HANDLEIDING CERVIX MODULE PROMEDICO ASP 2014
CERVIX project 2014 (vanuit de Promedico ASP help functie). Middels dit project is een overzicht te maken van alle patiënten die in een bepaald jaar in een op te roepen cohort zitten. Deze selectie is op basis van het geslacht en de leeftijd van de patiënte. De projectdefinitie is, net als de definitie voor het griepproject, reeds beschikbaar in Promedico-ASP. Van belang is te weten dat met behulp van de projectdefinitie patiënten voor een eerste oproep uitgenodigd kunnen worden. De projectdefinitie voorziet vooralsnog niet in follow-up mogelijkheden. Net als bij het Griepproject, kan gebruik gemaakt worden van de projectdefinitie Cervix cohorten door deze naar de eigen praktijk te kopiëren en vervolgens te gebruiken. De procedure voor het cervixproject is in navolgend stappenplan beschreven. A. Definiëren project Dit hoeft alleen te worden uitgevoerd als u voor het eerst gaat oproepen met Promedico- ASP. Indien dit niet het geval is kunt u meteen naar stap B. In de projectdefinitie wordt vastgelegd op basis van welke criteria patiënten geselecteerd worden voor het project. De projectdefinitie van het Cervixproject kan gekopieerd worden vanuit de landelijk beschikbare definities. 1. ga naar Projecten 2. klik op Projectdefinities 3. klik linksonder op Project kopiëren 4. selecteer onder Landelijke project Cervix cohorten en klik onderin op Kopiëren De landelijke projectdefinitie van het Cervixproject is nu gekopieerd naar de praktijk en staat in de lijst van beschikbare projecten van de praktijk. Eventueel kan de definitie aangepast worden: 5. open de projectdefinitie door op het cervixproject te klikken 6. pas eventueel de naam aan Voor een uitleg van alle criteria zie Projectdefinitie 7. blader door de criteria door op en te klikken
8. indien vrouwen met een uterusextirpatie uitgesloten dienen te worden van de oproep, voeg dan bij criteria Bepalingen de bepaling UE (uterusextirpatie) toe. Vink uiterst rechts de optie uitsluiten aan. Een uitslag voor deze bepaling moet uiteraard in het Medisch dossier van de patiënte zijn ingevoerd wil de patiënte daadwerkelijk uitgesloten worden van de oproep. Een patiënte kan ook van deelname uitgesloten worden via Medisch dossier >> Projecten. Zie Projecten per patiënt 9. klik na de wijzigingen op Opslaan De projectdefinitie is nu vastgelegd en het project kan gestart worden. De projectdefinitie is zo opgesteld dat alleen vrouwen die tot de, bij het uitvoeren van het project opgegeven, peildatum 30, 35, 40 etc. jaar zijn of worden, straks worden opgeroepen. B. Uitvoeren Project Door het project Cervix cohorten te starten worden die patiënten geselecteerd die volgens de projectdefinitie in een cohort zitten. Voordat er daadwerkelijk gestart wordt, kunnen de patiënten eerst geteld worden om te kijken of het aantal overeenkomt met de verwachting. Starten 1. klik op Projecten en vervolgens wederom op Projecten 2. klik linksonder op Project starten 3. kies uit de lijst het cervixproject 4. vul de peildatum in; het gaat hier om patiënten die in een bepaald jaar een bepaalde leeftijd bereiken: vul hier 31 december in van het jaar waarvan de cohorten gegenereerd moeten worden, bijvoorbeeld voor de cohorten van 2014 31-12-2014. Daarnaast is het mogelijk om alleen patiënten te selecteren die in een bepaald jaar geboren zijn en in een cohort zitten. Hiermee kan bijvoorbeeld het cohort bepaald worden van alle patiënten die in de maand januari opgeroepen moeten worden. Vul hiertoe bij de peildatum, ook het geboortejaar in. Het project zal dan alleen vrouwen van het opgegeven geboortejaar selecteren. Ook nadat het project is gestart, is het nog mogelijk om patiënten in gedeeltes op te roepen. 5. optioneel: klik op Patiënten tellen om te controleren of het aantal patiënten klopt 6. klik op Patiënten selecteren om het project te starten
Zowel het tellen als het definitief selecteren neemt enige tijd in beslag. Het betreffen zg. processen die op een andere server van Promedico worden uitgevoerd. Tijdens een proces kunnen andere werkzaamheden in Promedico-ASP uitgevoerd worden. Onder de functie Taken is in te zien of het proces is afgerond. Oproepen en uitnodigen Nadat het selectieproces klaar is, wordt het Oproepen scherm geopend. Alle patiënten hebben nu de status "geselecteerd". Patiënten met deze status kunnen worden opgeroepen. 7. om patiënten in delen op te roepen, voer criteria in bij bijvoorbeeld geboortedatum. Indien bij het starten niet is gezocht op een bepaald geboortejaar, kan hier alsnog een selectie gemaakt worden. 8. controleer het aantal via Patiënten tellen 9. voor het uitdraaien van de oproeplijst voor deze (deel)selectie, klik op Oproeplijst afdrukken 10. voor het maken van de uitnodigingsbrief klik op Mailmerge 11. voor het aanmaken van een patiëntenbestand dat naar een externe organisatie verstuurd kan worden (en daar weer moet kunnen worden ingelezen), klik op Cervix uitspoel en sla het bestand op op de lokale pc. Met behulp van de functie Cervix uitspoel wordt een bestand aangemaakt met namen en adressen van de geselecteerde patiënten. Dit bestand kan ingelezen worden in bijvoorbeeld Excel en is met name bedoeld voor externe organisaties die het maken van de uitstrijkjes van de cervix cohorten uitvoeren. 12. klik na de boven beschreven handelingen onderaan op Patiënten oproepen om deze patiënten daadwerkelijk op te roepen. De status van deze patiënten afhankelijk van de zojuist ingevulde criteria alle patiënten of een deel ervan verandert nu van geselecteerd naar opgeroepen.
Herhaal stap 7 tot en met 12 voor andere selecties indien niet alle patiënten in één keer waren opgeroepen. Dit hoeft niet direct; een volgende groep patiënten kan bijvoorbeeld ook de volgende maand worden opgeroepen. Let op Reset project: met deze functie wordt het project gestopt en wordt alle invoer van het project ongedaan gemaakt. Inbrengen van uitslagen in Medisch dossier Wanneer een uitstrijkje is gedaan of een uitslag van een uitstrijkje binnen is, wordt dit genoteerd in het Medisch dossier van de patiënte. Invoeren uitstrijkje is gedaan In deelcontact met bijvoorbeeld ICPC-code X37, zodat er episodegericht geregistreerd staat dat er een uitstrijkje is gemaakt voor de desbetreffende patiënte. Inbrengen cervix uitslagen Inbrengen via het onderzoek Cervix uitslag, ofwel vanuit een deelcontact of rechtstreeks via Medisch Dossier >> Uitslagen. Mocht u naar aanleiding van deze handleiding nog vragen of opmerkingen hebben, of praktijk begeleiding wensen, dan kunt u contact opnemen met Bevolkingsonderzoek Oost tel: 088-1186380 email: preventie@bevolkingsonderzoekoost.nl