9 Stiens, 24 maart 2015 Raadsvergadering: 23 april 2015 Voorstelnummer: 2015/ 21 Portefeuillehouder: drs. J.R.A. Boertjens Behandelend ambtenaar: H. Siegersma E-mail: h.siegersma@leeuwarderadeel.nl Telefoonnr. : 058-2576666. Onderwerp: Ontvlechting Middelsee ICT 2015-2016 Te nemen besluit: 1. In te stemmen met kaderstelling en uitgangspunten ten aanzien van ontvlechting en opheffing Middelsee ICT; 2. Een eenmalig budget beschikbaar te stellen voor de ICT-ontvlechting van Leeuwarderadeel van 187.500 (excl. BTW); 3. De voorgenoemde kosten te dekken ten laste van de Algemene Reserve. Korte inhoud: Met de migratie van de ICT naar het SSL van Leeuwarden is er ook een traject van ontvlechting uit de ICT Middelsee. Hiervoor wordt een voorstel gedaan hoe dit te realiseren en te bekostigen. Inleiding: Per 1 januari 2018 vindt een gemeentelijke herindeling voor een groot aantal gemeenten in Noordwest en Noordoost Friesland plaats. De bestuurlijke routes en besluitvorming om tot diverse nieuwe gemeentelijke organisaties te komen, verschillen sterk per situatie. Gemeenten wensen voor het werkveld en de bedrijfsvoering ICT tijdig in 2015 en 2016 voor te sorteren op de nieuwe organisatie en samenwerkingsverbanden die gaan ontstaan. Dit geldt in het bijzonder voor het werkveld en de bedrijfsvoering van ICT. Het ICT-beheer is door de gemeenten Ferwerderadiel, Leeuwarderadeel, het Bildt en Menameradiel nu ondergebracht in het samenwerkingsverband Middelsee ICT te Menaldum. Gemeenten werken hierbij samen op basis van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) en met de financiële afspraak dat de jaarlijkse exploitatiekosten voor Middelsee ICT voor 25% aan iedere gemeente worden doorbelast. Voor alle vier Middelsee ICT-gemeenten geldt dat de taken en werkzaamheden op het gebied het technisch ICT-beheer worden overgeheveld naar het Shared Servicecentrum Leeuwarden (SSL). Dit betekent ook dat aanwezige toepassingen met alle gegevens (data) vanuit de ICT-omgeving Middelsee naar de nieuwe ICT-omgeving van Leeuwarden overgezet dienen te worden. Een operatie die veelal met de term ontvlechting wordt aangeduid. Het inrichten van de nieuwe technische omgeving in Leeuwarden, ook wel invlechting genoemd,
maakt onderdeel uit van onze migratie ICT Leeuwarderadeel naar Leeuwarden. Doelstelling Doel van de ontvlechting Middelsee ICT is: - Het realiseren van de technische ontvlechting (applicaties, data en systemen) voor de specifieke gemeente(n) vanuit de bestaande ICT-omgevingen Middelsee ICT naar primair de ICT-omgeving van het SSL Leeuwarden; -Het realiseren van de definitieve afbouw van de bestaande ICT-omgeving en staande organisatie Middelsee nadat de technische ontvlechtingen succesvol en volledig hebben plaatsgevonden. Het eindresultaat is: -Een volledig opgeheven organisatie Middelsee ICT medio 2016. Hierna zijn er geen incidentele en structurele kosten in het kader van het samenwerkingsverband Middelsee ICT meer van toepassing; -Alle data en applicaties zijn overgedragen en in beheer bij SSL en /of bij andere door de betreffende gemeente aangewezen ICT-organisaties in beheer; -De overdracht omvat onder meer ook de overdracht, de splitsing resp. de beëindiging van de door Middelsee ICT afgesloten en beheerde contracten (licenties, service- en diensten). Kaderstelling en uitgangspunten 1. Om de continuïteit van ICT-dienstverlening voor alle gemeenten samenwerkend in Middelsee te borgen, wordt de huidige samenwerking in ieder geval tot 31 december 2015 voortgezet en wordt de huidige wijze van kostenverdeling tot deze datum in stand gehouden; 2. Voor de ontvlechting geldt dat het belang tot een gefaseerde overgang naar SSL voor iedere gemeente gelijk is. Door een individuele gemeente kan geen exclusieve prioriteit voor de uitvoering bij SSL en/of Middelsee ICT worden bedongen; 3. Gezien de onzekere factoren die de ontvlechting per gemeente vanuit Middelsee ICT bepalen, zal op peildatum van 1 juli 2015 worden beoordeeld welke situatie per 1 januari 2016 voor de gemeenten van toepassing is. Gemeenten dienen voor 1 augustus 2015 een besluit te nemen over al dan niet uittreding uit Middelsee per 1 januari 2016 in verband met afbouw van de specifieke verplichtingen voor desbetreffende gemeente(n); 4. Het is evident dat er per beëindigingsdatum van 1 januari 2016 een financiële eindafrekening voor de vier gemeenten plaatsvindt voor de gezamenlijke gevoerde exploitatie- en beheerkosten Middelsee ICT tot aan die datum. Deze financiële eindafrekening zal door een gezamenlijk te benoemen financieel controller worden uitgevoerd. 5. Indien een of meerdere gemeenten na 1 januari 2016 nog gebruik maken van het ICT-beheer door Middelsee dan zal de exploitatie tot nadere datum worden voortgezet. De specifieke kosten voor het in stand en operationeel houden van Middelsee ICT komen na 1 januari 2016 alleen voor rekening van de overblijvende gemeente(n); 6. De incidentele kosten voor de realisatie van de ontvlechting en opheffing van Middelsee worden volgens het model van de huidige kostenverdeling naar iedere gemeente voor 25% omgeslagen. Eventuele opbrengsten uit gemeenschappelijk aangeschafte apparatuur en IT-voorzieningen worden bij opheffing volgens dezelfde verdeling verrekend.
Kanttekeningen: De ontvlechting en de invlechting worden sterk bepaald door de nieuwe organisatorische context. Dit bepaalt mede te realiseren uitvoeringsplanning per gemeente: - Dit betekent dat de gemeenten Leeuwarderadeel en Ferwerderadiel de volledige ontvlechting uit Middelsee ICT, volgens hun huidige planningen, in 2015 willen realiseren; - Voor de gemeenten het Bildt en Menameradiel geldt dat dit in april 2016 de situatie is; - De volledige ontmanteling van Middelsee ICT wordt daarmee op 1 juli 2016 gerealiseerd. Aanpak/organisatie - De aanpak tot ontvlechting vindt uit risico-en beheeroverwegingen gefaseerd plaats; - De besturing van deze ontvlechting vindt plaats door het Secretarissen Overleg Middelsee (SOM). SOM treedt als opdrachtgever op; - CIM ( Coördinatie-en managementoverleg ICT Middelsee) treedt op als adviesorgaan voor SOM; - De gemeentesecretaris van Menameradiel is gedelegeerd opdrachtgever voor de staande organisatie Middelsee ICT en het project Ontvlechting Middelsee ICT; - De opdrachtnemer voor ontvlechting is een senior projectmanager van Twynstra en Gudde. Hij is belast namens de Middelsee ICT-organisatie met de projectsturing en de coördinatie naar de latende gemeenten en de overdracht naar het Shared Servicecentrum Leeuwarden; - Voor de projectuitvoering wordt zoveel als mogelijk gebruik gemaakt van de kennis en ervaring binnen de staande organisatie Middelsee ICT; - De financiële monitoring en controle voor het project ontvlechting is belegd bij de afdeling Middelen van Menameradiel. Deze afdeling is nu ook al verantwoordelijk voor de uitvoering en controle van de exploitatie Middelsee ICT. Financiële toelichting: - De totale projectkosten voor de ontvlechting zijn begroot op bedrag van 695.560 (excl. BTW). Voor de realisatie van de ontvlechting zijn totaal circa. 14.000 mensuren voorzien; - Indien rekening wordt gehouden met een risicomarge van 5% voor dit project dan is het bedrag 730.000 (excl. BTW). - In de begroting is er vanuit gegaan dat de gemeenten Leeuwarderadeel en Ferwerderadiel in het jaar 2015 volledig naar Shared Servicecentrum Leeuwarden worden gemigreerd; - Voor de financiële eindafrekening Middelsee ICT wordt een onafhankelijke financiële controller ingezet. De kosten hiervoor door het SOM begroot op 20.000 (excl. BTW); - Totale kosten bedragen 750.000. Uitgaande van 25%-regeling is het benodigd budget 187.500 voor de gemeente Leeuwarderadeel. Het gaat hier om een aanzienlijk bedrag. Daarvoor moeten onder meer wel 200 applicaties met de daarbij behorende data bestanden worden ontvlochten. Voor 60 van deze applicaties is externe deskundigheid absolute noodzaak. Gezien de complexiteit van de ontvlechtingen en de afhankelijkheden met de invlechtende gemeente(n), het Shared Servicecentrum Leeuwarden en IT-leveranciers, is er een periodieke herijking van de projectkosten afgesproken. De eerste herijking vindt op peildatum 1 juli 2015 plaats. Dekking: Het bedrag van 187.500 ten laste te brengen van de Algemene Reserve
Conclusies Raad 1e behandeling: n.v.t. Bijlagen: - Begrotingswijziging Ter inzage gelegde stukken: - Notitie SOM: Kaderstelling en beleidsuitgangspunten Ontvlechting en opheffing Middelsee ICT (versie1.0, 9 maart 2015) - Projectplan Ontvlechting Middelsee ICT (versie 1.0, 11 maart 2015). - Begroting Ontvlechting Middelsee ICT. - B&W advies Burgemeester en wethouders van Leeuwarderadeel, de secretaris de burgemeester HARRIE SIEGERSMA drs. JOOP R.A. BOERTJENS
9 Nr. 2015/21 De raad van de gemeente Leeuwarderadeel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Leeuwarderadeel d.d. 24 maart 2015; B E S L U I T: 1. In te stemmen met kaderstelling en uitgangspunten ten aanzien van ontvlechting en opheffing Middelsee ICT; 2. Een eenmalig budget beschikbaar te stellen voor de ICT-ontvlechting van Menameradiel van 187.500 (excl. BTW); 3. De voorgenoemde kosten te dekken ten laste van de Algemene Reserve. Aldus besloten door de raad voornoemd in zijn openbare vergadering van 23 april 2015, de griffier, de voorzitter, (mw. mr. G.J. Olthof) (drs. J.R.A. Boertjens)