B&W 14.0521 d.d. 10 juni 2014 Onderwerp Kwantitatieve benchmark financiële kolom Besluiten: 1. Kennis te nemen van de uitkomsten van de kwantitatieve benchmark naar de financiële kolom van de gemeente Leiden; 2. De bijgevoegde aanbiedingsbrief aan de gemeenteraad vast te stellen. Perssamenvatting: Het college heeft naar aanleiding van het raadsonderzoek naar Er bovenop, onderzoek naar financiële omissies binnen de gemeente Leiden door onderzoeksbureau Berenschot laten onderzoeken hoe het aantal financiële medewerkers bij de gemeente Leiden en Servicepunt71 zich verhoudt tot andere gemeenten. Uit de analyse blijkt dat dit aantal rond het gemiddelde van de vergelijkingsgemeenten ligt. De nadere analyse bevestigt voor het college dat de gemeente Leiden met het huidige verbeterprogramma op de goede weg is.
Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden De Gemeenteraad Bezoekadres Postadres Telefoon E-Mail Website Gemeente Leiden Stadhuis Stadhuisplein 1 Postbus 9100 2300 PC Leiden 14071 www.leiden.nl/gemeente Datum 4 June 2014 Contactpersoon Tom Smolders Ons kenmerk Z/14/0947/084553 Doorkiesnummer 071-5165223 Onderwerp Kwantitatieve benchmark financiële functie Geachte raadsleden, Hierbij ontvangt u het rapport Benchmark omvang financiële functie door adviesbureau Berenschot. De portefeuillehouder Werk en Financiën heeft naar aanleiding van het raadsonderzoek naar de financiële omissies in de gemeente Leiden toegezegd een kwantitatieve benchmark uit te voeren naar de financiële kolom binnen de gemeente Leiden. Doel hiervan was na te gaan in hoeverre de beleefde werkdruk, die sprak uit het raadsonderzoek, mogelijk het gevolg was van een onderbezetting van de financiële kolom in vergelijking met andere gemeenten. Uit de vergelijking blijkt dat de financiële kolom van de gemeente Leiden iets boven het gemiddelde van de vergelijkingsgemeenten zit. Rekening houdend met de nog lopende taakstellingen komt de formatie uiteindelijk rond het gemiddelde uit. Hiermee lijkt de omvang van de financiële kolom vergelijkbaar met andere gemeenten. Wel leiden de uitkomsten mogelijk tot een heroverweging van de verdeling van de huidige taakstelling over de verschillende teams binnen de service-eenheid Financiën van Servicepunt 71 en de gemeente Leiden. In deze brief geven we een kort overzicht van de resultaten van het onderzoek, de aanbevelingen die Berenschot op basis hiervan doet en onze reactie hierop. Deze reactie is ambtelijk afgestemd met de directie van Servicepunt71, aangezien de resultaten ook betrekking hebben op de formatie binnen Servicepunt71. Bevindingen Berenschot Adviesbureau Berenschot heeft de omvang van de financiële kolom van de gemeente Leiden per 1 januari 2014 (binnen Servicepunt71 en de gemeentelijke organisatie Leiden) vergeleken met zestien andere gemeenten. Voor het bepalen van de financiële kolom hebben alle gemeenten een vragenlijst ingevuld. Daarnaast heeft Berenschot een aantal verdiepende gesprekken gevoerd met betrokkenen binnen de gemeentelijke organisatie en Servicepunt71. Op basis van deze stappen concludeert Berenschot: 1. De formatie van de financiële kolom als geheel (88,16 fte) ligt 5,94 fte boven het gemiddelde van de Benchmark. Hierbij zijn niet de nog lopende meerjarige personele taakstellingen bij het Servicepunt71 en de Leidse organisatie meegenomen; 2. de formatie voor financieel beleid / advies / planning-en-control (35,17 fte) ligt 1,19 fte onder het gemiddelde. Verdere invulling van de lopende taakstelling van 1,59 fte in 2017 zou betekenen dat de formatie hiervoor verder onder het gemiddelde uit de Benchmark komt te liggen. 3. Voor AO/IC (interne controle) (6,61 fte) is de formatie 0,86 fte hoger dan het gemiddelde bij de benchmarkgemeenten. 4. De huidige bezetting van de formatie voor financiële administratie (40,78 fte) is 9,16 fte hoger dan het gemiddelde bij de benchmarkgemeenten. Ruim 70% van het totaal aantal fte (28,67 fte) is in dienst bij Servicepunt71, de overige 30% (12,11 fte) bij de gemeente Leiden. Bij de interpretatie van deze verhouding speelt wel een onzekerheid rond de precieze afbakening van de taak financiële
administratie, met name binnen de Leidse organisatie. Dit komt doordat het coderen van inkomende facturen en opstellen van uitgaande facturen niet eenduidig in de benchmark zit. Voor de gemeente Leiden is hiervoor alleen formatie meegenomen als afdelingsmanagers aangaven dat medewerkers hier in hun beleving een substantieel deel van hun tijd mee bezig zijn. Waar een stafmedewerker of administratief medewerker incidenteel een factuur codeert, is dit dus niet meegenomen. Van de zeventien referentiegemeenten weet Berenschot dat één gemeente níet het coderen van facturen heeft meegenomen, en bij acht gemeenten wel. Van de overige gemeenten is dit niet bekend. 5. Berenschot oordeelt op basis van de gesprekken dat de knelpunten binnen de financiële kolom met name worden veroorzaakt doordat: a. Financieel adviseurs Servicepunt71 zich soms richten op taken die strikt genomen niet tot het takenpakket horen; b. Processen en systemen nog niet voldoende zijn uitontwikkeld en aansluiten; c. Samenwerking binnen Servicepunt71 nog niet altijd optimaal verloopt door onduidelijkheden in taken en verantwoordelijkheden; d. Samenwerking tussen Servicepunt71 en Leiden (en andere klantgemeenten) nog niet altijd optimaal verloopt door onduidelijkheden in taken en verantwoordelijkheden; e. er onduidelijkheid bestaat over de invulling van integraal management (waarover gaat de afdelingsmanager, waarover gaat de financieel adviseur?); f. het beleefde kwaliteitsniveau van de financieel adviseurs niet altijd aan de verwachtingen voldoet; g. er een grijs gebied is op financieel beheer in de afbakening van taken van Financieel beheer bij het Servicepunt 71 en bij de Leidse organisatie rondom bijvoorbeeld de coördinatie van de planning-en-controlstukken. Zienswijze college en Servicepunt 71 op de bevindingen Wij herkennen de bevindingen die worden weergegeven in het rapport. Graag willen we benadrukken dat een aantal zaken, zoals ook in het rapport wordt weergegeven, al is afgerond of in gang gezet, bijvoorbeeld: Op basis van het bedrijfsplan SSC voor de Leidse regio is tot en met 2015 een transitieperiode voorzien met extra middelen in geld en capaciteit. Deze periode dient om diverse verbeteringen en ontwikkelingen programmatisch door te voeren om te komen tot een goed werkend Servicepunt71. Met het Verbeterplan financiën en control zet het college stappen om de kwaliteit van de financiële kolom, vooral aan de Leidse kant te verbeteren. Dit hangt ook samen met het ambtelijk verandertraject Reset bedrijfsvoering, waarin voornamelijk de (financiële) verantwoordelijkheden van de integraal manager centraal staan. Het Programma doorontwikkeling gezamenlijke bedrijfsvoering is een traject dat door gemeenten en Servicepunt71 is opgezet om de doorontwikkeling van de gezamenlijke bedrijfsvoering in goede banen te leiden en daarmee de gezamenlijke doelstellingen voor het oprichten van Servicepunt71 te realiseren: a. bieden van continuïteit door beperking van organisatorische kwetsbaarheid; b. verder verhogen van de kwaliteit van de bedrijfsvoeringsprocessen; c. verder verhogen van de professionaliteit en deskundigheid van medewerkers; d. efficiënter inzetten van de beschikbare menskracht; e. realiseren van besparingen door schaalvoordelen; f. bijdragen aan betere dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen. Met de Uitvoeringsagenda Financiën 2013 2015 (waarvan de inhoud is afgestemd en vervlochten met het Verbeterplan Financiën en Control van de gemeente Leiden) zet Servicepunt71 in op het verbeteren van drie pijlers: a. Verduidelijken van taakverdeling van de service-eenheid Financiën in relatie tot de gemeenten; b. Verbeteren kwaliteit financiële producten en de standaardisatie en normering van de financiële werkprocessen; c. Verbeteren toegankelijkheid Financiën voor de klant via click/call/face. Aanbevelingen Berenschot Op basis van de bevindingen doet Berenschot drie aanbevelingen: 1. Normeer de omvang van de overhead. Berenschot adviseert om de formatie binnen de financiële kolom als volgt te normeren:
Functie benchmark Leidinggevenden, treasury en secretariaat Controllers, beleidsmedewerkers, planning-en-control, rapportage en analyse AO/IC (inclusief Interne accountantsdienst / E.D.P audit) Financiële administratie (incl. projectenadministratie) Advies Huidige formatie handhaven Huidige formatie handhaven. Knelpunten onder meer oplossen door extra inzet vanuit andere uitvoerende activiteiten in de financiële keten. Formatie tijdelijk handhaven, maar op termijn mogelijk terugbrengen. E.e.a. hangt samen met de mate van in Control willen zijn dat wordt vormgegeven in het Controleplan. In de gehele keten (zowel binnen Servicepunt71 als gemeente Leiden) gezamenlijk de lopende taakstelling van 5,4 fte uitbreiden naar ruim 9 (en daarmee op het niveau van de benchmark brengen). 2. Optimaliseer de interface tussen opdrachtgever en nemer. Spreek als Servicepunt71 en gemeente Leiden duidelijker af wat de precieze standaarddienstverlening en neem deze als uitgangspunt ( wat mag de klant aan financiële dienstverlening verwachten? ). Neem ook gezamenlijk een eenduidig standpunt in ten aanzien van integraal management in relatie tot de financiële functie ( Wat verwachten we van een integraal manager, ook bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen zoals coderen? ). 3. Verbeter de inrichting van de ondersteuning. Zorg voor een duidelijker taakverdeling binnen Servicepunt71 en verbeter de aansluiting van processen en systemen zodat ook hier de taakverdeling duidelijker is. Reactie college en Servicepunt 71 op de aanbevelingen In samenspraak met de directie en bestuur van Servicepunt 71 komt het college tot de onderstaande weging van de bovenstaande bevindingen en aanbevelingen: College neemt aanbeveling 1 over, maar minder in beton gegoten Aanbeveling 1 werpt een nieuw licht op de lopende taakstellingen op de bezetting van de service-eenheid financiën van Servicepunt 71. Hoewel het niet het doel kan zijn om rücksichtslos met de formatie toe te groeien naar een gemiddelde van een steekproef, geeft de benchmark wel een indicatie van waar nog ruimte of krapte zou kunnen zitten in de formatie. Als absolute norm is een benchmark echter niet goed bruikbaar, aangezien er altijd ruis optreedt door de precieze afbakening van functies en werkzaamheden (in deze benchmark met name rondom financiële administratie ). Hiermee nemen het Servicepunt 71 en de gemeente Leiden deze aanbeveling over, maar minder rigide (zie boven) dan Berenschot deze stelt. Daarom gaan we invulling geven aan de eerste aanbeveling, door: 1. De formatie op AO/IC te handhaven en deze vooralsnog niet op termijn terug te brengen. Leiden heeft sterk ingezet op het in control raken en blijven van de organisatie. Dit verantwoordt voor ons een sterkere inzet dan gemiddeld op interne controle. Het zal nog een aantal jaren noodzakelijk blijven om hier fors op te blijven investeren en hierin een goede afstemming te zoeken tussen de AO/IC capaciteit binnen SP71 en de Leidse organisatie; 2. De taakstellingen binnen de financiële kolom slim in te vullen. Berenschot doet de aanbeveling om taakstellingen met betrekking tot de functie controllers, beleidsmedewerkers, planning-en-control, rapportage en analyse niet verder in te vullen, maar ruimte vooral te zoeken binnen de functies rondom financiële administratie in de gehele keten (zowel bij Servicepunt71 als de gemeente Leiden). Op dit moment liggen op de Service-eenheid Financiën van Servicepunt71 de volgende taakstellingen ten opzichte van de formatie 1 januari 2014: Benchmarkfunctie Team Taakstelling Jaar
Controllers, beleidsmedewerkers, planning-en-control, rapportage en analyse Control en advies 1,6 fte 2017 Financiële administratie Financiële administratie 5,35 fte 2017 Financieel beheer 0,92 fte 2017 Op basis van de uitkomsten van de benchmark zijn we voornemens de taakstellingen op de Serviceeenheid financiën budgettair als één geheel te beschouwen. Dit betekent dat de dekking voor het ongedaan maken van deze taakstelling elders in de financiële kolom in de hoek van de financiële administratie zal worden gezocht. Hierbij kan worden gedacht aan de service-eenheid Financiële administratie binnen Servicepunt71 of de decentrale financiële formatie binnen de Leidse organisatie. Een randvoorwaarde is wel verdere standaardisatie en digitalisering van processen. Een mogelijkheid die in 2014 wordt onderzocht is e-facturatie, hetgeen nodig is om (een deel van) taakstelling in te vullen. College neemt aanbeveling 2 en 3 over Het college neemt aanbeveling 2 en 3 over. Deze aanbevelingen bevestigen voor ons de juistheid van de ingeslagen weg met het Verbeterplan planning en control van de gemeente Leiden en het programma Doorontwikkeling gezamenlijke bedrijfsvoering van Servicepunt71 en de vier gemeenten. Ten aanzien van Aanbeveling 2 (Optimaliseer de interface tussen opdrachtgever en -nemer) is al gestart met het maken van afspraken op basis van vraag en aanbod van producten/diensten en benodigde/beschikbare capaciteit (Demandmanagement). Met de gesprekken tussen Servicepunt71 en de klantgemeenten over de Producten- en Dienstencatalogus en de invulling van de dienstverleningsovereenkomsten geeft Servicepunt71 al invulling aan de aanbevelingen. Over de voortgang van dit traject wordt periodiek gerapporteerd zodat interventies mogelijk zijn. Ten aanzien van Aanbeveling 3 ( Verbeter de inrichting van de ondersteuning) is in december 2013 besloten om op basis van een analyse te komen tot concrete rol- en taakverdeling tussen Servicepunt71 en de gemeenten binnen o.a. de financiële kolom. Dit betekent dat deelnemende gemeenten en Servicepunt71 nog eens kritisch kijken naar de mogelijkheden om de taakverdeling te optimaliseren. In het najaar van 2014 zal u hierover worden gerapporteerd. Tot slot De bevindingen en aanbevelingen van Berenschot bevestigen voor het college dat Servicepunt 71 en de gemeente Leiden wat dit betreft op de goede weg zitten. Wij zullen u over de voortgang hiervan blijven rapporteren. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester,