Econosto Webshop 2011 Documentatie

Econosto Webshop 2011 Documentatie

Econosto Webshop 1.Loginproces 1.1 Verstrekking Inlogcodes 1.1 Nieuwe gebruikers en bevoegdheden 1.2 Gebruikersinstellingen (bevoegdheden) 1.3 Inloggen 2. Bestelproces 2.1 De bestelprocedure 2.2 Stap 1 Orderoverzicht 2.2.1 Snel artikelen invoeren 2.2.2 Orderregel wijzigen 2.3 Stap 2 Orderkop 2.3.1 Order details 2.3.2 Afleveradressen 2.4 Stap 3 & 4 Ordercontrole & Order verzenden

1.Loginproces In dit hoofdstuk zullen wij het inlogproces en het gebruikersbeheer beschrijven van de Econosto website. 1.1 Verstrekking Inlogcodes Indien u nog niet in het bezit bent van inloggegevens kunt u deze aanvragen door eerst op de button login WebShop en daarna naar Gebruiker registratie te gaan (zie pijlen). U krijgt dan een formulier te zien waar u uw gegevens kunt invoeren. Als het formulier ingevuld is (zie afbeelding hieronder) en op opslaan is gedrukt wordt het formulier verzonden. De aanvraag zal in behandelingen worden genomen en wanneer het account is aangemaakt ontvangt u zo spoedig mogelijk een loginnaam met wachtwoord.

1.2 Nieuwe gebruikers en bevoegdheden Elke debiteur krijg een beheerderaccount, de zogenaamde administrator krijgt een aantal bevoegdheden toegewezen van Econosto. De administrator kan zelf meerdere inlogcodes aanmaken voor zijn/haar collega s. Indien gewenst kan per inlogcode een verscheidenheid aan bevoegdheden toegekend worden. Het is verstandig dat de administrator meerdere inlogcodes aanmaakt, zodat ook verschillende niveaus in bevoegdheden geborgd zijn. Beheer > Instellingen > Gebruikers. U opent dan onderstaande pagina. Deze pagina biedt u een overzicht van de reeds aangemaakte gebruikersnamen, indien hier al sprake van is. Op deze pagina kunt u: de knop Toevoegen ; een nieuwe gebruiker aanmaken. de knop Verwijderen ; een gebruiker verwijderen. de knop Wijzigen ; een gebruiker wijzigen.

1.3 Gebruikersinstellingen (bevoegdheden) Rechts op dit scherm staan de bevoegdheden opgesomd die u kunt toekennen aan een gebruiker (zie pijlen). Econosto kent deze bevoegdheden toe aan de administrator bij haar klanten. Vervolgens kan deze administrator de bevoegdheden weer toekennen aan gebruikers. Wanneer Econosto een bevoegdheid niet toekent aan een klant, dan zal deze niet zichtbaar zijn op het scherm van de klant. Daarom kan uw scherm afwijken van het voorbeeld hierboven. Veldverklaring: Gebruikerrole: User of Admin hiermee kan worden bepaalt wat voor een gebruiker het is, De Admin: geeft aan of de gebruiker inlogcodes mag aanmaken en bevoegdheden mag wijzigen; Bestellen: geeft aan of de gebruiker bestellingen mag plaatsen bij Econosto; Bruto Prijs: Geeft aan of de gebruiker nettoprijsgegevens mag opvragen Netto prijs: Geeft aan of de gebruiker nettoprijsgegevens mag opvragen Voorraad: Geeft aan of de gebruiker voorraad mag inzien

1.4 Inloggen Om toegang te verkrijgen tot alle functionaliteiten van de website dient u eerst in te loggen. Dit doet u door uw gebruikersnaam (e-mailadres) en uw wachtwoord in te voeren in de velden die worden aangeduid met pijl. Vervolgens drukt u op enter of op de de knop inloggen. Als u een vinkje plaatst in het vakje Opslaan onthoudt uw computer uw inloggegevens. U hoeft deze dan niet nogmaals in te voeren als u de volgende keer de Econosto website bezoekt. Indien ingelogd kan men: - Bestellen - Voorraad inzien - Netto prijzen inzien - Documentatie downloaden (o.a. Prijslijsten, Pab2.0 / Conditie-bestanden, PDF productinformatie) - Status van lopende orders inzien (zowel online als offline orders) - Orderhistorie inzien ( zowel online als offline orders ) - Favorietenlijsten aanmaken - Top 10/100 lijsten inzien

2. Bestelproces Econosto Webshop In dit hoofdstuk zullen wij het bestelproces beschrijven. Wij gaan er allereerst vanuit dat u weet hoe u de gewenste artikelen op de website van Econosto kunt vinden. 2.1 De bestelprocedure Het bestelproces op de Econosto website bestaat uit vier stappen (zie afbeelding hieronder), respectievelijk: (1) Orderoverzicht (2) Orderkop (3) Ordercontrole (4) Order verzenden In stap 1 vindt u een overzicht van uw gewenste artikelen (winkelwagen). U kunt in deze stap alsnog artikelen toevoegen, wijzigen en verwijderen. In stap 2 voert u gegevens in die belangrijk zijn voor o.a. een juiste levering, afleverdatum van de bestelling etc. Stap 3 geeft u de mogelijkheid om uw bestelling te controleren op o.a. afleveradres, afleverdatum, netto totaalprijs etc. Uiteindelijk wordt in stap 4 uw bestelling definitief verzonden aan Econosto. 2.2 Stap 1 Orderoverzicht Nadat u de gewenste artikelen en aantal stuks heeft geselecteerd en vervolgens op de knop Bestellen of op het pictogram klikt, verschijnt u in het onderstaande scherm: Headergegevens Detailgegevens 3 4 2 1 Het bovenstaande Orderoverzicht scherm verschijnt als eerste stap in het bestelproces, dit kunt u zien als de inhoud van uw winkelwagen. Dit overzicht kan onderverdeeld worden in

headergegevens en detailgegevens. In de Header (kop) staan de volgende gegevens: status van de bestelling, datum van aanmaak, gewenste afleverdatum (in te vullen in stap 2), debiteur en de gebruiker die de order plaatst. In het detail gedeelte worden per orderregel de volgende kenmerken aangegeven: orderregelnummer, bestelcode, omschrijving, aantal, bruto eenheid prijs. 2.2.1 Snel artikelen invoeren U kunt tevens in dit scherm snel artikelen toevoegen in de Bestelcode kolom (mits u de bestelcode kent), zoals aangegeven bij pijl 1. Vervolgens kunt u het gewenste aantal artikelen invullen in de kolom Aantal (zie pijl 2). Nadat u dit heeft volbracht klikt u op de blauwe + knop om het artikel toe te voegen aan de order. Artikelen die voorradig zijn worden met een blauw vinkje weergegeven die niet op voorraad zijn worden aangegeven met een oranje uitroepteken. en artikelen 2.2.2 Orderregel wijzigen U kunt een orderregel laten vervallen door op de X knop te klikken (zie pijl 4). Indien u een orderregel wenst te wijzigen, klikt u op de knop aangegeven met pijl 3. De orderregel veranderd vervolgens in een lichtblauwe kleur (zie afbeelding hieronder), u kunt nu het aantal stuks van het artikel wijzigen (zie pijl 5), daarnaast is het mogelijk om een opmerking te plaatsen aangaande het artikel (zie pijl 6), bijvoorbeeld graag afstellen op 10bar. Nadat u de orderregel heeft gewijzigd klikt u vervolgens op de knop opslaan (zie pijl 7) of als u de regel ongewijzigd wilt laten klikt u op de annuleer knop (zie pijl 8). 6 5 7 8

2.3 Stap 2 Orderkop In stap 2 kunt u gegevens toevoegen en wijzigen, gekoppeld aan uw bestelling om uiteindelijk een juiste levering te garanderen. Het onderstaande Orderkop scherm bestaat uit twee gebieden: Order details en Afleveradressen. Orderdetails Afleveradressen Deze twee gebieden zullen we hieronder nader uitleggen.

2.3.1 Order details 1 2 3 4 In het subgedeelte order details moet u gegevens invoeren die relevant zijn voor een juiste administratieve afhandeling van uw order. In het veld Referentie (pijl 1) dient u een duidelijk referentienummer (uw inkoopordernummer of projectnummer) in te vullen. Dit is tevens een verplicht veld (aangegeven met: *) dat ingevuld dient te worden. Op het moment dat u een * veld leeg laat, is het niet mogelijk om door te gaan naar Stap 3. De verplichte velden zullen worden belicht, zoals te zien is in het onderstaande scherm. De datum wanneer de order is aangemaakt wordt weergegeven met pijl 2. Dit is een statisch veld en derhalve niet te wijzigen.

U kiest een gewenste afleverdatum door in het veld Afleverdatum te staan, dit opent vervolgens een kalander, waarna u een datum kunt selecteren, zoals hieronder is weergegeven: Weekenden alsmede feestdagen zijn niet te selecteren als afleverdatum. De status van uw bestelling (pijl 4) zal gedurende het gehele bestelproces op in behandeling staan, deze zal pas veranderen zodra u uw bestelling daadwerkelijk heeft verzonden. 2.3.2 Afleveradressen Er zijn twee soorten adressen te onderscheiden: een Afleveradres en een Afhaaladres. U kunt ervoor kiezen om uw bestelling af te leveren op een vooraf gedefinieerd afleveradres (pijl 1) of u kiest om uw bestelling zelf af te halen (pijl 2). 1 2 Uw afleveradressen zijn te beheren onder tabblad Beheer > afleveradressen (dropdown menu). Hierin kunt u adresgegevens wijzigen, verwijderen en instellen als standaard afleveradres.

2.4 Stap 3 & 4 Ordercontrole & Order verzenden In stap 3 Ordercontrole van het bestelproces is het mogelijk om uw bestelling te bekijken zoals deze door Econosto zou worden ontvangen indien u het nu zou versturen. In rij 1 kunt u de ordergegevens controleren zoals: afleverdatum, referentienummer en afleveradres. Rij 2 biedt u een overzicht van de bestelcode, aantal, bruto eenh. prijs, netto totaalprijs (wordt pas in deze stap berekend) en aantal artikelen op voorraad bij Econosto. Indien de voorraad minder is dan 1, dan verschijnt een pictogram, wat aangeeft dat u kan bellen voor actuele voorraadinformatie. U kunt deze pagina ook gebruiken als offerte, u dient dan de pagina te printen (pijl 1) en niet te versturen. 1 Rij 1 Rij 2 2 Indien u het eens bent met de ordergegevens klikt u op Order verzenden (pijl 2). Voordat de order daadwerkelijk naar Econosto wordt verstuurd, krijgt u nog een infoscherm om de order definitief te versturen, zoals u hieronder ziet: Klikt u op OK, dan wordt uw order daadwerkelijk naar Econosto verstuurd. Klikt u op annuleren dan komt u weer terug in Stap 3. Nadat u op OK (order versturen) heeft geklikt, wordt uw order verstuurd naar Econosto. U krijgt dan het onderstaande scherm te zien (Stap 4):

1 U kunt de status van uw zojuist geplaatste order toezien door op Onderhanden orders te klikken.