Business case ICT sourcing College ICP 27 April 2004 27-4-2004 Robert Mooijman
Agenda 14.00 14.45 Introductie outsourcing en achtergrond 14.45 15.00 Toelichting case 15.00 15.10 Pauze 15.10 16.15 Nadere uitwerking case
Wat is outsourcing? Definitie: Het geheel of gedeeltelijk uitbesteden van taken naar een gespecialiseerde partij, waarbij zowel activiteiten, verantwoordelijkheden, apparatuur (soms) en personeel (soms) overgaan naar de insourcende partij.
De netwerksamenleving dwingt tot selective sourcing. Uitbestede kompetentie Inbestede kompetentie als outsourcing moet, doe het dan goed!
Ontwikkeling van de NL Sourcingmarkt 18,0 16,0 14,0 12,0 Externe ICT dvl miljard Euro 10,0 8,0 6,0 uitbesteed totaal uitbesteed 4,0 2,0 0,0 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 jaar
Domeinen van ICT-sourcing Branche-expertise ICT expertise Strategisch Management Bedrijfsbeleid Informatiebeleid en -planning Tactisch Management Operationeel Management Demand mgt Demand management Service Level Mgt Cost mgt Contingency planning Availability mgt Capacity mgt Incident mgt Problem mgt Change mgt Configuration mgt Software Distribution & Control Operaties GebruiksBeheer Functioneel Onderhoud ApplicatieBeheer (inclusief pakketten) Beheer van: Servers, Werkplekken LAN, WAN Functioneel Beheer Applicatie Beheer Technisch Beheer
Succesfactoren voor outsourcing SF1 Sourcingproces beheersbaar maken met faseringsmodel Vinden van een Win-Win situatie: SF2 Positieve business case voor uitbesteding SF3 Positieve business case voor inbesteding Processen kunnen uitwisselen: SF4 Ontvlechten van processen SF5 Goed opdrachtgeverschap aan ALLE succesfactoren MOET voldaan worden
SF1 beheersbaar maken door Fasering 4. Weer in huis nemen 2. Leverancier selectie 1. Business case 5. Eigen ICTdienstverlening 3. Aansturen van de leverancier WCIT Sourcing cyclus
Opties bij afloop contract doorgaan 50-60% uitbestedende organisatie back-sourcing 14 % leverancier A vervolg-sourcing 20-30 % dying system leverancier B zorg dat je opties vasthoudt
SF4 ontvlechten en packaging ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU MSU 1 MSU 2 MSU 3 MSU 4 bijv. bijv. ASU ASU ASU bijv. bijv. ASU ASU ASU Telefonie Desktop mgt NW beheer Hosting ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU ASU potentiële ASU ASU ASU Kerncompetenties Kerncompetenties ASU: Atomic sourceable unit (technisch gezien uitbesteedbaar) MSU: Marketable sourcing unit
De aanbod- en vraagzijde van de informatievoorziening Businessgericht geen issue meer geen issue meer flexibel op tijd en op maat integratie vraagaanbod geen issue meer ICT is strategisch wapen geen issue meer geen issue meer geen issue meer geen issue meer focus op innovatie ICT is strategisch wapen Servicegericht Beheerst Klantgericht toe- afgestemd geoptigevoegdmaliseerd optimalisatie op waarde i.s.m. business voor klant via afspraken processen business pro-actief i.s.m. staat beheer klant centraal geopti- gestan- geopti- processen maliseerd, daardiseerde maliseerd: ingericht, volume en gestroomlijnd meetbaar flexibel geïntegreerde en versneld voor aanbod, processen proces start met costmgt. integrale ontwikkeling en onderhoud van business & IT geoptimaliseerd i.s.m. gebruikers gezamenlijke strategie vorming up to date informatieplanning en architectuur sturing en optimalisatie van de exploitatie afbakening helder tussen klant-it toespitsing op integraal klantgroep programma met inzicht in management consequenties vanuit van eisen en strategie wensen stabiliteit issue van klant en IT afspraken over niveau van ondersteuning en taakverdeling wijzigingen beoordeeld vanuit bus. & arch. perspectief betrokken in besluitvorming onderhandelen over basis dienstverlening wensen ICT- op elkaar strategie afgestemd afgestemd en globaal op op beleid business strategie gezamenlijke strategie vorming Klant bepaalt Klant is eigenaar Klant stuurt Technologie gedreven Exploitatie geen standaarden, geen planning, veel verstoring planmatig, onder controle Incidenten & Problemen ongestructureerd brandjes blussen: reactief P&D-catalogus, processen wijzigingen & SLM geïnitieerd, beheersbaar ingericht configuratie beschikbaar- conform proces heids- & standaarden ingericht capaciteitsbeheer reactief, geen overzicht geen geen afspraken projectmatige aanpak, ad hoc Wijzigingen & Projecten Service Delivery Ontwikkeling & Onderzoek algemene richting bepaald met weinig input van de business geen (formeel) beleid Strategie & Beleid aanspreekpunten deels belegd ad hoc Appl.-beheer & aansturing expl. af- particihandelinpatie in beginsel in gestruc- belangrijke tureerd projecten zelf op- zelf lossen/ doen regelen (Gebruikers)- ondersteuning Projectmngt. & wijzigingen Service Level Management begrip dat IT bestuurd moet worden niet Innovatie & trend watch participatie in belangrijke projecten geen relatie niet met IT Strategie & beleid klant kiest speerpunten uit ICTstrategie Klant volgt Klant kiest
SF5. Goed opdrachtgeverschap Fase V: Excellerend Fase IV: Ketengeoriënteerd Fase III: Systeemgeoriënteerd Fase II: activiteit-georiënteerd Leiderschap Mdw. Strat Midd Processen Waard Mdw. Waard kl. Waard Mtsch. Eindresultaten Fase I: Initieel Outsourcing vereist fase III / IV van het INK model
Wat zijn de voordelen van outsourcing? Kostenreductie door schaalvoordelen Kosten van vast naar variabel FTE s gaan over naar de leverancier Kosten meer flexibel Je betaalt wat je afneemt en niet wat je in huis hebt Continuïteit dienstverlening beter te borgen Betere beveiliging door kennis en afspraken Toegang tot kennis en nieuwe technologie Risico overdracht Verantwoordelijkheden duidelijker belegd Verhoging van service en kwaliteit
Aandachtspunten bij de selectie Transitie (PvA) Diensten catalogus & SLA Contract Overdracht van Personeel What s in it for me? Overdracht van Middelen Financiën Veranderingen voor de gebruikers o.a. Server Exitcondities
SLA: leg relatie met doelstellingen Missie Visie Sourcing Strategie Kritische Succes Factoren Kern Prestatie Indicatoren business case voor outsourcing + normen SLA Balanced Scorecard Rapportage de BSC piramide
Overdracht van middelen Wel overdragen efficiencyvoordeel leverancier gedurende looptijd contract Verschillende financiële oplossingen mogelijk Niet overdragen minder afhankelijk, makkelijker overgaan naar een andere leverancier Server
Financiële constructies Financiering transitiekosten boete bij voortijdig opzeggen Bonus/Malus, Credit points (combinaties van) kortingen Indexering/benchmark? opex opex transitie opex opex opex Jaar 1 2 3 4 5
Wat is een business case? Een Business Case is een ondersteunend gereedschap voor planning en besluitvorming. Het is niet louter een rekensom. Het is een integrale benadering van: MARKT het bepalen van strategie en positionering op de markt; PARTIJEN het benoemen en afstemmen van commerciële en publieke delen; SCOPE het afstemmen van ambities en doelstellingen; en FINANCIERBAARHEID het evenwicht vinden tussen kosten en (maatschappelijke) opbrengsten
Hoe vertaalt zicht dit naar een BC outsourcing? Markt Welke aanbieders zijn er op de markt voor deze specifieke diensten en voldoen die aan de eisen en wensen van de leverancier Partijen Welke partijen spelen een rol in de uitbesteding (intern/extern) Maturity van partijen (intern/extern) Outsourcing strategie /aansturing Scope (ICT) Doelstellingen Dienstenomvang en afbakening Wat wel/niet uitbesteden Financierbaarheid Kosten voor en na uitbesteding (scenario s) Uitgangssituatie
Hoofdstromen in business case outsourcing Kick of workshop met mgt huidige kosten doc. studie Dienstenaanbod leveranciers Maturity assessment workshop Afbakening pakket expert voorstel; toetsen door klant kosten uitbesteed calculatie door experts Risico-analyse workshop Eindrapport BC Plan voor Inrichten aansturing (opt) expert voorstel GO / no Go PvA
Case: Semi overheidsorganisatie Gedwongen bezuinigingen Jaarlijks ICT budget 2,5 miljoen Euro ICT afdeling: 10 FTE Kwaliteit dienstverlening: matig / slecht Professionaliteit /volwassenheid: niveau 1 2 ICT geen kerncompetentie Ondersteuning bedrijfsprocessen: matig
Doelstellingen Uitbesteden wat geen kerncompetentie is Verhoging van kwaliteit en professionalisering Verlaging van totale ICT kosten De business case: financiën, maturity en dienstenpakket
Financiën: huidige en toekomstig Bench mark: Wat kan ik verwachten van leveranciers? Welke cijfers kent men uit eerdere trajecten Wat zijn de huidige kosten? Wat weten we en wat moet je weten? Gedetailleerde kosten in RFP geven inzicht. Vergelijk! Kosten voor transitie!
Vergelijk huidige kosten toekomstige kosten Huidig budget 2,5 miljoen per jaar, hoe verdeeld? Toekomstig budget uit RFP Uitgebreide functionaliteit: Navision als ERP Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 Jaar 5 Eigen kosten 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Uitbesteding Contract kosten Contract kosten Contract kosten Contract kosten Contract kosten Transitie
De eigen kosten Exploitatie en investeringskosten Hardware + software Personeel (beheer) Verbindingen + infrastructuur Contracten met derden Investeringen in nieuwe componenten
Maturity: professionalisering en processen Beheersing en tactische sturing middels ITIL processen Vastleggen diensten: SLA + service catalogus Duidelijke verantwoordelijkheden Bedrijfsprocessen ondersteund middels een professionele tool: best practices Professionalisering neemt toe middels procesmatig werken en vastleggen van afspraken
Belangrijkste processen Vraagzijde Business Demand management Leverancier Cost management Contractkosten& doorbelasting Service Level Management Interne en externe SLA s Change management CAB changes & standaard changes Standaard changes Aanbodzijde
Dienstenpakket Alles uitbesteden behalve: Functioneel beheer Applicatie ontwikkeling Aansturing leverancier en bundeling vraag
Conclusie De uitbesteding draagt bij aan de realisatie van de doelstellingen Kosten dalen terwijl kwaliteit en functionaliteit toeneemt: zowel de dienstverlening als de tooling verbetert Inzicht in kosten voor en na de uitbesteding is essentieel om de juiste vergelijkingen te kunnen maken Doorbelasting een goed middel voor beheersing van kosten: vraagt om goed inzicht
Tot slot Uitbesteding kan leiden tot kostenbesparing en kwaliteitsverbetering. Cost management is een essentieel onderdeel bij de beoordeling van een business case Uitbesteding vraagt om een bepaalde mate van professionaliteit. never outsource a problem Beheersing van kosten ten tijde van het contract vraagt om strakke sturing Duidelijke omschrijving van het wat en de verantwoordelijkheden