Functie Functienaam: Ict-deskundige Afdeling: Algemene Zaken Graadnaam: Ict-deskundige Dienst: Communicatie Functionele loopbaan: C4 C5 of B1 B2 B3 Subdienst: ICT Doel van de entiteit Beschrijving van de afdeling De afdeling algemene zaken ondersteunt de verschillende lijndiensten van de gemeentelijke organisatie en draagt zo bij tot een efficiënte en optimale werking. Deze ondersteuning gebeurt op het vlak van financiën, secretariaat, archief, juridische ondersteuning, personeel, communicatie, informatica, beleids- en projectondersteuning,... De afdeling omvat volgende diensten: financiën, secretariaat, personeel, communicatie en ICT. Beschrijving van de dienst De dienst ICT ondersteunt en helpt bij de automatisering binnen de diverse diensten van de gemeente Kaprijke, de gemeente Sint-Laureins, het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW) van de gemeente Kaprijke en het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van de gemeente Sint-Laureins. Ze staat in voor het beheer, een betrouwbare werking, het onderhoud en de verdere coherente ontplooiing van de informatica, de netwerken en de telefonie. Naast het dagdagelijkse operationele werk heeft deze dienst ook een adviserende rol naar de beide gemeente- en OCMW-besturen toe in verband met het opvolgen van de nieuwe technieken en evoluties in de informatica De dienst ontwikkelt tevens strategisch beleidsplannen en volgt de doelstellingen ervan op. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: Gemeentesecretaris van gemeente Kaprijke, Gemeentesecretaris van gemeente Sint-Laureins, OCMW-secretaris van gemeente Kaprijke en OCMW-secretaris van gemeente Sint-Laureins goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 29 november 2013 pagina 1 van 9
Kernresultaten Strategisch beleid ICT Concipiëren en uitwerken van de strategische en operationele doelstellingen m.b.t. ICT. Deze doelstellingen toetsen aan de missie en visie van de organisaties en bijsturen. Doel: op een efficiënte manier uitvoering en opvolging geven aan ICT-beleidsdoelstellingen Systeembeheer Beheren van het centrale computersysteem van de organisaties en onderhoud van soft- en hardware van de organisaties. up to date houden van netwerkcomponenten, servers, pc's, IP adresseringslijst, netwerkconfiguratie, nemen van back-ups; onderhoud en configuratie van back-up servers en bewaren & indexeren van back-up tapes contacten onderhouden met de leveranciers van hard- en software installatie, opvolging en onderhoud van hard- en software opvolgen virus- en spamproblematiek; netwerk en pc's beveiligen tegen virussen, inbraakpogingen, (begeleiden) installaties, onderhoud, beheer, zoeken naar vernieuwingen en verbeteringen aan het computersysteem ICT-infrastructuur Beheer van het computer- en telefoniepark. Begeleiden en adviseren betreffende telefonie en hard- en software van alle entiteiten. Doel: het ICT-netwerk optimaal beheren netwerk en pc's beveiligen tegen virussen, inbraakpogingen installeren van pc s en randapparatuur uitvoeren van eenvoudige servertaken uitvoeren van eenvoudige netwerktaken onderhoud en planning servers, back-ups, onderhoud en planning pc s en randapparatuur onderhoud en ondersteuning componenten netwerk zowel Lan als Wan installatie, opvolging & onderhoud van hard- en software onderhoud, ondersteuning en planning van telefoniecomponenten onderhouden van een mailsysteem met inbegrip van bescherming tegen spam Digitaal loket Mede ontwikkelen en implementeren van e-government in de organisaties. Doel: de toegankelijkheid van de dienstverlening verbeteren door een 24u loket en andere elektronische kanalen ter beschikking te stellen goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 29 november 2013 pagina 2 van 9
ontwikkelen van e-formulieren ter beschikking stellen e-zuilen ontwikkelen van nieuwe initiatieven op basis van nieuwe ICT mogelijkheden Website Uitbouwen en beheren van de webstek van de organisaties. Doel: de burger informeren over het beleid en de dienstverlening via elektronische weg beheer en algemene structuur webstek up to date houden van de gepubliceerde gegevens redigeren/controleren en aanpassen van de te publiceren teksten op de webstek beheer technische aspecten webstek (browsers, java-scripts, HTML-code, ) aandacht voor toepassingen die de interactie met de burger bevorderen Helpdesk Bijstaan van de gebruikers op hard- en software gebied. Doel: ervoor zorgen dat de gebruikers de informaticatoepassingen optimaal kunnen gebruiken uitleg aan de gebruiker verschaffen gegevens zoeken van/voor het probleem binnenkomende probleemmeldingen zo correct mogelijk analyseren en categoriseren naar soort probleem en hoogdringendheid eenvoudige problemen zoveel mogelijk zelf oplossen. De nodige instructies doorgeven aan de probleemmelder. De overige problemen correct doorspelen naar de specialisten begeleiding van gebruikers op vlak van technische specialisatie (vb: website, kopieermachines, vaste en mobiele telefonie ) contact opnemen met leveranciers / ontwikkelaars betreffende technische informatie assistentie bieden aan medewerkers bij hun informaticatoepassingen complexe problemen met medewerkers bespreken verzorgen van basisopleidingen voor medewerkers Informatieveiligheidsbeleid Veiligheidsconsulent informatica Doel: speelt, in uitvoering van de wetgeving betreffende de organisatie van de informatieveiligheid bij de instellingen van sociale zekerheid, een adviserende, stimulerende, documenterende en controlerende rol inzake informatieveiligheid. stelt een ontwerp van informatieveiligheidsplan op met aanduiding van de middelen die jaarlijks vereist zijn om het plan uit t voeren en adviseert schriftelijk de nodige bijsturingen maakt jaarlijks het wettelijk verslag van de informatieveiligheidsdienst goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 29 november 2013 pagina 3 van 9
legt de nodige documentatie aan met betrekking tot informatieveiligheid adviseert op schriftelijke en gemotiveerde wijze over alle aspecten van de informatieveiligheid (onder meer op basis van de minimale veiligheidsnormen die nageleefd dienen te worden met het oog op aansluiting bij de Kruispuntbank vult jaarlijks de lijst met betrekking tot de minimale veiligheidsnormen die nageleefd worden met het oog op aansluiting bij de kruispuntbank van de sociale zekerheid, in controleert en bevordert de naleving van (dwingende) informatieveiligheidsvoorschriften, rapporteert schriftelijk over alle vastgestelde inbreuken en adviseert maatregelen om dit te voorkomen detecteert fouten in de programmatuur en meldt deze aan de systeembeheerder met de vraag om afhandeling en terugkoppeling bewaakt de interne advies- en beslissingsstructuur met betrekking tot het informatieveiligheidsbeleid stimuleert het effectief en verantwoord gebruik van de ter beschikking gestelde informatica- en communicatiemiddelen en geeft de nodige tips en richtlijnen sensibiliseert het personeel, inzonderheid de pc-gebruikers, met betrekking tot informatieveiligheid en onderneemt systematisch acties met het oog op het aannemen van een veiligheidsgedrag treft in samenspraak met de interne preventieadviseur de nodige maatregelen met betrekking tot de preventie, de bescherming, de detectie, het blussen en de interventie ingeval van brand Budgetbeheer en meerjarenplanning Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning van de entiteit. Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle advies verlenen om te komen tot een gefundeerd, samenhangend budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle opvolgen van het dagelijks financieel beheer advies verlenen afstemming van / verbanden leggen met de budgetten van de hogere overheid en de gemeentelijke begroting Voorbereiding bestuursorganen Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteiten voorbereiden en afwerken van dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere entiteiten goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 29 november 2013 pagina 4 van 9
Overheidsopdrachten Bijdragen tot het definiëren van het lastenboek en opvolgen van de uitbestede werken door de contractanten. Doel: de overheidsopdrachten correct en conform de afspraken laten geschieden bieden van technische ondersteuning voor de opmaak van het bestek opvragen prijzen controleren van de werkzaamheden controleren en rapporteren van de vorderingsstaten Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en de besturen. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen organiseren en opvolgen van intern overleg informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal) toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan (systeem) afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers Projectmatig werken Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende en dienstoverschrijdende projecten. Doel: het meetbaar maken van vooropgestelde doelen, het tijdelijk bijeenbrengen van verschillende kennis en disciplines en het doorvoeren van veranderingen de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter beschikking stellen van de organisatie opstarten van projectgroepen ondersteunen van projectgroepen goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 29 november 2013 pagina 5 van 9
formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau worden gehouden Uittekenen van processen Documenteren en uittekenen van processen. Doel:bijdragen tot het verbeteren van de organisatieprocessen verzamelen van informatie voor het uittekenen van processen uittekenen van het proces valideren van het uitgetekend proces door de betrokkenen en de verantwoordelijken (managementteam) hertekenen van het proces, opmaken van de to be-situatie, aangeven van de wijzigingen en de gevolgen ervan bespreken/valideren van de to be bewaken van het goede verloop van de opdracht en eventuele knelpunten melden schrijven/opmaken van implementatieplan Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen organiseren van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau vakgerichte informatie raadplegen correct gebruiken van de tikklok naleven van het arbeidsreglement Verruimende bepaling: op vraag van de leidinggevende verricht het personeelslid ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 29 november 2013 pagina 6 van 9
grondig voldoende elementair FUNCTIEBESCHRIJVING Technische competenties Technische competenties De definities en gradaties van de technische competenties zijn ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden drie gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Strategisch management x x x Financieel management x x Communicatiemanagement x x Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie x x Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie x x x Werking en werkmiddelen Werking van de organisatie x x Werkmiddelen en werkmethodieken x x x Procedure en procesbeheer x x Projectmatig werken x x ICT-vaardigheden Algemene ICT-vaardigheden x x x Personal Information Manager-toepassing x x x Presentaties x x x Tekstverwerking x x x Rekenbladen x x x Software eigen aan de organisatie x x x Software eigen aan de functie x x x goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 29 november 2013 pagina 7 van 9
gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 FUNCTIEBESCHRIJVING Gedragscompetenties Gedragcompetenties De definities en gradaties van de gedragcompetenties zijn ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden drie gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Gradatie Cluster Competentie Beheersmatige Plannen en organiseren x x x vaardigheden Informatieverwerkend Analytisch denken x x gedrag Visieontwikkeling x x Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken x x Kwaliteit en nauwgezetheid x x Leerbereidheid x x x Probleemoplossend Besluitvaardigheid x x gedrag Klantgerichtheid x x x Waardegebonden gedrag Organisatieverbondenheid x x Resultaatgerichtheid x x goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 29 november 2013 pagina 8 van 9
Kennisneming Kennisneming Samen met het individuele doelstellingenplan uit het evaluatiedocument vormt de functiebeschrijving de basis voor de evaluatie van het personeelslid gedurende zijn loopbaan. Gelieve handmatig en schriftelijk aan te vullen als volgt: 1. schrijf voor kennisname ; 2. onderteken met uw handtekening; 3. vul de datum van ondertekening in; 4. vul uw voornaam en familienaam in. personeelslid leidinggevende Voor kennisname Handtekening Datum Naam goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 29 november 2013 pagina 9 van 9