De afdeling Hoger Onderwijs van het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) zoekt een statutaire DESKUNDIGE: ORGANISATOR EXAMENS (HORIZONTALE MOBILITEIT AHOVOKS) Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming Entiteit Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen Afdeling Naric en Examencommissie Niveau B Graad Deskundige Standplaats Hendrik Consciencegebouw Koning Albert II-laan 15 1210 Brussel MISSIE VAN AHOVOKS Vacaturenummer: AHOVOKS/N&E/STAT.B1/2017/OEX AHOVOKS heeft als missie het garanderen en stimuleren van kwalificatiegericht, levenslang en levensbreed leren voor iedereen. Het agentschap heeft tot taak: 1 Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan instellingen en personeelsleden uit het hoger onderwijs en volwassenenonderwijs. 2 Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan burgers voor: - het toekennen van studietoelagen; - het erkennen van gelijkwaardigheden van studie- en kwalificatiebewijzen; - het organiseren van examens met het oog op het behalen van een toelatingsattest, studie- of kwalificatiebewijs; - het toekennen van premies aan cursisten uit het volwassenenonderwijs. 3 In nauwe samenwerking met belanghebbenden in het onderwijsveld en op de arbeidsmarkt instaan voor de kwaliteitsvolle en transparante processen die leiden tot einddoelen, beroeps- en onderwijskwalificaties, opleidingen en EVC-standaarden. 4 De kwaliteitsvolle ondersteuning van controle- en beroepsinstanties bij de autonome uitvoering van hun bevoegdheden. Bij het uitvoeren van de taken zet het agentschap in op maximale digitalisering en gegevensuitwisseling met het oog op efficiëntie en klantgerichtheid. FUNCTIE Je wordt aangesteld binnen het secretariaat van de examencommissie. In deze functie zal je meewerken aan alle aspecten van de organisatie van de examens en de administratieve opvolging van dossiers van kandidaten en juryleden. Je vervult taken op het vlak van beheer van persoonsdossiers, financiën (inschrijvingen en juryleden) en werking. Verder word je ingeschakeld in de front-office van het secretariaat (contacten met kandidaten, juryleden en belanghebbenden).
Concreet zal je de volgende taken uitvoeren; vervolledigen dossiers: verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossier elementen. Controle van gegevens: verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers: uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Tijdig de communicatie en contacten te verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers, gegevens, organisatie van examens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Opvolging van de uitvoering van de beslissing teneinde te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden voor, tijdens en na de examens en hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. RESULTAATSGEBIEDEN Behoefteanalyse: Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen: Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Werkinstrumenten: Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening: Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging: Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten: Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken.
Projectdeelname: Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Kennis mbt het vakgebied: Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je bent contractueel tewerkgesteld als organisator examens van de afdeling NARIC en Examencommissie binnen AHOVOKS en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte van selecties voor de graad van deskundige omdat je behoorde tot een wervingsreserve opgesteld door Selor (of door Jobpunt Vlaanderen of AgO onder bevoegdheidsdelegatie van Selor) voor de diensten van de Vlaamse overheid voor de graad van deskundige waarvan de geldigheidsduur op 1 januari 2006 nog niet was verstreken, of die dateert van na 1 januari 2006. OF Je bent contractueel tewerkgesteld als organisator examens van de afdeling NARIC en Examencommissie binnen AHOVOKS binnen AHOVOKS en je hoeft niet opnieuw getest te worden voor de generieke competenties voor een functie in de betreffende graad (op basis van art I5bis van het Vlaams personeelsstatuut). Verricht je echter (een) vervangingsopdracht(en) en ben je gedurende minder dan twee jaar ononderbroken in dienst, dan kun je niet deelnemen. Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een zelfde functie binnen het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen. Je beschikt over een bachelor diploma. GEDRAGSCOMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen: Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie; Niveau 1: Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Communiceren: Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen; Niveau 2: Verzorgt de interactie Analyseren: Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie; Niveau 1: Ziet de essentie van het probleem Initiatief: Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen; Niveau 1: Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren; Niveau 1: Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden
ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 EUR per gewerkte dag). In het kader van een flexibele organisatie van de arbeidstijd, bieden we de mogelijkheid om tot 2 dagen per week van thuis uit te werken. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er een professionele opvang voor kinderen van 3 tot en met 13 jaar, voor meer informatie zie website http://www.bestuurszaken.be/vakantiewerking Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Voordelen en interessante aanbiedingen via de PlusPas. Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming is gehuisvest op wandelafstand van het Noordstation te Brussel, is uitgerust met moderne kantoorapparatuur en beschikt over een eigen personeelsrestaurant. Het gebouw is toegankelijk voor rolstoelgebruikers. HOE SOLLICITEREN? De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Solliciteren kan tot en met 19 maart 2017. Om te solliciteren stuur je het standaard-cv dat je kan vinden op http://www.ond.vlaanderen.be/wegwijs/akov/vacatures/sjabloon_standaardcv.docx naar personeel.ahovoks@vlaanderen.be. Enkel indien je gebruik maakt van het standaard CV formulier, zal je kandidatuur in aanmerking worden genomen. Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer AHOVOKS/N&E/STAT.B1/2017/OEX en de vacature waarvoor je solliciteert. MEER WETEN? Voor bijkomende informatie kan je contact opnemen over de inhoud van de job met Marleen Roggeman, afdelingshoofd Naric en Examencommissie, marleen.roggeman@ond.vlaanderen.be over de arbeidsvoorwaarden met Ward Dejaegher, coördinator Ondersteunende Dienst, ward.dejaegher@ond.vlaanderen.be tel. 02 553 89 55 SELECTIEREGLEMENT
De selectieprocedure bestaat uit 2 fasen (indicatieve timing): Fase 1: De eerste selectie gebeurt op basis van CV Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken zullen enkel sollicitaties via het opgelegde formulier in aanmerking komen. Fase 2: Er volgt een selectiebeslissing op basis van een samenvatting van het functioneren van betrokkene. Dit wordt opgevraagd bij de leidinggevende. Indien er meerdere kandidaten zijn, kan afgesproken worden dat er selectiegesprekken zullen georganiseerd worden. Strikt genomen volstaat een selectiebeslissing.