UNIT4 MULTIVERS EXTENDED ELECTRONIC OUTPUT Een white paper van UNIT4 2011 UNIT4 Software B.V. Stationspark 1000 3364 DA Sliedrecht T +31 (0)184 44 44 44 F +31 (0)184 44 44 45 I www.unit4.nl E info.nl@unit4.com
ELECTRONIC OUTPUT Het gebruik van de module Electronic Output brengt de volgende technische specificaties met zich mee: Electronic Output maakt gebruik van UNIT4 Multivers Extended Formulieren. Deze ondersteunt Simple MAPI, Extended MAPI en SMTP en Simpel MAPI (system dialog). Default ondersteunen wij de Outlookversies die ook nog door Microsoft ondersteund worden. Het versturen van een e- mail kan ook gebeuren als de Outlook client offline is. Op het moment dat Outlook wordt gestart en de cliënt online is, staat de te verzenden e-mail in de out box en wordt deze verstuurd. Electronic Output ondersteunt ten behoeve van het faxen van documenten Microsoft Fax en Zetafax. UNIT4 levert de reader van Adobe mee met deze module. Het automatisch omzetten van het te versturen document naar pdf-formaat maakt onderdeel uit van Electronic Output. Ter verduidelijking van de mogelijkheden zal dit White paper een voorbeeld bevatten. Dit voorbeeld komt terug in de schermen en de tekst. Voor dit voorbeeld zal de verkoopofferte worden gebruikt. Het voorbeeld start het proces met een controleafdruk op de standaard printer van de medewerker. Na goedkeuring zal de verkoopofferte, in de definitieve lay-out, met de klant worden gecommuniceerd. De verkoopofferte wordt in een vaste (archief) lay-out geprint op de standaard printer van de medewerker. Deze versie is bestemd voor het archiveren in een ordner bij deze medewerker. Voor communicatie naar de meeste klanten (80%) geldt dat de verkoopofferte, in een klantafhankelijke lay-out, via e-mail naar de contactpersoon van de verkoopofferte wordt verstuurd. Indien er voor deze persoon geen e-mailadres bekend is, dan wordt een e-mail verstuurd naar de klant. Indien ook daar geen e-mailadres van bekend is, dan wordt geprint op de printer van de postkamer en wordt de verkoopofferte per post bij de klant bezorgd. Een aantal klanten (15%) wil de verkoopofferte op de fax ontvangen. Enkele klanten (5%) hebben wel elektronische middelen voor andere documenten (bijvoorbeeld de verkoopofferte), maar willen voor verkoopofferte alleen een afdruk via de post ontvangen. Dit zal in het voorbeeld gebeuren door een kopie van de archiefversie te versturen. Afdrukken UNIT4 Multivers Extened Electronic Output VERSIE 1.0 PAGINA 2 van 6
In de uitvoerwijze is aangegeven welke uitvoermedia worden gebruikt. Hierbij wordt ook aangegeven hoe het adres wordt geselecteerd. Hiervoor zijn vijf opties: 1. Externe person 2. Externe relatie 3. Gebruiker 4. Interne person 5. Interne relatie Voor de proefafdruk is nu ingesteld dat deze altijd in de proef lay-out op de standaard printer komt. UNIT4 Multivers Extened Electronic Output VERSIE 1.0 PAGINA 3 van 6
Voor de definitieve afdruk wordt altijd de standaard printer gebruikt en normaliter wordt een e-mail verstuurd. Relatie Bij de relatie (geadresseerde) kan worden aangegeven of voor de lay-out of voor de adressering de uitvoerwijze moet worden gevolgd of dat hiervoor een afwijking geldt. De meeste klanten hebben geen afwijkende instelling, daarvoor wordt de standaard uitvoerwijze gebruikt. Voor de 15% van de klanten die een fax willen ontvangen worden de variabele uitvoermedia vervangen door het medium fax. Voor 5% van de klanten worden de standaard variabele uitvoermedia vervangen door niets. UNIT4 Multivers Extened Electronic Output VERSIE 1.0 PAGINA 4 van 6
Bij de klant wordt geregistreerd op welke printer de uitvoer terecht zal komen of dat de standaard printer voor de medewerker onder Windows wordt gebruikt. Ook voor de contactpersonen van een relatie is dit scherm beschikbaar. UNIT4 Multivers Extened Electronic Output VERSIE 1.0 PAGINA 5 van 6
Een voorbeeld van de verstuurde e-mail met aangehecht de verkoopofferte in pdf- formaat. UNIT4 Multivers Extened Electronic Output VERSIE 1.0 PAGINA 6 van 6