Alle rechten voorbehouden. Deze uitgave mag voor eigen gebruik vermenigvuldigd worden in originele vorm. Het is niet toegestaan op eniger wijze wijzigingen aan te brengen in het document of layout zonder voorgaande schriftelijke toestemming van de Uitgever. Alle genoemde handelsmerken zijn eigendom van de desbetreffende eigenaar. Hoewel grote zorgvuldigheid is betracht bij het maken van deze handleiding kan de uitgever niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele fouten in deze handleiding en eventueel daaruitvoorvloeiende schade als gegevensverlies of andere gevolgschade. Eindhoven, januari 2010 Uitgever Skool BV Postbus 7923 5605 SH EINDHOVEN http://www.skool.nl e-mail: info@skool.nl Onderdeel van de Paradigit Groep
Inhoud I Inhoudsopgave 1 1.1 Introductie... 2 1.2 Activeren... 2 1.3 Backupsleutel... opslaan 2 1.4 Backup... configureren 3 1.5 Bestanden... terugzetten 5 1.6 Gebruikte... schijfruimte 9 1.7 Backup... & Restore status 10 I
Deel I
1 1.1 Introductie 2 Computerbestanden zijn kwetsbaar. Eén verkeerde beweging, een softwarebug of onjuiste afsluiting van de computer is genoeg om bestanden te beschadigen en onleesbaar te maken. Bestanden zijn ook gevoelig voor virussen, wormen en Trojaanse paarden. Deze kwaadaardige programma s kunnen onherstelbare schade veroorzaken. Het is daarom van belang dat u regelmatig backups maakt van uw waardevolle bestanden. maakt iedere nacht automatisch een reservekopie van uw gegevens. Het biedt u de zekerheid op het moment waar nodig is, u betrouwbaar en zonder moeite bestanden kunt herstellen. 1.2 Activeren Zodra uw school gekozen heeft voor het gebruik van van, wordt deze module op afstand geactiveerd door een Skool technicus. De dag na activering, zal uw server zich automatisch configureren met de standaard instellingen voor. De nacht daarna zal de initiële backup gestart worden. Afhankelijk van de omvang van uw backup kan dat enkele dagen tot een week duren. 1. De eerste keer wordt er een volledige backup van u server gemaakt. 2. Daarna wordt er iedere nacht een backup gemaakt van de data die is gewijzigd. 3. Zodra de backup vol is wordt de oudste data overschreven waar meerdere kopieën van aanwezig zijn. Het terug zoeken van data van een bepaalde datum is afhankelijk van: Grote RBU dienst Grote data die in de backup wordt meegenomen Aantal wijzigingen dat heeft plaats gevonden De grote van RBU dienst kunt u controleren door in het "ICT Beheer" scherm te klikken op "Diensten en parameters". Skool biedt de volgende RBU diensten: Remote backup 20 GB, 40Gb, 80Gb en 120Gb. 1.3 Backupsleutel opslaan Uw gegevens worden beschermd met een geheime sleutel. Deze sleutel staat alleen op uw server. Bij diefstal of brand kunnen deze gegevens dus verloren gaan. Daarom is het zeer belangrijk dat u de sleutel als bestand opslaat en buiten de school bewaart. Zonder deze sleutel kan Skool uw data niet terugzetten in het geval de server verloren gaat. Wij raden aan dat meerdere mensen een kopie van de backupsleutel bewaren, bijvoorbeeld de ICT-er en directie. Maak meerdere kopieën van de backupsleutel. Zonder deze sleutel kunnen bij brand of diefstal van de server geen gegevens
3 hersteld worden! Om de backupsleutel op te slaan volgt u de volgende stappen: 1. Klik op het icoon Backup in het ICT Beheer scherm. 2. Voer de pincode in en klik "download sleutel". 3. Kopieer deze bijvoorbeeld op een USB-stick, op een externe harde schijf of op schrijfbare CD en bewaar deze op bij uw andere vertrouwelijke documenten buiten de school. 1.4 Backup configureren Om de omvang van de backup aan te passen kunt u ervoor kiezen om niet alles te backuppen. Zo kunt u bepaalde bestandstypen uitsluiten en kunt u onderscheid maken tussen het backupprofiel van leerkrachten enerzijds en leerlingen anderzijds. Dit kan nodig zijn als de omvang van de data die in de backup wordt geplaatst te groot is voor het medium waar het moet worden opgeslagen. Foto's, muziek en films nemen veel ruimte van de backup in beslag nemen. Door deze niet in de backup mee te nemen houdt u de opslag vrij voor andere data. Om de omvang van de backup aan te passen volgt u de volgende stappen: 1. Klik op het icoon Backup in het ICT Beheer scherm. Let op: Dit icoon is alleen zichtbaar als u gebruik maakt van Tape Backup en Restore of. Indien u besloten hebt geen backups te maken, is dit icoon niet zichtbaar.
4 2. Klik onder het kopje Backup configureren op omvang van de backup aanpassen. 3. Nu wordt getoond wat de huidige bestandsselectie is van uw backup. Door vinkjes te plaatsen of juist weg te halen kunt u uw selectie aanpassen. Klik op opslaan zodra de aanpassingen in de selectie gereed zijn. De nieuwe selectie zal bij de eerstvolgende backup worden gebruikt.
5 4. LET OP: Als u bepaalde bestands extensies wilt uitsluiten uit de backup vinkt u deze aan. U kunt dit voor de volgende 3 groepen instellen: Backup data van niet leerlingen Backup data van leerlingen Backup data van samenwerkingsgroepen 1.5 Bestanden terugzetten Het terugzetten van bestanden gebeurd niet direct, maar vindt plaats door middel van het inplannen van zogenaamde terugzet-taken. Hiermee geeft u aan welke bestanden u terug wilt plaatsen. Zodra u de opdracht bevestigd heeft, wordt de taak ingepland en op de achtergrond uitgevoerd. Indien u Tape Backup & Restore gebruikt moet u er rekening mee houden, dat u alleen meerdere terug-zet-taken kunt inplannen als deze taken bestanden van dezelfde tape moeten halen. Om bestanden terug te zetten volgt u de volgende stappen: 1. Klik op het icoon Backup in het ICT Beheer scherm.
6 Let op: Dit icoon is alleen zichtbaar als u gebruik maakt van Tape Backup en Restore of. Indien u besloten hebt geen backups te maken, is dit icoon niet zichtbaar. 2. Selecteer op welke manier u de bestanden wilt selecteren die u terug wilt zetten, door te klikken op een van de volgende opties onder het kopje Backup terug zetten (stap 1 van 4)". Bestanden van een gebruiker terug zetten Per geselecteerde gebruiker kunt u bestanden selecteren van een bepaalde datum om deze terug te zetten. Dossier van een gebruiker terug zetten Iedere leerling binnen uw Skool omgeving heeft een leerlingdossier. Hiermee zet u het dossier van een te selecteren leerling terug. a. Profiel van een gebruiker terug zetten Iedere gebruiker binnen uw Skool omgeving heeft een profiel waarin MS Windows gerelateerde instellingen worden opgeslagen. Hiermee zet u het profiel van een te selecteren gebruiker terug. b. Bestanden van een groep gebruikers terug zetten Hiermee zet u bestanden terug uit een te selecteren groepsmap. c. Bestanden van een samenwerkingsgroep terug zetten Hiermee zet u bestanden terug uit een te selecteren samenwerkingsgroepsmap. 3. Afhankelijk van de keuze gemaakt in stap 2, selecteert u in stap 2 van 4 van het terug zetten van bestanden een gebruiker of een (samenwerkings)groep waarvan u bestanden wilt terug zetten. In dezelfde stap selecteert u ook de datum waarop de bestanden die u wilt terug zetten waren zoals u ze nu terug wilt zetten. (De schermafdruk toont het selecteren van een gebruiker.)
7 4. Klik op volgende stap om verder te gaan. 5. Er wordt nu gezocht naar de door data op basis van uw selectiecriteria. In het scherm van stap 3 van 4 van het terug zetten van bestanden verschijnt een lijst van bestanden en mappen, waarop u een nauwere selectie op kunt toepassen. Daaronder treft u een overzicht van de bestanden aan zoals ze in de backup aanwezig zijn. Het scherm heeft een boomstructuur zoals in de Windows Verkenner. Door nu een bestand of map aan te klikken worden de namen in de velden eronder ingevuld. Op het moment dat u een map selecteert wordt alle onderliggende mappen en bestanden ook teruggezet. Indien u alle bestanden van een gebruiker wilt terugzetten kunt u een vinkje plaatsen naast Data van <gebruikersnaam>. Hiermee worden alle bestanden van de huidige gebruiker teruggezet. In het veld terug te zetten bestand of map verschijnt hierbij een slash-teken ( / ) om aan te geven dat alle data terug gezet gaat worden. 6. Als u bij "stap 1 van 4" heeft gekozen voor het terugzetten van bestanden van gebruikers uit een(samenwerkings)groep dan worden alle gebruikers uit de door u geselecteerde groep getoond. Met de vinkjes kunt u aangeven van welke gebruikers de data teruggezet dient te worden. Indien u makkelijk alle data in één keer wilt terugzetten vink dan data van alle gebruikers terugzetten aan 7. LET OP: Bij het terugzetten naar de originele locatie worden bestaande bestanden met dezelfde naam overschreven. Het is aan te raden om te kiezen voor terugzet locatie "tijdelijke map boxrestore".
8 Veldnaam Omschrijving Zoek bestand of map Gebruik dit veld om binnen de eerste selectie te zoeken naar een specifiek bestand of map door hier de zoekterm in te voeren. Klik op het "pijltje". Gebruiker Skool vult hier automatisch de gebruiker in van wie u bestanden of mappen wilt terug zetten. Terug te zetten bestand of map Zodra u in het selectiescherm een bestand of map selecteert, wordt hier de naam van de bestand/map weergegeven. Terugzet-locatie Selecteer hier of u de bestanden/mappen terug wilt zetten naar een tijdelijke map of naar de originele locatie.
9 Let op: Bij het terug zetten naar de originele locatie worden bestaande bestanden met dezelfde naam overschreven! 7. Klik op volgende stap om de selectie te bevestigen en de terug-zet-taak in te plannen. 8. Klik op terug naar stap 1 om terug te keren naar het Backup en Restore scherm. 9. De restore voor het terugzetten van de data start binnen 1 uur. Het is afhankelijk van de grote van de data die u terug wilt halen hoe lang het duurt voor deze uit de backup is gehaald. U kunt onder het menu "Backup/restore status" zien of de restore klaar is, zodra deze op 0 taken staat is het in orde. 10.Als u de data op de originele plaats hebt terug gezet kunt u dit op dezelfde locatie terug vinden. Als u heeft gekozen voor boxrestore gaat u naar de samenwerkingsgroep ICT beheer, hier vind u de map "boxrestore". 11.Als u de gewenste data niet terug kunt vinden maak dan een incident aan en geef de exacte locatie en naam van het bestand door dat u terug wilt plaatsen. Voorbeeld: Gebruiker: Klaas Klomp Locatie & naam bestand: Mijn documenten\rapporten\groep 3\rapport.doc 1.6 Gebruikte schijfruimte Om inzicht te bieden in de grote schijfruimte-verslinders op uw school, wordt iedere nacht de op uw server in gebruik zijnde schijfruimte geïnventariseerd. De uitkomst van die inventarisatie kunt u als volgt bekijken: 1. Klik op het icoon Backup in het ICT Beheer scherm. Let op: Dit icoon is alleen zichtbaar als u gebruik maakt van Tape Backup en Restore of. Indien u besloten hebt geen backups te maken, is dit icoon niet zichtbaar. 2. Klik onder het kopje Gebruik schijfruimte op gebruikte lokale schijfruimte van gebruikers en samenwerkingsgroepen bekijken.
10 3. In het overzicht dat hierna verschijnt, kunt u per gebruiker of samenwerkingsgroep de gebruikte schijfruimte bekijken. Op basis hiervan kunt u besluiten om de omvang van de backup voor sommige gebruikers aan te passen of om grootverbruikers te adviseren in het beperken van de gebruikte schijfruimte. Het is binnen SkoolControl niet mogelijk een gebruikerslimiet in te stellen. 1.7 Backup & Restore status Onderaan het Backup en Restore scherm en onderaan alle terugzet schermen wordt steeds een kort Backup/restore status blokje afgebeeld, zodat u steeds goed geïnformeerd bent over de status van uw backup en terug zet taken.
11 1. Klik op het icoon Backup in het ICT Beheer scherm. Let op: Dit icoon is alleen zichtbaar als u gebruik maakt van Tape Backup en Restore of. Indien u besloten hebt geen backups te maken, is dit icoon niet zichtbaar. In dit blokje vindt u de volgende elementen terug: 1. Backup methode Hier vindt u terug welke backup methode u gebruikt. 2. Gebruik Schijfruimte Indien u gebruikt, wordt hier het percentage van uw backup quotum dat u in gebruik heeft vermeld. Als u Tape Backup gebruikt, kunt u hier de status waarin uw tape drive zich bevindt terug vinden. Als deze op rood staat ontvangt de ICT-er iedere keer bij het inloggen onderstaande melding. U kunt dit verhelpen door bestanden uit te sluiten in de backup of de RBU dienst te vegroten. 3. Backup quota Hier ziet u of uw backup quota in orde is.
12 4. Ingeplande terugzet taken Hier vindt u hoeveel taken u hebt ingepland om bestanden terug te zetten.