F2 te bedienen. Help: Starten van deze helpfile (F1) Werkbalk zelf instellen: Via het menu 'Extra' kunt u kiezen voor 'Werkbalk aanpassen'. Het onderstaande scherm verschijnt dan: Aan de linkerzijde kunt u de onderdelen kiezen die u in de werkbalk wil opnemen. Met behulp van de pijltjestoetsen kunt u deze toevoegen of verwijderen. Door op de knop 'Standaard' te klikken zet u de visionplannerstandaarden weer terug. Toetsengebruik In dit hoofdstuk wordt het bedieningsgemak van Visionplanner nog eens benadrukt. Nadat u een bestand gekozen/aangemaakt heeft (Visionplanner begeleidt u hierin verder), kunt u een help opvragen van het huidige scherm waar u staat. Druk hierbij op de F1-functietoets of klik met de muis op het vraagteken boven in de knoppenbalk van Visionplanner.
Opmerking: De knoppenbalk is niet via het toetsenbord bereikbaar, maar de knoppenfuncties zijn wel uitvoerbaar via het menu. Bijvoorbeeld : Bestand openen: kies Bestand (ALT-B) en ga met de pijltjes op uw toetsenbord naar 'Openen...'. Verder willen wij uw aandacht vestigen op de zogenaamde 'Balloon-help' ofwel de gele vlakjes met een korte beschrijving wanneer u met de muis over een bepaald item beweegt. Invoeren en springen naar volgende velden/keuzes: Het is mogelijk om, indien u dit wenst, te werken via het toetsenbord in plaats van met de muis. U kunt op eenvoudige wijze met de 'TAB-toets' verspringen van invoerveld naar invoerveld of keuzeknoppen. Indien u terug wenst te springen, houdt dan de 'SHIFT-toets' ingedrukt en druk nogmaals op de 'TAB-toets'. Overzicht toetsengebruik invoerschermen: Optie: Help: Opstartassistent: Toets activeren menu: Volgend invoerveld: Vorig invoerveld: Verder Terug Knippen Kopiëren Plakken Toets (-combinatie): F1 F2 ALT + de onderstreepte letter in het Menu TAB SHIFT + TAB F12 F11 SHIFT + Delete CTRL + Insert SHIFT + Insert Cursor op het te bewerken veld: 'Scrollen' bij keuzen: Aankruisen keuzevak: Aanklikken knop: Ongedaan maken invoer Pijltjes Spatiebalk Spatiebalk of Enter Esc Datumvelden: Leeg datumveld vullen met startdatum: SHIFT + > Leeg datumveld met laatste datum prognoseperiode: SHIFT + < Datum 1 dag ophogen: SHIFT + > Datum 1 dag verlagen: SHIFT + < En natuurlijk is ook alles met de muis te besturen. Overzicht toetsengebruik bij menuoptie 'Rapportage' (Afdrukvoorbeeld): Optie: Kleine stapjes verschuiven Naar bovenzijde pagina Naar onderzijde pagina Grotere stappen omhoog + vorige pagina Grotere stappen omlaag + volgende pagina Vorige pagina Volgende pagina Toets(combinatie): Pijltjes Home End Page Up Page Down CTRL + Page Up CTRL + Page Down
Bestand (menu) In Visionplanner ziet u linksboven het menu 'Bestand'. Dit menu bevat de onderstaande items: Nieuw Openen Opslaan Opslaan als... Ongedaan maken Sluiten Versturen Gebruikers Laatst geopende bestanden Afsluiten Nieuw bestand maken Om een nieuw bestand aan te maken, kiest u 'Bestand' en 'Nieuw'. Via Zoeken in: kunt u het pad aangeven waar u het Visionplanner bestand wenst aan te maken. In het witte vlak worden eventueel reeds bestaande Visionplanner bestanden weergegeven. Bij 'Bestandsnaam:' kunt u de naam invoeren van uw Visionplanner bestand. Visionplanner geeft hier automatisch de bestandsextensie vp aan. U kunt nu op Opslaan klikken en het bestand is aangemaakt. Visionplanner gaat nu automatisch naar het eerste scherm. (Bij de optie Opslaan als kunt u aangeven of u een Visionplanner bestand (*.vp) of een Visionplanner consolidatiebestand (*.vpc) wenst aan te maken). U moet dan overigens wel beschikken over Visionplanner Emterprise. Visionplanner Sjablonen Een Visionplanner sjabloon is een los bestand met de extensie (*.def). Visionplanner levert standaard een aantal voorbeeldsjablonen mee, maar u kunt zelf ook uw eigen sjablonen maken. Hiertoe pakt u een leeg Visionplanner bestand waarmee u alleen de basisgegevens invult die voor elk nieuw bestand gelijk moeten zijn. Dit kan bijvoorbeeld de naam van de accountant zijn, maar ook een aantal standaard rapporten die u hanteert. Vervolgens slaat u het Visionplanner bestand op in de map waar ook Visionplanner is geïnstalleerd en wijzigt u m.b.v. de Windows verkenner de vp extensie in def (bijvoorbeeld standaard.def). LET OP: Zorg ervoor dat u niet dezelfde namen hanteert als de standaard sjablonen van Visionplanner, omdat deze na een update overschreven worden. Bestand openen Om een Visionplanner bestand te openen of aan te maken kiest u vanuit het menu 'Bestand' de optie 'Openen': Nadat u op 'Openen' heeft geklikt, verschijnt het onderstaande scherm:
Via Zoeken in: kunt u het pad aangeven waar het Visionplanner bestand is opgeslagen. In het witte vlak worden de Visionplanner bestanden weergegeven. Door hierop te klikken, worden deze weergegeven bij Bestandsnaam. U kunt dan klikken op de knop Openen. (Bij de optie Bestandstypen kunt u aangeven of u alleen Visionplanner bestanden wenst te zien, of ook andere bestanden, zoals Visionplanner consolidatiebestanden (*.vpc) (alleen bij Visionplanner Enterprise). Bestand Opslaan Om een bestand op te slaan, kiest u in de menuoptie 'Bestand', de optie 'Opslaan'. U kunt ook de toetsencombinatie CTRL + S gebruiken. Het Visionplanner bestand wordt nu opgeslagen onder de naam die bij het aanmaken van het bestand is toegekend. Zie ook: Nieuw bestand Indien u het bestand op een opslagmedium of een andere netwerklocatie wenst op te slaan, kiest u voor de optie 'Opslaan als...' in het 'Bestand' menu. De bestandsnaam zal de extensie (*.vp) bevatten, zodat dit bestandstype later weer snel teruggevonden kan worden. Opmerking: Het wordt sterk aanbevolen om regelmatig een back-up te maken via Opslaan als... Hierdoor kunt u altijd terug vallen op de gegevens indien er calamiteiten voordoen, zoals diefstal of een crash van uw computer. Gecomprimeerd opslaan Visionplanner slaat de bestanden automatisch gecomprimeerd op, zodat deze werkbaar blijven als u ze op diskette wilt zetten of wilt e-mailen. Indien u toch wenst dat de bestanden ongecomprimeerd opgeslagen moeten worden, kunt u dit aangeven onder instellingen. Bestand(en) versturen U kunt vanuit Visionplanner automatisch het bestand versturen via email programma. Via 'Bestand' en 'Versturen' wordt u emailprogramma gestart en wordt het bestand automatisch als bijlage toegevoegd. Indien het een consolidatiebestand betreft of een scenariobestand, worden ook alle gekoppelde bestanden toegevoegd. Als er bij de 'bedrijfsgegevens' en/of bij 'accountant en bank' emailadressen zijn ingevuld, kunt u meteen een keuze maken uit deze adressen. Ook staat hier standaard het supportadres, zodat ook hier naartoe rechtstreeks het bestand gemailt kan worden. Gebruikers Met behulp van deze optie kunt u gebruikers definiëren en een wachtwoord toekennen. Dit ter beveiliging van de Visionplanner bestanden. Het aanmaken van gebruikers kan onder 'Bestand' en 'Gebruikers'. U komt dan in het volgende scherm:
Via Toevoegen en Verwijderen kunt u gebruikers aanmaken of weghalen. Bij omschrijving kunt u de inlognaam van de gebruiker aangeven. Zorg ervoor dat dit een omschrijving is die helder en duidelijk is, zodat er weinig misverstanden kunnen ontstaan over wel of geen streepje of spatie of meer van dat soort tekens. Bij het wachtwoord vult u het bijbehorende wachtwoord in. Als u daarna op OK klikt zijn de gebruikers aangemaakt. Indien dit bestand nu geopend wordt, zal er eerst om een inlognaam en een wachtwoord gevraagd worden, alvorens dit bestand kan worden geopend. LET OP: Indien u dit bestand dus stuurt naar een klant dient u er voor te zorgen dat de contactpersonen op de hoogte zijn van de inlognaam en het wachtwoord. Groepen Met behulp van deze knop kunt u diverse groepen aanmaken met bijbehorende rechten. De groep 'Beheerders' bestaat altijd en deze hebben alle rechten (w.o. het aanmaken van userrechten). Per Visionplanner onderdeel kan aangegeven worden hoe de toegankelijkheid van de user is geregeld. Door meerdere malen achter elkaar te klikken kunt u de gewenste keuze maken. Voor alle invoer onderdelen kunt u alleen bepalen of deze volledig toegankelijk zijn of helemaal niet zichtbaar. Voor de management overzichten en rapporten kunt u ook aangeven dat deze wel gekozen mogen worden maar niet gewijzicht mogen worden (alleen lezen). Verder kan daar gekozen worden voor Selectie. Bij deze rechten kan de gebruiker rapportonderdelen uit of aanzetten of bij de management informatie overzichten de selectie drop-down boxen kiezen. Indien er groepen zijn aangemaakt jkunnen deze worden gekoppeld aan een gebruiker.
Hulp bij het invullen van Visionplanner In dit onderdeel worden alle prognose-onderdelen die bij het invullen van Visionplanner aan de orde komen duidelijk en uitgebreid beschreven. Uiteraard wordt hierbij de werking van het programma toegelicht, maar er wordt ook in veel gevallen een nadere toelichting gegeven over de achtergrond van de invoer en waar eventueel extra informatie te vinden is. Dit kan door verwijzing naar een uitgebreider stuk helpfile, of door een verwijzing naar een specifieke instantie of door verwijzing met behulp van een internetlink. Algemeen In dit onderdeel kunt u de algemene gegevens invullen die voor het verdere gebruik van Visionplanner essentieel zijn. Een essentieel onderdeel van dit hoofdstuk is periode-indeling. U legt hier de basis voor de verdere invoer. Indien u wijzigingen aanbrengt in de periode indeling of boekjaar dient u het plan opnieuw te doorlopen, omdat de verdere invoer bepaald wordt op basis van dit onderdeel. Bedrijfsgegevens In dit onderdeel dienen de N.A.W. gegevens te worden ingevuld. Deze bestaan uit: Handelsnaam / adres / plaats: Deze gegevens spreken voor zich, maar moeten wel worden ingevuld omdat deze in de meeste rapportages gebruikt worden. Telefoon / Fax / E-mail / Internetadres: Aanbevolen wordt om bovenstaande gegevens voor de organisatie in het algemeen in te vullen. Indien er meerdere telefoonnummers, faxen of e-mail adressen zijn, kunt u hierbij het algemene telefoonnummer en e-mailadres invullen. Bij de invoervelden voor het e-mailadres en het internetadres staan twee buttons, waarmee u respectievelijk uw e-mailprogramma kunt opstarten of uw internetbrowser kunt starten. De ingevulde gegevens staan dan reeds voorgedrukt. Oprichtingsdatum: Hier dient u de eerste inschrijvingsdatum bij de Kamer van Koophandel in te vullen. Deze datum wordt nog gebruikt bij het bepalen van het recht op startersaftrek. Logo opnemen: Via de verwijzingen kan er een bedrijfslogo worden ingevoegd in het bestand. Dit logo kan dan later weer gebruikt worden in de management informatie overzichten of in de rapportages. Branchegegevens Branche: U kunt aangeven in welke branche uw organisatie zich begeeft volgens de Bedrijfsindeling Kamer van Koophandel. De Kamers van Koophandel hebben in 1995 de zogenaamde BIK ' 95 in het leven geroepen, waarin meer dan 1800 verschillende bedrijfstakken zijn opgenomen. Voor meer informatie kunt u naar: http://www.kvk.nl/ Binnen deze site kiest u het trefwoord BIK-boekje. U kunt deze hier gratis downloaden. U kunt nu op twee manieren de bedrijfstak zoeken en selecteren: 1. Door in het scherm de hoofdbranche en eventueel de subbranche te selecteren en vervolgens de bedrijfstak. U klikt vervolgens op de juiste bedrijfstak en dan kunt u verder. 2. Via de knop Zoek kunt u een trefwoord intypen om alle branches die (een deel van) dit woord in zich hebben te selecteren. U klikt vervolgens op de juiste bedrijfstak en dan de Gebruik knop. Bedrijfsvereniging: In dit combo staan de bedrijfstakken van het UWV. Deze bedrijfstakken bepalen allerlei premies die bij de brutosalaris berekening benodigd zijn. Deze premies komen terug onder de knop Parameters in de brutosalarisschermen van de personeelskosten uit de prognoses. Een uitgebreide toelichting vindt u onder het hoofdstuk "Premies" van de onderstaande internetsite: www.uwv.nl Ondernemingsvorm U wordt hier gevraagd om de juridische ondernemingsvorm (rechtsvorm) aan te geven. De rechtsvorm die uw onderneming heeft kan grote invloed hebben op het te betalen belastingbedrag en op de persoonlijke aansprakelijkheid van de ondernemer. Met behulp van Visionplanner kunt u snel inzage verschaffen in de gevolgen van verschillende rechtsvormen. Financiële en juridische deskundigen (KvK, Syntens, accountant, jurist en dergelijke) kunnen u informatie verstrekken en adviseren over de te kiezen juridische ondernemingsvorm (rechtsvorm) en of een eventuele wijziging voor u interessant is. Voor een uitgebreidere toelichting op de rechtsvormen kunt u klikken op de onderstaande website of op: www.kvk.nl Verder kunt u in deze paragraaf aangeven of de organisatie een zelfstandige vestiging, een franchiseorganisatie of bv. een afdeling betreft. Indien de rechtsvorm een BV of een NV betreft verschijnen er een aantal aanvullende vragen, waaronder de vraag over fiscale eenheid. Een fiscale eenheid betreft twee of meer juridische eenheden, die economisch dusdanig aan elkaar gelieerd zijn dat deze voor de fiscus als een bedrijf kunnen worden gezien. U dient een fiscale eenheid altijd aan te vragen bij de fiscus. Meer informatie hierover kunt u verkrijgen bij de belastingtelefoon voor ondernemingen: 0800-0043. Indien er sprake is van een vereniging of een stichting kunt u in deze paragraaf aangeven of deze vennootschapsbelastingplichtig is. De exacte voorwaarden die bepalen of een stichting of een vereniging vennootschapsbelastingplichtig is kunt u navragen bij uw adviseur of de belastingtelefoon (0800-0043). Globaal kan gezegd worden dat er belasting afgedragen moet worden als er een beoogde winstdoelstelling is of als er een bepaald bedrag aan resultaat wordt behaald. Eigenaren en directie De invoer van de namen van de directieleden is afhankelijk van de gekozen rechtsvorm van de onderneming. Zo zult u bij een éénmanszaak of een man-vrouw firma alleen de namen hoeven in te vullen, omdat hier de eigendomsverhoudingen bekend zijn. Opmerking: In sommige gevallen is de eigendomsverhouding van twee levenspartners niet 50 / 50 (bv. door een derde eigenaar). Hier is dan géén sprake van een man-vrouw firma maar van een vennootschap onder firma (vof). Bij de vennootschap onder firma, maatschap, commanditaire vennootschap, BV en NV kunt u per directielid aangeven of deze ook eigenaar is en voor hoeveel procent deze het eigendom van de onderneming heeft. Bij een commanditaire vennootschap dient u alle vennoten in te vullen met het bijbehorende eigendomspercentage. In het navigatiemenu Prognoses => Beginbalans => Passiva => Eigen vermogen kunt ingeven wat de rentevergoeding over het kapitaal is en hoe de overwinst verdeeld wordt. Voor commanditaire vennoten zal het percentage van de overwinst veelal 0 zijn. Bij een stichting of bij een vereniging is er geen sprake van een directie, maar van een bestuur. Een bestuur bestaat in de regel uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en overige bestuursleden. In deze paragraaf kunt u de namen van de bestuursleden met de functie aangeven. Omzetbelasting Omzetbelasting: In dit scherm krijgt u enkele vragen over de omzetbelasting. Deze belasting is in Nederland beter bekend als de BTW (=Belasting Toegevoegde Waarde). De omzetbelasting werkt als volgt: als u een product verkoopt of een dienst verleent aan een afnemer, dan berekent u aan de afnemer omzetbelasting door. De omzetbelasting die u van uw afnemer ontvangt, moet u later afdragen aan de Belastingdienst. De ondernemers van wie u producten of diensten afneemt, berekenen ook omzetbelasting door aan u. De omzetbelasting die u aan derden moet betalen, kunt u aftrekken van de omzetbelasting die u zelf verschuldigd bent over uw omzet (de zogenaamde "aftrek van voorbelasting"). Het verschil draagt u af aan de Belastingdienst. Betaalde u echter meer aan omzetbelasting over producten die u bij derden kocht dan dat u zelf aan omzetbelasting over geleverde diensten of verkochte producten binnenkreeg, dan krijgt u het te veel betaalde terug van de Belastingdienst. Met name bij startende ondernemers en nieuwe kapitaalintensieve projecten is hier sprake van, doordat er in deze situatie veel investeringen gedaan moeten worden, terwijl de omzet pas in een later stadium komt. Voor meer informatie kunt u naar de site van de belastingdienst: www.belastingdienst.nl (omzetbelasting)
Omzetbelastingplichtig: Een ondernemer is bijna altijd omzetbelastingplichtig. U bent namelijk ondernemer voor de omzetbelasting, wanneer u "zelfstandig een bedrijf of beroep uitoefent". De omzetbelastingplicht houdt onder meer in dat u verplicht bent een administratie te voeren voor de omzetbelasting. De administratie betreft inkoop en verkoop, uitgaven en ontvangsten, betaalde en uitgeschreven rekeningen. Omzetbelastingnummer: Het omzetbelastingnummer bestaat uit belastingnummer met een toevoeging. Dit nummer is ook altijd op uw aangifteformulieren te vinden. Omzetbelastingtarieven: Hier dient u op te geven welke omzetbelastingtarieven er binnen uw onderneming geldt/gelden ten aanzien van de omzet en inkoop van goederen en grondstoffen. De standaardtarieven zijn reeds voorgedrukt, maar u kunt ook zelf nog percentages toekennen, door de vrije invoer opties te gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld van pas komen als u met gemiddelde percentages werkt in uw planning. Aangiftetijdvak voor de omzetbelasting: U dient hier aan te geven per welk tijdvak u aangifte moet doen bij de Belastingdienst: per maand, per kwartaal of per jaar. Opmerking: Indien u uw planning in weken of 4-wekelijkse perioden maakt, moet u toch een van de bovenstaande tijdvakken kiezen, omdat de belastingdienst geen andere accepteert. Visionplanner gaat er vanuit dat de aangifte betrekking heeft op de administratieve periode die nog in de fiscale aangifteperiode valt. Verder gaat Visionplanner er van uit dat de betaling zo laat als toegestaan wordt verricht. Voorbeeld: Uw planning wordt opgesteld in 4 - wekelijkse perioden en uw aangiften worden per maand gedaan. De aangifte over januari zal de administratieve gegevens van periode 1 bevatten en deze zal op 28 februari worden betaald. In dit scherm kunt u uw plan initialiseren. Hierbij worden een aantal essentiële vragen gesteld die voor een belangrijk deel uw plan bepalen. Indien u een van deze vragen wijzigt wordt aanbevolen om de rest van uw plan te doorlopen, omdat er essentiële gegevens gewijzigd kunnen zijn. Jaarindeling: Bij deze vraag kunt u aangeven hoe u de invoer wilt indelen. Dit kan per maand, per 4-wekelijkse periode en per week. Indien u per maand of per 4-wekelijkse periode wilt gebruiken wordt de prognoseduur op maximaal 15 jaar gesteld. Indien u per week kiest, is de prognoseduur maximaal 3 jaar. Gebroken boekjaar: Hierbij kunt u aangeven of uw boekjaar een gebroken boekjaar is of dat dit gelijk loopt aan het kalenderjaar. Een gebroken boekjaar komt wel voor bij seizoenafhankelijke organisaties als bijvoorbeeld scholen, sportclubs of de agrarische sector. Indien er sprake is van een gebroken boekjaar, dient u vervolgens aan te geven wanneer het boekjaar begint. De startperiode van het boekjaar is afhankelijk van de jaarindeling. Dit kan bijvoorbeeld september zijn, maar ook week 27 of periode 3. Indien er sprake is van een gebroken boekjaar en er is gekozen voor een indeling in 13 perioden, wordt een extra vraag gesteld of de startperiode van het boekjaar herbenoemd moet worden naar periode 1. Dit houdt in dat als de start in periode 9 van 2003 is (d.i. 13-08-2003), dat mijn boekjaar niet van periode 9 t/m periode 8 loopt, maar dat periode 9 wordt herbenoemd naar periode 1 en periode 8 wordt dan periode 13. De datums blijven uiteraard wel gewoon zoals ze zijn (13-08-2003 t/m 12-08-2004). Startperiode prognoses: U kunt de startperiode (bv. januari, periode 1 of week 1) en het startjaar aangeven, waarin u uw planning wenst te beginnen. Indien er geen sprake is van een gebroken boekjaar (dus kalenderjaar) kunt u uw prognose gewoon starten in januari, maar bijvoorbeeld ook in juli. Het eerste prognosejaar bestaat dan uit juli tot en met december en het tweede jaar en de volgende jaren gewoon weer uit januari tot en met december. Indien er wel sprake is van een gebroken boekjaar, kunt u uw prognoses gewoon laten beginnen als ook het boekjaar begint (bv. september). Alle prognosejaren lopen dan van september tot en met augustus. Indien u de start van de prognoses niet gelijk aan de start van uw boekjaar wilt hebben, kunt u gewoon een ander startmoment van uw prognoses selecteren. Stel dat uw boekjaar start in september en uw prognoses in juli, dan loopt het eerste prognosejaar van juli tot en met augustus en het tweede en volgende gewoon weer van september tot en met augustus. Wijzig startperiode Duur prognoses: Het aantal jaren dat u kunt invullen is tot een maximum van 15 jaar beperkt (als de jaarindeling op weken staat is dit 3 jaar). Indien het startmoment van de prognoses in de loop van het boekjaar valt, telt dit jaar wel mee in het maximum aantal jaren. Actuele cijfers: Hier kunt u de 'vanaf' periode en de 'tot en met' periode opgeven waarvan u werkelijke cijfers wenst op te nemen. Startperiode wijzigen Indien u bij 'Algemeen' => 'Periode-indeling' op de knop Wijzig klikt, verschijnt het onderstaande scherm: U kunt hier aangeven dat de startdatum van de prognoses verandert. Stel dat u het startjaar 1 jaar ophoogt (bv. van 2006 naar 2007). U ziet dan dat u twee opties kunt aanklikken. Dit zijn 'Conversie van gegevens uitvoeren' en 'Het nieuwe jaar vullen als het huidige laatste jaar'. Als u conversie van gegevens uitvoeren aan heeft staan, converteert Visionplanner automatisch de reeds ingevulde gegevens. Dit houdt in dat de beginbalans wordt gevuld met de gegevens uit de balans van 31 december 2006 en dat de exploitatiegegevens van bv. het 2e jaar (voor conversie, is dus 2007) in het 1e jaar (na conversie, is dus ook 2007) terechtkomen. Als u geen conversie van de gegevens uitvoert, zal de balans van 31-12-2005 blijven staan en verandert alleen de datum van de balans. Dit geldt ook voor alle omzet en kostengegevens. LET OP: nieuwe investeringen die in 2005 waren ingevuld in bij 'Investeringen', zullen hier zijn verdwenen en opgenomen zijn in de nieuwe beginbalans van 31-12-2006. Stel dat u een prognoseduur van 2 jaar heeft ingegeven. Voor conversie was de prognoseperiode dus 2006 t/m 2007 en na conversie vervalt 2006 maar komt 2008 er bij. Indien u nu 'Het nieuwe jaar vullen als het huidige jaar' aan heeft staan, zullen de omzet en kostenbedragen uit 2007 worden gekopieerd naar 2008. U hoeft dan alleen nog maar eventuele verschillen aan te passen. Indien deze optie uit staat, zullen alle kosten en omzetten in 2008 op 0 euro staan. Als u niet het startjaar, maar alleen de maand /periode wijzigt, kunt u uiteraard wel de perioden converteren, maar er komt geen nieuw jaar bij en derhalve zal deze optie dan ook niet beschikbaar zijn. LET OP: u kunt alleen converteren bij het ophogen van het startjaar en nooit bij het verlagen van het startjaar. Valuta De standaardvaluta die Visionplanner gebruikt zijn Euro's. In dit scherm kunt u een andere valutacode aangeven en de conversiekoers t.o.v. de Euro. Indien u bijvoorbeeld Amerikaanse Dollars wenst te gebruiken kunt u als valutacode USD gebruiken en bijvoorbeeld als conversiekoers 1,12345. Een overzicht van enkele internationale valutacoderingen is hieronder weergegeven: (voor een volledige lijst kunt u uw bank raadplegen) ANG Nederlandse Antillen - gulden AUD Australië - Dollar AWG Aruba - Florijn CAD Canada - Dollar CHF Zwitserland - Frank CYP Cypres Pond CZK Tsjechië - Koruna DKK Denemarken - Kroon FIM Finland - Mark GBP Groot-Brittannië - Pond Sterling HKD Hong Kong - Dollar IDR Indonesië - Rupiah IEP Ierland - Pond ISK IJsland - Kroon JPY Japan - Yen
MAD NOK NZD SEK SRG USD ZAR Marokko - Dirham Noorwegen - Kroon Nieuw-Zeeland Dollar Zweden - Kroon Suriname - Gulden Verenigde Staten - Dollar Zuid-Afrika - Rand Accountant: Uw accountant is er niet alleen om uw administratie te voeren en / of uw jaarrekening op te stellen of te controleren. Vrijwel alle accountantskantoren zijn gespecialiseerd in allerlei advieswerkzaamheden op financieel, maar ook op organisatorisch en op juridisch gebied. Zij kunnen u te hulp staan bij vraagstukken op fiscaal gebied, personeelsgebied maar ook op meer complexe situaties als bijvoorbeeld financieringsaanvragen of overnames. Verder kan uw accountant u adviseren over uw administratieve organisatie en over automatiseringsproducten. Het e-mailadres wat hier kan worden ingevuld wordt ook gebruikt bij de optie 'Bestand' en 'Versturen'. Bank: Ook uw bank is meer dan alleen een financier. Zij verzorgen een groot aantal diensten en producten. Zo kunnen zij optreden als uw beleggingsadviseur of kunt u er terecht voor allerlei verzekeringsdiensten. Veelal treedt uw bank ook op als onafhankelijk tussenpersoon van bijvoorbeeld pensioenmaatschappijen. Verder kunt u bij veel banken terecht voor bijvoorbeeld autolease of factoring. Het e-mailadres wat hier kan worden ingevuld wordt ook gebruikt bij de optie 'Bestand' en 'Versturen'. Rentepercentages: De in te vullen rentepercentages zijn de percentages over de stand van de rekening-courant faciliteit. Visionplanner gebruikt deze voor het automatisch berekenen van de rentekosten. Kredietlimiet In dit scherm kunt u de limiet aangeven van een eventueel rekening-courant krediet. Deze is bijvoorbeeld toe te voegen in de grafiek waar ook de geplande en de werkelijke stand van de rekening courant worden weergegeven. De maximale limiet kan een vast of variabel bedrag zijn. De limiet is ook te koppelen aan de hoogte van de debiteurenstand en de waarde van de voorraad, waarbij opgemerkt dient te worden dat als er ook een maximale limiet is ingevuld steeds de laagste waarde wordt gehanteerd. Verder kan een minimale limiet worden aangegeven. Dit bedrag staat altijd ter beschikking van de onderneming, dus ook als het de berekende limiet op basis van het percentage van de debiteuren c.q. voorraad lager is. Stamgegevens De stamgegevens bepalen de basisinrichting van Visionplanner. Als u m.b.v. het navigatiemenu naar 'Stamgegevens' gaat en u kiest bijvoorbeeld de tabal 'Balans', verschijnt het onderstaande scherm: In dit scherm wordt bepaald hoe de structuur van Visionplanner wordt. Hier kunnen alle standaard omschrijvingen van de tabellen worden aangepast worden en kunnen eventueel nieuwe omschrijvingen worden toegevoegd. Als er achter een omschrijving op 'Bewerken' wordt geklikt verschijnen de specificaties van deze post, bijvoorbeeld: Door op het aankruisvakje te klikken voor de omschrijving kunt u zelf de omschrijving wijzigen. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat de werking van een post niet beïnvloed kan worden. Zo zal op een materiële vaste activapost afgeschreven worden en is het dus niet logisch om de omschrijving van bijvoorbeeld inventaris te wijzigen in lening u/g. Indien u bijvoorbeeld materiële vaste activa posten wenst toe te voegen, kunt u het aantal toevoegingen rechtsboven in dit scherm invullen. De posten uit bovenliggende schermen kunnen nog verder gespecificeerd worden door op de knop Specificatie te klikken. Het onderstaande scherm verschijnt dan:
Via 'Verwijderen' en 'Toevoegen' kunt u het aantal gewenste specificaties aanmaken. Ook via het knopje voor de omschrijving kunt u specificaties invoegen, verwijderen of verplaatsen. Deze specificaties gelden voor zowel de actuele cijfers als wel de prognosecijfers. Alleen indien de optie 'Van toepassing op prognoses' uitgevinkt wordt, zal deze specificatie niet te zien zijn bij de invoer van de prognosegegevens. Achterliggende gedachte is dat er een aantal specificaties kunnen zijn die wel van toepassing zijn op de historische actuele cijfers, maar geen onderdeel uitmaken van de prognoses, omdat deze voor de start van de prognoses reeds afgeschreven zijn. De datum van investering is van belang om te bepalen of een post als nieuwe investering voor 'Investeringen & financieringen' wordt beschouwt of dat de investering reeds gedaan is op het moment dat de prognoses starten. Indien de 'Datum investering' niet ingevuld wordt, wordt er van uit gegaan dat de investering heeft plaats gevonden voor de startdatum prognoses en derhalve komt deze post terug bij de beginbalans. Voor de tabel Exploitatie kan een onderbouwing worden gekozen. Bij onderbouwing kan de omzet of kostenpost onderbouwd worden vanuit diverse variabelen. Een bekend voorbeeld is bijvoorbeeld Aantal * Prijs. Dit kan via het onderstaande scherm: Boven in het scherm kan het aantal variabelen van de onderbouwing worden ingevuld. Deze worden dan automatisch aangemaakt op het scherm. Aan deze variabelen kan een eigen omschrijving worden toegekend. In het vakje dat links van de omschrijving staat kunnen een aantal opties worden ingesteld. Als eerste kan het rekenteken worden aangegeven. Er kan worden gekozen uit plus, min, maal en gedeeld door. Vervolgens kan de bron gekozen worden. Deze zal meestal vrij zijn, waardoor hier de waarden kunnen worden ingevuld. Er kan ook voor een Vrije Invoer gekozen worden, waardoor de waarden uit dit rijtje worden gekopiëerd. Dit kan relevant zijn in situaties waarin deze gegevens vaker gebruikt worden. In dat geval hoeft men de gegevens slechts op 1 positie aan te passen. Tenslotte kunt u bepalen hoe het rijtje weergegeven dient te worden. Dit kan als mutatie zijn (bv. aantallen), de stand per enig moment (bv. aantal medewerkers) of het gemiddelde (bv. prijs). Voorbeeld: Stel dat er als variabelen Aantal * Prijs wordt ingevuld, waarbij de aantallen 100 per maand zijn en de prijs is 10 per maand. Als mutatie is gekozen zullen de getallen opgeteld worden weergegeven indien deze bijvoorbeeld cumulatief of per kwartaal / jaar worden weergegeven. Als stand is gekozen zal steeds de laatste maand van de geselecteerde periode worden weergegeven. Zo zal er bij de weergave per kwartaal voor de aantallen 300 kunnen worden weergegeven en voor de prijs de waarde uit de maand maart (= 10). Derhalve sluit de onderbouwing dan aan met de omzet uit het eerste kwartaal (3.000). Bij gemiddelde zal het ongewogen gemiddelde getoont worden. Onderbouwing Hier initialiseert u de wijze waarop u uw plan gaat onderbouwen. Vanuit omzetgroepen: Dit is de meest eenvoudige vorm van onderbouwen. Hier geeft u gewoon welke omzetrekeningen u wenst te onderscheiden. Voorbeeld: Een handelsbedrijf handelt alleen in 1 soort stoel en 1 soort tafel. De omzetplanning wordt gebaseerd op de omzet van het vorig jaar. Dit bedrijf kan dan volstaan door twee omzetgroepen aan te maken in paragraaf 2.2 Naar markt, productgroep, product, markt/productcombinatie, markt/productgroep combinatie, productgroep/product combinatie, markt/productgroep/product combinatie: Indien u kiest voor onderbouwing vanuit PMC's, kunt u een gedetailleerde onderbouwing geven van de wijze waarop uw omzet tot stand komt. Voorbeeld: Een grand café richt zich op drie verschillende doelgroepen, t.w. dorpsinwoners, toeristen en zakenlui. Verder is er inzicht gewenst in de twee voornaamste omzetgroepen. Dit zijn dranken en eten. Om heldere analyses en marge-inzichten te verkrijgen worden deze ook nog gesplitst in bv. alcoholisch en non-alcoholisch c.q. kleine kaart en diners. Indien gedetailleerde inzage is gewenst zal dit de beste optie zijn ter onderbouwing. Projecten: Als er voor projecten wordt gekozen kunnen de exploitatieactiviteiten per project worden opgesteld en worden gecontroleerd. Voorbeeld: Een bouwonderneming heeft 10 projecten lopen en verwacht er gedurende zijn planning nog 5 nieuwe bij te krijgen. In dit geval wordt er gekozen voor onderbouwing vanuit projecten. Omzetgroepen Hier kunt u uw omzetgroepen invullen. Dit dienen zowel de bestaande als wel de eventuele nieuwe omzetgroepen te zijn. Door middel van de vierkante "checkboxen" kunt u snel en eenvoudig omzetgroepen aan of uit zetten. Daardoor bent u in staat om zeer snel scenario's te maken. Indien een omzetgroep aan of uit wordt gezet, berekent Visionplanner automatisch alle gevolgen door. Tip: Indien u een bestand maakt wat later geconsolideerd moet gaan worden, kan het makkelijk zijn om de onderlinge leveringen als aparte omzetgroep te beschouwen, zodat deze uitgezet kunnen worden voor consolidatie. U hoeft de omzet en inkoopwaarde dan niet meer te elimineren. Markten Het begrip markten dient in het kader van doelgroepen of potentiële afnemers te worden bezien. Het vaststellen van de markt(en) is een belangrijk onderdeel van de marketingstrategie. Het product of de dienst moet immers aansluiten bij de behoeften van de markt(en) en het moet tevens een duidelijke onderscheidende positie in de belevingswereld van de potentiële afnemers innemen. Het is dus van groot belang om de markt(en) te kennen: een onderneming die zijn klanten kent (dat wil zeggen; weet wat ze willen, hoe ze denken en handelen), heeft een grotere kans op succes. Een marktonderzoek kan hierbij een belangrijke bijdrage leveren. U kunt maximaal 99 verschillende markten onderscheiden. Productgroepen Deze productgroepen bestaan uit een aantal producten of diensten (zie producten) die nauw met elkaar verbonden zijn. Een bepaalde productgroep is de verbinding tussen de verschillende producten of diensten en de verschillende markten. Een specifiek product kan bij meerdere productgroepen horen. Zo kan een bepaalde productgroep op meerdere markten omzet genereren (zie markt/productgroep combinatie). De optie 'productgroepen' is bedoeld om een gedetailleerder inzicht in uw beleid te verkrijgen. U kunt maximaal 99 verschillende productgroepen onderscheiden. Markt-productgroepcombinaties
De reeds ingevulde markten en productgroepen komen terug in een tabel. De totale omzet van een productgroep kan op diverse markten behaald worden. Om inzicht te krijgen op welke markt(en) de omzet van een bepaalde productgroep behaald wordt, dient u dit in deze paragraaf aan te geven. Wellicht ziet u door de mogelijke combinaties nieuwe kansen voor een bepaalde productgroep op een markt waarop de betreffende productgroep nog niet ingezet wordt. In dit geval dient u hier aan te geven dat u op de betreffende markt actief wilt gaan worden. In deze tabel kunt u aangeven welke productgroepen op welke markten actief zijn of in de toekomst actief worden. In het bovenstaand voorbeeld ontstaan dus de volgende marktproductgroepcombinaties: Winkelbezoekers - Vlees Winkelbezoekers - Overig Buffetverzorging - Vlees Buffetverzorging - Overig Slachterij - Vlees De bovenstaande combinaties kunnen gebruikt worden voor bijvoorbeeld uw omzetbepaling, maar deze kunnen ook nog uitgebreid worden met producten (zie producten) Producten Het spreekt voor zich dat u hier uw producten of uw diensten kunt invullen. Als u geen productgroepen heeft ingevuld, gaat u in markt/product combinaties de ingevoerde producten of diensten koppelen aan de markt waarop u het product of dienst aanbiedt. Indien u productgroepen onderscheiden heeft, geeft u bij productgroep/product combinatie aan welke producten bij welke productgroepen horen. U kunt maximaal 999 verschillende producten onderscheiden. Product-markt combinaties Indien u geen onderscheid heeft gemaakt in productgroepen (zie productgroepen) dan kunt u de product-markt combinaties (PMC's) maken. Bovenstaand voorbeeld leidt dus tot 16 combinaties waaronder bijvoorbeeld: Rundvlees - Winkelbezoekers Rundvlees - Buffetverzorging Rundvlees - Slachterij... Wild - Winkelbezoekers... Verhuur BBQ - Buffetverzorging Productgroep-product combinaties Hier geeft u aan welke producten of diensten bij welke productgroepen horen: In dit geval ontstaan de onder andere de volgende combinaties: Rundvlees - Productgroep vlees Varkensvlees - Productgroep vlees Kip - Productgroep vlees Kip - Productgroep overig Etc. De productgroepen zijn bij markt/productgroepcombinatie al gekoppeld aan bepaalde markten: Daardoor zijn er weer nieuwe nog diepgaandere combinaties mogelijk. Zo is het product Rundvlees gekoppeld aan de productgroep Vlees. Deze was al gekoppeld aan de markt Winkelbezoekers. Daardoor ontstaat een product-productgroep-marktcombinatie, t.w.: Rundvlees - Vlees - Winkelbezoekers Andere combinaties zijn bv. Kip - Overig - Winkelbezoekers Kip - Vlees - Winkelbezoekers Kip - Vlees - Buffetverzorging Etc. In totaal zijn er 99 x 99 x 999 = bijna 10 miljoen combinaties te vormen. Projecten Indien u in heeft aangegeven dat u de onderbouwing vanuit projecten wenst te doen, zal deze paragraaf ingevuld dienen te worden. U kunt bij hoofdprojecten de benamingen van de lopende en de te verwachten projecten opgeven: Onder de knop Definieer kunt u per hoofdproject aangeven of u het betreffende project wenst te specificeren naar deelprojecten. In het bovenstaande voorbeeld kan het eerste project bijvoorbeeld gespecificeerd worden naar De Grutter 20, De grutter 22, De Grutter 24 etc. Vervolgens is het weer mogelijk om zo'n deelproject weer te specificeren naar subdeelprojecten. In het bovenstaande voorbeeld kun je dan denken aan bijvoorbeeld: Fundering, Staalbouw, Metselwerk, Elektra, Loodgieter, Wanden Etc.
Het is mogelijk om 99 hoofdprojecten in te vullen. Per hoofdproject kunnen weer 99 deelprojecten worden aangegeven. Daarna kunt u per deelproject weer 99 subdeelprojecten aangeven. Projecten U kunt uw prognose onderbouwen vanuit verschillende projecten. Het invullen van de onderbouwing en de namen van de projecten dient u bij de stamgegevens te doen. Bij Prognoses => Beginbalans => Activa => Voorraden kunt u het onderhanden werk per project invullen. Dit is de status van het onderhanden werk op het moment van de startdatum van de prognoses. Het scherm ziet er als volgt uit: In de kolommen worden de (sub)(deel)projecten weergegeven die in bij de onderbouwing bij de stamgegevens zijn ingevuld. In de rijen worden de onderdelen van het onderhanden werk gespecificeerd en deze kunnen dus per project worden ingevuld. Op de regels korting t/m toegerekende financieringskosten kunnen alle kosten worden ingevuld die voor een bepaald project gemaakt zijn. De meeste kosten zijn uitgesplitst in rechtstreekse projectkosten en toegerekende projectkosten. Het verschil is dat de rechtstreekse kosten specifiek voor dat project gemaakt zijn en dat Toegerekende kosten algemene bedrijfskosten zijn, die (volgens bv. een sleutel of urenbriefjes) aan een bepaald project worden toegerekend. De kosten die voor een bepaald project gemaakt zijn, maar nog niet in rekening zijn gebracht bij de afnemer, worden uiteraard niet als verlies geboekt, maar als onderhanden werk. De post onderhanden werk is in die zin te vergelijken met 'Nog te factureren omzet'. In de eerste regel kan de reeds gefactureerde omzet voor dat project worden ingevuld. Bij veel bedrijven worden projecten tussentijds gefactureerd, zodat niet alle kosten voorgefinancierd behoeven te worden. De omzetbedragen die reeds gefactureerd zijn, worden in mindering gebracht op het onderhanden werk. Het kan voorkomen dat er meer gefactureerd is dan dat er kosten gemaakt zijn en dat houdt in dat de waarde van het onderhanden werk negatief wordt. Dit komt vaak voor als de winst op een project (omzet minus kosten) pas 'genomen' wordt als het project geheel afgerond is. De 'winstneming' kan op de onderste regel ingevuld worden. De winstneming van een project is eigenlijk alleen een boekhoudkundige verwerking. De winst zou altijd het verschil tussen de omzet en de kosten kunnen zijn, maar dit zou niet overeenkomen met een reële weergave van de cijfers, omdat de omzetten en de kosten van een project vaak een grillig verloop kennen. Daarom wordt er ook vaak een inschatting gemaakt van de totale winst op een project en wordt deze verdeeld naar rato van de vorderingen van het project. Bij Omzet & inkoopwaarde kunt u het verloop van de projecten invullen. U kunt u per project de verwachte omzet, inkoopwaarde en kosten in gaan vullen. Visionplanner berekent vervolgens automatisch de mutatie van het onderhanden werk en de stand van het onderhanden werk. Kostenplaatsen Invoer: Indien u in het bezit bent van Visionplanner Enterprise kunt u kostenplaatsen toekennen bij de stamgegevens. Hiertoe heeft u drie opties: Niet: Het kan zijn dat u de kostenplaatsen niet voor elk Visionplanner bestand gebruikt. Dan hoeft u hier verder niets in te vullen. Per PMC: Dit houdt in dat uw kostenplaatsen gelijk zijn aan de bij de stamgegevens geselecteerde PMC's. Dit kunnen bijvoorbeeld uw markten of uw omzetgroepen zijn. Vrije invoer: Indien u deze optie kiest kunt u zelf kostenplaatsen toevoegen. Vervolgens kunt u deze benoemen. Meer informatie Kostenverdeelstaat Inleiding: Indien u beschikking heeft over Visionplanner Enterprise unt u gebruik maken van kostenplaatsen. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld afdelingen of businessunits, maar ook aan bijvoorbeeld accountmanagers, omzetgroepen of bijvoorbeeld vrachtauto's. Het uiteindelijke resultaat is dat er per kostenplaats uitgebreide exploitatie overzichten beschikbaar komen. Invoer: De invoer van de kostenverdeelstaat geschiedt op een aantal plaatsen in het programma. De basis wordt bij de stamgegevens gelegd. Hier dient u de omschrijvingen aan te geven. Visionplanner maakt hierbij automatisch een extra kostenplaats aan die overhead heet. Hierin kunnen kosten worden toegerekend aan de diverse kostenplaatsen. Ook de historische vergelijkingscijfers kunnen per kostenplaats worden weergegeven. Als er bij de stamgegevens is gekozen voor vrije invoer, zal er bij de actuele cijfers een mogelijkheid zijn, waar u de gewenste kostenplaats kunt invullen. Zo kunt u per PMC en per kostenplaats de posten invullen. Indien er bij de stamgegevens gekozen is voor PMC i.p.v. vrije invoer, zal de dropdown box niet verschijnen, want de invoer is al per PMC en daardoor exact gelijk aan de kostenplaats. Vervolgens worden de kostenplaatsen voorgedrukt in bij Omzet en Inkoopwaarde. Hier kunt u de omzet en de inkoopwaarde per kostenplaats invullen. Als er gekozen is voor PMC als kostenplaats, bestaat dit scherm uit een opsomming van de aangemaakte PMC's en een invoerknop voor de omzet en voor de inkoopwaarde. In deze situatie is een PMC immers gelijk aan een kostenplaats. Als er is gekozen voor vrije invoer bestaat dit scherm uit een matrix met de PMC's als rijen en de kostenplaatsen als kolommen. De invoer geschiedt dus per PMC en per kostenplaats. Als hierbij de bedragen rechtstreeks op kostenplaatsniveau worden ingevuld, wordt dit de bottum-up methode genoemd. Als de kostenplaatsen zijn aangemaakt met vrije invoer, kunnen de bedragen tevens worden ingevuld bij de kostenplaats "Overhead". Deze bedragen kunnen eventueel worden verdeeld over de andere kostenplaatsen. Het verdelen kan met behulp van de knop procentuele verdeling (%V). Dit is een schermpje met daarin een opsomming van de kostenplaatsen met een invoervak voor een percentage. Het totale percentage mag nooit groter dan 100 % zijn. Uiteraard wel kleiner, want dan worden de niet verdeelde kosten gewoon onder "Overhead" opgenomen. Let op: indien er bij de stamgegevens is gekozen voor onderbouwing vanuit projecten, verschijnt er in dit scherm behalve een knop voor de invoer van de omzet en van de inkoopwaarde, ook een extra knop voor de invoer van de projectkosten. Verder dient de invoer per kostenplaats bij de Exploitatie aangegeven te worden. Ook hier kunt u weer volgens de bottum-up methode of de top-down methode werken. Bij de kostensoorten is er dus altijd sprake van "Overhead", onafhankelijk van de gekozen methode bij de stamgegevens. In dit scherm worden namelijk de alle bedrijfskosten ingevuld en niet de rechtstreekse omzet of inkoopwaarde van een PMC. Derhalve kunnen deze kosten dus aan een kostenplaats worden toegekend, of dit nu een PMC is of een vrij ingevoerde kostenplaats. Uitvoer: In de output van Visionplanner kunt u een overzicht genereren van de exploitatiekosten per kostenplaats. Uiteraard kunt u deze ook weer vergelijken met de werkelijke cijfers. Zo heeft u snel inzage in de winstgevendheid van de kostenplaats (bv. afdelingen). Ook kunt u de totale exploitatie per kostenpost analyseren tot op kostenplaatsniveau. Uiteraard wordt veel informatie van de kostenplaatsen ook grafisch weergegeven. Businessplan Aan de hand van deze leidraad kan een businessplan worden samengesteld. Hierbij zijn de vragen die aan de orde komen te wijzigen in het bestand. Het wijzigen van de invoervragen gebeurd door te dubbelklikken op de betreffende vraag. Er verschijnt dan een scherm waar u zowel de tekst van de invoervraag kunt aanpassen, als wel de tekst van de 'hint' die verschijnt indien u de muis over de vraag beweegt. De aspecten die aan de orde komen zijn: Bedrijfsprofiel Interne analyse Externe analyse Vergelijkingsanalyses Risico analyse Tevens is er nog een voorbeeldcasus opgenomen in deze helpfile. Bedrijfsprofiel
Historie Dit onderdeel van het businessplan is bestemd om een korte toelichting te geven op de historie van de organisatie. Behalve een algemene beschrijving kan er specifiek worden aangegeven wie de oorspronkelijke oprichters zijn en of dit nog familie is. Verder kan er worden ingegaan op de grootste successen en mislukkingen uit het verleden. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld bepaalde investeringen, marktbenadering of productontwikkeling. Activiteiten Hier dient uiteen gezet te worden wat de core business activiteiten van de onderneming zijn en welke marktbehoefte de huidige producten / diensten vervullen. Organisatie De organisatiestructuur is essentieel voor een onderneming. Hier kan een beschrijving worden ingevuld van de afdelingen, staffuncties met de bijbehorende activiteiten en verantwoordelijkheden van deze organisatieonderdelen. Strategie Hier dient een beschrijving te komen van de wijze waarop de onderneming haar doelen voor de (middel)lange termijn wil bereiken. Hiertoe dient eerst de huidige omvang en de gewenste omvang (en marktpositie) op middellange termijn worden anngegeven en vervolgens de 'marsroute' hoe deze bereikt zal gaan worden. Ook dienen eventuele randvoorwaarden, normen en gedragsregels te worden opgenomen. Missie en doelstellingen Een missie (mission statement) is een kort 'statement' waar de organisatie voor staat. De missie dient richtinggevend te zijn, maar wel ruimte laten voor vernieuwing en creativiteit. Vervolgens dienen doelstellingen te worden geformuleerd en verder worden uitgewerkt. Daarbij moet ook al aangegeven kunnen worden hoe de voortgang van deze doelstellingen in de loop der tijd zal worden getoetst. Daarbij dient ook de frequentie te worden aangegeven waarop de doelstellingen zullen worden getoetst. Kritische succes factoren In deze paragraaf dienen de kritische succesfactoren voor een aantal aspecten te worden ingevuld. Een kritische succesfactor geeft het onderscheidend vermogen aan t.o.v. de concurrentie of alternatieven. Het geeft aan waarom juist voor deze onderneming gekozen wordt. De aspecten waarvoor de kritische succesfactoren dienen te worden ingevuld zijn: * afnemers * medewerkers * innovatief vermogen * producten / diensten * imago * communicatie * overige ondernemingsactiviteiten Verder kan er worden aangegeven op welke kritische succesfactoren de onderneming zich met name zal richten. Interne analyse Management Bij management dienen de leden van het 'kernteam' (management team) te worden genoemd met de bijbehorende functies en verantwoordelijkheden. Verder dient een beschrijving te worden gegeven van de managementkwaliteiten op het gebied van bijvoorbeeld organisatorische kwaliteiten, communicatieve vaardigheden, delegerend vermogen, commerciële vaardigheden, aansturing en motivering personeel, betrokkenheid bij de organisatie etc. Over het algemeen wordt het zeer positief ervaren als het management ook haar minder sterke punten weet te omschrijven. Personeel De omvang en de kwaliteit van het personeel dient te worden omschreven. Ook dienen de zogenaamde 'sleutel'-functies te worden beschreven. Dit zijn personeelsfuncties die van groot belang zijn voor de organisatie en die niet heel makkelijk op te vullen zijn. De wijze van personeelswerving kan bijvoorbeeld advertenties, internetsites of een extern bureau zijn. Het verzuiverloop kan bijvoorbeeld worden weergegeven als percentage van de arbeidstijd. Maatregelen kunnen bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, werksfeer en reïntegratie liggen. Productieproces Een productieproces bestaat veelal uit diverse fasen. Bij een timmerfabriek kan een kozijn bijvoorbeeld de fasen schaven, fresen, assemblage (lijmen) en spuiten doorlopen. Vaak is een productieproces zeer specifiek en moeten medewerkers aparte trainingen volgen om hun taken uit te kunnen voeren. Hier kan een beschrijving van de benodigde vaardigheden worden gegeven. De status van de technologie en het onderscheidend vermogen zijn essentieel voor de onderneming. Hier kunnen immers grote concurrentievoordelen behaald worden. Een efficiënt productieproces levert grote besparingen op. Het is dan ook van groot belang dat de efficiëncy zo goed mogelijk getoets wordt. Dit geldt uiteraard ook voor het voorraadbeheer. Product Een belangrijk instrument van de marketingmix is het product. Bij de producteigenschappen kunnen de rationele productwaarden worden ingevuld, maar ook de emotionele productwaarden. Rationele productwaarden zijn bijvoorbeeld: * grootte, samenstelling, capaciteit e.d. * vorm * kwaliteit * functionele eigenschappen Emotionele producteigenschappen zijn bijvoorbeeld: * status, prestige, imago * veiligheid, plezier Het assortiment kan diverse karakteristieken hebben. Zo kan het assortiment worden beschreven in termen van breedte, diepte, consistentie, hoogte en lengte. Breedte: aantal verschillende productgroepen Diepte: aantal artikelen binnen productgroep Consistentie: verwantschap tussen productgroepen Hoogte: gemiddelde prijsniveau van de producten Lengte: gemiddels aantal eenheden bij een distributiepunt Bij merkenstrategie kan gedacht worden aan: * individuele merknaam(monobranding): elk product uit het assortiment heeft een eigen merknaam * zelfde merknaam voor diverse varianten: bijvoorbeeld Lite versie en Professional versie. * paraplu- of familiemerk (multibranding): voor meerdere producten hetzelfde merk Verder kan er in dit scherm nog extra informatie worden ingevuld met betrekking tot extra services die de onderneming levert (w.o. installatie, onderhoud, helpdesk etc.) en de garantievoorwaarden. In het tweede deel kan aangegeven worden wat de verpakkingseigenschappen zijn en of deze aan de wettelijke eisen voldoet. Bovendien kunt u de verawachte toekomstige productontwikkelingen invullen. Prijs De verkoopprijs kan op diverse wijzen bepaald worden. In dit scherm kunt u één of meerdere opties selecteren en / of eventueel een toelichting op de prijsbepalingsmethode(n) aangeven. De prijsstrategie hangt nauw samen met de te voeren concurrentiestrategie. Deze bepaald voor een groot deel of uw prijzen onder, op of boven marktniveau komen te liggen.
Skimming oftewel afroomstrategie speelt in op de consumeneten die bereid zijn meer te betalen voor een nieuw product. Indien deze consumenten reeds voorzien zijn, zal de prijs dalen om zo een nieuwe groep consumenten te kunnen voorzien. Penetratiestrategie houdt in dat het product op een zo laag mogelijk prijsniveau in de markt wordt gezet om zo snel een groot marktaandeel te verwerven, waardoor er schaalvoordelen kunnen ontstaan. Eén-prijsstrategie houdt in dat er onafhankelijk van de omstandigheden altijd dezelfde verkoopprijs wordt gehanteerd. Dus ongeacht de hoeveelheid en de afnemer. Bij variabele prijzenstrategie gelden er wel verschillende prijzen voor hetzelfde product. Hierbij komt de prijs veelal uit onderhandeling tot stand. Vaste prijzen strategie is een strategie die tussen de twee vorige strategieën in zit. Afnemers in dezelfde omstandigheden krijgen een gelijke prijs, maar in andere omstandigheden kunnen ook een andere prijs krijgen. Een prijsstijging wordt veelal ondervonden als negatief voor de afnemer. Het is daarom van belang dat de communicatie helder is, betreffende een prijswijziging. Hier kunt u in het kort aangeven hoe dat u deze wijzigingen communiceert. Promotie Een belangrijk onderdeel van de promotieactiviteiten is reclame. Er zijn diverse wijzen om reclame-activiteiten te ontplooien. Hier kan een aantal voorgedefinieerde keuzen geselecteerd worden. Andere activiteiten en toelichtingen kunnen als vrije tekst worden ingevuld. Bij reclamedoelstellingen kan gedacht worden aan bijvoorbeeld: * vergroten naamsbekendheid van 40% naar 50% * Opwekken van probeeraankopen bij 10% van de gebruikers van een ander merk en 20% van de niet-gebruikers van een productsoort * verstevigen van merkentrouw Etcetera Bij beschrijving aquisitie kunt u aangeven op welke wijze u nieuwe afnemers probeert te werven. In het tweede deel kunt u aangeven welke andere promotie-activiteiten er gebruikt worden door de onderneming. Bovendien kunt u aangeven op welke wijze de reclame- en promotiedoelstellingen getoetst worden. Onder public relations wordt verstaan het onderhouden van contacten tussen de onderneming en de diverse publieksgroepen. Distributie De wijze van distributeren is afhankelijk van de plaats en het type afnemer waaraan geleverd wordt. Verder kan hier een beschrijving worden ingevuld van het distributietraject dat loopt vanaf het moment van bestelling tot en met het moment van aflevering. Een optimale distributie zorgt voor veel kostenbesparingen. Derhalve is het van belang om de efficiëncy continue te controleren en te optimaliseren. Externe analyse Omgevingsfactoren In de theorie worden een zestal veelgebruikte groepen van omgevingsfactoren genoemd die van invloed kunnen zijn op de onderneming. Er kan per component aangegeven worden elke ontwikkelingen van invloed zijn op de onderneming. Demografische factoren: Dit zijn factoren zoals bevolkingsgroei, omvang en bevolkingssamenstelling. Economische factoren: De status van de economie kan van groot belang zijn voor een onderneming. Het nationaal inkomen en het vrij besteedbaar inkomen van de consument spelen een belangrijke rol bij het bepalen van de afzetmogelijkheden. Ook internationale ontwikkelingen zijn van groot belang voor bijvoorbeeld de concurrentiepositie en valutaschommelingen. Technologische factoren: Technologische vooruitgang heeft tot gevolg dat er steeds nieuwe producten en productieprocessen ontwikkeld worden. Hierdoor kunnen er efficiëcy voordelen behaald worden bij het produceren, hetgeen tot gevolg kan hebben dat de concurrentiepositie verbetert of verslechtert wordt. Ook zal de ontwikkeling van nieuwe en / of alternatieve producten van invloed zijn op de prestaties van de onderneming. Sociaal-maatschappelijke factoren: Deze factoren spelen in toenamende mate een rol. De afnemers stellen steeds hogere eisen waaraan de producten dienen te voldoen en verwachten ook een hoge servicegraad. Denk bijvoorbeeld aan allerlei consumentenprogramma's en artikelen in de media. Ook worden er steeds hogere eisen gesteld aan de arbeidsomstandigheden van de medewerkers. Deze factoren bieden overigens ook allerlei kansen voor ondernemingen. Politieke factoren: De politiek heeft invloed op de omgeving van een onderneming. Denk bijvoorbeeld aan bestemmingsplannen, vergunningen, loonmaatregelen en arbeidsvoorwaarden. Ecologische factoren: De voorschriften ten aanzien van milieu zijn de laatste jaren steeds strenger geworden. Ook de zorg voor het landschap is in Nederland van groot belang. Marktanalyse De marktanalyse is afgeleid van een theorie van Porter. Hij gaat er van uit dat de concurrentie tussen bestaande bedrijven in een bedrijfstak beïnvloed wordt door vijf groepen factoren. Dit zijn: Invloed van leveranciers; invloed van afnemers; bedreiging van substituutproducten; toetredingsbarrières; concurrentie-intensiteit. Schematisch gezien ziet dit er als volgt uit: Er kan in deze paragraaf per factor de invloed beschreven worden. Concurrentie Hier kunnen de concurrenten en hun activiteiten beschreven worden. Bovendien kunnen hier uw sterke punten en uw zwakke punten t.o.v. de concurrentie worden toegelicht. Aandachtsgebieden die aan de orde kunnen komen zijn: kwaliteit, assortiment, prijsniveau, locatie, levertijd, imago, service en garantie. Vergelijkingsanalyse U kunt zelf allerlei vergelijkingsanalyses aanmaken. In de meegeleverde standaard Visionplanner sjablonen zijn reeds een aantal vergelijkingsanalyses opgesteld. Het scherm ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:
In het bovenste scherm ziet u de naam van het overzicht. In deze drop-dow box kunt u de diverse aangemaakte overzichten selecteren. Hiernaast staat de knop 'Overzicht', waarmee u een overzicht kunt toevoegen, verwijderen of kopiëren. Tevens is het mogelijk om hier de 'Eigenschappen' van een overzicht toe te kennen. Dat kan in het onderstaande scherm: Boven in dit scherm kan de naam van het overzicht worden ingevuld. Vervolgens kunt u het aantal keuzes bepalen waaruit gekozen kan worden bij het invullen van het overzicht. Stel dat u bij het invullen van de vergelijkingen wilt kunnen kiezen uit 'positief', 'neutraal' en 'negatief'. U vult dan bij het aantal keuzes 3 in. Vervolgens vult u de beschrijving (positief, neutraal of negatief) in bij de waarde die u er aan toe wilt kennen. Zo kan bijvoorbeeld negatief aan 1 worden gekoppeld, neutraal aan 2 en positief aan 3. Als u bij het aantal keuzes 9 invult dan kunt u neutraal bijvoorbeeld aan 5 koppelen en positief aan 9. De tussenliggende waarden zijn niet te selecteren als deze leeg gelaten worden. Als de eigenschappen ingesteld zijn kunt u met behulp van de knoppen 'Toevoegen' en 'Verwijderen' rijen en kolommen aanmaken of weghalen. De omschrijving van de rij en de kolom kunt u gewoon intypen en deze wordt in het vet weergegeven. Indien een omschrijving niet helemaal past, wordt deze toch volledig getoont indien er met de muis over heen bewogen wordt. Kopiëren uit: Met behulp van deze knop kun je overzichten die reeds in een ander bestand of sjabloon zijn aangemaakt overnemen. Let er hierbij wel op dat alle bestaande overzichten overschreven worden. Als alle rijen, kolommen en overzichtseigenschappen zijn aangemaakt, kunnen de waarden ingevuld worden. Daarna kunt u in de rapportage of in de Management informatie (radar)grafieken samenstellen. Risico analyse Sleutelpersoneel Met sleutelpersoneel wordt personeel bedoeld dat een dusdanig belangrijke functie vervult, waardoor de onderneming daar in grote mate van afhankelijk is. Met andere woorden zullen er essentiële problemen ontstaan bij plotseling vertrek van dit personeel. Het is van belang dat een onderneming dit onderkent en reeds alternatieven ontwikkeld om de problemen te lijf te gaan oindien deze zich voordoen. Inkoop / verkoop Hier kunnen de ondernemingsrisico's beschreven worden die samenhangen met de inkoop, de afzet en de voorraad. Tevens kunt u aangeven welke maatregelen getroffen zullen worden bij problemen met betrekking tot deze risico's. Veiligheid Veiligheid wordt steeds belangrijker bij ondernemingen. Dit geldt voor zowel de medewerkers als wel de klanten / bezoekers. Een ondernemeing dient bijvoorbeeld aan allerlei brandveiligheidseisen te voldoen. Bij veel bouw-, industrie en ambacht ondernemingen dienen de personeelsleden aan een standaard veiligheidsdiploma te voldoen. Tevens kan er aangegeven worden of de onderneming verzekerd is tegen bedrijfsongevallen. ICT In een moderne organisatie spelen computers en andere automatiseringssystemen een essentiële rol. Zonder deze systemen kan een onderneming zelfs (gedeeltelijk) 'lam' komen te liggen. Het is dus van groot belang dat er voldoende maatregelen worden getroffen, zoals het maken van back-up's, het zorgen voor voldoende beveiliging van gegevens en het vervangen van hardware bij calamiteiten. Financieel De financiële risico's hebben betrekking op zowel de lange als wel korte termijn. Er dient aangegeven worden hoe de financieringsstructuur (solvabiliteit) van de onderneming in elkaar zit en wat de onderneming zal doen bij plotselinge liquiditeitskrapte. Bovendien kunnen eventuele valutarisico's toegelicht worden. Verzekeringen Verzekeringen zijn er om risico's af te dekken. In deze paragraaf kan aangegeven worden welke verzekeringen afgesloten zijn. Indien er nog verzekeringen zijn die niet in het lijstje met gebruikelijke verzekeringen staat, kan deze in het toelichtingsveld worden opgenomen. Businessplan voorbeeld