Transitie en transformatie

Transitie en transformatie Bij GGZ Rivierduinen Esther Kruisinga

Programma Introductie Over Rivierduinen Sourcing strategie en aanbestedingsaanpak Transitie en transformatie Risico s Belangrijkste leerpunten / succesfactoren 2

Over Rivierduinen Onder het motto binnen beter bereik biedt Rivierduinen Geestelijke Gezondheidszorg aan de inwoners van Noord en Midden Zuid Holland Passende zorg Thuis als het kan, in de klinieken als het moet Aantallen : 30.000 cliënten en 21.000 onder behandeling met 2.200 medewerkers 3 regionale centra voor volwassenen en ouderen, met elk een eigen specialité 1 Centrum voor Kinderen & Jeugd Nauwe samenwerking met huisartsen, zorgcentra en maatschappelijke organisaties 180 miljoen omzet Zorg dient altijd persoonlijk en betrokken te zijn 4

Over Rivierduinen Gevestigd in Oegstgeest ICT is onderdeel van de Cluster informatievoorziening 2 Datacenters in Oegstgeest en Leidschendam 24 vestigingen en 13 locaties 2758 actieve gebruikers (oorspronkelijke situatie) Windows, AS400 systeem (ongeveer 190 servers) Server Based Computing omgeving (Citrix) 700 applicaties 5

Ontwikkelingen Algemeen : Nieuwe wetgeving (AWBZ en WZL, WMO, ZVW) Bezuinigingen, (mogelijke krimp van de organisatie) Ambulantisering Rol van ICT in de zorg : Alternatieven voor de zorg (zorg op afstand, domotica, beeldbellen) Ketens en koppelingen (data uitwisseling tussen verschillende zorg instellingen) Datamanagement & ontsluiting (Hoe data veilig ontsluiten?) Zelfregie & participatie patiënt (toegang tot patiënt gegevens) Ondersteuning medewerkers nieuwe technologie (hoe kun je werk voor de zorg gemakkelijker maken? ) Informatiebeveiliging 6

Uitgangspunten Zorgwerkplek 8

Fases Opstellen sourcingsstrategie Marktverkenning Contractering 9

Sourcingstrategie Het uitgangspunt van Rivierduinen is: Het streven van Rivierduinen is om ten aanzien van de invulling van de ICT dienstverlening samen te werken met commerciële marktpartijen om zo gebruik te maken van de kennis en expertise van externe partijen en zodoende middelen en aandacht vrij te houden cq. maken voor het primaire proces (het aanbieden van zorgdienstverlening). 10

Sourcing doelstellingen Flexibiliteit en schaalbaarheid in het gebruik van diensten (capaciteit) en de ICT kostenstructuur (P*Q tenzij); Verhoging van de kwaliteit van ICT dienstverlening; Innovatie (door het benutten van het innovatief vermogen van de partner); Efficiency en Standaardisatie van ICT dienstverlening; ICT dienstverlening tegen een marktconforme prijs waarbij de kosten voor Rivierduinen vergeleken met de huidige situatie lager worden; Alle activiteiten van het Servicebedrijf, en ook die van ICT, zijn er op gericht om het verlenen van zorg maximaal te faciliteren. Het ondersteunen van de behandelaar in zijn proces van registreren heeft een achterstand ten opzichte van de huidige stand van de techniek. 11

Sourcingstrategie De ICT-diensten zijn opgedeeld in 13 kavels. Per kavel is naar de huidige situatie gekeken en is een inschatting gemaakt welke van de 7 leveringsopties (van zelf doen tot uitbesteden) het beste leidt tot het behalen van de sourcing doelstellingen (verlaging kosten, innovatie etc.). Uit deze scan bleek dat voor de volgende kavels een marktverkenning zinvol was. 12

Sourcingstrategie Kavel Diensten Argumentatie 4 7 8 9 11 Werkplek Housing, Hosting,TAB Psygis Quarant Housing, Hosting, TAB Connectiviteit Vaste Telefonie Beheer en levering vaste werkplekken (on-site) (Break/fix) Beheer en mobiele werkplekken (laptops) (on-site) (Break/fix) Support cliënten PC s (Break/fix) Datacenter services (Housing) specifiek ten behoeve van de applicatie Psygis Quarant Ter beschikking stelling (Hosting) van de applicatie (servers, storage) Housing (fysieke infrastructuur) en Hosting van de kantoor- en businessapplicatie omgeving (SBC), email omgeving, Blackberry server, Intranet omgeving Aanbieden en beheren van het WAN netwerk binnen en tussen de Datacenter omgeving en de kantoorlocaties van Rivierduinen Toegang tot het intranet Het aanleveren en beheren van de vaste telefoniediensten (conventionele huidige vast telefonienet en de telefooncentrales) Support VDX applicaties (non-sbc) Support kantoorapplicaties Service desk 1 e lijn en 2 e lijn voor werkplek diensten Bestellen en uitleveren (IMAC/D) Beheer van de infrastructuur omgeving (beheer OS van server) Uitvoeren van technisch applicatiebeheer op Psygis Quarant 2 e lijn helpdesk support Inclusief levering van firewall / DMZ ondersteuning en content filtering services 2 e lijn helpdesk support Beheer van het LAN netwerk binnen de kantoren (hardware support) 2 e lijn helpdesk support Inclusief IMAC/D s op het vaste telefonie netwerk 2 e lijn helpdesk support Werkplekdienstverlening wordt door marktpartijen als standaarddienstverlening aangeboden Activiteiten goed te separeren van overige Rivierduinen ICT activiteiten Scheiding met Housing en Hosting ivm SBC omgeving dient op detailniveau in kaart te worden gebracht Psygis Quarant is de ECD oplossing ontwikkeld en aangeboden door PinkRoccade Healthcare (PRC) Rivierduinen is in gesprek met PRC over het aanbieden van deze oplossing als een service (SaaS De interfacing met andere applicaties is een aandachtspunt Housing en Hosting dienstverlening wordt door markt gezien als standaarddienstverlening en kan op meerdere manieren ingevuld worden (bv. dedicated, als cloud, etc) Keuze met betrekking allocatie van datawarehouse dient nadere onderzocht te worden Wordt als basis dienst aangeboden door marktpartijen In huidige situatie werkt Rivierduinen ook samen met externe partijen voor invulling van deze diensten Koppelvlakken met kavels Werkplek en Housing, Hosting, TAB dient verder onderzocht te worden Specialistisch marktpartijen beschikbaar in die dienst zouden kunnen invullen Voor Break/fix diensten werkt Rivierduinen in huidige situatie al samen met 3 leveranciers Project lopend om gewenste toekomstsituatie te bepalen 13

Marktverkenning Voor deelname aan de marktverkenning heeft er een leveranciersselectie plaatsgevonden op basis van de volgende criteria: Bewezen track record op basis van marktkennis KPMG Vendor performance studies van KPMG, Giarte en Quint Wellington Kennis Zorg Score cultural fit Score kwaliteit en flexibiliteit op basis van vendor performance studies mid-market leveranciers. Met de geselecteerde leveranciers hebben meerdere workshops plaatsgevonden. Bij de initiële beoordeling op de 6 sourcing doelstellingen (kosten, innovatie..) is 1 leverancier afgevallen vanwege te hoge kosten. Twee partijen hebben in het vervolg aangetoond aan alle sourcing doelstellingen te kunnen voldoen. 14

Selectiefase In deze fase hebben, naast inhoudelijke workshops, klant referentiebezoeken plaats gevonden. De Best and Final Offer aanbieding van Cegeka werd als beste beoordeeld. 15

Cegeka werkplek 2.0 uitgangspunten Persoonlijke klant gegevens Dynamisch opafschakelen Werkplek apparatuur Mobiele Apps Management Kantoor Management Flexibel werken Applicaties Medewerker In het veld Tablets Netwerk / Datacenter Gestandaardiseerde Werkplek gebaseerd op Cegeka best practises Laptops Werken Op Afstand Apparatuur behoefte neemt toe Elektronische Patient Dossier 24 x 7, Altijd, Overal Bring your own device (BYOD) Steeds toenemend Data centraal Smart-phones Encryptie Certificatie (NEN 7510) DATA (RIVIERDUINEN IP) Desktop Informatie reist met de medewerker mee Anywhere, Anytime, Maar niet voor iedereen Iedere verbinding naar Rivierduinen omgeving Flexibel concept geschikt voor eenvoudige aanpassingen 16

Programma Introductie Over Rivierduinen Sourcing strategie en aanbestedingsaanpak Transitie en transformatie Innovatie Risico s Belangrijkste leerpunten / succesfactoren 17

Fasen Pre-Transfer Fase Transfer Fase Transformatie Fase dienstverlening as-is (klant = verantwoordelijk) Overgang naar Cegeka dienstverlening Cegeka dienstverlening verantwoordelijk voor gecontracteerde SLA Contract ondertekening Cegeka neemt processen en infrastructuur over en initieert gefaseerde overgang naar zijn eigen dienstverlening. Cegeka realiseert de gecontracteerde services en start met optimalisatie van processen. Datum 1 Datum 2 Datum 3 Datum 4 18

Projectstructuur Transitie Quality Assurance Architectuur & Beveiliging Datacenter Werkplek Inrichting Beheer 19

Governance Rivierduinen Sponsor Cegeka Senior User Stuurgroep Senior Supplier Programma Manager Project Board Programma Manager Project Managers Project overleg Project Managers 20

Planning 21

Fase 1 Pre-transfer fase (feb 2016- Juni 2016) Werkplekken ouder dan 3 jaar vervangen Nieuw image op basis van windows 10 1000 desktops Laptops volgen nog Server optimalisatie en rationalisatie (van 190 naar 115) Applicatie rationalisatie: Rationalisatie applicaties van 700 naar120 apps Voorbereiding fase 2 PID s, HLD en DLD s, Koppelen datacenters Inrichten beheerprocessen OLA s Incident-/Change proces Governance Package documentatie Communicatieplan Overdracht personeel 22

Fase 2 Transfer fase (juni 2016 april 2017) Rivierduinen infrastructuur is as is in beheer genomen (1 juni) Gefaseerde transitie aanpak -> start beheer vanuit Rivierduinen datacenter-> Cegeka datacenter Opbouwen datacenter / opzetten nieuwe infrastructuur en vernieuwing supporting infrastructuur Basis infrastructuur (bv. AD/Exchange) verplaatsen naar Cegeka Verplaatsen business applicatie functionaliteit naar Cegeka Cloud infrastructuur binnen het Cegeka datacenter (shared infrastructuur componenten) Over naar Windows 12 en Ms Office 2016 Rationalisatie LAN (switching) infrastructuur Selfservice portaal functionaliteit ten behoeve van zelfredzaamheid medewerkers Vervanging Laptops (500) 23

Fase 3 Transformatie (april 2017- juli 2017) Gecontractueerde dienstverlening gerealiseerd Storage rationalisatie (archivering) Afbouw datacentra Rivierduinen 24

Risico s Eerste Outsourcing generatie waarvoor een passende demand/supply organisatie ingericht moet worden Risico bij verloop van medewerkers Scope uitbreidingen tijdens het transitietraject die invloed kunnen hebben op de business case. Afhankelijkheid van derden (netwerk, PSYGIS Quarant ) Risico om de deadline niet te halen omwille van documentatie schaarste en een ontoereikende kennisoverdracht 26

Belangrijke leerpunten en succesfactoren Zorg voor gespiegelde transitie organisaties op operationeel, tactisch en strategisch niveau met duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden Maak voldoende resources vrij zodat de transitie prioriteit krijgt boven de operatie Richt een projectkamer in waar de teams 1 dag per week werken Houd wekelijks een gezamenlijk overleg om de voortgang te monitoren Zitten we op schema? Zijn er issues? Zijn er zaken waarover we elkaar moeten informeren? Investeer regelmatig in informele bijeenkomsten (etentje, uitje), dat bevordert dat de projectleden elkaar ook informeel kunnen vinden en escalaties makkelijker kunnen worden voorkomen 28

Belangrijke leerpunten en succesfactoren Overweeg het inzetten van een applicatierationalisatie vooraf aan transitie Check de scope expliciet op volledigheid bij opstellen HLD s, scheelt veel changes en aanvullingen Gebruik W10 i.p.v. W7 in Fase 1 ADFS, koppeling Zorgconnect, Appsense ipv RES, KCK medewerkers en infra, AS 400, W 7 op VDX werkplekken, Bluecoat Maak een planning die past bij het tempo dat de organisatie aan kan: het tempo van een semi-overheidsorganisatie ligt vaak wat lager Sta op een inventarisatie bij start transitie (CMDB vaak niet correct), inzicht in de juiste gegevens voorkomt verrassingen en dus vertragingen aantal werkplekken aantal servers aantal switches Besteed aandacht aan het bijwerken van documentatie (applicatiedossiers, package intake) voordat de kennis verdwenen is (uit dienst / over naar leverancier en ingezet voor reguliere taken) 29

Belangrijke leerpunten en succesfactoren Maak de organisatie duidelijk dat de transitie een behoorlijke impact heeft op de ICT organisatie en andere grote projecten moeilijk passen Selectie en implementatie nieuw HR-, financieel systeem Selectie en implementatie nieuwe TF omgeving Toets tijdens de voorbereidende fase in transitie of de standaarden van de leverancier passen: Opzet Self Service Portal (autorisatieniveaus, veelheid fileshares) Dring aan op continue adequaat vastleggen van issues zodat deze inzichtelijk zijn en er actief op gestuurd kan worden 30