Hoe organiseer ik, als opdrachtgever, een langdurig energieprestatiecontract en hoe ervaart de markt dit?

Hoe organiseer ik, als opdrachtgever, een langdurig energieprestatiecontract en hoe ervaart de markt dit? Marc Hopman, Ruben Zonnevijlle & Laura Schutte AT Osborne, Cofely & Erasmus Universiteit

Hoe organiseer ik een langdurig energieprestatiecontract? En hoe ervaart de markt dit? Laura Schutte-Lindsen Contractmanager Erasmus Universiteit Rotterdam Marc Hopman Senior Adviseur Duurzaam Vastgoed AT Osborne Ruben Zonnevijlle Projectontwikkelaar Cofely

INHOUD Stellingen Energieprestatiecontract (Algemeen) Uitgangspunten contract EUR Het Proces Ervaring Cofely Bespreken Stellingen 3

Stellingen Is een contractduur van 15 jaar te lang? Ja / Nee Is flexibiliteit een bottleneck voor het aangaan van prestatiecontract? Ja / Nee Zijn fluctuerende energieprijzen een probleem? Ja / Nee Is klanttevredenheid te toetsen? Ja /Nee 4

Stellingen Zijn gebruikers een risicofactor voor de energieprestatie van een gebouw? Ja / Nee Is een losstaand EPC beter dan een EPC geïntegreerd in een onderhoudsovereenkomst? Ja/ Nee 5

Energieprestatiecontract Kenmerken contract Wat is een energieprestatiecontract? Afspraken met een commerciële partij om energiebesparende maatregelen te realiseren in het voordeel van beide partijen inclusief onderhoud en beheer. Een goed contract is: Transparant en helder; Goed beheersbaar; Communicatiemiddel; Omvat besparingsprikkels. 7

Energieprestatiecontract Welke prestaties? B. Duurzaam beheer Elektriciteit / m2 Warmte (gas) / m2 Stadswarmte / m2 A. Klanttevredenheid Overall Klimaat Dienstverlening C. Optimale kosten / kwaliteit Onderhoudskosten / m2 Energiekosten / m2 Status installaties Storingen Bron: Agentschap NL Optimaal beheer en onderhoud op basis van prestaties E. Innovatie Vernieuwing Revisiegegevens D. Binnenklimaat Temperatuur CO2 concentratie Verlichtingsterkte Geluidsniveau 8

Energieprestatiecontract Voor- en nadelen Voordelen Bewustwording Financiële prikkel om te verbeteren Nieuwste technische ontwikkelingen Meer inzicht door registratie en rapportages Nadelen Leerproces / groeitraject Contractmanagement Beperkte ervaring met contractvorm 9

Energieprestatiecontract Randvoorwaarden Randvoorwaarden Gebaseerd op wederzijdse inspanning en vertrouwen Betrokkenheid leverancier Gericht op de lange termijn (minimaal 5 jaar) Aandachtspunten Flexibiliteit: groei en krimp van de organisatie Maak een heldere uitvraag 10

Opbouw Menukaart Prestatiecontracten De start 11

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) Aantal studenten: 24.678 Aantal medewerkers: 2.817 Primaire taak: het genereren en overdragen van hoogwaardige kennis. Locaties: EUR - Campus Woudestein; Erasmus University College (EUC) Rotterdam; International Institute of Social Studies (ISS) in Den Haag. De Erasmus Universiteit is gevestigd aan de Campus Woudestein: Ongeveer 16 hectare groot; 21 gebouwen; Totale oppervlakte van ± 200.000 m2 BVO 13

Beschrijving uitgangspunten EUR Ingangsdatum nieuwe contract: 1 maart 2015 Looptijd nieuwe contract: 15 jaar (3 * 5 jaar) waarvan jaar 1 en 2 pilotperiode 1 perceel/ contract(partij) voor: Planmatig, Preventief, Correctief en Vervangingsonderhoud Voor de disciplines: Werktuigbouwkundig/ Elektrotechnisch/ Transport/ Bouwkundig diverse (waaronder schilderwerken, daken, loodgieterswerken, Gevel en Constructiewerk) Voor de locaties: EUR Campus Woudestein Rotterdam International Institute of Social Studies (ISS) Den Haag 14

Beschrijving uitgangspunten EUR Organisatie: 1 Onderhoudspartij integraal (coördinatie) verantwoordelijk voor uitvoeren onderhoud & beheer; Ontwikkeling EUR naar regie rol/ installatieverantwoordelijkheid; 1 dedicated Contractmanager voor toetsing contract afspraken; Onafhankelijke partij voor uitvoeren periodieke inspecties Nieuwe contract: KPI s op het gebied van: Vastgesteld (minimaal) conditieniveau conform NEN2767 Percentage up-time installaties (maximaal aantal storingen) Prestaties ruimtes (op basis ontwerpcondities gebouw) Beschikbaarheid ruimtes; Behalen prestaties energieprestatie (ESCo) Klanttevredenheid en klantbeleving 15

Proces 5 stappen: 1. Inventarisatie 2. Vraagspecificatie (scope vorming) 3. Inrichten overeenkomst 4. Contractvorming (en aanbesteding) 5. Implementatie 17

Inventarisatie fase Inventarisatie Revisiebescheiden van de te onderhouden objecten Nulmeting op basis van de NEN 2767 MJOP Overzicht storingsgegevens van de afgelopen jaren Energiegegevens Budgetoverzichten Tips: Plan voldoende tijd in voor de inventarisatie (EUR 6 maanden); Onafhankelijk adviesbureau (NEN Denk 2767, na over ruimte het systeem voor ontsluiting informatie bv. FMIS eisen) (EUR maakt gebruik van Planon); Asbestinventarisatie Denk na over de gewenste output; Trick: Inventariseer eerst één gebouw als pilot. 18

Vraagspecificatie KPI s en resultaatgebieden Techniek Klantbeleving Organisatie Energieprestatie Tips Denk na over aansluiting van de KPI s met uw strategische doelstellingen van uw organisatie; Bepaal wat u belangrijk vindt; Kies KPI s die duidelijk meetbaar en representatief zijn; Wat je niet weet samen verder in de pilotfase verder ontwikkelen. Tricks U kunt de bepaling van de norm ook laten tellen als gunningscriteria; v.b. 19

Inrichten overeenkomst Overeenkomst Addendum energiebesparende maatregelen met of zonder financiering Bijlage Outputspecificatie Intentieovereenkomst Tips Zoveel mogelijk functioneel omschrijven Onafhankelijke derden (verifiëren KPI s) Volledig geïntegreerd FMIS systeem SCB = Systeemgerichte contractbeheersing Bouw Business Cases in voor energieprestatie Vaste prijs Risico s langjarige contracten beperken Marktconformiteit toets opnemen Tricks Onafhankelijk derde van toepassing verklaren Energietarieven vastleggen Pilot en implementatie traject Exit fase Flexibiliteit 20

Contractering (Aanbesteding) Niet Openbare Europese aanbesteding Pre Selectie meest geschikte Opdrachtnemer Gunningsfase Gunning Tips Referenties ervaring Beoordelen op prijs en kwaliteit Visie Financiële draagkracht Plan van aanpak Implementatieplan Tricks Visie aanlaten sluiten op plan van aanpak Voornemen tot bankgarantie Budgetkaders vaststellen Doelstelling vanuit de visie terug laten komen in de beoordelingsaspecten. 21

Implementatie Implementatie Nulmeting Pilotperiode Tips Voldoende tijd implementatieperiode Exit-fase goed omschrijven Workshops same mindset Tricks Vraag om een gespecificeerde openbegroting per gebouw per element en sub element. Implementatieplan aan het eind 1 e jaar plannen opleveren daarna implementatie gemaakte plannen. 22

Waarom Cofely? Beschrijving van inrichting dienstverlening o.b.v. onze 3 pijlers (Techniek, Beheer en Perceptie) en het borgen hiervan Betrekken en gebruiken van ons FMIS (Planon) Ons helpen met de ontwikkeling naar regie-organisatie, o.a. door het opstellen van een plan van samenwerking Duidelijke aanpak op het gebied van energie, door het maken van een energie benchmark en inzetten van E-Navigator Concreet in de aanpak van de pilot periode, waarin ook een groei verwerkt is, o.a. door het organiseren van verbeterworkshops 23

Hoe keek Cofely naar de aanbesteding? Doelstellingen EUR sluiten aan bij visie en strategie van Cofely Bid-no Bid Strategy to win Plan van aanpak Energy Navigator Integraal tenderteam 25

Visie van Cofely op de opdracht Energieprestatiecontract als addendum op onderhoud Integrale uitvraag en aanpak Lange termijn met TCO benadering Duurzaam beheer en onderhoud Prestatiegericht, nemen van verantwoordelijkheid Helpen bij het groeien van EUR naar regieorganisatie 26

Projectaanpak van Cofely Pilotperiode (implementatieplan): parallelle trajecten Energie wordt integraal onderdeel van het onderhoudscontract. Start met monitoring ( meten=weten ) Vormen van een co-creatie (partnership) Implementatie Operatie 27

Visie van Cofely op de (ESCo) markt Integrale denken en integrale aanpak Zorg voor een TCO benadering (kwaliteit) Zoek naar synergievoordelen en waardecreatie, voor alle stakeholders Doorontwikkelen van onderhoudscontracten met energie als toegevoegde dienstverlening Een energieprestatiecontract is een middel, geen doel op zich Partnership, vertrouwen en transparantie 28

It takes more than 2 to... dance 29

Stellingen Is een contractduur van 15 jaar te lang? Ja / Nee Is flexibiliteit een bottleneck voor het aangaan van prestatiecontract? Ja / Nee Zijn fluctuerende energieprijzen een probleem? Ja / Nee Is klanttevredenheid te toetsen? Ja /Nee 31

Stellingen Zijn gebruikers een risicofactor voor de energieprestatie van een gebouw? Ja / Nee Is een losstaand EPC beter dan een EPC geïntegreerd in een onderhoudsovereenkomst? Ja/ Nee 32

Laura Schutte-Lindsen Contractmanager Erasmus Universiteit Rotterdam T: 06 28063341, E: schutte@efb.eur.nl Marc Hopman Senior Adviseur Duurzaam Vastgoed AT Osborne T: 06 55364896, E: mho@atosborne.nl Ruben Zonnevijlle Projectontwikkelaar Cofely T: 06 10347057, E: ruben.zonnevijlle@cofely-gdfsuez.nl 33

Verdienmodel Gegarandeerde kasstroom op basis van prestatiecontract 34