Het Flex Income Plan van SD Worx: innoveren in het loonbeleid

Transcriptie

1 Het Flex Income Plan van SD Worx: innoveren in het loonbeleid

2 Inhoudsopgave Het Flex Income Plan van SD Worx: innoveren in het loonbeleid 1. Een concrete behoefte 2 2. Een nieuw concept: het Flex Income Plan 3 3. Juridisch kader van het Flex Income Plan 5 4. Premissen waarbinnen het Flex Income Plan van toepassing is 7 5. Een stappenplan Eerste stap - audit van de voordelen 5.2. Tweede stap - waardebepaling (valorisatie) van de voordelen 5.3. Derde stap - juridische analyse van de voordelen 5.4. Vierde stap - het bepalen van een beleid t.a.v. het Flex Income Plan 5.5. Vijfde stap - de nieuwe juridische structuur van het loonbeleid 5.6. Zesde stap - de implementatie en de processen 5.7. Zevende stap - ondersteuning via software en integratie in de HR-systemen 6. Een conclusie 13 Het Flex Income Plan: innoveren in het loonbeleid 1

3 1 Een concrete behoefte De bedrijven in ons land kennen veel extralegale voordelen toe. Zowel in geld als in natura. Enerzijds willen de bedrijven daarmee hun loonkost onder controle houden en anderzijds willen ze met die extra s ook werknemers aantrekken en behouden in een krimpende arbeidsmarkt. Die extralegale voordelen zijn in de loop van vele jaren gegroeid en hebben daardoor een erg fragmentarisch karakter. Ze vormen een soort van opeenvolgende aanbouwsels aan het loonbeleid en om het paar jaar komt er wel één bij als er weer eens een voordeel of premie uitgevonden wordt met minder loonlasten. En hoewel de totale kostprijs van die voordelen sterk kan oplopen, blijft de appreciatie ervan door de werknemers toch vrij laag. Meestal weten de werknemers nauwelijks welke voordelen ze genieten en zelden kunnen ze die voordelen naar hun juiste geldelijke marktwaarde schatten. Om daar een beter zicht op te krijgen heeft het Kenniscentrum van SD Worx bij werknemers een onderzoek gevoerd naar hun tevredenheid over de samenstelling van hun totale loonpakket. Dat leverde verrassende resultaten op. Uit het onderzoek blijkt dat de gemiddelde tevredenheid van die werknemers over de samenstelling van hun loon 60% bedraagt 32% van hen meent dat de samenstelling van hun huidige standaard loonpakket niet beantwoordt aan hun behoeften. En maar liefst 48% van die werknemers wenst zeggenschap te hebben bij de samenstelling van hun loonpakket. Met andere woorden, ze willen de mogelijkheid hebben om naar keuze voordelen te kunnen kiezen die beter aansluiten bij hun concrete behoeften. Om de consistentie van die uitspraken te testen vroegen we aan dezelfde groep van werknemers of ze bereid zouden zijn geld te ruilen voor vrije tijd of andere voordelen: 42% antwoordde hier positief op. Een ander onderzoek van SD Worx bij 300 werkgevers bevestigt die resultaten. 87% van de werkgevers voelt de druk om in te spelen op de individuele behoeften van de medewerkers. 63% van hen staat daar open voor en 20% wil er direct actief aan werken. Deze resultaten dateren van vlak voor de economische crisis. Een recente bevraging bij de bedrijven over de maatregelen die ze willen nemen tegen de economische crisis leert ons dat 44% van hen iets wil doen aan de benefits. Het idee om de bestaande voordelen beter te valoriseren, eerder dan weer op zoek te gaan naar nieuwe voordelen en/of optimalisaties, is nu van een interessante optie opgeschoven naar een dwingende noodzaak. 2 Het Flex Income Plan: innoveren in het loonbeleid

4 2 Een nieuw concept: het Flex Income Plan TIJD Verzelfstandiging 10 INKOMENSMANAGEMENT Arbeidsvoorwaarden à la carte (Flex Income Plan) BELONINGSMANAGEMENT Strategische belonen Paternalisme WORK-LIFE OPTIMALISATIE: Intrede new age benefits: kinderopvang, - strijkdienst, FISCAAL & SOCIAAL - JUR. OPTIMALISATIE Intrede klassieke benefits: maaltijdcheques, verzekeringen, bedrijfswagen, Vast loon en sociaal dienstbetoon (variabel loon) In het licht van deze resultaten heeft het Kenniscentrum van SD Worx een concept ontwikkeld dat toelaat de individuele waarde van een loonvoordeel meer af te stemmen op de individuele behoeften van de werknemer. En dat binnen een correcte juridische context. Dat doen we door aan de werknemer een individuele keuzemogelijkheid te geven in de samenstelling van zijn loon. Dat is nogal ingrijpend. Want dat houdt in dat we de eenvormigheid van het standaard loonpakket gedeeltelijk doorbreken, en ook het statusaspect van voordelen in natura verdwijnt er voor een stuk mee. Wat zijn nu de grote lijnen van het concept? Het totale loonpakket van de werknemer is eigenlijk een korf, die bestaat uit loon-in-geld, voordelen in natura en arbeidsvoorwaarden. Het Flex Income Plan: innoveren in het loonbeleid 3

5 Het is de bedoeling dat hij de mogelijkheid krijgt om uit die korf zelf een aantal van zijn loon- en arbeidsvoorwaarden te kiezen en in te vullen. Om dat mogelijk te maken moet er in de eerste plaats een volledig overzicht gemaakt worden van alle extralegale voordelen en extrapremies die in het bedrijf van toepassing zijn. Een voordeel definiëren we daarbij als alles wat een werkgever aan zijn werknemers toekent en waartoe hij niet verplicht is door de Cao s, wetten en Koninklijke besluiten. De aspecten van het loon dus die eigen zijn aan het bedrijf zelf, die in het bedrijf zelf tot stand gekomen zijn. Door de band zijn dat voordelen die in de lengte van jaren zijn opgebouwd en die niet altijd even goed gedocumenteerd zijn, of waarvan men zelfs het aspect voordeel soms al uit het oog verloren is. De waarde van die voordelen wordt dan in geld omgezet en/of geschat, waarbij we vertrekken van de kostprijs van de voordelen voor de werkgever. Op deze wijze kunnen we een veel duidelijker inzicht geven van de waarde van die voordelen (bv. onder de vorm van een percentage van het totale loon). De ervaring leert ons dat de totale waarde van die voordelen veel hoger ligt dan werknemers én werkgevers zelf schatten. Met dat budget bouwen we het keuzebudget voor de werknemer op. De werknemers gebruiken hun keuzebudget om: bepaalde voordelen en/of arbeidsvoorwaarden zelf te kiezen, die beter aansluiten op hun persoonlijke behoeften; of om meer loon in geld te krijgen waarbij ze (een deel van) dat budget niet gebruiken voor voordelen in natura en/of meer gunstige arbeidsvoorwaarden; of minder loon in geld te krijgen waarbij ze dan een deel van dat budget inruilen voor meer beschikbare voordelen en/of meer gunstige arbeidsvoorwaarden. Op die wijze kan de medewerker zijn inkomen en arbeidstijd veel meer stroomlijnen met de specifieke individuele behoeften die hij heeft, in de verschillende fasen van zijn loopbaan en van zijn leven. De subjectieve waarde van die voordelen schiet daardoor als een pijl omhoog. Voor het bedrijf betekent dit een veel grotere toegevoegde waarde van de extralegale voordelen. Die toegevoegde waarde zit in de grotere tevredenheid van de werknemers. Daardoor kan de werkgever een grotere aantrekkingskracht krijgen op de arbeidsmarkt én een effectiever retentiebeleid voeren. Maar bovenal, het is een budgetneutraal concept. Het gaat niet om meer voordelen, maar om betere voordelen. In tijden van crisis is dit een belangrijk gegeven. Op dit ogenblik zijn veel bedrijven verplicht om te snoeien in hun loon- en arbeidsvoorwaarden. Maar echt afschaffen is een vrij drastische maatregel, want ook aan deze crisis komt een einde en de structurele problemen van de tekorten op de arbeidsmarkt komen dan in alle hevigheid terug. 4 Het Flex Income Plan: innoveren in het loonbeleid

6 Het concept is daar ook een antwoord op. De voordelen inderdaad afschaffen, maar de geldwaarde ervan in een keuzebudget opnemen, waar de werknemers terug kunnen over beschikken wanneer de economie aantrekt. Het idee van afschaffen verliest daardoor een stuk van zijn scherpte, terwijl het bedrijf via het keuzebudget een zeer soepel instrument heeft om snel en adequaat in te spelen op de arbeidsmarkt. Omwille van die soepelheid en toegevoegde waarde hebben we het concept dan ook het Flex Income Plan genoemd. Het Flex Income Plan is echter niet iets dat in de marge kan gebeuren, het is geen zoveelste aanbouw aan het bestaande loonpakket. Want om het concept mogelijk te maken moeten de loon- en arbeidsvoorwaarden grondig ge(re)organiseerd worden tot op het niveau van de werknemer, via de arbeidsovereenkomsten. 3 Juridisch kader van het Flex Income Plan Om het concept mogelijk te maken moeten er ernstige juridische hinderpalen genomen worden. Het Flex Income Plan is een variant van wat men een cafetariaplan noemt. Bestaande cafetariaplannen hebben op slechts enkele loonvoorwaarden betrekking (bv. binnen de groepsverzekeringen, of de bedrijfswagens). Het Flex Income Plan omvat alle extralegale loonvoordelen. In België wordt algemeen aangenomen dat cafetariaplannen juridisch niet mogelijk zijn, omdat alles wat loon- en arbeidsvoorwaarden aangaat, juridisch bijzonder strikt geregeld is. Afwijkingen van die juridische regels zijn niet mogelijk. Dat is eigen aan de aard van deze tak van het recht. In het arbeidsrecht en het sociaal recht is alles erop gericht om de werknemer te beschermen: sociaal, economisch en juridisch. Daarbij is het loon een sleutelgegeven in de arbeidsrelatie en een basisgegeven in het arbeidsrecht en het sociaal recht. De werknemer wordt ook tegen zichzelf beschermd, in die zin dat hij zelf niet kan en mag beslissen om afstand te doen van zijn loonvoorwaarden. Nu veronderstelt een keuzerecht net de mogelijkheid om sommige loonelementen niet te kiezen, er afstand van te doen, ten voordele van andere elementen. Die stellige uitspraak over de juridische onmogelijkheid moet echter sterk genuanceerd worden, want ze stemt niet meer overeen met de realiteit van het bedrijfsleven. Ten aanzien van de loon- en arbeidsvoorwaarden die geregeld en/of opgelegd zijn door wetten en sectorale Cao s klopt het bezwaar. Het Flex Income Plan: innoveren in het loonbeleid 5

7 Wetten en Cao s schrijven de minimale loon- en arbeidsvoorwaarden voor en de wijze waarop er moet mee omgesprongen worden. Daar heeft een werkgever geen impact op en daar kan een werknemer niet uit kiezen. Dat is tegenwoordig echter maar een deel van de realiteit. De reële loon- en arbeidsvoorwaarden worden veelal op het bedrijfsvlak geregeld. Die reële loon- en arbeidsvoorwaarden liggen dikwijls ver boven de minima van wetten en Cao s. De voordelen in natura die een bedrijf toekent vallen zelfs bijna totaal buiten de regelingen van wetten en Cao s. Als metafoor kan het beeld van een ijsberg gehanteerd worden. Net zoals bij een ijsberg vormen de loon- en arbeidsvoorwaarden die door de wetten en de Cao s geregeld zijn, de top die voor iedereen zichtbaar is. Maar de grote massa bevindt zich onder de waterlijn van het bedrijf. En met die loon- en arbeidsvoorwaarden, onder de waterlijn van het bedrijf, kan een werkgever wél aan de slag. Het concept strekt zich uit over alle extralegale loonvoordelen en heeft een globaal karakter, de uitwerking ervan is niet iets dat in de marge van het loonbeleid gebeurt. Met de regels van het arbeidsrecht en het sociaal recht moet secuur worden omgesprongen en hun toepassing moet helder en correct zijn. Een volledig zicht hebben op die loon- en arbeidsvoorwaarden en vooral aan welke rechtsregels die beantwoorden, is daarbij een eerste vereiste. Die rechtsregels (en rechtsbronnen) bepalen op welke wijze loonvoordelen kunnen gewijzigd worden. Op die kennis moet dan binnen het bedrijf een totale nieuwe juridische architectuur gebouwd worden die het Flex Income Plan mogelijk maakt en uitvoert. Maar we moeten hier nog een stap verder in gaan. Het loon is veel meer dan de prijs voor de geleverde arbeid, het vormt ook een van de belangrijkste bestaansmiddelen voor de werknemer. Niet alleen op de korte termijn, maar ook op de lange termijn, want het loon is de basis van de sociale zekerheidsbescherming. Vanuit die sociale en maatschappelijke hoek heeft de sociale reglementering tot doel de belangen van de werknemers te beschermen. Vanuit een bepaalde visie op die maatschappelijke rol van het loon, hebben vakbonden, maar ook de overheid, een natuurlijke afkeer van alles wat met flexibiliteit te maken heeft en dus ook van cafetariaplannen. In het concept van het Flex Income Plan houden we rekening met het loon als bestaansmiddel voor de werknemer op langere termijn. Daarom hebben we een aantal premissen ingebouwd in het concept, bijkomend aan de bestaande sociale reglementering. 6 Het Flex Income Plan: innoveren in het loonbeleid

8 4 Premissen waarbinnen het Flex Income Plan van toepassing is Het Flex Income Plan respecteert niet alleen expliciet, maar ook impliciet de sociale reglementering. Het wil neutraal zijn ten aanzien van de bescherming van de werknemer in het arbeidsrecht en de sociale zekerheid. Anderzijds moet het Flex Income Plan eveneens neutraal zijn voor het budget van de werkgever en diens rechten en verplichtingen. Om deze premissen concreet te maken worden een aantal uitgangspunten geformuleerd waarbinnen het project van toepassing is. Wij noemen deze uitgangspunten stellingen om aan te geven dat ze dwingend moeten nageleefd worden binnen het Plan. Zeven stellingen: 1. De keuze tussen loon in geld of voordelen in natura moet voor de werknemer zo veel mogelijk neutraal zijn - op korte termijn en langere termijn. Dit heeft o.a. als consequentie dat de keuze er niet toe mag leiden dat de toekomstige pensioenrechten van de werknemer ingekort zouden worden. Dat zou concreet het geval kunnen zijn als de werknemer voordelen met RSZ zou inruilen voor voordelen zonder RSZ. Die pensioengrens bedraagt momenteel ,18 EUR per jaar. Dat is ook de hoogste loongrens in de sociale zekerheid, door die grens zijn dan ook de andere sociale zekerheidsuitkeringen (bv. werkloosheid) veilig gesteld. 2. De wilsautonomie van werkgever en werknemer bij de keuze staat centraal. Dat betekent dat de werknemer de volledige vrijheid heeft of hij al dan niet gebruik maakt van zijn keuzemogelijkheid en dat de werknemer niet, expliciet of impliciet, kan gedwongen worden tot een keuze. 3. De toepassing van het project mag geen optimalisatiemiddel zijn ten aanzien van de RSZ-bijdragen. Het project mag niet gehanteerd worden als een middel om loon in geld, dat onderworpen is aan RSZ, om te vormen naar voordelen zonder RSZ onderwerping. Deze stelling moet ook gelezen worden in combinatie met de eerste stelling. 4. Het project wordt ingevoerd met respect voor de hiërarchie van de rechtsbronnen en het opereert binnen de grenzen van de bestaande reglementering. 5. Alle juridische instrumenten van het bedrijf in verband met de loonvorming en de berekening worden aangepast aan de invoering van het project. 6. Het project moet in principe budgetneutraal zijn voor de werkgever - het mag geen aanleiding zijn tot meeruitgaven of bijkomende voordelen in de loonpolitiek. 7. Het project moet neutraal zijn ten aanzien van de verplichtingen voor de werkgever Het Flex Income Plan: innoveren in het loonbeleid 7

9 5 Een stappenplan Om het Flex Income Plan concreet gestalte te geven binnen het juridische kader en de premissen die hierboven werden bepaald, dienen zeven belangrijke stappen te worden genomen Eerste stap - audit van de voordelen Om de extralegale loonvoordelen mee te kunnen betrekken in het loonbeleid moet er een volledig overzicht gemaakt worden van die voordelen in het bedrijf. Dat veronderstelt een onderzoek binnen het bedrijf. Het gaat hierbij niet alleen om de voordelen die als zodanig benoemd zijn in de arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement, maar ook om alle geplogenheden die door de werkgever en/of de werknemers als een voordeel benoemd of ervaren worden. Dit ongeacht de drager ervan en ongeacht of ze schriftelijk dan wel niet-schriftelijk bekend zijn en toegepast worden. Om een idee daarvan te geven, als voorbeeld: alle mogelijke premies, warrantplannen, maaltijdvergoedingen, GSM s, blackberry s, belkredieten, internetverbindingen, kranten en tijdschriften, parkeerplaatsen, bedrijfwagens, laptop, bijpassingen op het sociaal abonnement, bijpassingen bij vakantiegeld, bijpassingen bij overloon, winstdeelnames, brandstofkaarten, renteloze leningen, aanvullende sociale uitkeringen, aanvullende verzekeringen, PC-privé, new-age benefits zoals strijk- en wasdiensten, shoppingdienst, kinderopvang, premies en geschenken voor huwelijk, samenwoonst, geboorte, pensioen, personeelsfeest(en), incentives, nieuwjaarsrecepties en -geschenken, sinterklaasfeesten en -geschenken, jubileums, geschenkcheques, cultuurcheques, eco-cheques, korting op eigen producten, aanvullende vakantiedagen, extrafeestdag(en), anciënniteitverlof, 5.2. Tweede stap - waardebepaling (valorisatie) van de voordelen Vermits veel van die extralegale voordelen in natura zijn, moet de geldwaarde daarvan kunnen bepaald of geschat worden. De bepaalde en geschatte waarde ervan wordt dan in een keuzebudget opgenomen Het is vanuit dit keuzebudget dat de werknemer dan zijn keuze kan maken tussen de voordelen die voor hem open staan en/of in cash. Hij koopt dus als het ware met dit budget extralegale voordelen. Een dergelijk budget waarborgt dat het Flex Income Plan budgetneutraal is voor de werkgever. En dat de werknemer die voordelen kan kiezen die het best aansluiten bij zijn profiel en zijn persoonlijke levensfase. Dat veronderstelt dan wel dat die voordelen juridisch - als een subjectief recht voor de werknemer - afgeschaft worden. Zoniet zou de werknemer er later nog eisen kunnen op laten gelden, ook als hij voor andere voordelen gekozen heeft. Vanuit het juridische feit dat een werknemer in de loop van de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst nooit afstand kan doen van zijn rechten op loon(voordelen). Dat vereist een nauwkeurige juridische analyse van alle voordelen. 8 Het Flex Income Plan: innoveren in het loonbeleid

10 5.3. Derde stap - juridische analyse van de voordelen a. Voor het Flex Income Plan Al de voordelen, zoals ze opgelijst werden in de eerste stap, maken deel uit van een van de rechtsbronnen in het bedrijf. Het gaat hier om de rechtsbronnen waar de werkgever impact kan op hebben (zie de metafoor van de ijsberg ). Dat betekent dat hij ze moet kunnen wijzigen of afschaffen. En zo een wijziging of afschaffing is nodig om de waarde ervan in het keuzebudget van de werknemer te kunnen onderbrengen. De eerste bedrijfsrechtsbron is dan de arbeidsovereenkomst zelf (wij maken abstractie van mogelijke bedrijfscao s, die een aparte behandeling vereisen en in deze bespreking niet aan de orde zijn). Maar de meeste voordelen en gewoontes zijn niet in de arbeidsovereenkomst (of het arbeidsreglement) opgesomd. Het gaat dan om mondelinge afspraken, aparte overeenkomsten, gebruiken, eenzijdige wilsuitingen van de werkgever, of echte vrijgevigheden De niet geschreven voordelen maken deel uit van wat gemakshalve de informele rechtsbronnen genoemd worden. Men vindt in nota s van de directie, welkomstbrochures, policy s, het intranet,...of zelfs nergens beschreven en enkel als een feitelijk gebruik gekend, de zogenaamde verworven rechten. De vraag die zich daar dan bij stelt is wat die nota s, brochures, policy s, dan juist juridisch aan waarde hebben, met andere woorden wat de rechtskracht ervan is en welke regels de werkgever daarbij moet volgen. Want voor elk voordeel is er steeds een juridische rechtsbron, zelfs als de werkgever en/of de werknemers die niet kennen en/of zich daar niet bewust van zijn. Elk van die rechtsbronnen heeft een eigen regeling wat betreft bindingskracht en impact. In deze stap wordt er dan per individueel voordeel een juridische analyse gemaakt over de aard van de rechtsbron en zijn bindingskracht. Dat is door de band genomen een delicate en genuanceerde juridische oefening - waarbij door de consultants steeds een duidelijk standpunt ingenomen wordt. Die juridische analyse dient om uit te maken hoe, in welke mate en op welke wijze de werkgever op een juridisch correcte wijze de voordelen mag hervormen. Dat doel vormt een van de peilers van het Flex Income Plan. Omdat voordelen het voorwerp zouden kunnen uitmaken van een keuze van de werknemers moeten de onderliggende rechtsbronnen dit toelaten. Zo zal een voordeel al naar gelang het deel uitmaakt van een schriftelijke overeenkomst, een mondelinge overeenkomst, het arbeidsreglement, het gebruik, een policy op een andere wijze moeten benaderd worden om het in het keuzebudget te kunnen opnemen Dergelijke analyse is het noodzakelijke werkmateriaal dat nodig is om het Flex Income Plan op een legale wijze binnen het loonbeleid van het bedrijf in te passen. b. Voor de RSZ en loonfiscaliteit In de opbouw van deze juridische analyse van de bedrijfsrechtsbronnen wordt ook een controle ingebouwd over de behandeling van die voordelen ten aanzien van de RSZ en de bedrijfsvoorheffing. Vanuit de vooropgestelde premissen wil het Flex Income Plan binnen een volledig legaal kader werken. De rechtsbronnen moeten dan ook volledig legaal ge(re)organiseerd worden, ook wat betreft hun sociale en (loon)fiscale behandeling. Dat betekent dat de as-is situatie ook gecontroleerd wordt. In veel gevallen is de RSZ-regeling voor al de voordelen in die informele rechtsbronnen trouwens evenmin zeer duidelijk. De analyse neemt daar dan ook standpunten in en doet er uitspraken over. Het Flex Income Plan: innoveren in het loonbeleid 9

11 Als een spin off van het Flex Income Plan kan dit deel van de analyse als een aparte audit beschouwd worden, wat betreft de legaliteit van de voordelen - de toetsing dus aan een beperkt aantal externe rechtsbronnen die zich boven het bedrijfsniveau bevinden (wetten, Cao s.) Vierde stap - het bepalen van een beleid t.a.v. het Flex Income Plan Na deze verschillende stappen heeft het beleid van het bedrijf de noodzakelijke gegevens om een beleid te formuleren. Een beleid is noodzakelijk omdat het Flex Income Plan in wezen gaat over het vrij maken van de eenvormig georganiseerde voordelen. Voordelen vrij maken betekent dat de werknemer de individuele keuze krijgt om het budget van deze voordelen te gebruiken hetzij voor deze of andere voordelen, hetzij voor loon-in-geld. Dat betekent op zijn beurt dat die voordelen juridisch gewijzigd worden - en in de mate dat de werknemer een andere keuze maakt met dit budget, het voordeel zelf ook afgeschaft is. Dat is zelfs in absolute termen zo voor de collectieve voordelen. Of en in welke mate en voor welke doelgroep het bedrijf dat effectief wenst, behoort tot het beleid van het bedrijf. Maar als er geen extralegale voordelen worden afgeschaft, is er ook geen keuzebudget beschikbaar voor de werknemer. Wat zijn de verschillende aspecten waar het bedrijf (minimaal) een beleid moet voor formuleren? a. Eerste aspect: de consistentie van het Flex Income Plan met de personeelspolitiek Wij raden sterk aan om zich in het beleid niet uit te spreken over individuele voordelen an sich (al dan niet vrij maken en dus afschaffen), maar over de familie waartoe die voordelen behoren. Voordelen kunnen namelijk geclusterd worden tot een aantal families, bv. voordelen die betrekking hebben op bedrijfscultuur, gezondheid, leeftijd, mobiliteit, cashbeleid Zo behoort bv. een Sinterklaasfeest als voordeel tot de bedrijfscultuur. Dit voordeel vrij maken houdt een zeer sterk signaal in van het beleid t.a.v. die bedrijfscultuur (belangrijk of niet) en de impact van dat signaal kan de geldelijke waarde ervan ver overstijgen. Temeer omdat dergelijke voordelen dikwijls collectieve voordelen zijn, wat inhoudt dat het vrij maken ervan impliceert dat het voor iedereen afgeschaft wordt, óók voor degenen die niet meestappen in het Flex Income Plan. Uitspraken van het beleid over bepaalde voordelen in het kader van het Flex Income Plan, zijn dus automatisch ook uitspraken over de familie (clustering) van de voordelen: belangrijk, niet belangrijk b. Tweede aspect: het bepalen van het reële keuzebudget De omzetting van alle loonvoordelen in een geldwaard is het keuzebudget, maar dat is een theoretisch keuzebudget. De werkgever kan in zijn beleid bepalen dat niet alle voordelen daadwerkelijk kunnen omgezet worden in een budget, waaruit de werknemer dan kan kiezen. Het reële keuzebudget wordt gevormd door de voordelen die effectief vrij gemaakt worden en waarvan de geldelijke waarde dan naar een individueel keuzebudget wordt overgeheveld. Met dit reële keuzebudget kan de werknemer kiezen waaraan hij dat budget zal besteden: loon-in-geld en/of voordelen. 10 Het Flex Income Plan: innoveren in het loonbeleid

12 De geldelijke waarde waarmee het reële keuzebudget wordt gevuld, werd bepaald in het theoretische keuzebudget. De eerste twee stappen hebben als resultaat dat theoretisch keuzebudget opgeleverd. Globaal, voor alle voordelen en per voordeel afzonderlijk. Die twee stappen geven dan aan het beleid de informatie die nodig is om vragen te beantwoorden in de zin van: hoe groot moet het reële keuzebudget zijn en welke (waarde van) voordelen moeten we daarvoor naar het keuzebudget overhevelen? maar ook: hoe groot moet het reële keuzebudget zijn om er bepaalde andere voordelen mee te kunnen aanschaffen? c. Derde aspect: het bepalen van de voordelen die kunnen aangeschaft worden via het reële keuzebudget Het kan gaan om bestaande voordelen - waarbij de innovatie in het feit zit dat werknemers die eerder niet in aanmerking kwamen voor deze voordelen, deze nu wel kunnen aanschaffen via hun reële keuzebudget. Het kan ook gaan om andere voordelen. Zoals gezegd bepaalt dit gegeven de facto in sterke mate de opbouw van het reële keuzebudget. Het beleid bepaalt ook de prijs van de voordelen die kunnen gekozen worden. Die prijs kan gelijk zijn aan de kostprijs voor het bedrijf, of lager zijn, indien het beleid deze keuze wil stimuleren (bv. meer vrije tijd opnemen in kalmere werkperiodes), of hoger zijn, als ontrading. d. Vierde aspect: het bepalen van de doelgroep en de modaliteiten per groep Het beleid moet zich ook uitspreken over de doelgroep(en) binnen het bedrijf. Op welke groepen van werknemers het Flex Income Plan van toepassing is? Met welke voordelen en welke budgetten e.d.? Het Flex Income Plan kan dus voor het ganse bedrijf van toepassing zijn of op delen (groepen van werknemers) van het bedrijf. Bv op werknemers die tot specifieke functiecategorieën behoren. De behandeling tussen deze groepen kan verschillend zijn, bv. qua keuzebudget, te kiezen voordelen, modaliteiten Maar die groepen mogen niet beantwoorden aan de discriminatoire criteria (bv. deeltijdse werknemers, werknemers van één bepaald geslacht ). e. Vijfde aspect: de communicatie naar de werknemers toe De communicatie is niet alleen een puur technisch gegeven. De boodschap is ook dat een stuk loonverantwoordelijkheid aan de werknemers overgedragen wordt. Keuzes maken tussen bepaalde voordelen of tussen voordelen en loon in geld, kan en zal implicaties hebben voor de werknemers, bv. lagere dertiende maand, vakantiegeld, lager overloon of net het omgekeerde, maar dan weer hogere belastingen, hoger loonbeslag De werknemers moeten in staat zijn om daar inzicht in te verwerven en in staat zijn om daar mee om te gaan. De software - waarvan verder sprake - heeft ook als taak ervoor te zorgen dat het keuzebudget niet overschreden wordt. In het keuzebudget zit ook de theoretische werkgeversbijdrage aan de RSZ. In de mate dat een werknemer een keuze maakt die geen - of minder - gevolgen heeft naar de RSZ, is zijn keuzebudget hoger. In het omgekeerde geval zal het lager zijn. Zodat het totaal van de gekozen voordelen samen met de werkgeversbijdragen gelijk is aan het keuzebudget. Het beleid moet de reacties van de werknemers uit de doelgroep op deze implicaties kunnen schatten. Het kan een factor zijn die de keuze van de doelgroep beïnvloedt. De omschrijving van een groep moet op objectieve gronden kunnen verantwoord worden, om niet in de gevarenzone van de anti-discriminatiewetgevingen te komen. Het Flex Income Plan: innoveren in het loonbeleid 11

13 5.5. Vijfde stap - de nieuwe juridische structuur van het loonbeleid Met de resultaten van de vier voorgaande stappen kan nu een nieuwe juridische tekening gemaakt worden voor het loonbeleid. Daar zijn twee fases in te onderscheiden. a. Een eerste fase is de afronding van al wat voorafgaat Dat betekent dat men eerst alle juridische consequenties van de analyses naar de praktijk toe omzet. M.a.w. het opkuisen van wat er aan het licht kwam in de as-is situatie. Dat kan het rechtzetten zijn van situaties die niet correct zijn, na een toetsing aan de externe rechtsbronnen van RSZ en loonfiscaliteit. Dat kan te maken hebben met het rechtzetten van de inconsequenties die we ontmoet hebben bij de informele rechtsbronnen. Dat kan te maken hebben met het feit dat de huidige juridische situatie niet klopt met wat de echte bedoelingen zijn van de werkgever. Om dat alles aan te passen is er ook een behoorlijke hertekening nodig van het juridische landschap in het bedrijf - wat de loon- en arbeidsvoorwaarden betreft. Maar de wezenlijke juridische uitgangspunten blijven wel behouden. Een bedrijf zou hier kunnen stoppen - en dan is er geen Flex Income Plan geïntroduceerd, maar wel een grondige rechtzetting van de as-is situatie. b. De tweede fase is de hertekening van de juridische flow in het licht van het Flex Income Plan Dat betekent dat er een volledig nieuw juridisch model wordt gemaakt van het totale loonbeleid in het bedrijf. Alle loonvoordelen en hun rechtsbronnen worden in een consistent en globaal geheel van nieuwe en/of hervormde rechtsbronnen opgenomen. De dragers van die rechtsbronnen worden daartoe opnieuw opgesteld, concreet: de arbeidsovereenkomsten, de arbeidsreglementen, alle geschreven en elektronische documenten van welke aard ook Zesde stap - de implementatie en de processen De invoeringsprocessen van het nieuwe loonbeleid in het bedrijf. Een aantal wettelijke processen moeten gevolgd worden (ondernemingsraad, individuele arbeidsovereenkomsten, arbeidsreglement ). Een aantal communicatieve processen moeten opgesteld worden Zevende stap - ondersteuning via software en integratie in de HR-systemen De ondersteuning van deze invoering en opvolging, met aangepaste software. Deze software heeft tot doel: een overzicht te geven van het totale loon: het volledige loon in geld + een volledig overzicht van alle collectieve loonvoordelen en hun waardering in geld; het keuzebudget; aan de werknemer het technische middel te geven om te kiezen: vanuit zijn keuzebudget naar mogelijk loon in geld en/of loonvoordelen; de administratieve en juridische ondersteuning van deze keuzemomenten. 12 Het Flex Income Plan: innoveren in het loonbeleid

14 6 Een conclusie Het Flex Income Plan is innoveren in al zijn aspecten. Het Flex Income Plan gaat op een andere manier om met het loon en brengt alle componenten van de loonvoordelen in kaart en op de kaart. De werknemer krijgt de kans om uit zijn traditionele, al met al, toch passieve rol ten aanzien van zijn loon te komen door daar een stuk zeggingskracht over te krijgen. Dat betekent een andere verantwoordelijkheid en een grotere verantwoordelijkheid. Maar hij heeft daarbij de volledig vrije keuze of hij die andere verantwoordelijkheid al dan niet wil opnemen. En tegelijkertijd heeft het Flex Income Plan ook oog voor de sociale zekerheidsbelangen van de werknemer op lange termijn. Het is geen toevoeging van een zoveelste voordeel, het kiezen zelf is het voordeel. Het Flex Income Plan vereist een aanzienlijke inspanning van alle betrokkenen in de verandering op zich - de change. Het Flex Income Plan maakt ook een consistente en nieuwe juridische tekening van het loonbeleid van het bedrijf. In het Flex Income Plan gaan de HR-aspecten en de juridische aspecten volledig hand in hand. De implementatie ervan gebeurt door een toegewezen team van juridische en HR consultants van SD Worx. Koen Magerman Christel Van Wouwe Kenniscentrum SD Worx Het Flex Income Plan: innoveren in het loonbeleid 13

15 Meer info?