INFORMATIEBERICHT HR-coördinator 1 voltijdse contractuele functie Het is voor haar hoofdkantoor in Asse op zoek naar een gemotiveerde, dynamische (m/v) HR-coördinator, 1 voltijdse contractuele functie van onbepaalde duur, Loonschaal L1 conform de schalen van de Vlaamse Gemeenschap (paritair subcomité 319.01). Functie: Als rechterhand van de directeur sta je in voor het dagelijks personeelsbeheer en beleid in functie van de missie en visie van het CAW. Je bent de sleutelfiguur voor het personeelsbeleid en het aanspreekpunt en vertrouwenspersoon voor alle medewerkers en de directie. Je bent verantwoordelijk voor o.a. een correcte personeels- en loonadministratie het interne en externe selectieproces en onthaal van nieuwe medewerkers de opvolging van de personeelsplanning de ontwikkeling van een competentiegericht personeels- en vormingsbeleid Profiel: je bent een echte bruggenbouwer met een open, proactieve aanpak en als people coach altijd aanspreekbaar je bent communicatief, flexibel en sociaal ingesteld je hebt een ruime visie, zin voor initiatief en een sterk verantwoordelijkheidsgevoel je kan beleidsmatig en methodisch werken je bent gedreven en hebt een open en leergierige houding je hebt inzicht in loopbaanontwikkeling en competentiebeleid je beschikt bij voorkeur over een masterdiploma (of gelijkwaardig) en vakkennis van HRM en personeelsbeleid (sociale wetgeving & arbeidsrecht) pluspunt: relevante ervaring en kennis van de welzijnssector en context van hulpverlening Wij bieden een boeiende en afwisselende functie met een ruime verantwoordelijkheid in een aangename werksfeer, waarbij werken in een team essentieel is en waarbij je met alle facetten van de samenleving in aanraking komt ruime opleidings- en ontplooiingsmogelijkheden een aantrekkelijk loon conform de schalen van de Vlaamse Gemeenschap (paritair subcomité 319.01) caw-se-doc-20130819 (informatiebericht HR-coördinator) pagina 1
SELECTIEPROCEDURE Na een screening van de cv s op motivatie, overeenstemming van de kandidaat met de vooropgestelde competenties en ervaring, worden de weerhouden kandidaten uitgenodigd voor een assessment. Dit assessment is afgestemd op de functiebeschrijving en bestaat uit: gestructureerde vragenlijsten i.v.m. persoonlijke eigenschappen, intellectuele en cognitieve vaardigheden; simulatieproeven; een zelfevaluatie; een diepte-interview om te peilen naar o.a. de motivatie en interesse voor het werkterrein, kennis en ervaring Die kandidaten die geslaagd zijn voor dit assessment worden uitgenodigd voor een grondig sollicitatiegesprek met de directie, een afgevaardigde van de Raad van Bestuur van het CAW en CC Select. FUNCTIEBESCHRIJVING - OPDRACHT EN VERANTWOORDELIJKHEDEN 1) Functie Graadnaam: HR coördinator Functienaam: HR coördinator Barema: L1 Functiegroep: beleidsmedewerkers Team: Staf Afdeling: 2) Doel van de entiteit De personeelsdienst staat in voor het dagelijks personeelsbeheer en beleid in functie van de missie en visie van het CAW. De dienst is het aanspreekpunt op het vlak van personeelsbeheer en beleid voor alle medewerkers en de directie. 3) Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan de directeur. Geeft leiding aan en coacht alle medewerkers van het team. caw-se-doc-20130819 (informatiebericht HR-coördinator) pagina 2
4) Kerntaken 1. Begeleiden en coachen van medewerkers Door in te staan voor het personeelsbeleid van de entiteit, medewerkers motiveren en coachen Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen signaleren van wervings- en vormingsbehoeften verantwoordelijk voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de entiteit 2. Coördinatie en leiding van de entiteit Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit waken over de uitvoering van de opdrachten begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers in overleg met het directieteam bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de entiteit zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit instaan voor de continuïteit van de entiteit uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken kwaliteitszorg implementeren en opvolgen caw-se-doc-20130819 (informatiebericht HR-coördinator) pagina 3
coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk 3. Projectmatig werken Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende en dienstoverschrijdende projecten. Doel: het meetbaar maken van vooropgestelde doelen, het tijdelijk bijeenbrengen van verschillende kennis en disciplines en het doorvoeren van veranderingen de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter beschikking stellen van de organisatie opstarten van projectgroepen ondersteunen van projectgroepen formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau worden gehouden 4. Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen organiseren van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau vakgerichte informatie raadplegen caw-se-doc-20130819 (informatiebericht HR-coördinator) pagina 4
5. Personeelsadministratie Instaan voor de opmaak en het opvolgen van de persoonlijke dossiers van de personeelsleden. Doel: de informatie over de loopbaan van de verschillende personeelsleden up-to-date houden meewerken aan de personeelsplanning en opvolgen van de personeelsbezetting opmaken van diverse overeenkomsten en formulieren bijhouden van verloven en afwezigheden bijhouden van het tijdsregistratiesysteem bijhouden van verschillende vergoedingen (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, onregelmatige prestaties, ) opvolgen van doorschalingen opvolgen personeelssubsidies ingeven en opvolgen van de Dimona-dossiers verzorgen van de briefwisseling inzake personeelszaken bijhouden van gegevens voor de pensioendossiers opmaken en opvolgen van de RSZ- aangiften opvolgen ziekteverzuim, arbeidsongevallen secretariaat van het bijzonder overlegcomité en het hoger onderhandelingscomité met de representatieve vakorganisaties 6. Reglementen m.b.t. personeel Het opmaken en opvolgen van de reglementen m.b.t. personeelsaangelegenheden rekening houdend met de steeds wijzigende regelgeving. Doel: zorgen voor een correct juridisch kader voor personeelsbeheer en -beleid opmaken van ontwerpteksten voor de arbeidsreglementen en andere personeelsgerelateerde documenten realiseren van een uniforme toepassing van de regelgeving meehelpen aan de opmaak van ontwerpteksten voor personeelsgerelateerde documenten (o.a. arbeidsreglement, ) bewaken van en inhoud geven aan arbeidsomstandigheden, - voorwaarden, - voorzieningen en - relaties advies verlenen aan het directieteam m.b.t. personeelsbeleid en - beheer deelnemen aan of voorzitten van het syndicaal overleg begeleiden van vertrouwenspersoon caw-se-doc-20130819 (informatiebericht HR-coördinator) pagina 5
7. Personeelsbeleid Trachten vanuit een gericht personeelsbeleid te werken aan de ontwikkeling van de competenties van de diverse medewerkers. Doel: behouden en ontwikkelen van de aanwezige competenties opstellen van een personeelsbehoeftenplan, organogram en formatie ontwikkelen van een visie over personeelszaken en beleid instaan voor externe en interne selectie instaan voor onthaal nieuwe medewerkers opvolgen van de evaluaties instaan voor het vormingsbeleid advies verlenen aan het directieteam m.b.t. personeelsbeleid en - beheer aansturen en coachen van de leidinggevenden rond leiderschap en in hun taken als 'personeelsmanager' van hun entiteit Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. caw-se-doc-20130819 (informatiebericht HR-coördinator) pagina 6
5) Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. 1) Technische Competenties Niveau Cluster Competentie elementair voldoende grondig Management en beleid Communicatiemanagement X HR-management X X X Strategisch management X X Financieel management X PC-Vaardigheden Presentaties X Rekenbladen X X Software eigen aan de functie X Tekstverwerking X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X X Wetgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X X caw-se-doc-20130819 (informatiebericht HR-coördinator) pagina 7
2) Gedragscompetenties Niveau Cluster Competentie elementair voldoende grondig Beheersmatige vaardigheden Plannen en organiseren X X Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X Kwaliteit en accuraatheid X X Leiderschap Coachen X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X Probleemoplossend gedrag Besluitvaardigheid X X Klantgerichtheid X X Interactief gedrag Empathie X X Overtuigingskracht X X Teamwerk en samenwerken X X KANDIDAATSTELLING Interesse in deze functie? Solliciteren kan enkel door een ingevuld sollicitatieformulier (zie website CC Select) en een kopie van je diploma (eventueel aangevuld met je cv), te bezorgen aan - P/A CC Select - Vliegvelddreef 9-1082 Brussel We ontvangen je sollicitatie graag ten laatste op 16 september 2013 (poststempel). We garanderen een strikt vertrouwelijke en correcte behandeling van je sollicitatie. caw-se-doc-20130819 (informatiebericht HR-coördinator) pagina 8