OVER ONS Managing Partners Vincent Egt, Jaco Verseveld, Jurriaan Balleur Consultant Jurriaan Balleur Developers Jaco Verseveld, Bas van der Graaf, Axel Bons Accountmanager Bram Roodenburg Inside sales Jessica van den Blink Yoobi Support Mercedes Gonzalez Pos Marketeer Sarah Kocken Bezoekadres Curieweg 7, 3208 KJ Spijkenisse Postadres Postbus 131, 3200AC Spijkenisse T: +31 (0)181 69 76 70 F: +31 (0)181 69 76 73 sales@yoobi.nl www.yoobi.nl www.yoobicrm.nl www.e-dynamics.nl @Yoobi_NL @Yoobi_EN @YoobiCRM @E-dynamics_NL Onderwerpen 02 Waarom heb je een CRM nodig? 03 De voordelen van Yoobi 04 Meer met CRM 06 Mobiel CRM 08 CRM en (e-mail)marketing 07 Meer informatie Yoobi is een product van e-dynamics B.V. Yoobi e-book I 01
WAAROM HEB JE EEN CRM NODIG? Customer Relationship Management (CRM) is software voor het beheren van klanten en het onderhouden van relaties met deze klanten. Het geeft een beeld van de klant, de producten (of diensten) die zij afnemen, de contactmomenten die zij hebben gehad met jouw organisatie en de financiële resultaten hiervan. Wat voegt een CRM toe? Door een CRM systeem te gebruiken en te onderhouden, creëer je een belangrijke bron van prospect- en klantdata. Een analyse van deze data geeft de organisatie inzicht in het verkooptraject. Op die manier helpt de informatie bij het signaleren van verkoopkansen en het bepalen van de strategie. De toegevoegde waarde van een goed CRM wordt tastbaar als je die informatie gebruikt om richting te geven aan de organisatie. Gerichter verkopen met CRM Plan taken, afspraken en activiteiten in Neem afspraken uit Yoobi automatisch over in je agenda Yoobi laat zien welke contactpersonen aandacht nodig hebben Maak koppelingen tussen relaties en organisaties zichtbaar Visualiseer verkoopresultaten Eenvoudig relaties groeperen en sorteren Offreer in jouw huisstijl en laat offertes digitaal accorderen Handige workflow opties voor het automatiseren van taken Sla vanuit je mailbox contactgegevens, e- mails en bijlagen op in CRM Koppelingen met o.a. MailChimp, Gmail, Outlook en Act-On Mobiel CRM via de Yoobi app Yoobi e-book I 02
DE VOORDELEN VAN YOOBI CRM Basismodule In de basis module van Yoobi hebben alle gebruikers toegang tot de details van een relatie en taken en activiteiten, zonder dat hier extra CRM licenties voor aangeschaft hoeven worden. Zo kan iedereen samenwerken aan klantactiviteiten en heeft iedereen zicht op taken die open staan. Kom je afspraken op het juiste moment na. Yoobi helpt je hierbij met de mijn taken pagina en met de agenda-koppeling, om afspraken, taken en activiteiten te synchroniseren met je internetagenda. Gebruikersrollen die bij iedereen passen In aanvulling op de basis module, zijn er 3 gebruikersrollen beschikbaar. Iedere rol heeft bijbehorende rechten, zo geef je medewerkers extra mogelijkheden binnen de CRM module. CRM Accountmanager. Voor het bijwerken van targets en het registreren van verkopen CRM Database. Maak klantselecties en groepeer relaties CRM Beheer. Offertes uitbrengen, zicht op financiële resultaten en verkoopschema s opstellen Slimme signalen Yoobi toont een melding bij relaties waar de afgelopen 30/60/90/180 dagen geen contact mee is geweest, of waar geen verkoop is geweest. Maar bijvoorbeeld ook, als er een deadline nadert. Dit stel je zelf in. Koppelingen, plug-ins en add-ons Versterk CRM, door Yoobi te koppelen met andere software. Bijvoorbeeld met MailChimp, voor het versturen van nieuwsbrieven (of andere vormen van e- mailmarketing). Werk je liever met Outlook of Gmail, kies dan voor een add-in om direct contactpersonen, e-mails en bijlagen op te slaan in het CRM. Maak een bijbehorende taak aan, om op een later moment je actie op te volgen. Workflow en automatische taken Ga aan de slag met een workflow voor het automatiseren van een reeks van activiteiten, of automatiseer een taak. Kies de optie die het beste past bij jouw organisatie. Yoobi e-book I 03
MEER MET CRM Als er gestart wordt met een Customer Relationship Management (CRM) oplossing, gaat dit altijd gepaard met veel goede intenties. CRM moet namelijk de omzet doen verhogen, activiteiten inzichtelijk maken en de productiviteit van de organisatie doen laten toenemen. Maar met alleen intenties worden deze doelstellingen niet behaald. Mensen hebben geen hekel aan verandering. Ze hebben een hekel aan veranderd worden De grootste uitdaging om CRM tot een succes te maken is de bereidheid van gebruikers om hun werkwijze te veranderen. Door de voordelen van een CRM te laten zien, weten de gebruikers hoe ze kunnen profiteren van het systeem. Bijvoorbeeld: CRM helpt marketing om doelgericht(er) campagnes te ontwikkelen en sales om leads (sneller) om te zetten naar klanten. Keep it lean Voorkom verspilling. Soms raken medewerkers verstrikt in de administratieve taken die bij het beheer van een CRM horen. Ze vergeten waar de saaie (maar essentiële!) werkzaamheden toe dienen. Eenvoudig is het niet, maar probeer het CRM beleid kort en bondig te houden, zodat mensen niet afgeschrikt worden door de hoeveelheid details die ingevoerd moeten worden bij het aanmaken van een nieuwe klant. Zet klantdata om naar kansen De CRM-database is geen statische lijst. Met duizenden namen en activiteiten, wordt jouw database een nuttig hulpmiddel. Hoe dan? Stel bijvoorbeeld de vraag of klanten vaker reageren als ze wekelijks (of maandelijks) bericht ontvangen. Welke klanten zijn verantwoordelijk voor grootste deel van de omzet? In welk segment begeven deze klanten zich? Yoobi e-book I 04
Deel slimme rapportages Bijna alle CRM pakketten bieden de mogelijkheid om gegevens te exporteren naar Excel. Maar voordat je alle gegevens gaat exporteren, is het handig data te sorteren of filteren. Persoonlijk dashboard Yoobi heeft kant-en-klare dashboards met een visuele weergave van het aantal verkoopkansen dat nog open staat, of de verkoopstatistieken per maand. Maar Yoobi gaat verder. Stel zelf je dashboard samen en deel dit automatisch in uw organisatie. Afbeelding van het persoonlijke dashboard binnen Yoobi Yoobi e-book I 05
7 INGREDIËNTEN VAN MOBIEL CRM Volgens Intermediair behoort onze app tot de vijf beste van Nederland (voor urenregistratie). Met de app synchroniseer je naadloos de webversie van Yoobi. Zo draag je niet alleen alle informatie over een project altijd bij je. Maar wist je dat je -naast uren, verlof en projecten- ook relaties beheert met je mobiel? Maak klantinformatie altijd bereikbaar en actueel, via onze app. 1. Relatiebeheer Zoek en vind relaties. Gebruik kenmerken, adresgegevens of een (gedeelte van de) naam om een relatie op te roepen. Markeer relaties als favoriet, om op een later moment snel terug te keren. Alle detailinformatie is beschikbaar en kan bewerkt worden. Wij hebben het notitieveld prominent toegevoegd, zodat belangrijke informatie duidelijk zichtbaar is. 2. Toegang tot contacten Via het hoofdmenu van de app heb je toegang tot relaties (prospects en klanten) en de contactenlijst. Contacten die je in Yoobi hebt opgeslagen kun je handmatig synchroniseren met het adresboek van je mobiel, of je synchroniseert met 1 druk op de knop alle contacten met je smartphone. Liever geen synchronisatie? Markeer contacten als favoriet en ze worden als eerste in de contactlijst getoond. 3. Vlotte communicatie Start vanuit de app een e-mailbericht of een telefoongesprek op. Klik op het juiste icoontje en Yoobi start een sms-bericht, telefoongesprek of e-mail op. Geen contactgegevens meer kopiëren, laat Yoob verbinding leggen. Yoobi e-book I 06
4. Kies de snelste route Gebruik adresgegevens (van contacten of relaties) in het navigatiesysteem van je mobiele apparatuur. 5. Bespaar tijd bij de administratie Sales medewerkers hebben veel informatie te verwerken tussen de afspraken door. Verkopen registreren, gegevens bijwerken en orders verwerken. Maar niet alleen het registreren van verkopen is belangrijk voor een klantbeeld. Welke facturen staan er nog open? Hoeveel projecten lopen er bij deze klant, wie werkt er aan die projecten? Lees deze informatie uit via de app en werk ze direct bij. Wijzigingen die zijn aangebracht met de app zijn direct zichtbaar in de webversie. Zo is iedereen altijd up-to-date. 6. Gerichter verkopen Signaleer kansen en voeg die toe aan de klantkaart van een relatie. Yoobi heeft verschillende velden (categorieën) die hier voor geschikt zijn. Werk doelgericht en plan een taak of vervolgactiviteit in voor jezelf. Laat Yoobi je helpen om op het juiste moment terug te komen bij de klant. 7. Inzicht in CRM CRM draait om relaties en om de diensten die zij afnemen. Hoeveel zijn de orders waard van een relatie? Bekijk het via de app. Yoobi toont de fase waar een verkoop zich in bevind, de (gewogen) waarde van een verkoop en welke accountmanager hier mee bezig is. Yoobi geeft inzicht. Yoobi e-book I 07
CRM EN (E-MAIL)MARKETING Wat is e-mailmarketing? E-mail marketing is een vorm van marketing, waarbij het draait om e-mails verzenden, met als doel nieuwe klanten te werven, bestaande klanten verleiden tot aankoop of om de relatie te versterken. De nieuwsbrief Het versturen van een (periodieke) nieuwsbrief geeft je de mogelijkheid een grote groep mensen in één keer aan te spreken. Informeer prospects en klanten over ontwikkelingen in de organisatie en creëer (en behoud) betrokkenheid. Segmenteer de database Door de e-mail database te verdelen in verschillende groepen (bijvoorbeeld leads, prospects, klanten en topklanten) wordt het mogelijk e-mails af te stemmen op de specifieke behoeftes van die groep. Hoe gerichter de e-mail, des groter is de waardering én het resultaat. Tip: Geen idee welke informatie voor uw doelgroep relevant is? Ga na welke linkjes er zijn aangeklikt in de nieuwsbrief en segmenteer daar op. Tip: Met de gratis software van MailChimp kunt u tot 12.000 e-mails per maand versturen, naar 2000 mensen. Automatische taken Stop met het handmatig opmaken van verzendlijsten, maar schrijf relaties automatisch in voor je nieuswbrief door te werken met automatische taken. Marketing Automation Software Door informatie uit Act-On te tonen in Yoobi, is de CRM Module van Yoobi uitgebreid met waardevolle informatie over prospects. De koppeling maakt het mogelijk e- mailmarketing toe te passen op het juiste moment, naar een segment naar keuze. Op basis van het gedrag van prospects worden er automatische taken voor verkopers aangemaakt, zo dat ze op het juiste moment actie ondernemen. De koppeling geeft meer inzicht en helpt verkopers gericht actie te ondernemen vanuit Yoobi, zonder dat zij uitgebreide kennis nodig hebben over de toepassingen van Act-On. Yoobi e-book I 08
BEDANKT VOOR HET LEZEN Meer weten over de mogelijkheden van CRM?. Afspraak Wilt u zelf ervaren hoe Yoobi uw organisatie kan helpen? Neem dan contact op met Bram Roodenburg. Hij kan bij u langs komen voor een demonstratie of u een tijdelijk (demo) account geven. sales@yoobi.nl of +31 (0)181 69 76 70. Nieuwsbrief Voor meer informatie over de ontwikkelingen en plannen van Yoobi, leest u onze nieuwsbrief. U leest hier praktische tips over het gebruik van Yoobi en ontvangt interessante aanbiedingen. Om u in te schrijven gaat u naar yoobi.nl/nieuwsbrief. Blog Yoobi publiceert artikelen die managers en medewerkers helpen bij het verwerken van de administratie. Over uiteenlopende zaken geven wij u advies en delen we praktijkervaringen. Yoobi.nl/weblog. Yoobi e-book I 09
Yoobi is een product van e-dynamics B.V. Yoobi e-book I 010