Handleiding OCR Adslut GEBRUIK Nieuwstraat 86 - B-3590 Diepenbeek - t. 011 360 360 - f. 011 360 369 BTW BE 0441.752.054 - KBC 450-0622771-87 - www.adslut.be
Inhud 1. Del van dcument... 3 2. Vrvereisten... 4 3. Werking... 6 1 Instellingen... 6 2 Beken... 8 3 Gebekte factuur verwijderen... 10 4 Update... 11 5 Aandachtspunten... 12 2
1. D O E L V A N D O C U M E N T Adslut vrziet de mgelijkheid m gescande facturen autmatisch te lezen en te verwerken. U bespaart hiermee zwel tijd als ksten en heeft altijd direct tegang tt uw digitale archief. Dit dcument beschrijft het praktische gebruik van deze plssing. Vr het leesgemak, werd de technische installatie van de OCR mdule beschreven in een aparte handleiding. Bij eventuele vragen f pmerkingen, aarzel niet m nze helpdesk te cntacteren: E-mail: helpdesk@adslut.be Tel: 011/360 361 Veel leesplezier! Het Adslut team
2. V O O R V E R E I S T E N He meten dcumenten geüplad wrden? Als digitaal dcument (.PDF) f als afbeeldingsfrmaat (.JPEG/.PNG/ ) Het dcument kan geüplad wrden met een limiet van 100MB per dcument. Indien gescand: z recht mgelijk. Pagina s die in een rechte hek gedraaid staan, f zelfs nderstebven, kunnen k ingelezen wrden. Vermijd schuine scans! Indien gescand: in z hg mgelijke reslutie/kwaliteit. He lager de kwaliteit, he lager de herkenning. Je kan best vlgens de beschikbare scanner de beste reslutie uit testen, immers als de reslutie te hg te zullen de dcumenten veel grter zijn. Een ged resultaat kan vanaf 300 dpi wit/zwart. Eén digitaal bestand (pdf) met daarin verschillende dcumenten, p zich is vldende. Verschillende facturen meten dus niet apart gescand wrden. De scanningstl splitst deze zelf p. Enkel één factuur, per blad. Bij bvb.: restaurantbnnen, is het niet mgelijk m meerdere bnnen p één A4 te kleven. Dit met per bn, een apart blad zijn. Indien een factuur uit meerdere pagina s bestaat zal de cr tl dit herleiden tt meerdere pagina s, indien je het blad met ttalen als eerste scant zal het bedrag k vrgesteld kunnen wrden. Tijdens het beken kan je deze pagina s terug samenvegen. Geen handgeschreven ntities die drheen teksten lpen. Handgeschreven dcumenten wrden niet herkend. Een OGM-nummer dat p een verschrijvingsdcument staat, wrdt niet herkend. Geen tekst verplakken met klevers. Het is geen prbleem indien de dcumenten aangeleverd wrden met pagina s die niet in de bekhuding dienen verwerkt te wrden. Deze kunnen eenvudigweg later, niet f anders verwerkt wrden. Bijlagen dienen achter de factuur te wrden ingescand (niet ervr) Waar met p gelet wrden bij de relaties? Een factuur bevat meestal twee btw-nummers. Om te kunnen bepalen wie de klant en wie de leverancier is, zal Adslut zeken naar het btw-nummer achter de relatiefiche in het kantrbeheer. Bvendien kan Adslut een dcument gaan linken aan de betreffende leverancier, aan de hand van de bankrekeningnummer p het dcument en het bankrekeningnummer dat Adslut vindt in de relaties/leveranciers. Vb. Stel het bankrekeningnummer in van De Vlaamse Overheid p zijn leveranciersfiche, BE02 3751 1109 9940. Dan wrdt deze herkend. 4
5
3. W E R K I N G 1 Instellingen - Indien je met OCR wenst te werken, zal je adslut OCR meten laten herkennen. In het MasterKB ga je naar parameters/sftware. Om naar het MasterKB te gaan, met je alle dssiers sluiten (Klik p A bvenaan / sluit dssier). - Je vegt de Cde ADSOCR te, de benaming is niet belangrijk. Dit sla je dan p. - Vr de relaties waarbij je OCR wenst te gebruiken, pen je kantrbeheer/relaties in het MasterKB (sluit hiervr eerst alle dssiers) en klik je p het tabblad sftware van de gewenste relatie. Daar vink je Adslut OCR herkenning aan. Klanten kunnen nu (mits ze van jullie tegang krijgen) facturen pladen via de prtalsite. - Indien jullie facturen kunnen scannen, zullen de facturen pgeladen wrden via adslut zelf. Om de facturen in de juiste map te krijgen, ga je naar Parameters/Algemeen/Instellingen en vul je nder Cde EFFFPATH in. Dubbelklik dan p de vrgestelde lijn, f maak een nieuwe lijn aan. 6
- Vul de velden in zals p nderstaande afbeelding en klik hierna p pslaan. Cde: EFFFPATH Instelling: \\Ads-sql01\test\adslut\EFFF - Let p dat dit path een UNC-path met zijn. D.w.z. dat de OCR-tl tegang met krijgen van dit path. - In de map van adslut p je cmputer zullen nu de gescande facturen terecht kmen nder de map EFFF. - Bij Systeembeheer Dssier Settings Scanning/OCR kan er ingesteld wrden welke velden de OCR-scan met negeren m in te vullen p de factuur alsk het path dat autmatisch tevrschijn kmt m de dcumenten/facturen p te halen vr OCR-herkenning. 7
2 Beken - Je kan de facturen phalen in het klantendssier via bekhuding/aankpen/andere acties/zet dcumenten klaar vr OCR. - Hierp zal Adslut de mgelijkheid bieden m een gescand dcument, via de verkenner te selecteren. - Na enkele minuten zullen de facturen klaar zijn m te beken, als je dan p F5 (vernieuwen) drukt zal je zien dat het aantal facturen verschijnt in de wachtrij. - Je kan dan de facturen beginnen beken via F3 - Hiernaast zijn er ng andere acties die je kan ndernemen: LATER VERWERKEN (F4) Als je een factuur nu ng niet wenst te beken, blijft de factuur klaarstaan in de wachtrij. Dit maakt het mgelijk m prbleemgevallen, achteraan de wachtrij te schuiven, zdat de verige dcumenten vlt afgewerkt kunnen wrden. NIET VERWERKEN (F6) Als je een dcument niet wenst te beken. De klant heeft bv. een ander dcument zals een reclame flder, brief, etc. mee gescand. - Je krijgt dan vlgende keuze: 1) NIET OPSLAAN: Het dcument wrdt niet verwerkt en geplaatst nder de map ntprcessed 2) OPSLAAN IN DOSSIER: Het dcument wrdt geplaatst bij de dcumenten van de klant in het klantendssier (kantr/dcumenten) 3) OPSLAAN IN HOOFDDOSSIER: Het dcument wrdt geplaatst bij dcumenten van het Kantrbeheer. Als je het klantendssier sluit (linksbven) en vervlgens het dcumentenbeheer start van die desbetreffende relatie, zullen de dcumenten daar teruggevnden kunnen wrden. 8
PDF SAMENVOEGEN BIJ VORIGE Deze functie wrdt gebruikt als je al een factuur hebt gebekt waarbij er ng bijlages hren. Terwijl Adslut deze bijlage vrstelt m te beken, druk je p Ctrl+PageDwn f pdf samenvegen bij vrige m de bijlage te te wijzen aan de zjuist gebekte factuur. Dit blijf je den vr alle pagina s tt de vlledige bijlage bij de vrige factuur gevegd is. Opgelet! als je ten nrechte een pagina tevegt aan de vrige factuur dan kan je deze niet herstellen!!! Je knipt dan het bestand uit de map ntprcessed en plakt het in de map aan- f verkpen. VOLGENDE PDF SAMENVOEGEN / MAAK SAMENVOEGING PDF ONGEDAAN Als je bv. de eerste pagina van de factuur p het scherm hebt staan en je wenst de vlgende pagina aan deze factuur te te vegen dan kan je Vlgende pagina tevegen gebruiken. Mcht die pagina niet bij deze factuur hren, dan kan je deze terug lskppelen met maak samenveging pagina ngedaan. Dit kan je gebruiken m de tweede pagina van een factuur p te halen en bij de huidige pagina te vegen. UPLOAD E-FFF NAAR ADSOLUT Deze functie kan je gebruiken m facturen, waarvan de scanning niet ged herkend wrdt, naar Adslut terug te sturen. Indien het dcument juist werd ingescand, zullen wij de herkenning verbeteren, waar mgelijk, aan de hand van definities. De cr tl zal deze definities alle 24u bijwerken en zijn pas van kracht nadat de dcumenten pnieuw verwerkt wrden dr de cr-tl. BEKIJK OCR HISTORIEK Deze functie biedt de mgelijkheid tt het bekijken van de wachtrij (histriek) vr de OCR. Hier kunnen k reeds pgeladen/verwerkte dcumenten pnieuw verwerkt wrden dr het vinkje verwerkt af te zetten en p OK te klikken. De dcumenten wrden dan pnieuw verwerkt en vervangen.!opgelet, indien er al een gedeelte gebekt is, wrden die dcumenten pnieuw klaargezet m te beken en meten deze vergeslagen f verwijderd wrden. 9
3 Gebekte factuur verwijderen - Indien u een factuur hebt gebekt via OCR, maar deze achteraf wilt verwijderen, dient u eerst de gedigitaliseerde scan van de factuur te verwijderen nder aankpen/dcumenten vraleer u de recrds kan verwijderen. - Dit kan u den dr p het bestand te gaan staan en p delete te drukken, vervlgens gaat u p de prullenbak staan RMK / prullenbak leegmaken. - Na het verwijderen van een factuur dient u pnieuw de nummering aan te passen via bekhuding/algemeen/dagbeken. Opgelet, facturen die in een BTW-aangifte werden pgenmen, reeds werden afgepunt, etc. kunnen uiteraard niet zmaar gewist wrden. 10
4 Update - De OCR sftware zal bij het herstarten nieuwe updates binnenhalen, indien de OCR-tl niet herstart wrdt, zullen de updates m de 24u vernieuwd wrden. - Opgelet! Bij een update van adslut zal je de instructies meten vlgen die p het scherm van de updatewizard kmen te staan: Alle prgramma s p de achtergrnd sluiten, de update installeren en dan de Adslut OCR sftware pnieuw starten. 11
5 Aandachtspunten Om bij de scanning tt een ged resultaat te kmen, kan je best rekening huden met het vlgende: BTW-nummers meten ingegeven zijn bij de leveranciersfiches IBAN-nummer zals p de factuur ingeven p het leveranciersfiche Het BTW-nummer van het dssier dient crrect te zijn ingegeven in het relatiefiche in het MasterKB (sluit hiervr eerst alle dssiers) Betalingsvrwaarden ged zetten in de leveranciersfiche Indien meerdere pagina s, best eerste blad de ttalen Bijlagen dienen achter de factuur ingescand te wrden (niet ervr) Gede scan kwaliteit, duidelijke leesbaarheid Tekst p gekleurde vlakken dient duidelijk leesbaar te zijn Indien een bedrag dr een lijn geprint staat wrdt het niet herkend Papieren recht dr de scanner Niet schrijven drheen de bedrukking Handgeschreven (k arceren, mcirkelen, drhalen, ) dcumenten wrden niet herkend OGM-nummers wrden herkend, TENZIJ ze p een verschrijvingsdcument staan: Max. 2 facturen van 1 leverancier drsturen naar adslut De scan dient vlledig te zijn (het vlledige blad dient bedrukt te zijn) Particulieren wrden niet herkend Eerst scannen vóór perfratie Vr de leverancier De Vlaamse Overheid, het IBAN nummer ingeven (BE02 3751 1109 9940). Z wrdt deze leverancier zeker herkend. 12
Nieuwstraat 86 - B-3590 Diepenbeek - t. 011 360 360 - f. 011 360 369 BTW BE 0441.752.054 - KBC 450-0622771-87 - www.adslut.be 13