SIG CONTRACTEN 1-3- 2017
AGENDA Proces: verhuurmutatie Verbetervoorstellen per subproces - Bepalen nieuwe huurprijs - Aanbieden huurovereenkomst - Opzeggen huurovereenkomst Quick wins (losse verbetervoorstellen) Best practice: MAVIM
Proces: verhuurmutatie Huurbeleid Opzeggen huurovereenkomst Bestemming v/d eenheid? Verhuur Bepalen nieuwe huurprijs Aanbieden eenheid Aanbieden huurovereenkomst Afsluiten huurovereenkomst Definitieve Verhuurbaar per datum Uitvoeren inspecties Uitvoeren mutatieonderhoud Opleveren eenheid
Subproces: bepalen nieuwe huurprijs Ingesteld huurbeleid toepassen Streefhuur, Huidige huur, Hoogste bedrag, Elementsjabloon, Markthuurwaarde Eventueel afwijken van huurbeleid (handmatig) Verhuurmutatieregister invullen Reden wijziging Afwijkingsreden(en) Verhuurmutatieregister goedkeuren
Verbetervoorstellen: bepalen nieuwe huurprijs Streefhuur geavanceerd aftoppen Verplicht invullen Afwijkingsreden in verhuurmutatieregister Fiatteren en accorderen verhuurmutatie door verschillende personen Fiatteren verhuurmutatie alleen bij afwijking huurbeleid
Streefhuur geavanceerd aftoppen Huidige situatie: Streefhuur wordt indien nodig afgetopt Aftopping gebeurt op het limietbedrag dat is ingesteld bij de doelgroep die is toegewezen aan de OG Eenheid Hierin is het subsidiabel servicebedrag altijd inbegrepen Effectief aftopbedrag = limietbedrag subsidiabel servicebedrag
Streefhuur geavanceerd aftoppen Voorstel: Streefhuur wordt indien nodig afgetopt op basis van de streefhuuraftopping die is toegewezen aan de OG Eenheid Cegeka-dsa levert een aantal voorgedefinieerde streefhuuraftoppingen mee Corporatie kan zelf additionele streefhuuraftoppingen aanmaken Corporatie kan per streefhuuraftopping instellen of het subsidiabel servicebedrag is inbegrepen of niet
Streefhuur geavanceerd aftoppen Voorstel: Corporatie kan per additionele streefhuuraftopping zelf aftopbedrag instellen
Verplicht invullen Afwijkingsreden Huidige situatie: Afwijkingsreden is verplicht als nieuwe nettohuur <> streefhuur Ongeacht het huurbeleid dat is ingesteld bij de OG Eenheid
Verplicht invullen Afwijkingsreden Voorstel: Afwijkingsreden = reden waarom is afgeweken van het huurbeleid Op pagina Verhuurmutatie Het ingestelde huurbeleid tonen De nieuwe nettohuur conform het beleid tonen De nieuwe nettohuur tonen Tabblad Afwijkingsreden hernoemen in Reden afwijking van huurbeleid Medewerker verplichten deze reden in te vullen alleen als de nieuwe nettohuur <> nieuwe nettohuur conform huurbeleid
Verplicht invullen Afwijkingsreden Voorstel:
Fiatteren en accorderen verhuurmutatie door verschillende personen Huidige situatie: Onderscheid tussen: Fiatteren Door verantwoordelijk manager Beïnvloedt operationeel proces (houdt export naar WRB en acceptatie van aanbiedingscontract tegen) Accorderen Door accountant of controller Achteraf, niet blokkerend voor operationeel proces
Fiatteren en accorderen verhuurmutatie door verschillende personen Huidige situatie: Op pagina Empire-instellingen Instelling Verhuurmutatieregister Fiatteren Accorderen Fiatteren en accorderen Leeg Instelling Te fiatteren mutaties Alle Huurverlaging
Fiatteren en accorderen verhuurmutatie door verschillende personen Huidige situatie: Op pagina Gebruikersinstellingen per gebruiker instelbaar of de gebruiker Verhuurmutaties mag fiatteren en/of Verhuurmutaties mag goedkeuren Gebruiker die beide mag, kan op pagina Verhuurmutatieregister één en dezelfde mutatie in één keer fiatteren en goedkeuren Twee ogen in plaats van vier
Fiatteren en accorderen verhuurmutatie door verschillende personen Voorstel: Een gebruiker kan op de pagina Gebruikersinstellingen rechten hebben om te fiatteren, accorderen, beide of geen van beide (ongewijzigde functionaliteit) Een verhuurmutatie moet door verschillende gebruikers worden gefiatteerd en geaccordeerd Een gebruiker kan op de pagina Verhuurmutatieregister één en dezelfde verhuurmutatie fiatteren OF accorderen, niet beide Vinkje Akkoord moet handmatig worden gezet door een gebruiker met rechten om te accorderen Vinkje Akkoord wordt niet meer automatisch gezet n.a.v. aanvinken Fiat door gebruiker met beide rechten
Fiatteren verhuurmutatie alleen bij afwijking huurbeleid Voorstel: Manager hoeft verhuurmutatie alleen te fiatteren als de medewerker is afgeweken van het bij de OG Eenheid ingestelde huurbeleid Op pagina Empire-instellingen extra optie voor instelling Te fiatteren mutaties : Alle Huurverlaging Afwijking van huurbeleid
Subproces: aanbieden huurovereenkomst Selecteren kandidaat Opstellen aanbiedcontract ( acceptatie aanbiedcontract ) Invullen verantwoording verhuring (passendheidstoets en DAEB-toets) Definitief maken verantwoording verhuring Definitief maken verhuurbaar per datum Accepteren verhuuraanbieding aanmaken en prolongeren nieuw huurcontract
Verbetervoorstellen: aanbieden huurovereenkomst Verhuuraanbieding: Snellere navigatie en meer informatie Verantwoording verhuring: Huishoudgrootte en -inkomen automatisch bepalen zonder onnodig contacten opvoeren Als niet-passend, dan reden niet-passend verplicht maken Als incompleet, dan reden incompleet dossier verplicht maken en tonen op rapporten Als niet verantwoorden als woning, dan toets automatisch definitief Contractanten laten tekenen voor huishoudgegevens Inkomens op contactkaart leegmaken t.b.v. privacy Opvolging verantwoording verhuring monitoren Inkomens in verantwoording verhuring leegmaken t.b.v. privacy
Verhuuraanbieding: snellere navigatie en meer informatie Voorstel: Extra feitenblok Klantinformatie Knop Verantwoording verhuring ook op Home-menu (niet alleen Navigatie-menu)
Huishoudgrootte en -inkomen bepalen zonder onnodig contacten opvoeren Huidige situatie: In Marketinginstellingen kun je instellen hoe huishoudgegevens worden bepaald Handmatig Automatisch voor alle contacten Automatisch op basis van rollen Per rol instellen of contacten (personen) met die rol: Meetellen in huishoudgrootte en geboortedatum oudste bewoner Meetellen in huishoudinkomen
Huishoudgrootte en -inkomen bepalen zonder onnodig contacten opvoeren Huidige situatie: Corporatie die huishoudgegevens zoveel mogelijk automatisch wil berekenen, moet alle leden van het huishouden opvoeren als aparte contacten van type persoon Dus ook de personen (zoals kinderen) waarmee de corporatie geen actieve relatie heeft Lastige navigatie van pagina Verantwoording verhuring naar contactkaarten van de personen
Huishoudgrootte en -inkomen bepalen zonder onnodig contacten opvoeren Huidige situatie: Van contacten wordt het door de klant opgegeven inkomen ingevoerd op de contactkaart Het getoetste inkomen en toetsingsgrondslag worden ingevoerd in de inkomenshistorie
Huishoudgrootte en -inkomen bepalen zonder onnodig contacten opvoeren Huidige situatie: Van contacten wordt het opgegeven inkomen meegeteld in de berekening van het huishoudinkomen, niet het getoetste inkomen
Huishoudgrootte en -inkomen bepalen zonder onnodig contacten opvoeren Voorstel: Corporatie voert alleen de personen op als contact met wie de corporatie een relatie aangaat (m.n. contractanten) Snelle navigatie naar contactkaart om gegevens van contacten/personen bij te werken Corporatie voert van de overige personen alleen de gegevens op die nodig zijn t.b.v. de verantwoording Deze personen worden alleen bij de verantwoording opgeslagen Huishoudgrootte en inkomen en leeftijd oudste bewoner altijd automatisch berekenen (niet meer afhankelijk van Marketinginstelling) Huishoudinkomen berekenen op basis van getoetste inkomen
Huishoudgrootte en -inkomen bepalen zonder onnodig contacten opvoeren Voorstel:
Huishoudgrootte en -inkomen bepalen zonder onnodig contacten opvoeren Voorstel: Via knop Nieuw persoon voor dit huishouden naar nieuwe contactkaart van persoon Via knop Toon contact bestaande contactkaart van persoon openen Op contactkaart velden Opgegeven inkomen, Getoetst inkomen en Toetsingsgrondslag invoeren (dus niet meer op pagina Inkomenshistorie persoon )
Reden niet-passend en Reden niet-daeb verplicht maken Huidige situatie: Als een OG Eenheid niet-passend is verhuurd, dan wordt het veld Reden nietpassend actief (invulbaar); medewerker is niet verlicht een reden te selecteren Als een OG Eenheid niet-deab is verhuurd, dan wordt het veld Reden niet-daeb actief (invulbaar); medewerker is niet verlicht een reden te selecteren Voorstel: Medewerker is in die gevallen verplicht een reden te selecteren
Reden incompleet dossier verplicht maken en tonen op rapporten Huidige situatie: Als dossier incompleet, dan: Is Reden incompleet dossier niet verplicht Wordt de ingevulde reden incompleet dossier wel getond op het overzicht, maar niet op de 2 rapporten van de verantwoording Voorstel: Als dossier incompleet, dan: Is Reden incompleet dossier verplicht Wordt de ingevulde reden incompleet dossier getoond op de 2 rapporten van de verantwoording
Als niet verantwoorden als woning, dan toets automatisch definitief Huidige situatie: Als OG Eenheid kenmerk Als woning verantwoorden = Nee heeft, dan: Zijn de beide toetsen niet van toepassing Moet de medewerker de Verantwoording verhuring kaart openen en definitief maken, voordat hij de Verhuuraanbieding kan accepteren
Als niet verantwoorden als woning, dan toets automatisch definitief Voorstel: Als OG Eenheid kenmerk Als woning verantwoorden = Nee heeft, dan: Is de Verantwoording verhuring automatisch definitief gemaakt
Contractanten laten tekenen voor huishoudgegevens Huidige situatie: Sommige corporaties gebruiken een extern tool (Excel, Finance Ideas) voor het berekenen van het huishoudinkomen Huurders (contractanten) ondertekenen afdruk uit externe tool verklaring dat ze alle huishoudgegevens volledig en juist hebben aangeleverd Corporatie neemt eindresultaat (getoetst inkomen per persoon) over in Dynamics Empire Bezwaar accountant: geen waarborg dat gegevens juist worden overgenomen in Empire
Contractanten laten tekenen voor huishoudgegevens Voorstel: Extern tool (Excel, Finance Ideas) blijven gebruiken voor het berekenen van het huishoudinkomen Corporatie neemt eindresultaat (getoetst inkomen per persoon) over in Dynamics Empire Corporatie drukt gegevens van huishouden af uit Dynamics Empire Contacten met rol die meeteelt voor de verantwoording Personen die alleen t.b.v. de verantwoording zijn opgevoerd Huurders (contractanten) ondertekenen afdruk uit Dynamics Empire Zodra de verantwoording is afgedrukt, kan hij niet meer worden gewijzigd (indicatie Definitief kan dan niet worden uitgevinkt)
Contractanten laten tekenen voor huishoudgegevens Voorstel
Inkomens op contactkaart leegmaken t.b.v. privacy Voorstel: Zodra de verantwoording verhuring is afgedrukt voor ondertekening, dan: Slaat het systeem de gegevens van de contacten die relevant zijn voor de verantwoording, bij de verantwoording zelf op Maakt het systeem de inkomens bij de contacten automatisch leeg Daarna zijn de inkomens alleen nog op de verantwoording beschikbaar
Opvolging verantwoording verhuring monitoren Voorstel: Corporatie kan de opvolging van de verantwoording monitoren d.m.v. extra velden: Interne controle Goedkeuring door accountant
Inkomens in verantwoording leegmaken t.b.v. privacy Voorstel: Extra taak voor het leegmaken van de inkomens in de verantwoordingen verhuringen die zijn goedgekeurd door de accountant Welke verantwoordingen leegmaken? Die zijn goedgekeurd door de accountant Die zijn goedgekeurd door de accountant vóór een bepaalde datum Die betrekking hebben op een huurcontract met een ingangsdatum vóór een bepaalde datum
Verbetervoorstellen: accepteren verhuuraanbieding Indicatie Geliberaliseerd contract automatisch zetten
Indicatie Geliberaliseerd contract automatisch zetten Huidige situatie: Medewerker moet de indicatie Geliberaliseerd contract handmatig aan- of uitvinken bij aanvang huur In elke volgende contractregel voor dezelfde klant en OG Eenheid neemt het systeem de indicatie over van de vorige contractregel De indicatie is wijzigbaar op niveau van contractregel
Indicatie Geliberaliseerd contract automatisch zetten Huidige situatie
Indicatie Geliberaliseerd contract automatisch zetten Voorstel: Indicatie wordt op niveau van OG Eenheid en Klant (tabel Additioneel ) opgeslagen en automatisch overgenomen door alle onderliggende contractregels Bestaande verhuurcontracten (conversie op moment van installeren) Systeem neemt indicatie over van meest recente contractregel op dat moment Nieuwe verhuurcontracten Systeem zet de indicatie Geliberaliseerd contract automatisch bij aanvang huur (acceptatie van de verhuuraanbieding)
Indicatie Geliberaliseerd contract automatisch zetten Voorstel: Indicatie wordt bij aanvang huur automatisch aangevinkt als: Nettohuur van het contract > Liberalisatiegrens die van toepassing is op ingangsdatum van het huurcontract OG Eenheid is een zelfstandige woning Veld Verantwoorden als woning = Ja Veld Woonruimte = Zelfstandig Anders uitgevinkt
Indicatie Geliberaliseerd contract automatisch zetten Voorstel: De indicatie is niet wijzigbaar, tenzij de medewerker daartoe speciale rechten heeft (extra vinkje in Gebruikersinstellingen) Alleen wijzigbaar op pagina Huurcontractgegevens (op niveau van OG Eenheid en Klant (tabel Additioneel )), niet op niveau van contractregel
Verbetervoorstellen: opzeggen huurovereenkomst Beter rekening houden met opzegtermijn Verhuurbaar per datum afleiden van mutatietype Huuropzegging annuleren Huuropzegging wijzigen: einddatum van huurovereenkomst opschuiven Statusindicator Huuropzegging ook op Klantkaart tonen
Beter rekening houden met opzegtermijn Huidige situatie Systeem controleert opzegtermijn pas op moment van opslaan huuropzegging medewerker kan niet meer terug
Beter rekening houden met opzegtermijn Huidige situatie
Beter rekening houden met opzegtermijn Voorstel Opzegtermijn en eerst mogelijke einddatum conform opzegtermijn tonen Einddatum contract (i.p.v. ingangsdatum leegstand) invoeren
Verhuurbaar per datum afleiden van mutatietype Huidige situatie Mutatietype instelbaar op niveau van eenheidstype Eventueel afwijken op niveau van individuele OG Eenheid
Verhuurbaar per datum afleiden van mutatietype Huidige situatie Bij huuropzegging wordt het mutatietype van de OG Eenheid automatisch overgenomen naar tabblad Opname op de huuropzeggingskaart Veld Verhuurbaar per is standaard leeg
Verhuurbaar per datum afleiden van mutatietype Huidige situatie
Verhuurbaar per datum afleiden van mutatietype Voorstel: Veld Verhuurbaar per standaard vullen met een datum die wordt afgeleid van het mutatietype Elk mutatietype heeft een urgentie, uitgedrukt in een doorlooptijd Verhuurbaar per = einddatum contract + doorlooptijd van het mutatietype Rekening houdend met basisagenda i.v.m. werkdagen Standaardwaarde nog wel wijzigbaar
Huuropzegging annuleren Huidige situatie: Huuropzegging verwijderen Systeem controleert of er een openstaand onderhoudsverzoek aanwezig is
Huuropzegging annuleren Huidige situatie: Medewerker moet onderhoudsverzoek en eventuele orders/inspectieafspraken annuleren
Huuropzegging annuleren Huidige situatie: Systeem vraagt of ook het nieuwe (leegstands)contract verwijderd moet worden
Huuropzegging annuleren Voorstel: Nieuwe knop Annuleren in lint van huuropzeggingskaart Medewerker voert reden van annulering in Systeem voert dezelfde controles uit als bij Verwijderen Onderhoudsverzoek, orders en inspectieafspraken automatisch annuleren? Huuropzegging wordt niet fysiek verwijderd maar krijgt status Geannuleerd met ingevoerde annuleringsreden
Einddatum van huurovereenkomst opschuiven Huidige situatie: Medewerker moet acties in bepaalde volgorde uitvoeren Afhankelijk van: Wat de status van de leegstandscontractregel is Of de einddatum vervroegd of verlaat moet worden
Einddatum van huurovereenkomst opschuiven Huidige situatie: Als status Nieuw dan De leegstandscontractregel verwijderen (zonder de opzegging te verwijderen) Een nieuwe leegstandscontractregel opvoeren met de juiste ingangsdatum (vroeger of later) Ingangsdatum van nieuw correspondentieadres controleren en wijzigen Inspectieafspraken wijzigen Verhuurbaar per datum wijzigen Rekening houdend met eventuele verhuuraanbieding
Einddatum van huurovereenkomst opschuiven Huidige situatie: Als status Huidig en einddatum vervroegen dan Nieuwe leegstandscontractregel opvoeren met de juiste ingangsdatum (vorige leegstandscontractregel wordt ongeldig (einddatum één dag vóór ingangsdatum) Ingangsdatum van nieuw correspondentieadres controleren en wijzigen Inspectieafspraken wijzigen Verhuurbaar per datum wijzigen Rekening houdend met eventuele verhuuraanbieding
Einddatum van huurovereenkomst opschuiven Huidige situatie: Als status Huidig en einddatum verlaten dan Nieuwe contractregel aanmaken met vorige huurder met zelfde ingangsdatum als leegstandscontractregel (laatstgenoemde wordt ongeldig (einddatum één dag vóór ingangsdatum)) De huurprijs van de nieuwe regel controleren en indien nodig aanpassen Nieuwe leegstandscontractregel opvoeren met de juiste ingangsdatum (later) Ingangsdatum van nieuw correspondentieadres controleren en wijzigen Inspectieafspraken wijzigen Verhuurbaar per datum wijzigen Rekening houdend met eventuele verhuuraanbieding
Einddatum van huurovereenkomst opschuiven Voorstel: Nieuwe knop Datum verschuiven in lint van huuropzeggingskaart Opent nieuwe pagina waarop de datum kan worden verschoven (vroeger of later)
Einddatum van huurovereenkomst opschuiven Voorstel: Nieuwe pagina
Einddatum van huurovereenkomst opschuiven Voorstel: Nieuwe gegevens van huuropzegging invoeren Tot wanneer in het proces kan de einddatum überhaupt nog worden verschoven? Afhankelijk van huidige gegevens van de verhuuraanbieding Welke beperkingen zijn van toepassing op de nieuwe einddatum? Afhankelijk van huidige gegevens van de verhuuraanbieding Controle nodig van inspectieafspraken t.o.v. nieuwe einddatum huurcontract?
Statusindicator Huuropzeggingen ook op Klantkaart tonen Deze statusindicator wordt nu alleen getoond op OG Eenheidkaart OG Eenheidkaart Klantkaart
Quick wins (losse verbetervoorstellen) Welke?
Best practice: MAVIM Uitleg en demonstratie door Talitha Wolsing
BEDANKT VOOR UW AANDACHT