Functiebeschrijving financieel adviseur Functie Graadnaam: financieel adviseur Functienaam: financieel adviseur Functiefamilie: decretale graden en afdelingshoofden Functionele loopbaan: A1a-A3a Cluster: algemeen beleid Afdeling: financiën Dienst: financiën Code: Doel van de entiteit De cluster algemeen beleid is de cluster waarin de ondersteunende diensten van de organisatie en de dienstverlening m.b.t. administratieve burgeraangelegenheden worden gepositioneerd. De cluster bestaat uit de afdeling financiën, de afdeling interne zaken en de afdeling klantencontacten. De afdeling financiën bestaat uit de dienst financiën en de dienst overheidsopdrachten. De financieel beheerder staat aan het hoofd van de afdeling en geeft leiding aan de medewerkers van de onderliggende diensten. De financieel beheerder staat, voor alle entiteiten binnen het lokaal bestuur, in voor de voorbereiding van de meerjarenplanning, budgetten, interne kredietaanpassingen en alle daaraan gekoppelde wijzigingen. De financiële dienst is een interne dienstverlener die binnen het wettelijk kader en met oog voor een correcte rapportering de andere medewerkers begeleidt. De financiële dienst bezit expertise op het vlak van budgettering en boekhouding. Deze dienst ondersteunt de financieel beheerder in kader van de uitgavencyclus en de ontvangstencyclus en streeft hierbij een optimale aanwending van de beschikbare middelen na. Hij verwerkt alle financiële verrichtingen van de organisatie met het oog op het voeren en het afsluiten van de boekhouding, inventaris en de (geconsolideerde) jaarrekening. Bovendien heeft de afdeling een controlefunctie (o.m. een voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de organisatie met budgettaire en financiële impact). Tenslotte staat deze dienst in voor het debiteurenbeheer, in het bijzonder de invordering van de ontvangsten. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: financieel beheerder Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst Kernresultaten Financieel management Binnen de grenzen uitgestippeld in het gemeentedecreet of OCMW-decreet, aansturen en implementeren van het financieel management van de organisatie. Gemeentebestuur & OCMW Overpelt_FBS0098 17/07/2017 pagina 1 / 6
Doel: bijdragen tot het optimaal gebruik van de beschikbare middelen en de wettelijkheid en regelmatigheid van alle financiële verrichtingen verzekeren opvolging van de investeringsdossiers en leningen opvolging van bijzondere, complexe projecten met financiële implicaties ondersteuning van het bestuur bij het voorbereiden van het financieel beleid; na goedkeuring door het bestuur zorgen voor een correcte implementatie ervan financieel advies verstrekken boekhouders van de dienst begeleiden Beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie Meewerken aan de beleidsdoelstellingen op basis van de prioriteiten van het bestuur en ondersteunend aan het managementteam. Doel: een kader en richting voor de organisatie bepalen met de financieel beheerder meewerken aan de opmaak van de beleidsnota en toezien op een goede integratie van de budgettaire aspecten beleidsvoorstellen en -adviezen voorbereiden voor de beleidsorganen toezien op een goede integratie van het financiële luik (i.s.m. financieel beheerder) in het geheel van de strategische nota evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan voorstellen of adviezen formuleren om het beleid te verbeteren en te professionaliseren Strategische nota, meerjarenplanning, budget Op basis van de prioriteiten van het bestuur en in overleg met het managementteam, meewerken aan de financiële nota van het meerjarenplan, de jaarlijkse herziening ervan, het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen. Doel: voor het bestuur en de administratie het kader creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen het proces van de budgetopmaak mee aansturen en de collegadienstverantwoordelijken ondersteunen bij de opmaak van hun budget voorbereiden van de financiële nota van het budget en budgetwijziging, interne kredietaanpassingen en wijzigingen van de raming: exploitatiebudget, iesteigsudget, liuiditeiteudget, waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning i.s.m. de financieel beheerder budgetwijzigingen opvolgen en uitvoeren inzicht verschaffen aan de afdelingshoofden i.v.m. de voortgang van het budget actief meewerken i.v.m. subsidiering en toelagen Boekhouding en jaarrekening Instaan voor het voeren van de boekhouding en opmaken van de jaarrekening. Doel: een correcte weergave van de financiële situatie aan het bestuur en de leiding van de organisatie weergeven bewaken van het getrouw beeld van de boekhouding en de continuïteit Gemeentebestuur & OCMW Overpelt_FBS0098 17/07/2017 pagina 2 / 6
zorgen voor een correcte implementatie van de regels en procedures voor de boekhouding controle op de periodieke afsluitingen opmaak van de jaarrekening boekhouders van de dienst begeleiden controle van de thesaurieën met rekeninguittreksels controle van de maandelijkse afsluitingen controleren van de juistheid en volledigheid van de facturen controles op boekhoudkundige registraties van de medewerker Fiscaliteit Plannen, organiseren en coördineren van de activiteiten m.b.t. alle fiscale afwikkelingen. Doel: verzekeren dat alle belastingen regelmatig, correct en tijdig geïnd worden eindverantwoordelijke voor het invorderen van belastingen en het opvolgen van betalingen behandelen en opvolgen van moeilijke belastingdossiers met de nodige aandacht voor functiescheiding organiseren van een adequaat proces voor de inning van de belastingen opmaken van de nieuwe reglementeringen inzake belastingen in overleg met het bestuur en het managementteam Coördinatie en leiding van de dienst Instaan voor de planning, organisatie, aansturing en opvolging van de dienst en concrete opdrachten en doelstellingen voor de directe medewerkers bepalen. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de dienst garanderen coördineren van de dagelijkse activiteiten van de dienst waken over de uitvoering van de opdrachten optimaal inzetten van medewerkers opvolgen van de planning van de werkzaamheden opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures instaan voor de continuïteit van de dienst uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de dienst toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken waken over de kwaliteit van de interne werking en de dienstverlening coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de dienst die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk indicatoren van de eigen dienstverlening bepalen Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de dienst in overleg met de dienst personeel en organisatie. Doel: continuïteit en een kwalitatieve werking van de dienst garanderen Gemeentebestuur & OCMW Overpelt_FBS0098 17/07/2017 pagina 3 / 6
leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid coördineren, plannen en organiseren van taken instaan voor het voeren van personeelsgesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal personeelsbehoeften van de dienst objectiveren en opvolgen signaleren van wervings- en vormingsbehoeften verantwoordelijk voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers instaan voor het onthaal van nieuwe medewerkers (onthaalbeleid) stimuleren en begeleiden van medewerkers m.b.t. hun ontwikkeling en ontplooiing bewaken van een goede werksfeer Beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie Beleidsdoelstellingen opmaken en bijsturen op basis van de prioriteiten van het bestuur en in overleg met het managementteam. Doel: een kader en richting voor de organisatie bepalen jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken en toezien op een goede integratie van de budgettaire aspecten beleidsvoorstellen en -adviezen voorbereiden voor de beleidsorganen opmaken van een voorstel van strategische nota toezien op een goede integratie van het financiële luik, opgemaakt door de financieel beheerder, in het geheel van de strategische nota rapporteren aan de beleidsorganen evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan voorstellen of adviezen formuleren om het beleid te verbeteren en te professionaliseren Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijken, de collega's van andere diensten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de dienst waken over een optimale interne communicatie binnen de dienst informeren van de medewerkers van de eigen dienst over het strategisch beleid, veranderingsprocessen organiseren en opvolgen van intern overleg informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de dienst zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen zorgen voor de informatiestroom naar de dienst communicatie (intranet, info voor de esite, foldes e ohues, pes, bevorderen van communicatie in de hele organisatie toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen Gemeentebestuur & OCMW Overpelt_FBS0098 17/07/2017 pagina 4 / 6
signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers verstrekken van nuttige informatie omtrent doelgroepen aan verantwoordelijken van andere diensten die dit kunnen aanbelangen actief deelnemen aan intern overleg teamoverleg coördineren en voorzitten Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst. Doel: de dienst voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen dienst briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. Functieprofiel Diplomavereisten Houder zijn van een masterdiploma, een diploma universitair onderwijs of hoger onderwijs van het lange type. Technische competenties - Management en beleid: kennis en vaardigheden m.b.t. financieel management, communicatiemanagement en strategisch management - PC-vaardigheden: algemene PC-kennis, MS-Office en functie-specifieke software - Wetgeving en regelgeving: kennis van wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie en functie-specifieke wetgeving en regelgeving. Gedragscompetenties Kerncompetenties Teamwerk en samenwerken Werkt constructief mee in het team, bevordert en onderhoudt de samenwerking. Stelt samenwerking boven competitiviteit. Anticipeert en werkt proactief op het bereiken van een goede samenwerking, zowel in de eigen entiteit als erbuiten. Klantgerichtheid Helpt anderen. Richt zijn aandacht op het kennen van en beantwoorden aan de noden van interne en externe klanten. Neemt klachten en problemen ernstig en zoekt naar oplossingen die de Gemeentebestuur & OCMW Overpelt_FBS0098 17/07/2017 pagina 5 / 6
verwachtingen overtreffen. Onderzoekt actief wensen en noden van klanten en stemt eigen dienstverlening erop af. Integriteit Handelen vanuit de codes van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen, zoals betrouwbaarheid, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie. Handelt correct en respecteert de regels, waakt over de naleving van afspraken, regels en ethiek en stuurt bij waar nodig. Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat. Loyauteit Voelt zich verbonden met, komt op voor en verdedigt de organisatiebelangen bij anderen. Hierbij wordt het gedrag afgestemd op de noden, prioriteiten en objectieven van de organisatie. Is loyaal ten opzichte van en identificeert zich met de organisatie. Werkt actief mee aan het bereiken van de doelstelling van de organisatie. Bewaakt en verdedigt de belangen en opdrachten van de organisatie. Functie-specifieke competenties Resultaatgerichtheid Is actief gericht op het behalen van resultaten en doelstellingen, weet waar hij naar toe wil en grijpt in bij tegenvallende resultaten. Stelt langetermijndoelstellingen op en ontwikkelt een concreet en doelgericht actieplan met de benodigde middelen en budgetten. Visieontwikkeling Concentreert zich op hoofdlijnen en langetermijnbeleid, plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context, betrekt bredere aatshappelijke, tehishe fatoe ij de aapak, brengt een innoverend, strategisch beleid naar voren dat het team of organisatie op lange termijn beïnvloedt. Bereidt de organisatie voor op toekomstige maatschappelijke ontwikkelingen en vertaalt zijn visie naar haalbare strategische voorstellen. Overtuigingskracht Verkrijgt instemming van anderen voor een mening, activiteit of product door gepast gebruik te maken van goed onderbouwde argumenten en autoriteit. Een vertrouwenwekkende eerste indruk op anderen maken en deze weten te handhaven. Argumenteert eigen standpunt door inhoudelijke argumenten, overtuigt door inhoud en stijl, hanteert aangepaste overtuigingstechnieken creëert draagvlak. Netwerken Ontwikkelt en onderhoudt goede professionele relaties, netwerken of contacten om informatie, steun en medewerking te verkrijgen, dit kan zowel binnen als buiten de eigen organisatie. Leiding geven Inspireert en motiveert vanuit een welbepaalde visie zodat medewerkers hun doelstellingen en die van het team individueel of in teamverband kunnen realiseren. Geeft hierbij voornamelijk richting over de uitvoering van duidelijk afgelijnde taken Initiatief Stelt of onderneemt uit eigen beweging acties en ziet opportuniteiten. Neemt acties en verantwoordelijkheid op binnen eigen takendomein. Neemt het initiatief om structurele problemen op te lossen. Gemeentebestuur & OCMW Overpelt_FBS0098 17/07/2017 pagina 6 / 6