Het blijvend belang van faxverkeer De functie van een Fax Server Hoe werkt een Fax Server?

Transcriptie

1 DE FAX SERVER ISDN Het blijvend belang van faxverkeer Faxverkeer vervult een belangrijke rol in de zakelijke communicatie. De fax heeft een aantal voordelen boven . De belangrijkste daarvan zijn acceptatie, betrouwbaarheid en veiligheid. Belangrijke correspondentie zoals orders en contracten wordt als regel per fax afgewikkeld. De functie van een Fax Server De traditionele faxmachine is voor een wat groter bedrijf niet ideaal. Het grootste bezwaar is dat er geen toezicht mogelijk is op misschien wel de belangrijkste correspondentie van het bedrijf. Verder is de noodzaak om met papier door het gebouw te lopen niet erg effi ciënt. De nadelen van de traditionele faxmachine worden volledig ondervangen door de Fax Servers van Vidicode. Fax Servers vormen de verbindende schakel tussen computer, netwerk en intern en de veiligheid en betrouwbaarheid van correspondentie per fax met de buitenwereld. Fax Servers maken toezicht op het faxverkeer tot op het kleinste detail mogelijk. Hoe werkt een Fax Server? Een Fax Server vervult ongeveer dezelfde rol voor het faxverkeer als de telefooninstallatie voor het telefoonverkeer. Iedereen in het bedrijf kan op zijn werkplek faxen ontvangen en verzenden. Er zijn meerdere faxkanalen beschikbaar, tot maar liefst 16 in één apparaat Een belangrijke andere taak van een Fax Server is de archivering van het faxverkeer. Deze is volledig automatisch en biedt veel controle op de zakelijke communicatie omdat het faxverkeer van meerdere jaren on line beschikbaar is. Een verdere bijzonderheid van de Fax Servers van Vidicode is dat ze gelijktijdig als fax recorder kunnen worden ingezet. Ook het verkeer van gewone faxmachines wordt gearchiveerd.

2 Het faxverkeer op drie manieren beschikbaar De toegankelijkheid en controleerbaarheid van het faxverkeer zijn met een Fax Server beter dan ooit geregeld. Het faxverkeer is op meerdere manieren toegankelijk en de verwerking ervan is dankzij de Fax Server volledig geautomatiseerd. De verbinding met Faxverkeer van de Fax Server wordt onmiddellijk na ontvangst als afgeleverd. Aan elk faxnummer is een adres gekoppeld. Er is geen beperking aan het aantal faxnummers. Indien u bijvoorbeeld 300 medewerkers via een Fax Server een eigen faxnummer wilt geven is dat geen probleem. Van elke verzonden fax wordt per een bevestiging aan de verzender gestuurd die daarmee de zekerheid heeft dat de fax op zijn bestemming is aangekomen. Netwerktoegang tot de Fax Server Het volledige faxverkeer is via uw netwerk toegankelijk. De harde schijf in de Fax Server werkt als archief met een capaciteit tot 2 miljoen pagina s. De bijgeleverde Fax Server Access Software presenteert de inhoud van de Fax Server als een database. Elke ontvangen of verzonden fax, zelfs van meerdere jaren terug, is met een eenvoudige zoekopdracht terug te vinden en kan op het scherm worden getoond en identiek aan het origineel worden afgedrukt. Tot 16 faxlijnen op 1 printer Het volledige faxverkeer kan op een netwerk printer worden afgedrukt. Indien dit wenselijk is blijft derhalve deze gangbare functionaliteit van faxcommunicatie behouden. Als er veel faxverkeer wordt geprint betekent het gebruik van een netwerk printer een aanzienlijke besparing op de materiaalkosten.

3 Bijzondere voordelen van de Fax Servers van Vidicode Een aantal voordelen van de Fax Servers is nogal technisch van aard maar desondanks van groot belang voor de gebruiker: Bewijsbare afkomst van ontvangen faxen Nummerweergave is op digitale (ISDN) lijnen het beste geregeld maar ook op analoge telefoonlijnen mogelijk. Een Fax Server registreert bij elke fax met welk nummer verbinding was. Anderen kunnen de ID van hun faxmachine naar willekeur instellen en deze vormt dus nimmer een bewijs. De nummerweergave echter wordt door het telefoonnet bepaald en biedt daarom de hoogst mogelijke zekerheid. Optimale beheersbaarheid van het faxverkeer Dankzij de Fax Server is het mogelijk om met enkele toetsaanslagen faxnummers in het leven te roepen en aan medewerkers of afdelingen toe te kennen. Deze gegevens blijven vervolgens in het archief bij elke fax geregistreerd. Op basis van deze gegevens kan de systeembeheerder ook bepalen wie via de Fax Server Access Software toegang heeft tot het document. Zo kan een manager bijvoorbeeld het recht krijgen het faxverkeer van zijn medewerkers in te zien zonder dat hij toegang heeft tot het faxverkeer van andere afdelingen. Internet technologie Een Fax Server is geen PC maar een z.g. embedded systeem. Het toestel is als FTP server toegankelijk. Het bijzondere voordeel hiervan is dat er geen eisen aan het netwerk worden gesteld. De communicatie met is als die van een standaard SMTP cliënt met de mail server van het bedrijf. De systeembeheerder kan daarom rekenen op een probleemloze installatie die geen gevolgen heeft voor andere toepassingen en systemen.

4 Ook het faxverkeer van faxmachines wordt gearchiveerd (optie) * Voor het verzenden van een handgeschreven brief of een ingevuld formulier is een gewone faxmachine wel zo makkelijk. Het is mogelijk om ook dit faxverkeer op basis van nummerherkenning automatisch te registreren. Er wordt door de Fax Server automatisch een opname van gemaakt en de Fax Server Access Software zet deze opname om in het originele document. Het on line archief in een Fax Server is daardoor compleet, inclusief het verkeer van gewone faxmachines. Back-up op een cd recorder (optie) Omdat een Fax Server voorzien is van een interne harddisk, kan het zijn dat een extern back-up medium gewenst is. Als optie is daarom een interne cd recorder in de Fax Server te plaatsen. Per cd kunnen ongeveer pagina s worden opgeslagen. Indien de cd vol dreigt te raken waarschuwt de Fax Server via de systeembeheerder die een nieuwe cd kan plaatsen. CD s kunnen op elke pc worden ingelezen. Verschillende uitvoeringen De Fax Servers van Vidicode worden in verschillende uitvoeringen geleverd. De Fax Server IP voor 1 analoge telefoonlijn De Fax Server ISDN BRI voor 1 tot 8 ISDN2 kanalen op 1 tot 4 ISDN2 lijnen De Fax Server ISDN PRI voor 1 tot 16 kanalen op een ISDN15, ISDN20 of ISDN30 lijnbundel Vrijwel geen aansluitkosten Fax Servers voor ISDN lijnen worden buiten de telefooninstallatie op de ISDN netlijn(en) aangesloten. De lijnen worden doorgelust naar de telefooninstallatie. De Fax Server deelt dus de lijnen met de telefooninstallatie en werkt met eigen telefoonnummers. Er is geen extra infrastructuur zoals analoge poorten op de telefooninstallatie of aparte faxlijnen nodig. Er zijn dus vrijwel geen aansluitkosten. Onbeperkte softwarelicentie Een Fax Server wordt geleverd met software voor pc s met Microsoft Windows. De software bundel omvat de veelzijdige Fax Server Cliënt Software met telefoonboek, verbinding naar het MS Outlook telefoonboek en coversheet editor en de Fax Server Access Software. Verder wordt de Fax Server Manager Software voor de systeembeheerder meegeleverd. De licentie van deze software is onbeperkt voor alle medewerkers van het bedrijf dat een Fax Server gebruikt. Er is informatie beschikbaar waarmee gebruikers eigen toepassingen met de Fax Server kunnen laten samenwerken. Ook een voorbeeld hiervan in de vorm van een mailmerge naar fax script voor MS Word wordt meegeleverd.

5 In verschillende uitvoeringen leverbaar De ISDN modellen van de Blue Line Fax Servers kunnen worden geleverd in een economische kunststof behuizing voor plaatsing op een tafel of bureau en in een luxueus stalen chassis voor inbouw in een 19 rack. De uitvoering voor analoge telefoonlijnen is alleen in kunststof behuizing leverbaar. Alle uitvoeringen zijn functioneel en qua bediening vergelijkbaar. Een uniek upgrade pad De Fax Servers voor ISDN primary rate en basic rate zijn zo uitgevoerd dat het aantal beschikbare faxlijnen door middel van een software licentie instelbaar is. Wie een klein systeem nodig heeft hoeft niet voor een groot systeem te betalen. Wie verwacht later meer faxverkeer te hebben is verzekerd van uitbreidbaarheid zonder dat daar hoge extra kosten mee zijn gemoeid. Nalevering van licenties vindt plaats met behulp van een IC kaart die in een IC kaartlezer kan worden geplaatst. Elke Fax Server is voorzien van een dergelijke kaartlezer.