Flexibel verlonen Dag van de Payroll Professional 2017 Een waardevoller loonpakket met hetzelfde budget 5 oktober 2017 Lieve Michiels en Kathleen Veugelen Verlonen door de jaren heen 2 1
Verlonen door de jaren heen Verzelfstandiging TIJD 10 INKOMENSMANAGEMENT Arbeidsvoorwaarden à la carte (Flex Income Plan) BELONINGSMANAGEMENT Strategische belonen Paternalisme 00 80-90 WORK-LIFE OPTIMALISATIE : Intrede new age benefits : kinderopvang, strijkdienst, FISCAAL -, SOCIAAL- JUR. OPTIMALISATIE Intrede klassieke benefits : maaltijdcheques, verzekeringen, bedrijfswagen, 60-70 Vast loon en sociaal dienstbetoon, (variabel loon) 3 Verlonen door de jaren heen Veel bedrijven hebben over de jaren heen een uitgebreid beloningspakket ontwikkeld, inclusief een brede waaier aan diverse voordelen die niet steeds werden aangepast aan veranderende omstandigheden. Steeds meer... 4 2
5 maar zijn werknemers ook tevreden over de samenstelling van hun loonpakket? 6 3
De visie van de werknemer versus Ik wil graag meer vakantiedagen Ik kan mijn vakantiedagen niet allemaal opnemen Ik wil graag smartphone X en niet smartphone Y Kan ik geen fiets ter beschikking krijgen? Waarom hebben we geen tandzorgverzekering? Ik wil graag meer sparen voor mijn pensioen Ik wil meer cash Ik woon in de stad en ik hoef geen bedrijfswagen. Ik ben wel geïnteresseerd in autodelen 7 De visie van de werkgever Mijn werknemer wil een loonsverhoging maar ik heb geen/een beperkt budget Mijn werknemers hebben diverse behoeften. Het aanbieden van alle benefits om iedereen wat wils te geven is onbetaalbaar. De aanwezige benefits worden niet door iedereen geapprecieerd Sommige benefits zijn duur en worden slechts beperkt gebruikt De werknemer heeft geen zicht op de totale waarde van zijn loonpakket Benefits toekennen zijn een evidentie voor de werknemer 8 4
En nog meer uitdagingen voor de werkgever beheersing loonkost 4 generaties werknemers in dienst toenemende individualisering talent aantrekken en behouden bedrijfsimago duurzaam ondernemen 9 Trends in het Belgisch verloningsbeleid De belangrijkste doelstellingen van het benefitsbeleid van Belgische organisaties 1 Verhogen jobtevredenheid 31% 2 Retentie 22% 3 Kostencontrole (verloning) 21% 4 Aantrekken van werknemers 11% 5 Verhogen van productiviteit 10% < 100 werknemers 1 Verhogen jobtevredenheid (37%) 2 Kostencontrole (19%) 3 Retentie (17%) 100-499 werknemers > 500 werknemers 1 Kostencontrole (verloning) (37%) 2 Retentie (22%) 3 Verhogen jobtevredenheid (22%) 4 Aantrekken werknemers (22%) *Bron: Compensation & Benefits praktijk van SD Worx 1 Retentie (33%) 2 Kostencontrole (25%) 3 Verhogen jobtevredenheid ( 23%) 10 5
11 Werkgever & werknemer proberen elkaar te vinden 12 6
Flexibel Verlonen Concept Flex Income Plan - België 2007 Doel: diversifiëren en individualiseerbaar maken van de arbeidsvoorwaarden Oplossing bieden voor allerlei sociaalmaatschappelijke veranderingen, die de individuele werknemer dwingen om zelf keuzen te maken over zijn arbeidsvoorwaardenpakket, verlof, voorzieningen, verzekeringen en pensioen Definitie: het à la carte aanbieden van arbeidsvoorwaarden Budget om te spenderen aan benefits Mobiliteit Work life balance Sociale risico s & Pensioen Tijdsparen Multimedia Vorming 13 Flexibel Verlonen Uw werknemers kunnen hun inkomen met hun individuele noden verbinden. Grote aantrekkingskracht voor huidige en toekomstige werknemers. U vermijdt het risico op stijging van de totale loonkost van uw bedrijf als u dit op een budgetneutrale manier invoert 14 7
Meerwaarde zonder meerkost VB. uitbetaling bonus (patronale kost 30%) bonus zonder Flex Income Plan TM netto bonus uitbetaald in cash bonus met Flex Income Plan TM WN kan keuzes maken binnen budget, dus meer flexibiliteit! bruto bonus 1.000 netto bonus 404,80 bruto bonus 1.000 netto bonus 404,80 budget 1.480,70 budget 1.480,70 budget Budget neutraliteit? 1,534.70 Ja! Voor een duurzame oplossing Nee! Voor een kostenbesparende oplossing 15 Verloning op maat 16 8
17 Concrete cases: waarom flexibele verloning ingevoerd? Retentie en aantrekkingskracht verhogen Harmonisatie van loonpakketten Regularisatie van kostenvergoedingen Vraag vanuit de vakbond / werknemers 18 9
Generatie management VAST LOONPAKKET FLEXIBEL VERLONEN ELS 34 jaar 2 jonge kinderen woont buiten de stad vast loon + kleine leasewagen + extra vakantiedagen BEN 28 jaar alleenstaand woont in de stad vast loon + abonnement openbaar vervoer + meer cash ROGER 52 jaar getrouwd, 2 tieners woont buiten de stad vast loon + individueel pensioensparen + grote leasewagen 19 Toenemende individualisering VAST LOONPAKKET FLEXIBEL VERLONEN Sarah 25 jaar net afgestudeerd alleenstaand geen kinderen meer Cash opleiding + extra vakantiedagen SARAH 35 jaar 2 kinderen gescheiden grote leasewagen kleine leasewagen + cash SARAH 35 jaar werkt in de stad is het verkeer beu grote leaswagen abonnement openbaar vervoer + elektrische fiets 20 10
Income management Het loonpakket krijgt meer waarde, zelfs wanneer er geen opslag in zit. Privé- en professionele behoeften veranderen. Daarom mogen uw medewerkers elk jaar opnieuw keuzes maken.* * Rekening houdend met de geldende afschrijvingstermijnen 21 Vraag en aanbod liggen nog ver uit elkaar Aanbod 10% van de grote bedrijven en 14% van de kmo s geeft medewerkers de mogelijkheid om hun loonpakket af te stemmen op hun individuele behoeften 22 11
FLEXIBEL VERLONEN: Hoe? 23 Een sluitend juridisch kader met respect voor enkele basisprincipes een vrije keuze voor de werknemer. De wilsautonomie van de werknemer staat centraal. Flexibel belonen mag niet gelijkgesteld worden aan optimaliseren van het loonpakket. De keuze van de werknemer heeft gevolgen op vlak van RSZ en fiscaliteit, maar deze gevolgen zijn op zich niet het doel van flexibel verlonen. Respect voor de hiërarchie van de rechtsbronnen Budgetneutraliteit 24 12
Het implementatieproces 1) Wat is er mogelijk binnen de onderneming? 2) Let s do this! 3) Definiëring en valorisatie van budgetten & shopelementen 4) Juridische acties 5) Operationele workload 6) Communicatie 7) Online shopping experience 8) En nog een keer: jaarlijkse flow 25 Wat is er mogelijk binnen de onderneming? 26 13
Let s do this! Vastleggen van de strategie Wat kunnen én willen we omzetten in een budget? Welke voordelen in de verf zetten? Specifieke doelgroep of voor iedereen? Wanneer is het keuzemoment? 27 Definiëring en valorisatie budgetten en shopelementen Budget: In-kant Aan de flexibiliseerbare voordelen een waarde koppelen, gebaseerd op de totale werkgeverskost van deze voordelen Er wordt steeds gerekend met budgetten (loonkost), niet met bruto of netto bedragen 2 soorten budgetten Recurrent budget heeft men jaarlijks recht op bv. eindejaarsbudget Ad hoc budget budget met een onzeker karakter, kan men niet vanuit gaan dat men hier jaarlijks recht op heeft bv. aanwervingsbudget of bonusbudget 28 14
Definiëring en valorisatie budgetten en shopelementen Shopelementen: out-kant Aan de aangeboden voordelen wordt een waarde gekoppeld, gebaseerd op de totale werkgeverskost van deze voordelen (cfr. zelfde uitgangspunt als samenstelling budget) Elk voordeel heeft een eigen behandeling in de payroll Mix van sociaal onderworpen en sociaal vrijgestelde voordelen In principe kiest de werknemer jaarlijks de benefits voor het komende jaar Sommige benefits hebben een langere looptijd. Indien de werknemer deze kiest, zal de keuze vaststaan voor deze langere looptijd. De werknemer zal deze ook enkel kunnen kiezen met jaarlijks zeker budget (recurrent). Vb. Leasefiets voor een leaseperiode van 3 jaar 29 Juridische acties Cfr. ijsberg Herschrijven rechtsbronnen HR vraagstukken en beleid Arbeidsovereenkomst (bijlage) 30 15
Managen van de operationele workload proactief detecteren & beantwoorden van HR vraagstukken rond flexibel verlonen en zoeken naar best practices keuzeproces via een geautomatiseerde webtool automatische opmaak juridische documenten digital HR: papierloze flow via e-signing & e-archiving payroll export/interface Rapportering Workflow Eigen resources versus outsourcing? HR manual flex policy Digital HR HR operations 31 HR manual 32 16
Communication is Stakeholders betrekken Infosessies aan de werknemers budgetten? Bruto? Netto? Wanneer? Wat? Hoe? pensioengrens! vertrouwd maken met het nieuwe loonbeleid hernieuwde appreciatie voor loonpakket digitale ontdekking (ruimer dan flexibele verloning) 33 The online shopping experience Keuzes Keuzevrijheid: waar, wanneer, hoe Inzicht waarde loonpakket Bijlage aan de arbeidsovereenkomst 34 17
Jaarlijkse flow Eventuele aanpassingen aan de budgetcreatie en de shop Opladen van de data en de budgetten in de tool Keuzeperiode +- 2 à 3 weken Administratieperiode HR Ingang nieuwe Flexibel Verloningscyclus (niet noodzakelijk 12 maanden!) TIP De Flexibele Verloningsperiode is niet automatisch gelijklopend met het kalenderjaar. De keuzeperiode wordt afgestemd op de bron van budgetcreatie Vb. Eind maart bonusbudgetten gekend - keuzeperiode april - ingang Flexibel Verloningsjaar 1 april 31 maart 35 FLEXIBEL VERLONEN Enkele voorbeelden 36 18
Enkele voorbeelden Parameters Bruto maandloon: 3.300 EUR % patronale RSZ: 32% IN OUT Leasefiets 150 EUR/maand met 40% woon-werkverkeer: 2.228,40 EUR 3 extra verlofdagen: 603,14 EUR Variabel loon 4.000 EUR budget Upgrade smartphone: 396 EUR Saldo in cash: 585,20 EUR bruto 37 Enkele voorbeelden Parameters Bruto maandloon: 2.800 EUR % patronale RSZ: 32% IN OUT Individueel pensioensparen: 1.023,28 EUR Aanvullende kinderbijslag (1 kind 10 EUR/maand): 120 EUR Regularisatie kostenvergoeding 1.200 EUR budget Saldo in cash: 42,97 EUR bruto 38 19
Enkele voorbeelden Parameters Bruto maandloon: 3.500 EUR % patronale RSZ: 32% IN OUT Treinabonnement 2 de klasse: 1.108 EUR Downgrade wagenbudget (- 1 categorie) 1.800 EUR budget Internationaal tankbudget: 300 EUR Individuele gezondheidsverzekeringen: 360 EUR Anciënniteitsdagenbudget (2 dagen) 426,46 EUR budget Totaal budget: 2.226,46 EUR Kortingskaart: 19,80 EUR Storting goed doel: 50 EUR Saldo in cash: 294,44 EUR bruto 39 Enkele voorbeelden Parameters Bruto maandloon: 3.800 EUR % patronale RSZ: 32% IN OUT 5 extra verlofdagen: 1.157,54 EUR Eindejaarsbudget (50%) 2.508 EUR budget Extra optiebudget wagen: 2000 EUR Aanvullende kinderbijslag (3 kinderen 50 EUR/maand): 1800 EUR Bonusbudget 4.242,08 EUR budget Totaal budget: 6.750,08 EUR Individueel pensioensparen: 1.023,28 EUR Upgrade smartphone: 264 EUR Saldo in cash: 382,77 EUR bruto 40 20
What s hot? 1. Auto 2. Pensioensparen 3. Extralegaal verlof en anciënniteitsverlof 4. Tankbudget 5. Aanvullende kinderbijslag 6. Premie hospitalisatieverzekering familieleden 7. Internet @ home 8. Warranten 9. Fiets 10. Multimedia Bron: FIP databank 41 Focus op mobiliteit Cindy Na de dagelijkse file is er ook aan het werk nog een parkeerprobleem Geef mij maar een abonnement autodelen en fietslease o Werkt in centrum Brussel o Woont in Lebbeke (25 km) Werkgever Werknemer - Parkingabonnement 1.300/jaar - Filegevoelig traject - Te weinig parking - Hoge kost privévervoer - Goed openbaar vervoer netwerk - Parkeerprobleem 42 21
Focus op mobiliteit (Cindy) Mobiliteitsbudget Parkingabonnement 1.300/jaar Mobiliteitskeuze Rittenkaart NMBS 500/jaar Abonnement autodelen 100/jaar Leasefiets 500/jaar Parkingtickets 200/jaar 43 Focus op mobiliteit Herman Nu mijn kinderen het huis uit zijn, kies ik voor een kleinere bedrijfswagen. Daardoor kan ik me ook een fiets en een parkeerabonnement aanschaffen. o Werkt in Lier o Woont in Mechelen Werkgever Werknemer - Bedrijfswagen = vast budget - Geen privé ochtend/avondspits meer - Parking geen probleem - Ecologische voetafdruk - Goede bereikbaarheid openbaar vervoer - Geen nood meer aan grote wagen - Bedrijfswagen is niet noodzakelijk voor de functie - Geen file 44 22
Focus op mobiliteit (Herman) Mobiliteitsbudget Kleinere bedrijfswagen 2.800/jaar Mobiliteitskeuze Treinabonnement 1 e klasse 1.300/jaar Parkingabonnement 500/jaar Fiets 1.000 45 Focus op mobiliteit o Werkt en woont in Antwerpen Werkgever Werknemer - Goede bereikbaarheid openbaar vervoer - Bedrijfswagen (niet functioneel)+ partner heeft ook bedrijfswagen - Fietsenstalling - School op wandelafstand van woonst - Onvoldoende parking - Parkingprobleem aan huis + werk 46 23
Focus op mobiliteit (Geert) Mobiliteitsbudget Mobiliteitskeuze - Bedrijfswagen 10.000/jaar Fiets 2.500 Fietsvergoeding 500 Abonnement De Lijn 235 Rittenkaarten NMBS 500 Het niet-opgebruikte budget van Geert zal omgerekend worden naar een maandelijkse mobiliteitspremie. 47 Nog enkele tips 1. Bij budgetcreatie komt men voornamelijk aan individuele benefits en minder aan collectieve benefits (moeilijk te waarderen per kop; afschaffen kan grote impact hebben). 2. Aantal voordelen in shop beperken in een eerste fase (+/- 7 à 8 tal) benchmark eigen populatie 3. Beperk het aantal keuzemomenten 48 24
Flexibel verlonen & automation: de grote sprong voorwaarts 49 Flex everything: een vorm van sociale innovatie DE VOLGENDE STAP? DE FLEXIBELE WERKORGANISATIE! Flexibel omgaan met: Beloning Maar ook met Tijd Plaats Job-inhoud Loopbaan Structuur «alles wat vast zit» «LOSMAKEN» Nieuwe vormen van managen, organiseren en samenwerken 50 25
Bedankt! Vragen? Later nog vragen? Meet us @ SD Worx Business Market Kathleen.Veugelen@sdworx.com Lieve.Michiels@sdworx.com 26