Supply Chain Management PROCUREMENT TRANSFORMATION Op het inhuren van tijdelijk personeel valt nog veel te besparen! In gesprek met organisaties Augustus 2009
Met het juiste besturingsmodel kan het besparingspotentieel op de inhuur van tijdelijk personeel oplopen tot wel 20% Inhuur van tijdelijk personeel is een dynamische markt De inhuur van tijdelijk personeel heeft de laatste jaren een enorme vlucht gemaakt, steeds meer bedrijven zijn om diverse redenen meer gebruik gaan maken van tijdelijk personeel. Dit heeft tot gevolg dat tijdelijk personeel binnen veel organisaties één van de grootste uitgavenposten is. Flexibiliteit is de meest genoemde reden voor organisaties om van tijdelijk personeel gebruik te maken; het is wenselijk om continu snel in te kunnen spelen op de fluctuerende markt. Maar uiteraard zijn er meer redenen om gebruik te maken van tijdelijk personeel. Denk hierbij aan onvoldoende eigen personeel, expertise en seizoensgebonden werk. Het aandeel Zelfstandigen Zonder Personeel (ZZP) is de afgelopen jaren enorm gestegen. Momenteel is circa 10% van de beroepsbevolking ZZP er en de verwachting is dat dit de komende jaren, ondanks de kredietcrisis, blijft stijgen met 10%-15% per jaar. Het inhuren van tijdelijk personeel is dus niet alleen een strategische keuze, maar veelal ook noodzaak. Reden te meer om deze categorie goed te managen op basis van een solide besturingsmodel. Een gedegen besturingsmodel zorgt er niet alleen voor dat de kwaliteit gewaarborgd wordt, maar kan ook besparingen opleveren tot wel 20%. Besparingspotentieel ligt onder meer op het vlak van: Compliancy het gebruik van de juiste contracten en de juiste voorwaarden Verlaging van de proceskosten door optimalisatie van het proces en invoering van een systeem kunnen methoden als self-billing worden toegepast Om te komen tot een goed besturingsmodel zijn inzicht en controle essentieel. Maar uit onderzoek blijkt dat slechts 10% van de respondenten voldoende up-to-date stuurinformatie heeft om te komen tot de juiste keuzes. Inhuren van tijdelijk personeel, in gesprek met organisaties 2
Figuur 1: Veel organisaties beschikken over te weinig stuurinformatie Randvoorwaarden om te komen tot een solide besturing Ten eerste dient er een duidelijke strategie en visie te zijn op de ontwikkeling van deze categorie. Hiermee wijzen we zowel op de ontwikkelingen in de organisatie zelf als wel de ontwikkeling van de markt. Een tweede kenmerk, en misschien wel het lastigste, is dat er een duidelijk eigenaarschap is voor de categorie. Op basis van deze twee punten kan er vervolgens worden gewerkt aan een categorie plan, leveranciersmanagement en de inrichting van processen en procedures om te komen tot een planning en daarmee controle op de besturing. Herken je de volgende situaties? Veel onverwachte uitgaven tijdelijk personeel De grootste uitgavenpost van een internationale verzekeringsmaatschappij is tijdelijk personeel. De uitgaven aan deze categorie zijn echter ook het meest onvoorspelbaar. Jaarlijks wordt er ongeveer voor 80 miljoen uitgegeven aan tijdelijk personeel, waarvan een groot deel niet in de forecast is opgenomen. Dit tot frustratie van de CFO, die ieder jaar verrast wordt door de kosten voor tijdelijk personeel die hoger uitvallen dan verwacht. Capgemini Consulting is the strategy and transformation consulting brand of Capgemini Group Point of View Inhuren van tijdelijk personeel 3
Na jaren van acties nog steeds teveel leveranciers Bij een groot vervoersbedrijf is tijdelijk personeel één van de grootste kostenposten. Twee jaar geleden is men begonnen met een aantal acties om kostenbesparingen te realiseren op dit gebied. Het rationaliseren van de leveranciers was één van de acties die tot geldbesparingen had moeten leiden. Tot op heden is men gestuit op veel weerstand binnen de organisatie waardoor er van rationalisatie nog weinig terecht is gekomen. Niemand voelt zich verantwoordelijk voor deze categorie en daardoor zijn de verschillende acties een beetje doodgebloed. Kosten lopen op en opbrengsten blijven achter Een grote non-profit organisatie is al jaren bezig om de categorie tijdelijk personeel te optimaliseren. Hierbij zijn het behalen van doelmatigheid en rechtmatigheid de twee belangrijkste drijfveren. De veranderingen die worden doorgevoerd gaan langzaam en ondertussen heeft het totale project al enkele miljoenen gekost terwijl de categorie nog steeds niet volledig is geoptimaliseerd. De organisatie heeft ervoor gekozen om de optimalisatie grotendeels zelf uit te voeren, maar het leergeld dat is betaald gedurende het project, (omdat niet alle kennis zelf in huis was) is veel te hoog en het rendement is minimaal. Het betaalbaar stellen van facturen is één grote crime Een multinational heeft veel problemen met de facturen van tijdelijk personeel. Het aantal facturen is enorm en vaak zijn de facturen onjuist. Dit brengt een enorme hoeveelheid werk met zich mee, niet alleen voor de factuurverwerking, maar ook voor de business en leveranciers. Bovenstaande voorbeelden zijn treffend voor de uitdagingen die organisaties tegenkomen op het gebied van de inhuur van tijdelijk personeel. Inhuren van tijdelijk personeel, in gesprek met organisaties 4
Voor veel organisaties staat tijdelijk personeel in de top 3 van uitgavenposten In gesprek met Nederlandse organisaties Om een beter beeld te krijgen van de situatie in Nederland op de besturing van deze categorie, hebben we op basis van onze randvoorwaarden, diverse Nederlandse organisaties gevraagd naar hun mening. Algemeen Uit deze gesprekken blijkt dat de besturing voor deze productgroep voor verbetering vatbaar is en dat hier zeer zeker nog veel besparingen in te behalen zijn. Tijdelijk personeel was in alle gevallen een aanzienlijk gedeelte van de totale spend en behoorde vaak tot de top 3 van uitgavenposten. Als we hier verder op inzoomen dan valt op dat in alle gevallen het aandeel aan ICT ondersteunend personeel, ondanks het verschillende profiel van de organisaties, aanzienlijk is De afhandelingskosten van het inhuurproces zijn vaak hoog en kunnen oplopen tot maar liefst 150,- per factuur. Dit komt mede door de complexiteit van het proces wat in combinatie met veel belanghebbenden leidt tot grote inefficiëntie. Strategie en eigenaarschap Alle organisaties in ons onderzoek gaven aan een visie en strategie op het gebied van tijdelijk personeel te hebben. Bekeken we deze visie en strategie echter verder in detail, dan bleek het vaak lastig om concreet te vertellen wat deze visie en strategie inhield en wie hiervoor verantwoordelijk was. Vooral de verantwoordelijkheid leverde genoeg stof voor discussie op. Uit de gesprekken bleek namelijk dat zowel Personeelszaken, Inkoop als de Business alle drie op bepaalde aspecten van het proces in de lead willen zijn. Dit had voornamelijk te maken met de verantwoordelijkheid en doelstelling van de desbetreffende afdeling. Figuur 2: Belangen en doelstellingen van betrokkenen komen vaak niet overeen Capgemini Consulting is the strategy and transformation consulting brand of Capgemini Group Point of View Inhuren van tijdelijk personeel 5
In de praktijk werd de trekkersrol dan ook vaak verdeeld over meerdere partijen, wat volgens sommige organisaties niet altijd even prettig werkt. Door strategie en eigenaarschap goed te beleggen voldoe je aan de eerste randvoorwaarde die de basis is voor een verdere invulling van een goede besturing. Advies: Inventariseer binnen uw organisatie wie de belanghebbenden zijn en organiseer een bijeenkomst waarin duidelijk wordt geïnventariseerd wat de doelstellingen, wensen en uitdagingen per belanghebbende zijn. Gaan we voor efficiëntie of voor effectiviteit? Zijn we kostenbewust of kwaliteitbewust? Bespreek de diverse visies en formuleer een strategie waar alle partijen zich in kunnen vinden. Bepaal vervolgens de rollen, verantwoordelijkheden en activiteiten van iedereen in het proces. Het is goed om hierbij één persoon aan te wijzen die dit proces bestuurt en hier verantwoordelijk voor is. Gebeurt dit niet dan zal dit leiden tot weinig draagvlak en zal het lastig zijn om de visie en strategie ook daadwerkelijk te realiseren. Categorie Plan Bij veel van de organisaties waarmee we hebben gesproken is er begonnen met een indeling naar productgroep. De uitvoering en inrichting van de productgroep werd veelal georganiseerd vanuit inkoopperspectief, maar met een beperkte betrokkenheid van overige belanghebbenden. Per categorie was er een algemeen plan, maar sturing ten aanzien van zowel veranderende vragen vanuit de organisatie als de markt bleken vaak te ontbreken en waren veelal ad-hoc. Advies: Waar een categorie plan bij andere (inkoop)categorieën al vaak wordt toegepast is te zien dat binnen deze productgroep dit nog niet altijd het geval is. De productgroep wordt als één gezien, terwijl de verschillen ten aanzien van kenmerken als markt ontwikkeling en interne behoeftestelling per categorie vaak te groot zijn voor een generieke aanpak. Maak een onderscheid in categorieën, betrek de voornaamste belanghebbenden in dit plan en stuur afhankelijk van de kenmerken. De indeling in productgroepen vereenvoudigt de besturing, helpt bij het bepalen van een sturingsinterval en verplicht de organisatie om na te denken over de vraag en aanbodzijde van deze productcategorie. Leveranciersmanagement Het sluiten van raamovereenkomsten werd bij alle organisaties uitgevoerd door de afdeling inkoop. Het beheren van de contracten en het onderhouden van de contacten met de leveranciers werd in de helft van de gevallen belegd bij een andere partij binnen de organisatie. Inhuren van tijdelijk personeel, in gesprek met organisaties 6
Een meerderheid van de geïnterviewden gaf aan bezig te zijn met het maken van een rationalisatieslag van het aantal leveranciers. Alle organisaties hadden daarbij te maken met veel (onverwachte) weerstand vanuit de organisatie. Advies: Laat het sluiten van een raamovereenkomsten over aan inkoop. Inkoop is onpartijdig en zorgt ervoor dat de juiste procedures worden gevolgd bij het tot stand komen van een contract. Hiermee voorkom je discussie. Het is vervolgens belangrijk dat de contracten en leveranciers continu worden beheerd zodat er daadwerkelijk sprake is van leveranciersmanagement. Inkoop hoeft hierbij niet in de lead te zijn, maar dient wel betrokken te blijven. Het rationaliseren van de leveranciers van tijdelijk personeel levert vaak veel weerstand op binnen de organisatie. Houd rekening met het feit dat het consolideren van de leveranciers in deze categorie op meer weerstand stuit dan bij andere categorieën. Het is essentieel dat dit proces daarom wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking tussen alle betrokkenen. Maak objectief duidelijk welke voor- en nadelen er zijn aan het huidige leveranciersbestand en onderzoek grondig elkaars standpunten. Processen en procedures Het inhuurproces kent veel uitzonderingen en veel belanghebbenden. Hieronder zijn de diverse stappen van dit proces beschreven. Figuur 3: De stappen binnen het inhuurproces Binnen alle geïnterviewde organisaties bestond de overtuiging dat processen en procedures duidelijk waren voor alle medewerkers. Maar bij verdere navraag bleek dat er in de praktijk echter vaak verschillende processen en procedures werden gehanteerd. Capgemini Consulting is the strategy and transformation consulting brand of Capgemini Group Point of View Inhuren van tijdelijk personeel 7
Minder dan 25% van de geïnterviewde organisaties maakt gebruik van een eprocurement systeem gericht op het inhuren van tijdelijk personeel Minder dan een kwart van de geïnterviewden maakte gebruik van een eprocurement systeem gericht op inhuur van tijdelijk personeel. Op de vraag of men wist dat er applicaties zijn die dit specifieke proces van inhuur ondersteunen, bleek 40% niet van het bestaan af te weten. Processen en procedures waren, voor zover mogelijk, in bestaande systemen geregeld Advies: Standaardisatie van processen en procedures is essentieel om discussie tot een minimum te beperken. Het gebruik van een eprocurement systeem kan hierbij een aantal voordelen bieden: De organisatie wordt gedwongen na te denken over de inrichting van een uniform proces; De verschillende processtappen worden veelal ondersteund door het systeem waardoor inefficiëntie wordt beperkt. Naast een eenduidigheid in handelen ontstaat er door het gebruik van een systeem vaak meer inzicht. Er komt meer data beschikbaar wat de objectiviteit van besluitvorming ten goede komt. Hierdoor worden besparingen gemakkelijker gerealiseerd en kan eenvoudiger aan eisen als doelmatigheid en rechtmatigheid worden voldaan. Gezien de unieke kenmerken en afwijkende processen van deze categorie is het noodzakelijk om, bij gebruik van een eprocurement applicatie, te kiezen voor een productspecifieke applicatie. Proberen om deze categorie in een standaard applicatie te regelen, leidt vaak tot grote problemen. Vanwege de complexiteit van het proces kiezen veel organisaties voor een center of excellence (flexdesk) die dit proces coördineert. Het gebruik van een flexdesk biedt een aantal voordelen: Het proces wordt eenduidig gecoördineerd (eigenaarschap) en wijzigingen in beleid en strategie zijn daardoor gemakkelijk door te voeren; Gebruikers worden ontlast van het begrijpen van complexe processen, dit bevordert de acceptatie; Een centrale flexdesk kan rapportages verzorgen en kijkt met een horizontaal perspectief. Vind het wiel niet nogmaals uit; zorg ervoor dat je je laat bijstaan door mensen die weten hoe het proces eruit hoort te zien en ervaring hebben met optimalisatie van dit proces. Dit zorgt ervoor dat je zelf niet te veel leergeld betaalt. Inhuren van tijdelijk personeel, in gesprek met organisaties 8
Planning & Controle Zoals we aan het begin van dit hoofdstuk al bespraken, geven veel geïnterviewden aan over te weinig stuurinformatie beschikken. De informatie die wel beschikbaar is vereist veel bewerking en is vaak niet realtime. Iedere organisatie heeft dit punt hoog op de agenda staan en geeft aan hier in de nabije toekomst mee aan de slag te gaan. Het niveau van de huidige stuurinformatie vindt iedereen onacceptabel. Op de vraag welke uitdagingen organisaties de komende tijd zien, kwamen twee belangrijke punten naar voren De samenwerking tussen de business en inkoop moet worden verbeterd. Hierbij wordt het vraagstuk over wie verantwoordelijk is voor deze categorie gezien als belangrijkste discussiepunt. Om de War on Talent te winnen zal er op een meer innovatieve wijze samengewerkt moeten worden met leveranciers. Advies: De beschikking hebben over betrouwbare en realtime stuurinformatie is belangrijk om een categorie juist te (be)sturen. Investeer daarom in het verkrijgen van deze stuurinformatie. Het centraliseren van dit proces en eventueel gebruik van eprocurement kunnen helpen bij het verkrijgen van deze informatie. Maar let op dat planning en controle niet een doelstelling op zich wordt, maar een hulpmiddel bij het uitvoeren van de strategische plannen die je gezamenlijk heb gemaakt. Capgemini Consulting is the strategy and transformation consulting brand of Capgemini Group Point of View Inhuren van tijdelijk personeel 9
Op het inhuren van tijdelijk personeel valt nog veel te besparen! Om daadwerkelijk te komen tot resultaten voor deze categorie is een integrale aanpak noodzakelijk. Vaak zien we dat door diverse partijen vanuit diverse perspectieven wordt gewerkt aan het vraagstuk, wat leidt tot van elkaar afwijkende doelstellingen en verdeelde meningen met tot gevolg suboptimalisatie en een lage acceptatiegraad. De eerste stap ligt in het vormen van een duidelijke en eenduidige strategie en het bepalen van eigenaarschap. Dit vrijwaart je overigens niet van de nodige weerstand die je kunt verwachten als je deze productgroep onder handen gaat nemen, maar het helpt wel bij het vormen van een solide basis voor verdere stappen. Zodra er een duidelijke strategie en eigenaarschap is, die is vastgelegd en wordt geaccepteerd door alle belanghebbenden, ligt de weg open om daadwerkelijk verbeterstappen te gaan maken. Deze stappen leiden tot significante verbeteringen en besparingen in het gebruik van tijdelijk personeel en zorgen ervoor dat je organisatie bestand is tegen de uitdagingen die er in de toekomst liggen op de beschikbaarheid van juist personeel. Met de gewijzigde focus van organisaties van added value naar cost reduction staat het licht op groen om daadwerkelijk stappen te maken naar een betere besturing van deze categorie. Veel bedrijven hebben geprobeerd om te komen tot een goede besturing van deze categorie, maar uit de gesprekken blijkt vaak dat slechts bepaalde elementen zijn aangepakt. Er valt nog veel te besparen! Maar belangrijker nog is dat nu investeren, een organisatie in de toekomst net dat beetje extra voorsprong kan geven ten opzichte van haar concurrentie. Gezien de gevoeligheid en complexiteit van het onderwerp is het raadzaam om iemand met kennis en ervaring op dit gebied in de arm te nemen om teleurstellingen te voorkomen. Iemand die weet hoe hij partijen tot elkaar brengt, die met gezag kan meepraten over inrichtingsvraagstukken en die begrijpt welke uitdagingen het inrichten van deze categorie met zich meebrengt. Iemand die het geheel kan plaatsen in het perspectief van zaken als categoriemanagement, leveranciersmanagement, processen en procedures. Inhuren van tijdelijk personeel, in gesprek met organisaties 10
Bronnen Wij danken onder andere de volgende organisaties voor hun medewerking bij het tot stand komen van dit rapport: About Capgemini Capgemini, one of the world's foremost providers of consulting, technology and outsourcing services, enables its clients to transform and perform through technologies. Capgemini provides its clients with insights and capabilities that boost their freedom to achieve superior results through a unique way of working the Collaborative Business Experience and through a global delivery model called Rightshore, which aims to offer the right resources in the right location at competitive cost. Present in 36 countries, Capgemini reported 2007 global revenues of EUR 8.7 billion and employs over 88,000 people worldwide. www.capgemini.com Capgemini Consulting is the strategy and transformation consulting division of the Capgemini Group, with a team of over 4,000 consultants worldwide. Leveraging its deep sector and business expertise, Capgemini Consulting advises and supports organizations in transforming their business, from strategy through to execution. Working side by side with its clients, Capgemini Consulting crafts innovative strategies and transformation roadmaps to deliver sustainable performance improvement. RWE NS NXP Kadaster KLM Maxeda EON Danone Verder hebben de volgende bronnen bijgedragen aan het ontwikkelen van inzicht en visie op het onderwerp: - Enterprise Visibility, Insite Reporting & Visualizer Augustus 2008 - Staffing Buyer Survey- Contingent Workforce, Insight September 2008 - Breaking down the barriers, a holistic approach to acquiring human capital, Fieldglass For more information: www.capgemini.com/consulting Heeft u nog vragen over dit onderwerp dan kunt u contact opnemen met Wim Bandsma Managing Consultant Procurement Transformation Mail: wim.bandsma@capgemini.com Tel.: +31 (0)30 68 96956 Of Capgemini Netherlands Papendorpseweg 100 P.O. Box 2575 3500 GN Utrecht Tel.: +31(0)30 689 97175 www.nl.capgemini.com Remy Schook Consultant Procurement Transformation Mail: remy.schook@capgemini.com Tel.: +31 (0)30 68 99380 Capgemini Consulting is the strategy and transformation consulting brand of Capgemini Group