Instructie Planning 21 juli 2016
Inhoud 1 Inleiding... 3 1.1 Doelgroep... 3 1.2 Gerelateerde documenten... 3 2 Cursussen inplannen... 3 3 Planningsmodule... 6 3.1 Filteren van gegevens... 7 4 Docentenrooster... 7 5 Lokalenplanning... 8 Carta - Planning, lokalen en lokalenrooster.docx Pagina 2
1 Inleiding Carta is een uitgebreid pakket voor cursusadministratie en eventbeheer. Dit document maakt onderdeel uit van een set van instructiedocumenten, die elk een specifiek onderdeel van Carta beschrijven en toelichten. In dit document wordt besproken hoe cursussen ingepland kunnen worden en welke mogelijkheden de roostermodule heeft. 1.1 Doelgroep Profiel doelgroep: Nieuwe gebruikers van Carta Bekend met introductie Kennis na afloop van deze instructie: In staat om een cursus in te plannen Bekend met de mogelijkheden van de roostermodule 1.2 Gerelateerde documenten Dit document maakt een onderdeel uit van de Carta Instructie documenten. Meer informatie over deze documenten vindt u in het document: Overzicht Carta Instructie. 2 Cursussen inplannen Cursussen kunnen worden ingepland in de module Cursus=>Rooster. Figuur 1 Cursus=>Rooster Carta - Planning, lokalen en lokalenrooster.docx Pagina 3
Helemaal rechts in het scherm staat een kalender. De huidige dag heeft een vierkant kader om de dag heen staan. De ingeroosterde dagen worden in deze kalender vetgedrukt getoond en de geselecteerde dag heeft een lichtgele achtergrond. Om een cursus in te plannen kan op de knop nieuw ( ) gedrukt worden. Er verschijnt een dialoog waarmee een nieuwe bijeenkomst voor de geselecteerde cursus aangemaakt kan worden. Figuur 2 Nieuwe bijeenkomst inplannen Pas begintijd, eindtijd en eventueel locatie, lokaal en module naar wens aan. Normaal gesproken begint en eindigt de bijeenkomst op dezelfde dag. In uitzonderlijke situaties kunt u hiervan afwijken door het vinkje achter Eindtijd aan te vinken. Normaal gesproken is dat bij het inplannen van een cursus niet nodig. Als er meerdere docenten bij de cursus ingeschreven zijn, kunt u hier selecteren welke docenten bij deze bijeenkomst ingepland zijn. Indien uw cursus uit meerdere bijeenkomsten bestaat, kunt u eenvoudig meerdere bijeenkomsten achter elkaar plannen via de knop herhaalpatroon. Via het vergrootglas bij de locatie kan gezocht worden naar een lokaal of locatie dat aan de gewenste specificaties voldoet. U wordt door een wizard geleid en dit leidt uiteindelijk tot een lokaalkeuze. Carta - Planning, lokalen en lokalenrooster.docx Pagina 4
Figuur 3 Definitie herhaalpatroon Er zijn uitgebreide patroondefinities mogelijk. Het hierboven gedefinieerde patroon zal 8 bijeenkomsten plannen, die elke dinsdag en woensdag plaatsvinden en duren van 9u30 tot 15u30. De eerste bijeenkomst wordt ingepland op 7-4-2015. Druk op OK als het herhaalpatroon naar wens ingericht is. Daarna komt u in de dialoog met de details van het planningsitem. Als u op OK drukt, dan wordt het roosteritem aangemaakt. Nog makkelijker wordt het toevoegen van een roosteritem, als u vooraf de periode in de agenda selecteert. Door te klikken op de begintijd en te slepen naar de eindtijd kiest u de duur van de bijeenkomt. Als u daarna op nieuw drukt worden begin- en eindtijd alvast voor u ingevuld. In de cursusmodule zit een knop in de knoppenbalk om het rooster ook op een andere manier weer te geven. De knop Toon Cursusdata ( ) laat een toont de lijst met bijeenkomsten onder elkaar. Carta - Planning, lokalen en lokalenrooster.docx Pagina 5
Figuur 4 Toon Cursusdata De lijst wordt boven het rooster getoond. Door te klikken op een bijeenkomst kunt u in het rooster navigeren naar de dag waarop de bijeenkomst is ingepland. 3 Planningsmodule Het scherm rooster=>algemeen ziet er hetzelfde uit als het cursus rooster (Zie figuur 1). In dit scherm staat het rooster van alle cursussen. Door een aantal dagen te selecteren in de kalender rechts kan een overzicht verkregen worden van meerdere dagen. In het rooster kunnen 1,2,3,4,5,6,7,14,21,28, 35 of 42 dagen getoond worden. Het scherm zal zich aanpassen om de informatie zo overzichtelijk mogelijk te presenteren. Figuur 5 Overzicht planningsperiode van 4 dagen Carta - Planning, lokalen en lokalenrooster.docx Pagina 6
Als er geen roosteritems in de geselecteerde periode getoond kunnen worden, dan wordt aan de zijkanten van het rooster een knop getoond waarmee naar het eerstvolgende roosteritem genavigeerd kan worden (vooruit en achteruit). Als er geen volgend of vorig roosteritem beschikbaar is, dan is de tekst op de knoppen grijs. 3.1 Filteren van gegevens In de knoppenbalk van de roostermodule zitten 3 knoppen die de data die in de roostermodule kunnen filteren. De linkse knop laat de ingeroosterde cursusbijeenkomsten zien. De middelste knop laat alle planborditems zien en de rechtse knop laat alle overige items zien. Dit zijn in de regel vakantiedagen. De knoppen werken iets anders dan de standaard knoppen in Carta. De eerste keer klikken, druk je de knop in en bij de tweede keer klikken komt de knop weer omhoog. Op die manier kunnen de gegevens toegevoegd of verwijderd worden in de weergave. In het voorbeeld hierboven, worden dus alleen de cursusbijeenkomsten getoond en geen planborditems of andere roosteritems. Dit is tevens de standaard stand. 4 Docentenrooster In de persoonsmodule is ook een roosterscherm aanwezig. Op dit scherm kan het rooster van de geselecteerde docent ingezien worden. Voor docenten is op dit scherm een extra functie beschikbaar. Via het icoon kan een vrije dag of dagdeel ingeroosterd worden. Bij het inplannen van docenten wordt rekening gehouden met de hier ingeroosterde vrije dagen. Indien een docent wordt ingeroosterd op een moment dat als vrij is ingeroosterd, zal er een conflictmelding worden gegenereerd. 5 Lokalen en locaties Lokalen en locaties worden beheerd via de schermen beheer=>locatie=>algemeen en beheer=>locatie=>lokaal. Deze schermen zijn alleen via het beheer menu boven in het scherm te openen. Het toevoegen, wijzigen en verwijderen gaat hetzelfde als in de andere schermen. Het navigeren tussen de twee schermen gaat alleen via het hoofdmenu. Carta - Planning, lokalen en lokalenrooster.docx Pagina 7
Figuur 6 beheer=>locatie=>algemeen In het scherm locatie=>algemeen kunnen de details van een locatie ingevoerd worden. Deze informatie kan bij et samenvoegen gebruikt worden. Het veld Altijd in rooster kan worden aangevinkt om ervoor te zorgen dat deze locatie altijd in het rooster getoond wordt. 5.1 Lokalen Binnen een locatie kunnen verschillende lokalen gedefinieerd worden. Hierbij kan ook per lokaal ingevoerd worden welke faciliteiten beschikbaar zijn. Dit kan worden gebruikt bij het zoeken naar een geschikte ruimte tijdens het inplannen van een roosteritem. 6 Lokalenplanning Figuur 7 Lokalenplanning Carta - Planning, lokalen en lokalenrooster.docx Pagina 8
Met behulp van de lokalenplanning kan snel een overzicht verkregen worden van de bezetting van de lokalen voor de komende periode. De startdatum en eerste en laatste tijdstip van de dag dat getoond wordt in dit overzicht is instelbaar. Ook het aantal dagen dag gelijktijdig getoond wordt is instelbaar. Deze instellingen worden per gebruiker opgeslagen, zodat de gebruiker de informatie op dit scherm elke keer op dezelfde manier gepresenteerd krijgt. De rode achtergrond geeft aan wat het bezettingspercentage voor de bijeenkomst is. Door dubbel te klikken op een ingeplande bijeenkomst wordt direct naar de lijst met inschrijvingen in het scherm cursus-inschrijving gesprongen. Carta - Planning, lokalen en lokalenrooster.docx Pagina 9