ai gemeente 2. nr(s) geregistreerde stuk(ken): zaaknummer 108599 blad: 1/10 datum nota: 22 februari 2016 programma: 2. Vergunningverlening en handhaving werkdoel: 1577 - Wgr Omgevingsdienst Achterhoek onderwerp: Algemeen Bestuur Omgevingsdienst Achterhoek dd. 29 februari 2016 advies: 1. In te stemmen met het voorstel tot aanwijzing 4 e lid van het DB van de Omgevingsdienst Achterhoek. 2. In te stemmen met de concept- jaarstukken 2015 en het daarin opgenomen voorstel met betrekking tot de bestemming van het voordelig rekeningsaldo. 3. In te stemmen met de concept-begroting 2017 van de Omgevingsdienst Achterhoek en het hierbij gegeven voorstel. \ Secr. / Dir. Scheinck vp/ rs ft- akkoord V f \ bespreken besluit: het besluit staat op pagina 3 Burg. Van Beem Weth. Gommers Weth. Saris Weth. Te>6ïbnde Weth. Aald^rink behandeld door: H.J.L. de Vries team: Projecten collegiaal overleg gepleegd met: P. Sterenborg, M. Scholten team: Controllers / MT financiële manager: M. consequenties: Scholten 13 Nee Ja, gedekt in begroting Ja, niet gedekt in begroting, dekking via: Ja, anders: is / wordt opgenomen op de termijnagenda Jaar: Kwartaal: onbepaald: S niet op termijnagenda aanvrager is op grond van artikel 4:7 van de Algemene wet bestuursrecht geïnformeerd over het (gedeeltelijk) negatieve advies: Ja Nee KI n.v.t. de geadresseerde en evt. andere belanghebbenden die naar verwachting bedenkingen hebben tegen het advies, zijn op grond van artikel 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht gehoord: Ja Nee El n.v.t. niet openbaar openbaar (met uitgestelde publicatie) 13 openbaar (met directe publicatie) kritische termijn voor besluitvorming Nee Ja, nl. en vanwege: collegebehandeling 1 maart ia na AB, portefeuillehouder wel tijdig geïnformeerd portefeuillehouder: drs. M.J. van Beem naar raadscommissie: Nee 3 Ja, ter informatie / voor overleg met college Ja, ter voorbereiding behandeling cq. besluitvorming raad datum behandeling commissie: paraaf griffie: naar gemeenteraad: 13 Nee Ja datum behandeling raad: paraaf griffie:
B&W nota EgaTrBasartte communicatie via: bijlagen: Persbericht - vergaderstukken AB van de ODA dd. 29 februari Anders, nl 2016 KI n.v.t.
besluit Sta blad: 3/10 datum nota: 22 februari 2016 onderwerp: Algemeen Bestuur Omgevingsdienst Achterhoek dd. 29 februari 2016 behandeld door: H.J.L. de Vries datum besluit door college B&W: 1 maart 2016 besluit: 1. Ingestemd met het voorstel tot aanwijzing 4e lid van het DB van de Omgevingsdienst Achterhoek. 2. Ingestemd met de concept- jaarstukken 2015 en het daarin opgenomen voorstel met betrekking tot de bestemming van het voordelig rekeningsaldo. 3. Ingestemd met de concept-begroting 2017 van de Omgevingsdienst Achterhoek en het hierbij gegeven voorstel. overwegingen college indien besluit afwijkend is van het ambtelijk advies: paraaf secretaris:
^gemeante blad: 4/10 datum nota: 22 februari 2016 inleiding: Op 12 februari 2016 heeft de Omgevingsdienst Achterhoek (ODA) de vergaderstukken voor het AB van 29 februari 2016 naar de deelnemende partijen gestuurd. Deze vergaderstukken betreffen (naast een agenda en verslag van het vorige overleg), een voorstel tot aanwijzing van een 4 e lid van het DB, de concept- jaarstukken 2015 van de ODA, de concept-begroting 2017 van de ODA en een overzicht van de aangeleverde college- en raadsbesluiten van de deelnemende partijen in de ODA over de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Achterhoek. Vaststelling van de jaarrekening geschiedt door het algemeen bestuur (AB) van de ODA. Datzelfde geldt ook voor de begroting, met dien verstande dat gemeenteraden op grond van artikel 28, lid 6 van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Achterhoek hierover een zienswijze kunnen indienen. t advies: 1. In te stemmen met het voorstel tot aanwijzing 4e lid van het DB van de Omgevingsdienst Achterhoek. 2. In te stemmen met de concept- jaarstukken 2015 en het daarin opgenomen voorstel met betrekking tot de bestemming van het voordelig rekeningsaldo. 3. In te stemmen met de concept-begroting 2017 van de Omgevingsdienst Achterhoek en het hierbij gegeven voorstel. argumenten/onderbouwing: Ad 1: Voorstel tot aanwijzing van een 4 e lid van het DB van de ODA Door de wijziging van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen heeft een verschuiving plaatsgevonden van een groot deel van de bevoegdheden van het AB naar het DB. Dit leidt ook tot meer verantwoordelijkheid, taken en werkzaamheden voor de leden van het DB. Vandaar dat nu wordt voorgesteld het DB uit te breiden met een 4 e lid. Hiermee wordt dan voldaan aan hetgeen is vastgelegd in de gewijzigde GR van de ODA, namelijk dat het DB naast een voorzitter, drie algemene bestuursleden moet hebben. Ad 2: Concept-jaarstukken 2015 inhoudelijk In het jaarverslag 2015 zijn de volgende ontwikkelingen van en bij de ODA besproken: In het voorjaar is in opdracht van het bestuur een evaluatie uitgevoerd. De evaluatie gaf een korte terugblik van de start, een analyse van het heden en een doorkijk met aanbevelingen voor de toekomst. Deze aanbevelingen zijn vertaald naar een verbeterplan, "het spoorboekje". De meeste verbeterpunten uit het spoorboekje zijn in 2015 gerealiseerd en een aantal verbeteringen loopt nog door tot halverwege 2016. Eén van de aanbevelingen die tot uitvoering is gebracht, betreft het inrichten van een dashboard zodat de ODA beschikt over stuurinformatie. Door diverse oorzaken was stuurinformatie vóór 2015 nauwelijks beschikbaar voor de partners of voor het management. Dit jaar is hier forse vooruitgang geboekt (door de invoering van een Open Wave-systeem) en heeft de ODA kwartaalrapportages kunnen leveren die steeds meer informatie geven.
gemeente blad: 5/10 datum nota: 22 februari 2016 Daarnaast is er een forse inspanning geleverd om de ODA voor te bereiden op de begroting 2017 waarbij wordt overgegaan op outputfinanciering. Hiervoor is heel veel informatie geanalyseerd. De ODA denkt daarbij een goed voorstel te kunnen doen naar de partners. In 2016 wordt gemonitord hoe de begroting uit zou pakken wanneer die op outputfinanciering gebaseerd zou zijn (d.m.v. het vergelijk tussen de reguliere begroting 2016 met de op outputfinanciering gebaseerde begroting). Hiermee zijn de belangrijkste ontwikkelingen van de ODA in 2015 wel besproken. Verder zijn in het jaarverslag 2015 per programma toelichtingen gegeven over wat ODA wou bereiken, wat zij hiervoor heeft gedaan en wat het gekost heeft. Terugkijkend constateert de ODA dat ze bijna alle doelen (afspraken met de opdrachtgevers) hebben kunnen realiseren. In de bijlage (pagina 45 van de jaarstukken 2015) staan de productiecijfers Vergunningverlening en Specialismen. Voor Winterswijk zijn op het gebied van vergunningverlening 110 zaken afgehandeld en zijn 305 adviezen verstrekt. Bij de productiecijfers Toezicht en Handhaving ligt de Winterswijkse score op maar liefst 110%. Hiermee is de achterstand op het gebied van de reguliere controles ook weggewerkt. Van het aantal klachten is 92% binnen de gestelde termijn afgehandeld. Dit zijn allemaal goede scores en verbeteringen ten opzichte van 2014. Concept-jaarstukken 2015 financieel De jaarrekening 2015 van de ODA sluit met een batig saldo van 400.000. De belangrijkste oorzaken hiervan zijn: Voordelig Bedrag Loonsom 113.000 Organisatiekosten 200.000 Bovenregionale taken 222.000 Bijdragen van derden 128.000 Algemene baten en lasten 364.000 Diversen 92.000 Totaal voordelig 1^9.000 Nadelig Inhuur derden 583.000 Mutatie reserve 136.000 Totaal nadelig 719.000 PER SALDO VOORDELIG 400.000 Hierbij een korte omschrijving van deze voordelige en nadelige posten: - de loonsom is lager omdat een aantal functies pas in de loop van het jaar is ingevuld; - de organisatiekosten zijn lager door meevallers in projectbudgetten voor de invoering van het VTHsysteem; - de kosten van de bovenregionale taken zijn lager door incidentele lagere bijdragen aan andere omgevingsdiensten; - bijdragen van derden zijn hoger door een niet geraamde maar wel ontvangen provinciale subsidie; - de algemene baten en lasten worden gevormd door het saldo van lagere algemene baten ( 257.000, door een onterecht opgevoerde bate terwijl de uitgaven op een voorziening geboekt worden) en de algemene lasten zijn fors lager, omdat deze geraamde lasten ( 622.000)
gffiarnsente blad: 6/10 datum nota: 22 februari 2016 verschoven zijn naar de post inhuur derden (dus niet op deze algemene lasten geboekt maar op de post inhuur derden); - de post diversen bestaat uit een aantal (incidentele) budgetten die niet in 2015 zijn aangewend, maar doorgeschoven worden naar 2016; - de inhuur van derden is fors hoger (zie opmerking bij algemene lasten); en - door een onttrekking uit een reserve die bij de 1 e begrotingswijziging 2015 is ingesteld (t.b.v. het project invoering VTH-systeem) is er een nadeel ontstaan, maar die wordt dan ook weer gecompenseerd door de genoemde lagere organisatie. Conclusie: het gepresenteerde voordelige resultaat is vooral een optelsom van incidentele voordelen (lagere loonsom, lagere kosten bovenregionale taken en diverse 'uitgestelde' kosten die naar 2016 doorschuiven). De genoemde nadelen moeten vergeleken worden met een aantal voordeelposten: De lagere organisatiekosten moeten vereffend worden met de onttrekking uit de reserve die er is voor de invoering van het VTH-systeem en datzelfde geldt voor het voordelige saldo van algemene baten en lasten, want dit saldo moet je vereffenen met de hogere post voor inhuur van derden. Voor een uitgebreide toelichting en analyse van het resultaat wordt venwezen naar de jaarrekening 2015. Instemmen met jaarrekening 2015 en voorstel tot besteding van het voordelige resultaat De ODA stelt voor het voordelig saldo als volgt te bestemmen: 1. Een bedrag van 7.461 aan de algemene reserve toe te voegen. Hiermee wordt conform de notitie over het weerstandsvermogen en de risicobeheersing (AB 18-11-2015) de algemene reserve op het gewenste (minimale) niveau gebracht van 100.000. 2. Een bedrag van 7.729 te reserveren ten behoeve van de "Stelseltaak P&O". De uitvoering van de stelseltaak P&O laat over 2015 een klein voordelig saldo zien van 7.729. Feitelijk zijn dit gelden die toebehoren aan de gezamenlijke Gelderse omgevingsdiensten. Overeenkomstig de stelselafspraak dienen deze gelden te worden gereserveerd voor eventuele dekking van P&O kosten in de volgende jaren. 3. De navolgende budgetten over te hevelen naar 2016: Energieproject ( 30.183) Van het toegekende provinciaal subsidie van 100.000 is in 2014 en 2015 69.817 uitgegeven. De niet bestede gelden mogen in 2016 worden aangewend voor nieuwe energieprojecten. Voorgesteld wordt deze gelden over te hevelen naar 2016 door deze toe te voegen aan de algemene reserve om deze gelden vervolgens in 2016 weer te onttrekken. Archeologie ( 24.019) Betreffen eveneens niet bestede projectsubsidies. Deze gelden mogen in 2016 worden aangewend voor nieuwe projecten. Voorgesteld wordt deze gelden over te hevelen naar 2016 door deze toe te voegen aan de algemene reserve om deze gelden vervolgens in 2016 weer te onttrekken. 4. In te stellen de reserve "Vakantie uitkering 2017" en een bedrag van 185.000 in deze reserve te storten. Op 1 januari 2017 treedt het zogenaamde "individueel keuzebudget" (IBK) in werking. Het invoeringsjaar 2017 van het IKB is een overgangsjaar. Het gevolg is dat de medewerkers in 2017 aanspraak maken op 19 maanden vakantietoelage. De medewerker bouwt in 2017 gedurende 12 maanden vakantietoelage op in het IKB en krijgt daarnaast zijn resterende vakantietoelage over 2016 (juni t/m december 2016) in mei 2017 uitbetaald. De verplichting van 7 maanden vakantietoelage (juni t/m december 2016) ontstaat al in 2016. Wij stellen u voor hiervoor alvast het benodigde bedrag te reserveren. Dit bedrag hebben we becijferd op 185.000.
ggimsffme blad: 7/10 datum nota: 22 februari 2016 5. Het restant van 145.245 toe te voegen aan de reserve "ICT voorzieningen". De ODA doet in stelselverband mee aan het project van de provincie tot optimalisatie van alle inrichtingenbestanden. De provincie stelt hiervoor 2,9 miljoen beschikbaar maar verwacht van de Gelderse omgevingsdiensten een zekere vorm van cofinanciering. Dit komt per omgevingsdienst neer op ongeveer 76.000 per jaar gedurende drie jaar (2016 t/m 2018). Door hiervoor gelden te reserveren, blijven de hiermee gepaard gaande kosten buiten de reguliere exploitatie en dus buiten het uurtarief en de bijdragen van de deelnemers. Met deze reservering kan de ODA in elk geval de jaren 2016 en 2017 bekostigen en voor het jaar 2018 wordt nog gezocht naar de benodigde dekking. Gezien het gegeven dat de voorstellen van de ODA over de bestemming van het voordelig saldo in de lijn ligt van de wijze waarop verwacht wordt hoe de ODA haar bedrijfsvoering moet voeren en het feit dat de accountant van de ODA, Baker Tilly Berk, de concept-jaarrekening 2015 heeft gecontroleerd en akkoord bevonden, kan uw college instemmen met de concept-jaarstukken 2015 van de ODA en het daarin opgenomen voorstel met betrekking tot de bestemming van het voordelig rekeningsaldo. Ad 3: Concept-begroting 2017 De begroting van 2017 is de eerste begroting van de ODA die gebaseerd is op outputfinanciering of omzetbegroting. Hiermee wordt bedoeld dat de partners betalen voor de producten die afgenomen worden. Om tot een nieuw model te komen voor de begroting 2017 zijn de resultaten van 2015 vertaald naar de omzetbegroting. In 2015 zijn de producten beschreven. Aan de producten zijn kengetallen toegevoegd en samen met de uurtarieven leidt dit tot productprijzen. Alle partners zijn bij de ontwikkelingen betrokken. Uit de berekeningen zijn verschillen naar voren gekomen tussen de inputfinanciering en de doorrekening naar de omzetbegroting. Deze verschillen zijn verklaarbaar en gedeeld met de partners. Op grond van de nieuwe outputfinanciering is het voorschot Winterswijk voor 2017 vooralsnog bepaald op 575.922. Hiermee is Winterswijk een voordeelgemeente, want deze bijdrage is lager dan op grond van de oude kostensystematiek (bijdrage 2017 is 601.483). Let wel, dit is een eerste raming 2017: in 2016 wordt proef gedraaid met de outputbegroting en het kan nog zijn dat door voortschrijdend inzicht een aantal kengetallen gewijzigd moet worden en dat daardoor het voorschot Winterswijk voor 2017 alsnog aangepast kan worden. Belangrijkste uitgangspunten van de begroting 2017: Beleid en nieuw beleid De begroting 2017 is gebaseerd op de begroting 2016 met als vertrekpunt het bestaande beleid 2015. Beleidswijzigingen die consequenties hebben voor de begroting 2016 (en volgende jaren), worden in de begroting 2017 verwerkt dan wel via de eerste begrotingswijziging 2017. Afname producten vergunningen, toezicht en handhaving en advies (omzet) De inschatting van de afname van het aantal producten volgens de begroting 2016 vormt de basis voor de afname in 2017. Indien opdrachtgevers wel van de begroting 2016 willen afwijken, kan een grotere variatie dan 2% (in euro's) niet zonder meer worden geaccepteerd (op basis van prijzen 2016). De risico's die samenhangen met het zogenaamde output gericht werken zijn zo goed mogelijk onderkend (zie hiervoor de nota risicoanalyse en weerstandsvermogen).
jgamgortte blad: 8/10 datum nota: 22 februari 2016 Bovenregionale taken In 2016 vindt een evaluatie plaats van het Gelders Stelsel. Naar aanleiding hiervan zal een nadere invulling worden gegeven aan de bekostiging van de bovenregionale taken. Vooralsnog hanteren we bij de raming van de kosten dezelfde methodiek als in 2016. Personeelsformatie De personeelsformatie is gebaseerd op de aannames zoals opgenomen in de begroting 2016. Indexatie De loonindex is bepaald op 1,9%; de prijsindex is bepaald op 0,9% Ziekteverzuim In de uren norm van 1.350 uur is rekening gehouden met 4% ziekteverzuim. Een vervangingsbudget van 50.000 uit dien hoofde is niet langer strikt noodzakelijk en deze is dan ook achterwege gelaten. Opleidingen Het opleidingsbudget is bepaald op 2% van de loonsom te weten 97.500. Flexibele schil/inhuur van derden De optimale grootte van de flexibele schil zal door het opdoen van ervaring met outputfinanciering de komende jaren moeten worden bepaald. Bij iedere vacature die ontstaat, wordt bekeken of het noodzakelijk is om deze vast in te vullen of dat de loonruimte beter aan de flexibele schil kan worden toegevoegd. Verder is er regelmatig behoefte aan flexibel personeel in verband met het opvangen van ziekteverzuim etc. Weerstandsvermogen/Onvoorzien De gedragslijn volgen zoals op 18 november 2015 is bepaald door het Algemeen Bestuur wat neerkomt op een algemene reserve van 100.000 en een post onvoorzien van 60.000. Verandercapaciteit Voor verandercapaciteit is 71.250 opgenomen. Vanaf 2018 is er geen budget voor verandercapaciteit meer beschikbaar. Voor verdere toelichting en analyse wordt venwezen naar de teksten en overzichten in de begroting 2017. Instemmen met de concept-begroting 2017 De ODA stelt het volgende voor: 1. De begroting 2017 vast te stellen. 2. De meerjarenbegroting 2018-2020 voor kennisgeving aan te nemen. 3. De bevoorschotting overeenkomstig bijlage 1 vast te stellen. 4. Het dagelijks bestuur te machtigen over de post onvoorzien ( 60.000) te beslissen. Zoals al eerder aangegeven levert de op outputfinanciering gebaseerde begroting 2017 vooralsnog een voordeel op voor Winterswijk. Hoewel er een discussie gevoerd kan worden over de door ODA vastgestelde uitgangspunten voor de begroting 2017 (bijvoorbeeld over de genoemde indexatie), wordt uw college voorgesteld om dit niet te doen. Aangezien ODA in een eerder stadium gevraagd is om de gemeentelijke bijdrage van Winterswijk met 0,96% te laten afnemen en het voorgestelde voorschot van Winterswijk op grond van de voorgestelde begroting 2017 met meer dan 0,96% afneemt, voldoet de begroting 2017 aan onze eisen. De concept-begroting 2017 van de ODA ziet er goed onderbouwd uit en bevat geen bijzonderheden. Daarom kan uw college instemmen met de concept-begroting 2017 en het gegeven voorstel van de ODA hierover.
^eneeeitiée blad: 9/10 datum nota: 22 februari 2016 betrokkenenparagraaf: In het opdrachtgeversoverleg vindt periodiek overleg plaats tussen de ODA en de partners. Daarnaast is er ook een financieel overleg tussen de ODA en haar partners. advisering externe adviesorganen/belangenorganisaties: Niet van toepassing. scenario's (indien gewenst/mogelijk): Niet van toepassing. financiële paragraaf incl. financiële risico's en fiscale consequenties: ODA heeft een voordelig saldo van 400.000 over het jaar 2015. Voorgesteld wordt om in te stemmen met het voorstel van de ODA over de bestemming van dit voordelige resultaat. Dit heeft geen gevolgen voor de begroting 2016 van Gemeente Winterswijk. De begroting 2017 van de ODA die (voor het eerst) gebaseerd is op outputfinanciering, levert een klein structureel voordeel ( 26.000) op voor Gemeente Winterswijk. Dit omdat de huidige meerjarenbegroting (dus ook voor de jaren 2017, 2018 en 2019) van de gemeente gebaseerd is op de 'oude' kostensystematiek. Daarbij moet wel een slag om de arm gehouden worden, want de gehanteerde kengetallen waarop de begroting 2017 is gebaseerd, kunnen gedurende 2016 (waarin proefgedraaid wordt met de outputbegroting) nog aangepast worden. De begroting 2017 van de ODA voldoet aan de vraag om de gemeentelijke bijdrage met 0,96% te laten afnemen en daarom wordt voorgesteld om in te stemmen met de begroting 2017. Bovendien heeft ODA aangetoond dat zij verbeteringen heeft gemaakt op het gebied van risicobeheersing en weerstandsvermogen en dat de ODA ook financieel robuuster wordt als Gemeente Winterswijk instemt met de besteding van het jaarresultaat van 2015. overige risico s: Geen. aspecten duurzaamheid: Niet van toepassing. vervolgprocedure en planning: Na de vaststelling van de jaarrekening 2015 en de begroting 2017 van de ODA door haar AB, worden deze stukken voorgelegd aan de deelnemende partners. Uw college dient dan een (tweede) besluit te nemen over de door ODA aangeleverde jaarstukken 2015 en de begroting 2017 en een voorstel voor te leggen aan de gemeenteraad voor het evt. indienen van een zienswijze.
gernseitte blad: 10/10 datum nota: 22 februari 2016 relatie met andere besluitvorming/andere projecten: Niet van toepassing. integriteitstoets: Niet van toepassing. overige opmerkingen: In het door de ODA verstrekte overzicht van de college- en raadsbesluiten van de deelnemende partijen over de (instemming met de) gewijzigde gemeenschappelijke regeling ODA, staat dat Winterswijk wel het raadsbesluit heeft aangeleverd, maar nog niet het ondertekende collegebesluit. Dit is inmiddels achterhaald, want ook het ondertekende collegebesluit is aangeleverd.