Handleiding V-Base Dit document bevat een beknopte handleiding voor het gebruik van de Windows versie van V-Base. Inhoud 1. starten V-Base... 2 2. zoeken / toevoegen personen... 3 3. inzending (reçu) en goederen toevoegen... 4 4. registreren bieders voor veiling... 6 5. Invoeren van (schriftelijke) biedingen... 7 6. Veilen... 8 7. Afrekenen kopers... 9 8. Afrekenen verkopers...10 9. E-Docs: afdrukken en verzenden van facturen en rapporten...11 10. Export naar boekhouding...12 11. website en catalogus...13 12. Abonnementen...14 a. Nieuwe abonnementen...14 b. Abonnementen exporteren...14 13. Index...15 handleiding V-Base april 2014 blz. 1 / 15
1. starten V-Base V-Base opent het veilingenscherm en de standaardveiling die de laatste keer is gekozen. Wijzig -indien gewenst- deze standaardveiling door de juiste veilingregel te selecteren en op de knop standaardveiling: te klikken. handleiding V-Base april 2014 blz. 2 / 15
2. zoeken / toevoegen personen a. Ga naar het personenscherm (open eventueel een nieuw venster vanuit het hoofdmenu, zie hiernaast) b. Vul de postcode en het huisnummer in en toets [Enter]. c. Indien de juiste persoon al in het systeem voorkomt: ga door naar 3 d. Indien gezochte persoon niet wordt gevonden: - verifieer bij de klant dat deze niet verhuisd is; - klik op groene plus linksboven om een nieuwe persoon toe te voegen, controleer de gegevens en druk op volgende e. Vul daarna de rest van de persoonsgegevens in en druk op voltooien. f. Nu kunnen eventueel nadere contactgegevens worden aangevuld handleiding V-Base april 2014 blz. 3 / 15
3. inzending (reçu) en goederen toevoegen a. Kies inzendingen goederen en druk op groene plus. Nu maakt V-Base een nieuwe inzending aan voor deze gebruiker. Controleer en vul zo nodig de details aan. b. Klik op en vul alle op dat moment bekende details in. Het bovenste (gele) gedeelte van het scherm heeft betrekking op het goed zelf, het onderste (blauwe) gedeelte bevat specifieke gegevens over dit goed in een gekozen veiling. Indien een goed (opgehouden of teruggetrokken) wordt herveild komt er een blauw gedeelte bij. c. Het veld artist geeft toegang tot een bestand van kunstenaars. Door beginletter(s) van de achternaam te typen komt een lijst naar voren. Indien niet gevonden kan met de naastgelegen knop een kunstenaar worden toegevoegd (indien de gebruiker daartoe geautoriseerd is). d. Factuuromschrijving is facultatief, standaard wordt de (catalogus) omschrijving op facturen afgedrukt e. Een illustratie kan toegevoegd worden door met de muis een foto naar het goederenscherm te slepen, of door op de groene plus rechts in het kader te klikken en een (foto)bestand te kiezen. handleiding V-Base april 2014 blz. 4 / 15
f. Het toekennen van het goed aan een veiling en rubriek gebeurt via een hulpscherm dat met de knop naast het rubriekveld wordt geopend. g. Door op de + naast het kavelnummer te klikken wordt het eerstvolgende vrije kavelnummer in de gekozen rubriek ingevuld. h. en u keert terug in het inzendingscherm. Voeg indien nodig het volgende goed toe en herhaal bovenstaande. i. Afdrukken ontvangstbewijs Indien alle goederen aan de inzending zijn toegevoegd kan het ontvangstbewijs worden afgedrukt: klik op rapporten -> ontvangstbewijs Het ontvangstbewijs is de lijst van ingezonden goederen met afspraken over de te hanteren tarieven die door de inzender wordt ondertekend. Deze kan in principe maar één keer worden afgedrukt (gebruikersautorisatie) handleiding V-Base april 2014 blz. 5 / 15
4. registreren bieders voor veiling a. Controleer of juiste standaardveiling is gekozen b. Controleer of de bieder al in het systeem staat en zoek deze op (zie zoeken / toevoegen personen) en voeg deze zo nodig toe c. Kies tab Biednummers en druk op d. Het systeem stelt het laatst uitgegeven biednummer + 1 voor. Tevens staat op de daaronder gelegen knop het hoogst reeds uitgegeven biednummer van deze veiling. Pas eventueel aan en druk op [Enter]. Het systeem controleert op dubbele biednummers en voegt indien OK- een regel toe. handleiding V-Base april 2014 blz. 6 / 15
5. Invoeren van (schriftelijke) biedingen Ingevoerde schriftelijke biedingen in V-Base worden getoond op het scherm van de veilingmeester (clerk) en in het veilingboek, gesorteerd op bedrag (van hoog naar laag). Indien twee biedingen gelijk zijn wordt het de eerst ingevoerde bovenaan gezet. a. Controleer of juiste standaardveiling is gekozen b. Controleer of de bieder al in het systeem staat en zoek deze op (zie zoeken / toevoegen personen) en voeg deze zo nodig toe c. Kies tab Biedingen en druk op d. Indien de bieder nog geen biednummer in deze veiling heeft wordt deze eerst toegevoegd (registreren bieders voor veiling), anders komt het bieding-scherm meteen naar voren e. Voer in het zoekveld het (begin van het) gewenste kavelnummer in en klik op de juiste regel in overzicht in de rechterkolom. Vul de rest van de velden in en klik op knop bieding toevoegen f. Voer eventuele andere biedingen van dezelfde bieder in door opnieuw op drukken. te handleiding V-Base april 2014 blz. 7 / 15
6. Veilen a. Controleer bovenin het hoofdmenu of de juiste standaardveiling is gekozen b. Startdatum en einddatum van veiling controleren De veiling kan alleen gestart worden tussen de start- en einddatum c. Klik op het menu-item veilen d. Kies de juiste rubriek en eventueel het startkavel e. Met de + en toetsen van het numerieke deel van het toetsenbord worden de hamerbedragen volgens een tevoren afgesproken schema opgehoogd en eventueel verlaagd. Schriftelijke biedingen worden linksonder weergegeven, gesorteerd op hamerbedrag en tijd van bieding (bij gelijke bedragen staat de oudste bieding boven). f. Als het kavel verkocht is wordt het biednummer ingevuld. De status zal bij een ingevuld biednummer standaard op verkocht staan, anders opgehouden. Dit kan handmatig aangepast worden. Indien het biednummer geregistreerd staat wordt de naam van de koper in het scherm getoond. g. Met <Enter> of <TAB> (of met de muis) wordt een volgend veld of kavel gekozen. handleiding V-Base april 2014 blz. 8 / 15
7. Afrekenen kopers a. Controleer standaardveiling b. nb: alle nog niet afgedrukte koopfacturen van een veiling kunnen in één batch afgedrukt worden vanuit hoofdmenu -> beheer -> koopfacturen c. Open personenscherm d. Vul het biednummer van de klant in. De door de bieder gekochte goederen worden getoond e. vul eventueel additioneel bedrag en bijbehorende specificatie in. f. Klik op knop Koopfactuur g. Controleer de factuur op het scherm en druk op knop vastleggen en print indien akkoord. h. Als de koper betaald heeft kunnen gekochte goederen worden vrijgegeven voor aflevering. Druk hiertoe rechtsboven in het scherm op de knop alles. Ook is het mogelijk goederen stuk voor stuk vrij te geven, druk daarvoor op per kavel en vink de vrij te geven goederen aan. handleiding V-Base april 2014 blz. 9 / 15
8. Afrekenen verkopers a. Controleer standaardveiling b. nb: alle nog niet afgedrukte verkoopfacturen van een veiling kunnen in één batch afgedrukt worden vanuit het hoofdmenu -> beheer -> verkoopfacturen c. Open personenscherm, typ [Alt]-i, geef het inzendingnummer gevolgd door [Enter] waarna het betreffende reçu wordt geopend. d. Open rapporten en klik op factuur e. Controleer de factuur op het scherm en klik op vastleggen en printen indien akkoord. handleiding V-Base april 2014 blz. 10 / 15
9. E-Docs: afdrukken en verzenden van facturen en rapporten Onder E-Docs verstaan we de mogelijkheden in V-Base om klanten overzichten en facturen te sturen in de vorm zoals de klant die wil: op papier en/of per e-mail en eventueel in een taal naar keuze. Tevens wordt de archivering van documenten door dit systeem verzorgd, met naar keuze: pdf formaat naar een map op een computer e-mail naar gedefinieerd postvak op papier naar daartoe aangewezen printer Per rapport of factuur is het volgende configuratiescherm beschikbaar (onder de knop instellingen): handleiding V-Base april 2014 blz. 11 / 15
10. Export naar boekhouding a. Kies in het hoofdmenu voor de optie beheer -> export boekhouding b. Controleer het exportpad bovenin het scherm. c. Controleer de ingevulde grootboekrekeningen e.d. d. Indien akkoord druk op gewenste exporteren knop. Gegevens over debiteuren, crediteuren en financiële mutaties van alle facturen welke nog niet geëxporteerd zijn worden naar.csv bestanden geschreven. nb: indien (van overheidswege) BTW percentages veranderd zijn moeten ook de bijbehorende exportparameters gewijzigd worden! handleiding V-Base april 2014 blz. 12 / 15
11. website en catalogus Exporteren a. Controleer / selecteer de gewenste standaardveiling. b. Kies in het hoofdmenu werken met c. Kies de juiste lay-out (b.v. Catalogus ) d. Klik op en kies bestandsnaam en locatie. Catalogus direct in V-Base genereren a. Controleer / selecteer de gewenste standaardveiling b. ga in het hoofdmenu naar rapporten -> catalogus handleiding V-Base april 2014 blz. 13 / 15
12. Abonnementen a. Nieuwe abonnementen Nieuwe abonnementen moeten worden aangemaakt bij de abonnee: zoek de juiste persoon op in het personenscherm, klik op tab abonnementen en druk op de groene plus. Kies het gewenste type abonnement uit het pull-down menu en sluit af door op de juiste jaargang te klikken. b. Abonnementen exporteren 1. Kies in het hoofdmenu werken met 2. Kies de gewenste jaargang (indien deze niet de huidige is) 3. Kies het gewenste abonnement 4. Klik handleiding V-Base april 2014 blz. 14 / 15
13. Index Abonnementen, 12 Afrekenen, 8, 9 biedingen, 6, 7 Biednummer, 5 boekhouding, 10 catalogus, 11 contactgegevens, 3 factuur, 8, 9 hamerbedrag, 7 inzender, 3, 5, 6 Koopfactuur, 8 personenscherm, 3, 8, 9 reçu, 4, 9 rubriek, 4, 7 standaardveiling, 2, 5, 6, 7, 8, 9, 11 Veilen, 7 veilingenscherm, 2 verkopers, 9 handleiding V-Base april 2014 blz. 15 / 15