Sense & Sensibility. Flexibel verlonen. Lieve Michiels

Transcriptie

1 Sense & Sensibility Flexibel verlonen Lieve Michiels 21/10/2014

2 2

3 Steeds meer. Groepsverzekering internet Anciënniteitspremie Maaltijd cheque Variabel Loon & prestatiepremie Sinterklaas geschenk Fiets vergoeding Eco cheque Vast loon & merit Hospitalisatie verzekering Huwelijks geschenk Dag vergoeding Geboorte geschenk gsm Onkosten vergoeding Bedrijfswagen

4 4

5 Maar Zijn medewerkers tevreden over de samenstelling van hun loonpakket? Bron: SD Worx Engagement Study

6 Waar ligt uw werknemer van wakker? 6

7 Waar ligt uw werknemer van wakker? De werknemer en zijn visie op de benefits 7

8 Waar ligt uw werknemer van wakker? De werknemer en zijn visie op de benefits Ik wil graag meer vakantiedagen Ik kan mijn vakantiedagen niet allemaal opnemen Ik wil graag smartphone X en niet smartphone Y Kan ik geen fiets ter beschikking krijgen? Waarom hebben we geen tandzorgverzekering? Ik wil graag meer sparen voor mijn pensioen Ik wil meer cash Ik woon in de stad en ik hoef geen bedrijfswagen. Ik ben wel geïnteresseerd in autodelen 8

9 Waar ligt u als HR professional van wakker? 9

10 Waar ligt u als HR professional van wakker? 3 work 10

11 Waar ligt u als HR professional van wakker? Intentie om de onderneming te verlaten 100% 90% 24,6% 16,0% 80% 70% 60% 50% 40% 75,4% 84,0% Looking for another job Happy to stay 30% 20% 10% 0% Your employer determines the composition of your renumeration package Employee determines the composition of his renumeration package using a fixed budget 11

12 12 Waar ligt u als HR professional van wakker?

13 Waar ligt u als HR professional van wakker? De werkgever en zijn visie op de benefits Mijn werknemer wil een loonsverhoging maar ik heb geen/een heel beperkt budget Mijn werknemers hebben diverse behoeften. Het aanbieden van alle benefits om iedereen wat wils te geven is onbetaalbaar. De aanwezige benefits worden niet door iedereen geapprecieerd Sommige benefits zijn duur en worden slechts beperkt gebruikt De werknemer heeft geen zicht op de totale waarde van zijn loonpakket Benefits toekennen lijkt een evidentie voor de werknemer. 13

14 Wat wilt u als HR professional bereiken? 14

15 Wat wilt u als HR professional bereiken? De werkgever en zijn ambities Geeft deze benefits om werknemers te belonen Wil hierdoor de werknemers motiveren Wil werknemers behouden Wil een attractieve werkgever zijn Wil de werknemers blijvend motiveren Wil de loonkost onder controle houden 15

16 Werkgever en werknemer vinden elkaar 16

17 Werkgever en werknemer vinden elkaar Verloning op maat 100% 90% 7,8% 80% 40,2% 70% 60% 50% 40% 92,2% Prefers that the employer composes his renumeration package Prefers to make his own composition using a fixed budget 30% 59,8% 20% 10% 0% Your employer determines the composition of your renumeration package Employee determines the composition of his renumeration package using a fixed budget 17

18 Flexibel verlonen Wat? Concept Flex Income Plan - België 2007 Doel Diversifiëren en individualiseerbaar maken van de arbeidsvoorwaarden Definitie Het à la carte aanbieden van arbeidsvoorwaarden 18 Benefits in ruil voor: Mobiliteit Work life balance Pensioen Sociale risico s en verzekeringen Tijdsparen Vorming of vice versa

19 Flexibel verlonen Wat? 19

20 Flexibel verlonen Hoe? Premissen FIP is vrije keuze voor de werknemer. De wilsautonomie van de werknemer staat centraal. Flexibel belonen mag niet gelijkgesteld worden aan optimaliseren van het loonpakket. De keuze van de werknemer heeft gevolgen op vlak van RSZ en fiscaliteit, maar deze gevolgen zijn op zich niet het doel van FIP. Respect voor hiërarchie van de rechtsbronnen Budgetneutraliteit in hoofde van de werkgever (FIP mag geen aanleiding geven tot meeruitgaven) 20

21 STAP 1 Inventaris en legal audit van de benefits in de organisatie Oplijsten van alle loonelementen en benefits individueel collectief Benefits die niet (meer) door de werknemers als benefit bekeken worden, komen (terug) naar boven bv: gratis parking, cake bij de koffie, Overzicht van en inzicht in globale benefits landschap Legal audit brengt foutieve toepassingen van voordelen naar boven enkel correcte voordelen flexibiliseren opportuniteit tot regularisatie & harmonisatie 21

22 STAP 2 Valorisatie van de benefits 22

23 STAP 3 Classificatie der rechtsbronnen Per benefit de rechtsbron(nen) in kaart brengen Mogelijkheid tot flexibilisering onderzoeken Legally compliant Recurrent 23

24 STAP 3 Classificatie der rechtsbronnen 24

25 STAP 4 Vastleggen van de FIP strategie Welke voordelen(~clusters) in de verf zetten? Mobiliteit Health Pension & insurances Work-life Devices Rekening houdend met: Cultuur organisatie Corporate values (HR/Comp&Ben) strategie 25

26 STAP 4 FIP strategie: wat kunnen/willen we flexibiliseren & wat willen we aanbieden? 26

27 STAP 4 FIP strategie: budgetneutraliteit 27

28 STAP 4 FIP strategie: budgetten Budget wordt bepaald op basis van flexibiliseerbare voordelen zie ijsberg Aan de flexibiliseerbare voordelen een waarde koppelen, gebaseerd op de totale werkgeverskost van deze voordelen Budgetneutraliteit: steeds rekenen met budgetten, niet met bruto of netto bedragen 28 2 soorten budgetten Recurrent budget heeft WN jaarlijks recht op bv. budget uit extralegale vakantiedagen Niet-recurrent budget ad hoc budget; niet jaarlijks gegarandeerd (recht/bedrag) bv. bonus

29 STAP 4 FIP strategie: Looptijd benefits Flexibel verlonen = wederkerende keuzemogelijkheid voor werknemer In principe kiest de werknemer jaarlijks de benefits voor het komende jaar Sommige benefits hebben een langere looptijd. Indien de werknemer deze kiest, zal de keuze vaststaan voor deze langere looptijd. De werknemer zal deze ook enkel kunnen kiezen met recurrent budget. - bv. lease fiets voor een leaseperiode van 3 jaar, lease auto 29

30 STAP 4 FIP strategie: Looptijd benefits en budgetten 30

31 STAP 5 Hertekening juridische architectuur Arbeidsovereenkomst (bijlage): vastleggen keuzes werknemer bepaalde duur Handleiding Voor werkgever/hr/payroll/comp&ben Voor werknemer FIP strategie & events 31 Herschrijven rechtsbronnen Arbeidsovereenkomst Arbeidsreglement CAO s Policies

32 STAP 6 Implementatie Vendormanagement Onderhandelingen prijs & aanbod benefits Praktische afspraken bestelling, levering, onderhoud Events Stakeholders betrekken Communicatie aan werknemers Principes flexibel verlonen Budgetneutraliteit Keuzemogelijkheden Verloop keuze proces 32

33 STAP 7 Keuze proces, administratie & integratie HR systemen Keuze proces werknemer: Deelnemen J/N Beschikbaar budget: recurrent vs niet-recurrent (per groep?) Keuzemogelijkeden benefits (per groep) Arbeidsovereenkomst (bijlage) ondertekenen Handleiding Beheer keuze proces werkgever: Opvolging instap Registreren gemaakte keuzes Arbeidsovereenkomst (bijlage) opmaken en bezorgen 33

34 STAP 7 Keuze proces, administratie & integratie HR systemen Benefits administratie werkgever: Opvolgen arbeidsovereenkomst (bijlage) Opvolgen formaliteiten/verklaringen/bewijsstukken bv. attest pensioensparen Bestellen gekozen benefits bij vendors Optioneel: levering benefits HR Operations: Payroll processing benefits Extra verlofdagen verwerken afwezigheidsregistratie systemen Benefits registreren in HR/Comp&Ben systemen Opvolging events 34

35 STAP 7 Keuze proces, administratie & integratie HR systemen Benefits administratie werkgever: Opvolgen arbeidsovereenkomst (bijlage) Opvolgen formaliteiten/verklaringen/bewijsstukken bv. attest pensioensparen Bestellen gekozen benefits bij vendors Optioneel: levering benefits HR Operations/systemen: Payroll processing benefits Extra verlofdagen verwerken afwezigheidsregistratie systemen Benefits registreren in HR/Comp&Ben systemen Opvolging events 35

36 JAARLIJKSE WORKFLOW Keuze proces, administratie & integratie HR systemen Strategie/beleid: aanpassingen budgetcreatie? aanpassing benefits keuze? aanpassing/update juridische architectuur - keuze proces - administratie Bepalen keuze budgetten per werknemer Communicatie aan (nieuwe) werknemers Keuze proces werknemers & opvolging Administratie periode 36

37 FLEXIBEL VERLONEN Enkele voorbeelden 37

38 Voorbeeld 1 Flexibel verlonen IN Variabel loon OUT Extralegale vakantiedagen (max. 5 dagen) Internet Carwash kaart GSM toestel GSM abonnement Child Plan Cash bonus 38

39 Flexibel verlonen Voorbeeld 2 IN regularisatie kostenforfait OUT Aanvulling individueel pensioensparen Tussenkomst privé dental plan Tussenkomst privé hospitalisatieverzekering Extralegale vakantiedagen (max. 5 dagen) Kilometervergoeding home Upgrade smartphone GSM abonnement + datakaart Tablet Pc privé Ekivita Cash bonus 39

40 Flexibel verlonen IN wagenbudget OUT Scooter (elektrisch) Fiets (plooi/elektrisch) Treinabonnement 1 e klasse Parkingabonnement aan station Cambio Openb.vervoer privé-verplaatsingen (fietsdelen) home Upgrade smartphone en extra smartphone GSM abonnement + datakaart Tablet PC en randapparatuur Over te dragen budget naar volgend jaar Cash bonus Goed doel Voorbeeld 3 40

41 Flexibel verlonen Voorbeeld 4 IN extralegale eindejaarspremie 1 vakantiedag Saldo flexlease OUT Aanvulling individueel pensioensparen Extralegale vakantiedagen (max. 5 dagen) Uitbreiding leasebudget + 1 categorie Mobiel internet Upgrade iphone ipad PC privé Ekivita Aandelenopties Cash bonus Goed doel 41

42 Flexibel verlonen Voorbeeld 5 IN anciënniteitsbudget bonusbudget Aanbrengpremie Saldo vorig jaar OUT Tussenkomst hospitalisatieverzekering familieleden Extralegale vakantiedagen (max. 5 dagen) Uitbreiding leasebudget Internet Pc en toebehoren Cash bonus Goed doel Over te dragen budget 42

43 HR DIGITALIZATION Flexibel verlonen & automation : de grote sprong voorwaarts 43

44 HR DIGITALIZATION Flex Income Plan webtool

45 TIPS Voor een succesvolle implementatie van flexibel verlonen 1. Aantal benefits in het aanbod beperken (+/- 5 à 6 tal) Meest populaire: extralegale vakantiedagen bedrijfswagen maximalisatie cash (premies) extralegale kinderbijslag internet (Telenet Incentive plan) GSM abonnement Upgrade bedrijfs-gsm 2. Beperk het aantal keuzemomenten (1 keer per jaar) 3. Bij budgetcreatie eerder individuele benefits en minder collectieve benefits (moeilijker te waarderen per WN; afschaffen kan grote impact hebben) 45

46 DE VOLGENDE STAP? DE FLEXIBELE WERKORGANISATIE! Flex everything: een vorm van sociale innovatie Flexibel omgaan met: Beloning Maar ook met Tijd Plaats Job-inhoud Loopbaan Structuur «alles wat vast zit» «LOSMAKEN» Nieuwe vormen van managen, organiseren en samenwerken 46

47 Brouwersvliet Antwerpen Tel 0473/ Lieve Michiels Managing Consultant Reward & FIP lieve.michiels@sdworx.com 47