SIG POWER BI. Werkgroep Wonen

Transcriptie

1

2 SIG POWER BI Werkgroep Wonen

3 WAAR GAAN WE HET OVER HEBBEN Introductie Doel, beoogde resultaten en aanpak KPI s op basis van de dvi KPI s op basis van VMPproces

4 WAAR GAAN WE HET OVER HEBBEN Introductie Doel, beoogde resultaten en aanpak KPI s op basis van de dvi KPI s op basis van VMPproces

5 INTRODUCTIE Organisatie Deelnemer Functie Mooiland Piet Heinemans Financieel Controller Staedion Marleen Broekman Rapportage analist TBV Wonen Daan Canters Applicatiebeheerder Woonlinie Annelies Klop Medewerker bedrijfsondersteuning Portaal Koos Bibo Sr. ICT-consultant Patrimonium Wilma van Doorn Beleidsmedewerker Wonen Waterweg Wonen Annemarie Fokkens Medewerker control Cegeka-dsa Ron Welling Solution manager Paul van Velzen Business analist

6 WAAR GAAN WE HET OVER HEBBEN Introductie Doel, beoogde resultaten en aanpak KPI s op basis van de dvi KPI s op basis van VMPproces

7 DOEL, BEOOGDE RESULTATEN EN AANPAK Doel: Interne bewaking en sturing van de Wonen-processen Ondersteuning bij de externe verantwoording, o.a. in de dvi Beoogde resultaten: KPI s en KPI-rapporten definiëren en ontwikkelen binnen het Wonendomein Losse managementrapporten definiëren en ontwikkelen binnen het Wonen-domein

8 DOEL, BEOOGDE RESULTATEN EN AANPAK Definities: Managementrapport = een overzicht met geaggregeerde informatie over bedrijfsentiteiten en de resultaten van bedrijfsprocessen, met de mogelijkheid te filteren en down te drillen KPI = een variabele, afgezet tegen een norm, ter indicatie of een bedrijfsproces op koers zit in relatie tot de bedrijfsdoelstellingen KPI-rapport = een bij een KPI behorend managementrapport, bedoeld om inzage te geven in de feiten achter de variabele van de KPI

9 DOEL, BEOOGDE RESULTATEN EN AANPAK Aanpak: a. Analyse van dvi, m.n. prestatie-indicatoren die betrekking hebben op Wonen-bedrijfsprocessen 1. Identificeren van KPI s en KPI-rapporten waarmee intern de eigen bedrijfsprocessen kunnen worden bewaakt en bijgestuurd 2. Identificeren van KPI s, KPI-rapporten en losse rapporten die de aanlevering van de dvi aan CorpoData vereenvoudigen b. Analyse van het Wonen-gedeelte van het Verhuurmutatie-proces (VMPproces) 1. Identificeren van KPI s en KPI-rapporten waarmee intern het VMPproces kan worden bewaakt en bijgestuurd

10 DOEL, BEOOGDE RESULTATEN EN AANPAK Aanpak analyse dvi: Excel-bestand met alle prestatie-indicatoren Document Toelichting op de verantwoordinginformatie (dvi) verslagjaar 2016 Website

11 DOEL, BEOOGDE RESULTATEN EN AANPAK Benodigde gegevens voor de KPI s en KPI-rapporten Als gegevens missen, dan ERP en/of DWH uitbreiden Dashboards KPI s Bestaande gegevens Nieuwe gegevens Dyn. Empire ERP Load Bestaande gegevens Nieuwe gegevens Dyn. Empire DWH KPI rapporten Losse rapporten

12 WAAR GAAN WE HET OVER HEBBEN Introductie Doel, beoogde resultaten en aanpak KPI s op basis van de dvi KPI s op basis van VMPproces

13 KPI S OP BASIS VAN DE DVI a. Analyse van dvi, m.n. prestatie-indicatoren die betrekking hebben op Wonen-bedrijfsprocessen 1. Prestatie-indicatoren uit de dvi prioriteren Voorstel: Beginnen met de prestatie-indicatoren die betrekking hebben op het Verhuurmutatie-proces

14 KPI S OP BASIS VAN DE DVI Hoofdstuk 2.2B: verhuurgegevens verslagjaar Toegelaten instelling Voor alle OG eenheden: Huurderving als gevolg van: Marktomstandigheden Projectleegstand Oninbaar Mutatiegraad

15 KPI S OP BASIS VAN DE DVI a. Analyse van dvi, m.n. prestatie-indicatoren die betrekking hebben op Wonen-bedrijfsprocessen 2. Per prestatie-indicator: De definitie van CorpoData beoordelen Geschikt voor bewaking en sturing van het VMP-proces? Vergelijken met huidige definities en berekeningen van reeds beschikbare KPI s in Dynamics Empire Beoordelen of de benodigde gegevens aanwezig zijn in ERP en het datawarehouse Zo ja, waar en in welke vorm? Zo nee, wat ontbreekt?

16 KPI S OP BASIS VAN DE DVI Algemeen: In de dvi veel prestatie-indicatoren per gemeente Gemeente is sinds SP1706 wel beschikbaar in ERP, nog niet in datawarehouse Per OG Eenheid wordt automatisch de gemeente vastgelegd o.b.v. postcode

17 KPI S OP BASIS VAN DE DVI Voorstel: Gemeente toevoegen in het datawarehouse als extra attribuut van de bestaande dimensie OGE Gemeente toevoegen als filter-optie aan alle standaard managementrapporten die feiten bevatten gerelateerd aan OG Eenheden

18 KPI S OP BASIS VAN DE DVI Hoofdstuk 2.2B: verhuurgegevens verslagjaar Toegelaten instelling Huurderving beschikbare KPI s in Dynamics Empire:

19 KPI S OP BASIS VAN DE DVI Hoofdstuk 2.2B: verhuurgegevens verslagjaar Toegelaten instelling Huurdervingspercentage kalenderjaar Totaal Huidige definities en berekening:

20 KPI S OP BASIS VAN DE DVI Hoofdstuk 2.2B: verhuurgegevens verslagjaar Toegelaten instelling Huurdervingspercentage kalenderjaar Totaal Huidige definities en berekening: [Bezitmutaties.Omzet bruto huur]: [Bezitmutaties.Aantal dagen verhuurd]:

21 KPI S OP BASIS VAN DE DVI Hoofdstuk 2.2B: verhuurgegevens verslagjaar Toegelaten instelling Huurdervingspercentage kalenderjaar Totaal Huidige definities en berekening: [Bezitmutaties.Derving leegstand bruto huur]: [Bezitmutaties.Aantal dagen leeg]:

22 KPI S OP BASIS VAN DE DVI Hoofdstuk 2.2B: verhuurgegevens verslagjaar Toegelaten instelling Mutatiegraad beschikbare KPI s in de Dynamics Empire:

23 KPI S OP BASIS VAN DE DVI Hoofdstuk 2.2B: verhuurgegevens verslagjaar Toegelaten instelling Mutatiegraad alle woongelegenheden kalenderjaar Huidige definities en berekening: Definitie CorpoData:

24 KPI S OP BASIS VAN DE DVI Hoofdstuk 2.2B: verhuurgegevens verslagjaar Toegelaten instelling Mutatiegraad alle woongelegenheden kalenderjaar Huidige definities en berekening: [Bezitmutaties.Aantal verhuringen]: [Bezitmutaties.Aantal eerste verhuringen]:

25 KPI S OP BASIS VAN DE DVI Hoofdstuk 2.2B: verhuurgegevens verslagjaar Toegelaten instelling Mutatiegraad alle woongelegenheden kalenderjaar Huidige definities en berekening: [Bezitsamenstelling.Aantal OGE s leeg]: [Bezitsamenstelling.Aantal OGE s verhuurd]:

26 Voorbeeldberekening mutatiegraad conform CorpoData vs Dynamics Empire: KPI S OP BASIS VAN DE DVI 1 = Nieuwe huurovereenkomst in de maand OG Eenheid IN = Eenheid is in exploitatie genomen in de maand Nov IN IN UIT = Eenheid is uit exploitatie genomen in de maand Dec Jan Feb 1 1 IN Mrt 1 IN 1 Apr 1 Mei 1 IN Jun UIT Jul Aug Sep Okt UIT UIT Nov 1 Dec Variabelen: A = Aantal nieuwe huurovereenkomsten in de periode B = Aantal eerste verhuringen in de periode C = OG Eenheid is een bestaande eenheid (in exploitatie aan eind van vorige periode) Ja Ja Ja Nee Ja Ja Ja Ja Nee Nee D = OG Eenheid is in exploitatie aan eind van de rapportageperiode Ja Ja Ja Ja Nee Ja Ja Ja Nee Nee CorpoData Teller = Som van A voor alle OGE's waarbij C="Ja" en D="Ja" Noemer = Som van aantal OGE's waarbij C="Ja" en D="Ja" Mutatiegraad = Teller / Noemer * 100% 67 Dyn. Empire Teller = Som van (A-B) voor alle OGE's waarbij D="Ja" Noemer = Som van aantal OGE's waarbij D="Ja" en B= Mutatiegraad = Teller / Noemer * 100% 50

27 WAAR GAAN WE HET OVER HEBBEN Introductie Doel, beoogde resultaten en aanpak KPI s op basis van de dvi KPI s op basis van VMPproces

28 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES

29 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Huurdervings% totaal Huurdervings% verhuur Huurdervings% projecten Huurdervings% verkoop Mutatiegraad Gemiddeld # dgn leegstand verhuur Gemiddeld # dgn leegstand projecten Gemiddeld # dgn leegstand verkoop Gemiddeld # dgn leegstand mutatie-onderhoud Gemiddeld # dgn leegstand marktomstandigheden Acceptatiegraad Reactiegraad

30 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Huurdervingspercentage Huurdervingspercentage verhuur Percentage huurderving, veroorzaakt door leegstand, van nieuwe en bestaande OG Eenheden die bestemd zijn voor verhuur Huurdervingspercentage projecten Percentage huurderving, veroorzaakt door leegstand, van bestaande OG Eenheden die bestemd zijn voor renovatie of sloop Huurdervingspercentage verkoop Percentage huurderving, veroorzaakt door leegstand, van bestaande OG Eenheden die bestemd zijn voor verkoop Dus geen derving veroorzaakt door oninbare verhuurfacturen

31 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Huurdervingspercentage verhuur Nieuwe OG Eenheden: Aankoopproject Nieuwbouwproject Verhuur leegstand Eerste huurovereenkomst Opleverdatum In exploitatie-datum Ingangsdatum eerste huurovereenkomst Bestaande OG Eenheden: Vorige huurovereenkomst Verhuur leegstand Volgende huurovereenkomst Einddatum vorige huurovereenkomst Ingangsdatum volgende huurovereenkomst

32 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Huurdervingspercentage verhuur In geval van bestaande OG Eenheden onderscheid tussen: Leegstandsperiode als gevolg van mutatie-onderhoud Leegstandsperiode als gevolg van marktomstandigheden Verhuur leegstand Vorige ovk Mutatie-onderhoud Marktomstandigheden Volgende ovk Einddatum vorige ovk Verhuurbaar per datum Ingangsdatum volgende ovk

33 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Huurdervingspercentage verhuur Leegstandsreden wordt in ERP vastgelegd op niveau van contractregel in de vorm van boekingsgroep

34 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Huurdervingspercentage verhuur Elke leegstands-boekingsgroep is gekoppeld aan een CorpoData categorie

35 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Huurdervingspercentage verhuur Standaardwaarde voor leegstandsboekingsgroep is instelbaar in Empire-instellingen

36 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Huurdervingspercentage verhuur Bij verhuurmutatie per OG Eenheid per leegstandsperiode 2 verschillende leegstandscontractregels nodig om onderscheid te kunnen maken tussen: Leegstand als gevolg van mutatie-onderhoud Leegstand als gevolg van marktomstandigheden In huidige situatie moet de 2e leegstandscontractregel handmatig aangemaakt worden Niet efficient Niet betrouwbaar

37 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Huurdervingspercentage verhuur Voorstel: In Empire-instellingen extra instelling toevoegen voor standaardwaarde leegstandsboekingsgroep vanaf verhuurbaar per datum In ERP-module Definitieve verhuurbaar per datum automatisch afleiden van Technisch gereed datum van het onderhoudsverzoek In ERP-module automatisch een nieuwe leegstandscontractregel aanmaken zodra de definitieve verhuurbaar per datum is bereikt en nog geen nieuwe huurovereenkomst is ingegaan Ingangsdatum nieuw leegstandscontract = verhuurbaar per datum Boekingsgroep nieuw leegstandscontract = waarde van nieuwe Empireinstelling Overige gegevens gelijk aan die van vorig leegstandscontractregel

38 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Huurdervingspercentage projecten Renovatie: Huurovereenkomst Project leegstand Huurovereenkomst Datum waarop huurder woning tijdelijk verlaat Datum waarop huurder woning weer betrekt Sloop: Laatste huurovereenkomst Project leegstand Uit exploitatie Einddatum laatste huurovereenkomst Datum waarop sloopproject start of Datum waarop eenheid daadwerkelijk wordt gesloopt In geval van een gebouw met meerdere verhuurbare OG Eenheden kunnen individuele OG Eenheden relatief lang leeg staan voordat de daadwerkelijke sloop start

39 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Huurdervingspercentage verkoop Laatste huurovereenkomst Verkoop leegstand Uit exploitatie Einddatum laatste huurovereenkomst Transactiedatum van de verkoop

40 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Huurdervingspercentage verhuur De dvi kent maar drie huurdervingsredenen/categorieën: Marktomstandigheden Projectleegstand Oninbaar Voorstel: standaardinrichting leegstandsredenen aanpassen Leegstandsreden / -boekingsgroep CorpoData categorie VERKOOP Leegstand i.v.m. verkoop MARKTOMST Marktomstandigheden MARKTOMST Marktomstandigheden MARKTOMST Marktomstandigheden MUTONDERH Mutatie-onderhoud PROJECT Projectleegstand SLOOP Leegstand i.v.m. sloop PROJECT Projectleegstand RENOVATIE Leegstand i.v.m. renovatie PROJECT Projectleegstand

41 Voorbeeldberekening huurdervingspercentage CorpoData vs VMP-proces KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES OG Eenheden VMP-proces categorie Leegstandsreden CorpoData categorie Totaal Gerealiseerde brutohuuromzet A Gederfde brutohuuromzet Verkoop verkoop Marktomstandigheden B Verhuur marktomstandigheden C mutatie-onderhoud Projecten D Projecten projecten E Theoretische brutohuuromzet F Huurdervingspercentage t.b.v. dvi / CorpoData Huurdervingspercentage marktomstandigheden (B+C)/(A+B+C)*100% 22,6 % verkoop B/(A+B)*100% 5,8 % marktomstandigheden C/(A+C)*100% 18,8 % Huurdervingspercentage projecten (D+E)/(A+D+E)*100% 19,8 % mutatie-onderhoud D/(A+D)*100% 7,1 % projecten E/(A+E)*100% 14,5 % Huurdervingspercentage totaal (B+C+D+E)/F*100* 35 % Huurdervingspercentage t.b.v. VMP-proces Huurdervingspercentage verkoop verkoop B/(A+B)*100% 5,8 % Huurdervingspercentage verhuur (C+D)/(A+C+D)*100% 23,5 % marktomstandigheden C/(A+C)*100% 18,8 % mutatie-onderhoud D/(A+D)*100% 7,1 % Huurdervingspercentage project projecten E/(A+E)*100% 14,5 % Huurdervingspercentage totaal (B+C+D+E)/F*100* 35 %

42 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Huurdervingspercentage verhuur (Gederfde brutohuuromzet verhuur) / (Theoretische brutohuuromzet verhuur) * 100% Brutohuuromzet = nettohuur + overige eenheid- of contractgebonden prijscomponenten (dus exclusief huurdergebonden prijscomponenten, zoals serviceabonnement) Gederfde brutohuuromzet verhuur = Gederfde brutohuuromzet als gevolg van mutatieonderhoudleegstand of marktomstandighedenleegstand Theoretische brutohuuromzet verhuur = Totaal van de gerealiseerde brutohuuromzet plus de gederfde brutohuuromzet verhuur Gerealiseerde omzet = omzet die is gefactureerd aan klanten Gederfde omzet = omzet die niet is gefactureerd aan klanten

43 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Gemiddeld aantal dagen leegstand eenheid Reactiegraad Gemiddeld aantal reacties per advertentie Acceptatiegraad Indicatie hoeveelste kandidaat de verhuuraanbieding accepteert (gemiddelde over alle verhuuraanbiedingen)

44 KPI S OP BASIS VAN VMP-PROCES Andere KPI s voor bewaking en bijsturing VMP-proces?