FUNCTIEPROFIEL Functioneel applicatie beheerder midoffice BEL Combinatie HRM Eemnes, februari 2014 Gemeenschappelijke regeling Blaricum, Eemnes en Laren Postbus 71 3755 ZH Eemnes Bezoekadres Zuidersingel 5 3755 AZ Eemnes Telefoon 035 7513 111 Fax 035 7513 101 Email info@belcombinatie.nl www.belcombinatie.nl
Organisatie en context Locatie: Zuidersingel 5, Eemnes BEL COMBINATIE De BEL Combinatie is de werkorganisatie van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. De gemeenten Blaricum (9.000 inwoners) en Laren (11.500 inwoners) liggen in de provincie Noord-Holland, de gemeente Eemnes (9.000 inwoners) in de provincie Utrecht. Per 1 januari 2008 hebben deze drie gemeenten vrijwel alle ambtenaren samengevoegd in de BEL Combinatie, die als werkorganisatie voor de drie gemeenten fungeert. De organisatie is opgedeeld in zes afdelingen: - Publiek - Vergunningen & Handhaving - Ruimtelijke & Maatschappelijke Ontwikkeling - Aanleg & Beheer - Control & Financiën - Ontwikkeling & Ondersteuning In totaal werken er ongeveer 175 fte aan medewerkers binnen de BEL Combinatie. Zij werken allen binnen hetzelfde pand in Eemnes, met uitzondering van de buitendienst. Voor meer informatie, zie ook www.belcombinatie.nl. KERNWAARDEN Voor de BEL Combinatie als geheel zijn de volgende kernwaarden benoemd: - Publiek ondernemerschap: Flexibiliteit. Zien wat inwoners en bestuurders nodig hebben, in staat zijn om dat te leveren. Vooruitkijken en rekening houden met toekomstige ontwikkelingen en deze zien als kansen in plaats van bedreigingen. - Openheid: Collega s aanspreken op wat je nodig hebt, op een professionele wijze met oog voor de relatie en het resultaat. Opdrachtgevers en gesprekspartners vanuit een professionele houding aanspreken op wat nodig is en wat mag worden verwacht. - Samenwerken: Vertrouwen op elkaars kwaliteit. De rol van zakelijke dienstverlener kennen en vanuit die rol opdrachtgevers en inwoners benaderen. - Professionaliteit: Openstaan voor elkaar en rekening houden met elkaars belangen. In staat zijn de juiste partijen bij elkaar te brengen om met behulp van elkaars expertise het beste resultaat te bereiken. ORGANISATIEONTWIKKELING De BEL Combinatie heeft als doelstelling om medio 2015 te beschikken over een hoogwaardige manier van dienstverlening en kwalitatief deskundige en competente medewerkers. De technische ontwikkeling van de dienstverlening wordt gefaciliteerd door externe deskundigen ondersteund door de interne inhoudelijke experts. De ontwikkeling van medewerkers wordt vanuit de BEL Combinatie zelf georganiseerd en ontwikkeld. 2 van 6
Het management en de medewerkers worden daarmee voor een uitdaging gesteld waarin de afdeling Ontwikkeling & Ondersteuning (O&O) een belangrijke rol heeft. Naast het uitvoeren van de dienstverleningsovereenkomsten ontwikkelt de organisatie zich door. Voor medewerkers betekent dit dat zij via allerlei trainingen en bijeenkomsten ontwikkelen tot kwalitatief deskundige en competente medewerkers. Innovatie van de bedrijfsvoering en groei van medewerkers lopen samen op. De buitenwereld merkt dit aan een klantgerichte en kwalitatief goede dienstverlening. Om dit te bereiken staan er een aantal strategische programma s centraal; te weten - Het Informatieplan 2013 e.v. met als belangrijkste Programma Dienstverlening - Het Programma Competentiemanagement - de BEL Academie Deze programma s hebben betrekking op de gehele organisatie en werken door tot in de BEL-gemeenten. Uiteindelijke doel is het verhogen en verbeteren van de dienstverlening aan de burgers van de BEL-gemeenten. De coördinatie en realisatie van de bovenstaande programma s komt voor het grootste gedeelte voort uit de afdeling O&O. Functie Oriëntatie Vanaf 1 januari 2013 is een nieuwe organisatiestructuur van toepassing, waarbij het team Proces & Informatie samen met de teams van HRM, Communicatie, Facilitair binnen de afdeling Ontwikkeling & Ondersteuning is ondergebracht. Elk team heeft een functioneel leidinggevende in een rol van coördinator. Het team Proces & Informatie bestaat op dit moment naast jou uit drie gegevensbeheerders, en een coördinator/informatiemanager. Daarnaast behoren tot het team de externe adviseurs en projectleiders van de lopende projecten uit het Informatieplan. Het team Proces & Informatie werkt mee aan de beide O s van Ontwikkeling en Ondersteuning. Het team initieert nieuwe informatiseringprojecten, onder meer voor het I-NUP en voor het professionaliseren van de interne en externe dienstverlening. De projecten worden uitgevoerd binnen de programma s van het Informatieplan dat onder regie van de informatiemanager wordt uitgevoerd. Daarnaast behoren applicatiebeheer, functioneel beheer, gegevensbeheer van een aantal centrale administratieve en GEO applicaties en basisregistraties tot de taken voor het team. In de visie van de BEL Combinatie worden administratieve en geografische gegevens uiteindelijk geïntegreerd in een integrale informatievoorziening ten behoeve van de externe en interne dienstverlening. De realisatie hiervan moet de komende jaren vorm krijgen. Sinds 2011 is de BEL Combinatie aangesloten bij de een coöperatieve vereniging Dimpact en maakt de organisatie gebruik van de Atos e-suite voor haar frontoffice en midoffice processen. In de eerste fase ging het vooral om de producten en diensten in het digitale loket. Sinds 2013 zetten we stappen in het invoeren van zaakgericht werken organisatie breed. Een volgende stap is de registratie van alle klantcontacten en het afhandelen van alle terugbelverzoeken via het Medewerkerportaal van de Atos e-suite. Documentcreatie vindt plaats met behulp van Smart Documents, scanning en documentopslag vindt op dit moment plaats in Corsa. 3 van 6
Verantwoordelijkheid Functioneel applicatie Beheer Het functioneel applicatie beheer richt zich op 2 peilers. Enerzijds de verdere ontwikkeling en uitbreiding van de inzet van de Atos esuite en anderzijds het beheer en de zorg voor het dagelijks gebruik van de Atos esuite. Ontwikkeling en uitbreiding De Atos esuite kent een groot aantal componenten die vaak los van elkaar inzetbaar zijn. Zo kun je als organisatie de eformulieren inzetten om gebruikers online diensten aan te bieden, maar deze formulieren kun je ook gebruiken als startpunt voor zaakgericht werken. Als functioneel applicatie beheerder draag je er zorg voor dat de ontwikkelingen binnen de Atos esuite optimaal worden ingezet binnen de organisatie en dat de wensen van de organisatie aansluiten op de mogelijkheden van de Atos esuite. Nieuwe ontwikkelingen implementeer je en je ziet op basis van je kennis en vaardigheden binnen de Atos esuite en de organisatie de mogelijkheden die nieuwe ontwikkelingen bieden. Als beheerder ben je verantwoordelijk voor de inrichting en het gebruik van de Atos esuite. Naast de ontwikkelingen rondom de Atos esuite richt je je ook op de verdere ontwikkelingen op het gebied van digitale dienstverlening en alle aspecten daar omheen. Beheer en zorg voor dagelijks gebruik De BEL Combinatie zet de Atos esuite in op zo veel mogelijk vlakken, van eformulieren tot digitale processen en van Mijn Loket (Persoonlijke Internet Pagina, PIP) tot zaakgericht werken. Dit betekent dat de Atos esuite een integraal onderdeel uitmaakt van de dagelijkse werkzaamheden van de werknemers van de BEL Combinatie. Als beheerder ben je ervoor verantwoordelijk dat deze omgeving zo stabiel mogelijk werkt en dat eventuele issues zo snel mogelijk verholpen worden. Hierin heb je een coördinerende of uitvoerende rol. De afdeling Ontwikkeling en Ondersteuning en de Dimpact Servicedesk faciliteren je in de afhandeling van deze issues. Omdat de Atos esuite een dermate grote rol speelt in de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers, krijg je als beheerder regelmatig gebruikersvragen. Dit kunnen eenvoudige vragen zijn, maar ook complexe vraagstukken over de beste manier om de Atos esuite in te zetten voor specifieke processen. Als beheerder ben je dus niet alleen bezig met de Atos esuite, maar geef je ook training en begeleiding aan je collega s. Dimpact als vereniging Naast het werk voor de BEL Combinatie heb je ook veel contact met collega s van andere Dimpact lidgemeenten. Samen vormen de gemeenten namelijk een hechte coöperatieve vereniging met Dimpact als dienstverlenende organisatie. Dit biedt niet alleen leuke sociale contacten, maar geeft je ook de mogelijkheid om kennis uit te wisselen en mee te kijken in de keuken van andere gemeenten. 4 van 6
Profiel Je bent een stevige, communicatief vaardige en ervaren functioneel applicatie beheerder met een gedegen kennisniveau. Je bent een duizendpoot die als spin in het web opereert tussen de organisatieprocessen en het systeem dat je beheert, om zo tot een optimale werking van beiden te komen. Het snel eigen maken van ontbrekende kennis en dit weer toepassen is je tweede natuur. Je kunt probleemloos schakelen tussen abstract en operationeel niveau. Overziet het applicatielandschap, bijbehorende informatiestromen en de positie van de Atos e-suite hierin. Je beschikt over aantoonbare inhoudelijke kennis van de Atos e-suite of vergelijkbare front- en midoffice oplossingen. Daarnaast beschik je bij voorkeur over kennis van en ervaring met Documentcreatie en DMS-systemen of vergelijkbare systemen. Je verricht je inhoudelijke werkzaamheden op tactisch en uitvoerend niveau. Je bent eerst verantwoordelijke voor het beheer van de Atos e-suite binnen de BEL-organisatie en zorgt in overleg met alle stakeholders voor een soepele werking van dit systeem. Je fungeert als vraagbaak en sparringpartner voor collega beheerders. Je bent in staat de impact van de landelijke Programma s Antwoord en i-nup te vertalen in de praktische werking van de ICT-oplossingen die je beheert. Kennis van en ervaring met zaakgericht werken is essentieel. Tegelijk ben je ook een aanpakker die snel goede resultaten weet te bereiken zonder daarbij de gebruikerswensen uit het oog te verliezen. Je kunt administratieve processen vertalen naar zaakgerichte systeemprocessen en deze ook bouwen. Je wordt opgeleid in het bouwen van deze systeemprocessen met de Grafische Editor van Dimpact. Je bent zichtbaar en bereikbaar voor de organisatie, maar stelt waar nodig ook duidelijke en beargumenteerde grenzen. Daarnaast ondersteun je bij het beheer van Smart Documents en Corsa, met name als het gaat om de integratie met de Atos e-suite. Jouw toegevoegde waarde zit vooral in het aanbrengen van samenhang in de werking van deze applicaties en het gebruik hiervan door de medewerkers van de BEL Combinatie. Tot slot ben je niet makkelijk van je stuk te brengen en beschik je over een gezonde dosis zelfrelativering. Je kunt op een prettige, laagdrempelige manier zaken voor elkaar krijgen. Je beschikt wat betreft opleiding, kennis en ervaring over: - Minimaal hbo werk- en denkniveau; - Aantoonbare kennis van i-nup, Antwoord en de bijbehorende informatiemodellen; - Aantoonbare meerjarige ervaring in funtioneel beheer van mid-office oplossingen; - Aantoonbare ervaring met DMS en documentcreatiesystemen; - Ervaring met werken bij de publieke sector / (lokale) overheid; - Aantoonbare kennis van en ervaring met zaakgericht werken. 5 van 6
Op het gebied van competenties ben je aantoonbaar drager van de kernwaarden zoals door de BEL Combinatie geformuleerd en beschik je tevens over: - Communicatieve vaardigheid (mondeling en schriftelijk); - Verbinder van ict en mensen; - Visie op inhoud. Arbeidsvoorwaarden Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt bij een fulltime dienstverband (36 uur) maximaal 53.297,- bruto (schaal 10) per jaar, inclusief 8% vakantietoelage en eindejaarsuitkering. Het betreft voor deze functie een fulltime dienstverband van 36 uur. De organisatie biedt een contract van een jaar en daarna bij goed functioneren een vaste aanstelling. Meer informatie Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met de heer F. Voigt, coördinator Proces & Informatie, via 14 035. Solliciteren Vanuit de vacature op de website kun je solliciteren via de direct reageren button. Je kunt hier een motivatiebrief en een cv indienen bij de BEL Combinatie, o.v.v. FAB, team HRM, Postbus 71, 3755 AZ Eemnes. Indien je sollicitatie correct door ons is ontvangen, krijg je een automatisch gegenereerde ontvangstbevestiging. 6 van 6