De outsourcing aanpak van PGGM

Transcriptie

1 De outsourcing aanpak van PGGM 10 jaar PON - Hét Outsourcing Congres 12 November 2015 Hans van der Zwaag ICT & Facility Services

2 8 jaar ervaring met een sterk gevirtualiseerde ICT infrastructuur Mainframe tijdperk 1 app per server tijdperk Virtualisatie tijdperk

3 Ontwikkeling van nieuwe ICT outsourcing-modellen en cloud-diensten zijn een wake-up call voor organisaties zoals PGGM 3

4 Sourcingmodellen zijn sterk geëvolueerd en bieden een instap voor PGGM < e generatie: Uitbesteden van non-core (ICT) activiteiten Facilitaire dienstverlening loopt vooruit op de ontwikkelingen in de ICT-sector > e generatie: Flexibiliseren van (ICT) diensten, focus op operational excellence > e generatie: Optimaliserend outsourcen met afspraken over innovatie, multivendor, global > e generatie: Co-makership, allianties, continue innovatie en verbetering PGGM PGGM 4 >>>ambitie>>>

5 Om de gewenste veranderingen door te voeren is het IFS Roadmap programma ingericht met als doelen: Kosten beter beïnvloedbaar: Meer variabele, minder vaste kosten Maar niet op alle gebieden spectaculaire kostendaling Mogelijk op onderdelen een kostenstijging! Wendbaar en sneller reageren op ontwikkelingen en toegang tot innovatieve oplossingen On-demand leveringsmodellen en Software as a Service diensten verhogen de wendbaarheid van PGGM Service window uitbreiden zonder dat dit leidt tot onevenredige kostenstijging 5

6 Wat vinden we belangrijk om te bereiken met de IFS Roadmap # Doelen Operationalisering doelstelling Weging 1 Kosten flexibiliteit Kosten moeten flexibeler worden door mee te bewegen met de krimp en groei van PGGM H 2 Meer focus op diensten met hoge klantwaarde De aandacht binnen IFS moet meer gericht worden op diensten die onderscheidend zijn voor PGGM kerntaken en kernapplicaties H 3 Vergroten wendbaarheid Veranderingen in de business en in de omgeving van PGGM moeten sneller worden gefaciliteerd c.q. op worden gereageerd H 4 Op termijn lagere kosten per eenheid Totale kosten per eenheid worden initieel in principe niet hoger en op termijn is er zicht op lagere kosten per eenheid M 5 Service level differentiatie Mogelijkheid bieden aan de business om zelf meer invloed uit te kunnen oefenen service levels M 6 Verbeteren Innovatief vermogen Snellere toepassing van nieuwe kennis en technologie binnen PGGM M 7 Kwaliteit rationaliseren Service levels versoberen waar dat kan. Relationele kwaliteit voor de klant zo veel mogelijk handhaven. L 8 Meer verzakelijking Formaliseren van afspraken tussen de interne / externe dienstverleners en de business over de dienstverlening en de performance meer zichtbaar maken L 6

7 Wanneer de IFS Roadmap afgerond is heeft PGGM Hard Services Soft Services Facility Services 2 maincontracts Uitkomst Uitbesteden werkplek, generieke infra en telecom 7 regieorganisatie

8 Een eerste verkenning van de mogelijke combinaties van cloud-services en leveringsvormen voor PGGM Leveringsvorm Service model IaaS PaaS SaaS Plaats & beheer Private* MAP, Simcorp Dimensions, ADB, mijnxxx, Ontwikkel- en testplatform voor applicaties Afas Insite (HR, payroll), CODA, Office, Exchange Intern of Extern; Zelf of dienstverlener Community Intern of Extern; Zelf of dienstverlener Public Office 365 SharePoint Online Clarity (PPM) Extern; Dienstverlener Hybrid MAP, Simcorp Dimensions, ADB, mijnxxx, Ontwikkel- en testplatform voor applicaties Afas Insite (HR, payroll), CODA Intern / Extern; Zelf en of dienstverlener *PGGM heeft in de basis al een eigen cloud-ready ICT-infrastructuur 8

9 Sourcing strategie voor de ICT-diensten: 1 leverancier voor alle basisdiensten Het uitbesteden van de generieke infrastructuur en alle werkplek gerelateerde ICT diensten, inclusief servicedesk (het huidige Service Point) Telefonie (KPN) (huidig subcontract) Beheer & Onderhoud Infrastructuur EUC (end user computing) Managed Werkplek Unmanaged Werkplek Office Backend Printing Mobile Device Beheer & Onderhoud Applicaties TAB (Technisch Applicatie Beheer) Database Beheer Applicatie Ontwikkeling BI Applicatie Ontwikkeling Intranet & Internet Beheer & Onderhoud Interfaces Het verdelen van deze kavel in nog kleinere kavels bij meerdere leveranciers, levert langere ketens op, vergroot de besturingslast en introduceert extra risico s voor PGGM. Servicedesk Technisch Beheer Infrastructuur Server Beheer Storage (EMC p/gb) (huidig subcontract) Netwerk (LAN/WAN) Extern Intern Datacenter (Rekencentrum) 9

10 En voor de facilitaire dienstverlening Het uitbesteden van de operationele dienstverlening van FS in de vorm van twee maincontracts en beleid Locatie management Contract & dienstverleners Evenementen Service Control Project Service Point BHV/Security PGGM-regieorganisatie PGGM BU s De business Soft services Document Logistiek Hard services Single service contracten Soft services overeenkomst Maincontract I Receptie Maincontract II dienstverlening aansturing Extern 10 Intern

11 Daarmee draagt de IFS Roadmap bij aan integrale besturing ICT keten (ICT 3.0) ICT Beleid & Innovatie Unit PB Unit VB Units IFC/IB/ COS Solution Group Pensioenbeheer Solution Group Vermogensbeheer Solution Group IFC/IB/COS Regie op vraag en aanbod voor basis ICT en Facilitair ISP Externe Service Providers 11

12 De regieorganisatie voor de besturing van vraag & aanbod wordt gescheiden van de uitvoering / levering Regie organisatie Supply diensten Strategisch Richten en beleid Enterprise & Informatie Architectuur Technisch Applicatie & Database Beheer Beheer & Onderhoud Interfaces Applicatie Ontwikkeling BI Tactisch Veranderen/ Organiseren Enterprise Consultancy Infrastructuur Architectuur Project Strategische Inkoop Beheer & Onderhoud Infrastructuur Bestellen tot Betalen (Operationeel, self-service) Applicatie Ontwikkeling Intranet & Internet Inkoop (Tactisch) Zelf Uitbesteed Operationeel Besturen Service Control Contract & dienstverleners Service Point Locatie (incl. BHV, Security en Evenementen) Hard services Document Logistiek Soft services 12

13 Hoe past dit in ICT 3.0 Beleid en innovatie Enterprise & Informatie Architectuur Enterprise Consultancy Infrastructuur Architectuur Information Security* ICT 3.0 * Strategische Inkoop Externe Levering Business Units Solution Groups Beheer & Onderhoud Interfaces Regiefunctie * Inkoop (Tactisch) Hard services Soft services * Business Project Applicatie Ontwikkeling Technisch Applicatie & Database Beheer * ICT Project DevOps teams Contract & dienstverleners Service Control Locatie (incl. BHV, Security en Evenementen) Interne Levering (tijdelijk) ICT diensten Service Point Document Logistiek 13

14 PGGM s ICT reis naar de toekomst Voorspelling: Matig tot harde wind, veranderlijk, hier en daar een bui gevolgd door lichte bewolking 14

15 Onze aanpak: afgeleid van Agile, in 6 golven van 3 maanden (1 kwartaal) Golf Q3 Golf Q4 Golf Q1 Golf Q2 Golf Q3 Golf Q4 Algemeen Regie Facility Services ICT Outsourcing Inkoop In iedere golf zitten 6 sprints van ieder 2 weken. De golven en sprints lopen gelijk voor alle streams. Zo hebben we een heartbeat voor de realisatie van de IFS Roadmap Continuous Delivery 15

16 De interne gevolgen zijn Krimp van de personeelsformatie IFS met 30,9 fte Transitie kost 1,33 mln (2016) Kostenverlaging IFS door de outsourcing ca per jaar vanaf 2017 Break-even ultimo 2019 (c.p.) Kostenflexibiliteit neemt toe van 36% naar 58% bij sourcing van diensten via PxQ leveringsmodel 16

17 Groeipad van de Regie Organisatie Het accent (extra focus) verplaatst zich elk jaar om te kunnen groeien naar een professionele regie organisatie met totale focus op toegevoegde waarde. 2015/ Stage 1: Outsourcing accent Strategische doelen om te outsourcen; Meedraaien in stream Maincontracting FS en Outsourcing IT; Nog geen formele Regie Organisatie ingericht. Stage 2: Aanbod accent Formele Regie Organisatie wordt geïmplementeerd; Grote verbeteringen/ innovaties worden gesignaleerd en geïnitieerd. Beïnvloeden gedrag, stimuleren verzakelijking, opleiding etc. Stage 3: Vraag accent Demand management (operationeel en tactisch) wordt geïmplementeerd; Vraag en Aanbod worden E2E keten geïmplementeerd; Voordelen business case worden gerealiseerd. Stage 4: Innovatie accent Partnerschap met leveranciers om business doelen te realiseren. Strategische en tactische afstemming met leveranciers en de keten voor continue verbeteringen. 8