Workshop Marktconsultatie Pauline Bos 2014
Wat doen wij? Onderzoek en advies naar de inkooporganisatie, audits, NTA 8058 Professionaliseren; 100% doeltreffend, doelmatig, rechtmatig, duurzaam. Uitvoeren van alle vormen van (Europese) aanbestedingen, van strategie t/m implementatie, Alle soorten inkoopbehoeften en outsourcing Inkoop XL Detacheren van inkoop- en aanbestedingsdeskundigen Opleiding en training Juridisch advies Inkoopsamenwerking Pro 10 BV Daendelsstraat 57 2595 XT DEN HAAG bos@pro10.nl zie ook www.pro10.nl 070-3819724 of 06-44428987
Pauline Bos (Partner Pro10) o o o o o > 19 jaar inkoopervaring m.n. bij de overheid Aanbestedingsjurist die denkt in mogelijkheden De vraagbaak voor inkopers Grondlegger best en new practices Verbonden aan de Commissie van aanbestedingsexperts
Wie bent u en wat zijn uw leerdoelstellingen? De doelstelling is het vergroten van kennis m.b.t. het benaderen van de markt voor aanbestedingen Programma: Het nut van een marktconsultatie, wanneer is het een bruikbaar instrument Hoe richt je een marktconsultatie in Hoe communiceer je met de markt en intern Hoe gaat u om met commerciële belangen en geheimhouding? Hoe ga je om met de uitkomsten van een marktconsultatie? Valkuilen Voorbeelden uit de praktijk Aanvullingen?
Nut van een marktconsultatie is de opdracht haalbaar en realistisch, of marktpartijen interesse hebben in de opdracht, of er voldoende capaciteit in de markt is, of de perceelindeling logisch is, of de contractvorm de juist is, of er innovatieve of duurzame oplossingen zijn voor een probleem, of een project inhoudelijk en financieel haalbaar is, of er alternatieve oplossingsrichtingen zijn, of de markt kan voldoen aan de gestelde eisen, of de planning realistisch is, wat de beste te volgen inkoopstrategie is, om te voldoen aan de motivatieplicht.
Juridisch kader De marktconsultatie is vormvrij Europese Richtlijnen 2004/18 EG (8 e overweging) : Voordat met de procedure voor het plaatsen van een opdracht wordt begonnen, mogen de aanbestedende diensten, met gebruikmaking van een technische dialoog, bij het opstellen van het bestek advies vragen of aanvaarden, op voorwaarde dat een dergelijk advies niet tot uitschakeling van de mededinging leidt.
Aanbestedingswet 2012 Artikel 1.5 1.Een aanbestedende dienst voegt opdrachten niet onnodig samen. Alvorens samenvoeging plaatsvindt, wordt in ieder geval acht geslagen op: a. de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf;
Gids Proportionaliteit Par. 2.5 Kennis van de markt is noodzakelijk Doel: de behoefte en eventuele inkoopstrategie te toetsen of de geformuleerde vraag wel aansluit bij hetgeen de betreffende markt of er niet betere oplossingen beeld schetsen van de opbouw en samenstelling van de betreffende markt Bij aanbestedende diensten bestaat soms terughoudendheid om voorafgaand aan een aanbesteding met potentiële inschrijvers te praten; Dat is echter niet nodig. Om transparantie te waarborgen; verslag maken en meesturen met aanbestedingsstukken.
Juridisch kader (2) Geen uitschakeling van mededinging, dat betekent: 1. Geen voorsprong in kennis: Alle informatie die u verstrekt en ontvangt tijdens de marktconsultatie ook tijdens aanbesteding verstrekken; 2. Geen voorsprong in tijd: door het plaatsen van een vooraankondiging of termijnen ruim nemen; 3. Overige beginselen blijven van kracht: objectiviteit, transparantie en non-discriminatie.
Verschillende vormen van marktconsultatie 1. Zelf selecteren 2. Aankondiging op aanbestedingskalender en/of Tenderned 3. Aankondiging in vakblad A. Toelichtende 1 op 1 gesprekken B. Schriftelijke ronde o.b.v. consultatiedocument C. Gezamenlijke bijeenkomst Verslag
Voorbeeld van vooraankondiging https://www.tenderned.nl/tendernedweb/aankondiging/detail/publicatie/akid/c8cff468a3185a923420b050b1ecc978/pageid/ D909A/huidigemenu/aankondigingen/cid/634624/cvp/join
Communicatie vormen met voor- en nadelen Inrichtingsvorm Voordelen Nadelen Eigen selectie Schriftelijke consultatie Efficiënt in uitvoering Gerichte inschakeling benodigde expertise Alle partijen gelijke kansen Alle partijen geven antwoord op alle vragen Schijn van bevoordeling Mist aantal partijen Weinig ruimte voor doorvragen en toelichten 1 op 1 consultatie Meer diepgang mogelijk beter geschikt voor complexere vraagstukken Inhoudelijke discussies vraagt veel van de competenties vanuit de opdrachtgever Interactieve bijeenkomst Partijen reflecteren op elkaar antwoorden (meer interactie) Sommige partijen kunnen onvoldoende aan bod komen Partijen zijn geneigd om minder open te zijn vanwege de aanwezige concurrenten Zie ook Handreiking marktconsultatie van Pianoo
Commerciële belangen en geheimhouding De marktconsultatie (mc) is voor alle betrokkenen vrijblijvend; Deelname aan de marktconsultatie brengt private partijen ten opzichte van elkaar op geen enkele wijze in een bevoordeelde of benadeelde positie bij aanbesteding; Private partijen kunnen geen rechten ontlenen aan de informatie die ten behoeve van de marktconsultatie is verstrekt; Claims over het gebruik van informatie, vertrouwelijkheid, of verzoeken om vergoedingen in verband hiermee worden niet gehonoreerd; Verstrekte informatie in het kader van de marktconsultatie kan afwijken van in de aanbestedingsprocedure te verstrekken informatie;
Voorwaarden bij een marktconsultatie De aanbestedende dienst is niet gebonden aan de uitkomsten van de marktconsultatie; Er wordt geen vergoeding toegekend aan de deelnemers; Het marktconsultatiedocument is uitsluitend geschreven in het kader van de marktconsultatie voor dit project; Dit document, deelname of bijdrage aan de marktconsultatie gelden niet als uitnodiging tot inschrijving op de Europese aanbesteding(en) voor het onderhavige project, noch kunnen daaraan rechten worden ontleend; De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor de in dit document opgenomen planningen tussentijds te wijzigen; Deze marktconsultatie zal worden gevoerd in uitsluitend de Nederlandse taal. Door deelname aan deze marktconsultatie geven private partijen te kennen onvoorwaardelijk akkoord te gaan met deze voorwaarden.
Opzet marktconsultatie De consultatie bestaat uit een schriftelijk deel en indien gewenst door de aanbestedende dienst, een mondeling deel (consultatiegesprekken). Private partijen kunnen zich aan de hand van bij dit document behorende bijlagen een beeld vormen van het Project en van een aantal specifieke overwegingen die de aanbestedende dienst in de marktconsultatie wenst te toetsen. De aanbestedende dienst heeft een aantal vragen geformuleerd. Deze vragen zijn opgenomen in bijlage A bij dit document. Deze procedure voorziet niet in het stellen van schriftelijke vragen door geïnteresseerde private partijen. Partijen die serieus hebben gereageerd op de gestelde vragen, en blijk geven prijs te stellen op het voeren van een gesprek met de aanbestedende dienst ter nadere toelichting en verdieping, kunnen door de aanbestedende dienst worden uitgenodigd voor een bilateraal consultatiegesprek. Er zullen maximaal 5 partijen worden uitgenodigd. De aanbestedende dienst zal elke inspanning van private partijen om aan deze consultatie deel te nemen waarderen, maar kan zich op voorhand niet verplichten om op individuele basis op elke reactie te reageren. Ook worden geen kosten vergoed.
Valkuilen Grote belangen zouden kunnen leiden tot pogingen om te manipuleren. Markt laat niet altijd achterste van de tong zien. Frustraties achteraf bij niet gegunde partijen. Doorslaan naar gratis consultancy. Openbaarmaking van juridische deel en andere delen waar je eigenlijk geen discussie over wilt. Geen professionele aanpak van de (handling van) communicatie.
Voorbeelden uit de praktijk 1. KWR maatregelen in de IJssel 2. Vastgoedbeheersysteem 3. Lelystad Airport 4. OT2010 en EASI Strategiemeetings ruim voorafgaand aan aanbestedingsproces. Publicatie relevante documenten op website voor de markt Vragen stellen aan/door de markt. ICT of MKB haalbaarheidstoets. Vroegtijdige bekendmaking en uitleg van pijnpunten. Vroege feedback biedt maximale mogelijkheid tot aanpassingen.
Voordelen marktconsultatie Kleinere kans op fouten of mismatch met marktproducten Markt kan vroegtijdig anticiperen op de aanbesteding Verbetering draagvlak/imago Markt wordt mede verantwoordelijk Vroegtijdige feedback kan verwerkt worden zonder aanbestedingsproces in gevaar te brengen Door vroegtijdigheid worden de nadelen van concurrentiegerichte dialoog gereduceerd
Aandachtspunten Accepteer dat een serieuze aanbesteding serieuze middelen vergt. Polder niet te veel over strategische keuzes (dan maak je ze niet). Als je niet weet wat je wilt, besteedt dan (nog) niet aan. Zorg voor stuurgroep op juiste niveau. Beperk de omvang van percelen en modules. Geef van te voren aan wat de randvoorwaarden van de aanbestedende dienst zijn Aanbestedingen hebben niet tot doel om alleen winnaars te creëren. Gebruik gezond verstand = praktisch aanbesteden.
Dank voor uw aandacht