VERSLAG. Verslag SIG Power BI - werkgroep Wonen / 5

Transcriptie

1 VERSLAG Onderwerp : SIG Power BI - werkgroep Wonen Aanwezig : Mooiland Piet Heinemans (Financieel controller) Patrimonium Portaal Staedion Waterweg Wonen Weller Woonlinie cegeka-dsa Wilma van Doorn (Beleidsmedewerker Wonen) Koos Bibo (BI-consultant) Marleen Broekman (Rapportage analist) Annemarie Fokkens (Medewerker control) Wouter Dings Annelies Klop (Medewerker bedrijfsondersteuning) Ron Welling (Solution manager) en Paul van Velzen (Business analist) Afwezig : TBV Wonen Daan Canters (Applicatiebeheerder) Verslag : Paul van Velzen Datum : Agenda Opening CBS-wijken en buurten dvi, VERA en Dynamics Empire Passend toewijzen (dvi 5.8 onderdelen 1a t/m 1c) Toewijzingen aan bijzondere doelgroepen (dvi 5.8 onderdeel 2) Staatsteunregeling (dvi 5.8 onderdeel 3) Nultredenwoningen (dvi 5.6 A) Woongelegenheden voor speciale doelgroepen (dvi 5.6 B) Intermediaire verhuringen aan zorgaanbieders (dvi 5.6 C) Afsluiting Opening Paul verwelkomt de aanwezigen. Daan Canters (TBV Wonen) heeft zich afgemeld. Geen van de deelnemers heeft vragen of opmerkingen over het verslag van de vorige bijeenkomst. Paul meldt dat hij n.a.v. de vorige bijeenkomst contact heeft gehad met Annemarie (Waterweg Wonen) over de functionaliteit t.b.v. de staatsteunregeling. Conclusie was dat m.b.v. de huidige functionaliteit van Dynamics Empire de nieuwe verhuringen op de juiste wijze worden verantwoord. Waterweg Wonen heeft t.b.v. de interne verantwoording de wens geuit om het veld Reden niet-daeb verhuurd ook te kunnen invullen in het geval het huishoudinkomen in de middengroep valt (in 2017: tussen en euro). Het is acceptabel als men in die gevallen uit dezelfde lijst met mogelijke redenen kan kiezen als in de gevallen waarbij het huishoudinkomen te hoog is (d.w.z. in 2017 hoger dan euro). Paul neemt deze wens mee in de optimalisaties van de Contracten-module. Marleen (Staedion) meldt dat er 8 situaties zijn waarbij de registratie van de verantwoording van een nieuwe verhuring niet volledig of niet correct is en om die reden achteraf moet worden gecorrigeerd. Dit wordt deels veroorzaakt door gebruikersfouten, deels door beperkingen/bugs in Dynamics Empire. Het gaat goed als de gegevens van een reeds definitief gemaakte verantwoording niet volledig of niet juist blijken te zijn. In dat geval maakt de medewerker een nieuwe versie van de verantwoording verhuring aan, die correct wordt verantwoord. Het gaat soms fout in het geval er verschillende contractregels aanwezig zijn voor de nieuwe verhuring, bijvoorbeeld doordat de huurder bij nader inzien eerder of later in de nieuwe woning gaat wonen of doordat bij de oplevering blijkt dat de huurder de beginnota niet kan betalen of de woning niet goed is opgeleverd. In die gevallen is de verantwoording volgens Marleen lastig volledig en correct te registreren. Verslag SIG Power BI - werkgroep Wonen / 5

2 Paul vraagt de deelnemers om voor de beperkingen/bugs in Dynamics Empire meldingen in te dienen bij de servicedesk, en per melding de situatie en het scenario duidelijk te omschrijven, zowel in termen van het proces als ook in termen van de registratie in Dynamics Empire. Paul meldt dat er t.b.v. een juiste verantwoording verhuring een aanpassing wordt opgeleverd in SP1803 die betrekking heeft op het registreren van een administratief eigenaar bij een OG Eenheid. Bij het registreren van een nieuwe administratief moet de medewerker een ingangsdatum invoeren. Om een juiste financiële boeking te kunnen waarborgen, moet deze ingangsdatum na de datum van vandaag en op of na de geprolongeerd tot datum liggen van het nieuwste contract van de OG Eenheid. Daardoor kon het voorkomen dat binnen de verantwoording verhuring ten onrechte de DAEB-indicatie van de vorige administratief eigenaar werd geselecteerd. Om dit op te lossen, wordt er m.i.v. SP1803 naast deze financiële ingangsdatum wordt ook een verhuring ingangsdatum vastgelegd, die standaard gelijk is aan de financiële ingangsdatum. De medewerker kan deze datum aanpassen in een datum die vóór de financiële ingangsdatum van de administratief eigenaar ligt en zelfs voor de geprolongeerd tot datum of de datum van vandaag. Daarmee wordt gezorgd dat binnen de verantwoording verhuring de DAEB-indicatie van de juiste (lees: de nieuwe) administratief eigenaar wordt geselecteerd. CBS-wijken en buurten Zie sheets 3 t/m 7 van de presentatie. Paul ligt toe dat in SP1803 of SP1804 een importfunctie wordt opgeleverd waarmee corporaties gemeenten, CBS-wijken en -buurten kunnen importeren en automatisch aan de OG Eenheden kunnen koppelen via de postcode/huisnummer-combinatie van de OG Eenheid. De deelnemers zijn heel blij met deze aanvulling. Wilma (Patrimonium) stelt dat corporaties in toenemende mate behoefte hebben om eenheid-gebonden informatie te presenteren op geografische wijk- en buurtkaarten. Bijvoorbeeld: wat de leegstandspercentages zijn per CBS-wijk en buurt en hoe de leegstaande OG Eenheden geografisch zijn verspreid binnen een CBSwijk of buurt. Daartoe is het gewenst dat in de ERP- en BI-modules van Dynamics Empire: per CBS-wijk en CBS-buurt de geo-coördinaten van de buitengrenzen beschikbaar zijn en geprojecteerd kunnen worden op geografische kaarten; per OG Eenheid de geo-coördinaten beschikbaar zijn (eventueel via het gekoppelde BAGverblijfsobject en BAG-nummeraanduiding) en geprojecteerd kunnen worden op geografische kaarten; de geo-coördinaten van de OG Eenheden vergelijkbaar zijn met die van de buitengrenzen van de CBSwijken en buurten. Paul zoekt uit wat hiertoe de mogelijkheden zijn. Marleen (Staedion) vraagt of corporaties zelf OG Eenheden handmatig kunnen koppelen aan CBS-wijken en buurten. Dit is gewenst voor OG Eenheden die geen huisnummer hebben, zoals parkeerplaatsen en losse garages, of nieuwbouwwoningen waarvan het huisnummer nog niet bekend is bij het CBS. Staedion registreert per parkeerplaats en garage wel een postcode, maar geen huisnummer (om te voorkomen dat de bewoners van de woning met die postcode/huisnummer-combinatie per abuis post krijgen die bestemd is voor de huurder van de garage of parkeerplaats). Wel registreert Staedion de indicatie ter hoogte van [99] in het veld Toevoegsel, waarbij [99] een bestaand huisnummer is. Paul antwoordt dat het in de eerste versie van de importfunctie nog niet mogelijk is om een OG Eenheid handmatig te koppelen aan een CBS-wijk en buurt. Hij stelt voor om dit mogelijk te maken voor die gevallen waarbij een OG Eenheid wel een postcode maar geen huisnummer heeft. In die gevallen kan de corporatie kiezen uit alle buurten waarin de postcode voorkomt. Overigens kan een OG Eenheid (voorlopig) nog steeds aan een door de corporatie zelf gedefinieerde wijk en buurt worden gekoppeld. Verslag SIG Power BI - werkgroep Wonen / 5

3 dvi, VERA en Dynamics Empire Zie sheets 8 en 9 van de presentatie. Paul licht toe dat het ministerie van Binnenlandse Zaken, de ILT/AW, het CSW en Aedes met elkaar hebben afgesproken in het convenant verbetering informatievoorziening woningcorporaties, dat in de dvi voortaan alleen gegevens (zogenoemde prestatie-indicatoren ) mogen worden uitgevraagd die goed aansluiten op de processen en administraties van de corporaties en die niet al in een andere landelijke administratie beschikbaar zijn. Zodoende worden de administratieve lasten van de corporaties niet onnodig verzwaard en kan de betrouwbaarheid van de gegevens worden gewaarborgd. Om dat te bereiken heeft de VERA-werkgroep voor de dvi het standpunt geformuleerd dat: Stichting VERA ervoor moet zorgen dat het VERA-gegevensmodel een zo volledig en zuiver mogelijke weerspiegeling van de processen en gegevensdomeinen van de corporaties moet zijn; ILT en AW alle prestatie-indicatoren van de dvi moet definiëren in termen van het VERAgegevensmodel. De dvi prestatie-indicatoren worden gedefinieerd in termen van één of meer kengetallen, en per kengetal één of meer rekenregels en bedrijfsregels. Zie sheet 31 voor een voorbeeld: de definitie van de prestatie-indicator nultredenwoning. In dit voorbeeld zou de ILT/AW de bedrijfsregel Eenheid is een nultredenwoning moeten definiëren in termen van de VERA-referentiewaarde van het attribuut Toegankelijkheidslabel (in plaats van in termen van extern toegankelijk en intern toegankelijk, welke niet voorkomen in het VERAgegevensmodel). Cegeka-dsa zorgt er dan voor dat zowel de ERP-module als de BI-module van Dynamics Empire worden aangesloten op het VERA-gegevensmodel. Zodoende worden corporaties in staat de voor de dvi benodigde gegevens efficiënt en betrouwbaar te kunnen registreren in de ERP-module en verzamelen en presenteren in de BI-module. Paul licht toe dat hiervoor in SP1802 al een eerste aanzet is gedaan t.b.v. de standaard VERA WRV koppeling. In de genoemde servicepack zijn namelijk registratiefuncties toegevoegd aan de ERP-module waarmee corporaties per OG eenheid o.a. de eenheidsoort, eenheiddetailsoort, woonvorm, bestemming, kwaliteitsniveau, toegankelijkheidslabels, ligging van de tuin, ligging van de eenheid, sanitaire voorzieningen en buitenruimten kunnen registreren conform de VERA-referentiedata. De deelnemers zijn blij met deze ontwikkeling en snappen dat dit niet op korte termijn geregeld kan zijn. Passend toewijzen (dvi 5.8 onderdelen 1a t/m 1c) Zie sheets 14 t/m 21 van de presentatie. Paul licht de voorgestelde eenvoudige oplossing toe, waarbij corporaties van intermediaire verhuringen alleen de verantwoording verhuring registeren. Hij stelt dat deze oplossing relatief eenvoudig is, zeker t.o.v. de omschreven uitgebreide oplossing, maar desondanks diverse haken en ogen bevat en in totaal de nodige ontwerp-, bouw- en testinspanning vergt voordat een werkende en betrouwbare oplossing kan worden opgeleverd. De deelnemers vragen zich af wat de achterliggende bedoeling van de ILT/AW is om gegevens over intermediaire verhuur op te vragen van de corporaties. De deelnemers vragen zich ook af hoe het opvragen en verstrekken van gegevens over intermediaire verhuur zich verhoudt tot de strengere privacywetgeving (AVG). Gezien bovenstaande wordt besloten de beschreven oplossing NIET te realiseren en in plaats daarvan (via de VERA-werkgroep dvi) contact op te nemen met de ILT/AW in een poging de dvi prestatie-indicatoren te beperken tot de verhuringen rechtstreeks aan de bewoners. Afgelopen jaren hebben sommige corporaties dit onderdeel van de dvi opgelost door met de intermediaire verhuurder vooraf contractueel af te spreken dat de intermediaire verhuurder de OG Eenheden alleen passend toewijst en achteraf een accountantsverklaring op te vragen die bevestigt dat de intermediaire verhuurder Verslag SIG Power BI - werkgroep Wonen / 5

4 zich aan die afspraak heeft gehouden. Andere corporaties willen hiervan niet afhankelijk zijn, en houden de toewijzingen door de intermediaire verhuurder apart bij, buiten Dynamics Empire om. Toewijzingen aan bijzondere doelgroepen (dvi 5.8 onderdeel 2) Zie sheets 22 t/m 26 van de presentatie. Ook bij dit onderdeel van de dvi vragen de deelnemers zich af wat de achterliggende bedoeling van de ILT/AW is om gegevens over toewijzingen aan bijzondere doelgroepen op te vragen van de corporaties. En waarom juiste deze doelgroepen? En of men in alle gevallen alleen het aantal toewijzingen wil weten, of (in bepaalde gevallen) het aantal mensen/personen? En hoe deze informatieverstrekking zich verhoudt tot de strengere privacywetgeving (AVG)? Het lijkt erop dat deze bijzondere doelgroepen dezelfde doelgroepen zijn die bij toewijzing van woningen voorrang hebben boven andere, reguliere doelgroepen. Maar dat is slechts een aanname. Bovendien moeten de corporaties de toewijzingen aan deze zogenoemde urgenten al verantwoorden richting de gemeenten. Waarom dan ook nog verantwoorden in de dvi? dvi te schrappen. Mocht het onderdeel niet worden geschrapt, dan moet de ILT/AW de prestatie-indicator definiëren in termen van het VERA-gegevensmodel en moet stichting VERA de referentiedata voor bijzondere doelgroepen definiëren. Vervolgens zal cegeka-dsa de benodigde registratiefunctie conform het VERAgegevensmodel toevoegen aan de ERP-module en de geregistreerde gegevens laden in het datawarehouse en opnemen in een standaard BI-rapport. Marleen stelt dat Staedion soms convenanten afsluit met derde partijen, zoals met gemeenten en hulpverleningsorganisaties, waarin wordt afgesproken een bepaald aantal woningen te verhuren aan speciale doelgroepen, zoals tienermoeders. In die gevallen sluit Staedion een huurcontract af met de bewoners die binnen die speciale doelgroep vallen (dus geen huurcontract met de derde partij). Gewenst is dat elke corporatie die speciale doelgroepen zelf kan definiëren in Dynamics Empire en kan koppelen aan de verhuuraanbiedingen en huurcontractgegevens. Het kan voorkomen dat de corporatie verschillende convenanten met verschillende derde partijen afsluit voor dezelfde speciale doelgroepen. Om achteraf te kunnen nagaan hoeveel nieuwe verhuringen en/of lopende contracten vallen binnen een bepaald convenant, wil Staedion bij de verhuuraanbieding en de huurcontractgegevens niet alleen de speciale doelgroep kunnen vastleggen, maar ook een verwijzing naar de derde partij (lees: het contact) met wie ze het convenant hebben afgesloten. Staatsteunregeling (dvi 5.8 onderdeel 3) Zie sheets 27 en 28 van de presentatie. De deelnemers bevestigen dat de analyse juist is dat de in dit onderdeel van de dvi gevraagde gegevens berekend kunnen worden m.b.v. Dynamics Empire. Nultredenwoningen (dvi 5.6 A) Zie sheets 29 t/m 33 van de presentatie. De deelnemers zijn het eens met de reactie van stichting VERA, dat een woning een nultredenwoning is als het een gelijkvloerse woning, een rollatorwoning, een rolstoelwoning of een extra ruime rolstoelwoning is. Marleen (Staedion) is het niet eens met stichting VERA dat een OG Eenheid meer dan één toegankelijkheidslabel kan hebben. Volgens haar is een rollatorwoning per definitie een gelijkvloerse woning, een rolstoelwoning per definitie een rollatorwoning en een extra ruime rolstoelwoning per definitie een rolstoelwoning. Dat zou betekenen dat elke OG Eenheid maximaal één toegankelijkheidslabel hoeft te Verslag SIG Power BI - werkgroep Wonen / 5

5 hebben, zodat het desbetreffende veld in Dynamics Empire op de OG Eenheid detailpagina getoond dient te worden. De andere deelnemers beamen dit. Paul dient hierover een RFC in bij stichting VERA. Woongelegenheden voor speciale doelgroepen (dvi 5.6 B) Zie sheets 34 t/m 46 van de presentatie. Ook dit dvi-onderdeel roept gelijksoortige vragen op als de hiervoor behandelde dvi-onderdelen. De gevraagde dvi prestatie-indicatoren hebben grotendeels betrekking op eigenschappen van de huurcontracten (overeenkomsten) en deels ook op eigenschappen van de eenheden (vastgoed). En ook deze prestatie-indicatoren kunnen niet worden gedefinieerd in termen van het huidige VERA-gegevensmodel. dvi te schrappen. Mocht het onderdeel niet worden geschrapt, dan moet de ILT/AW de prestatie-indicator definiëren in termen van het VERA-gegevensmodel en moet stichting VERA de referentiedata voor speciale doelgroepen definiëren. Vervolgens zal cegeka-dsa de benodigde registratiefunctie conform het VERAgegevensmodel toevoegen aan de ERP-module en de geregistreerde gegevens laden in het datawarehouse en opnemen in een standaard BI-rapport. Intermediaire verhuringen aan zorgaanbieders (dvi 5.6 C) Zie sheets 47 t/m 53 van de presentatie. Ook dit dvi-onderdeel roept gelijksoortige vragen op als de hiervoor behandelde dvi-onderdelen. De definities van CorpoData suggereren dat het deels betrekking heeft op eigenschappen van de eenheden en deels op eigenschappen van de huurcontracten. Echter, Marleen (Steadion) stelt dat het voor corporaties helemaal niet is toegestaan om bepaalde woningen permanent als zorgwoningen te bestemmen. Als een dergelijke woning leegkomt, is de corporatie verplicht de speciale voorzieningen voor de vertrekkende, zorgbehoevende huurder weer te verwijderen uit de woning, en de woning aan reguliere woningzoekenden aan te bieden. dvi te schrappen. Afsluiting Marleen en Paul komen dinsdag 27 februari samen voor overleg over de Wonen-gerelateerde prestatieindicatoren uit dvi. Tijdens dat overleg gaan ze per dvi-onderdeel: Beschrijven wat het achterliggende doel zou kunnen zijn dat de ILT/AW beoogt te bereiken door de betreffende prestatie-indicatoren op te vragen bij de corporaties; Of, en zo ja, waarom het gerechtvaardigd is dat de ILT/AW deze prestatie-indicatoren juist bij de corporaties opvragen en niet bij een andere partij; Wat, gegeven het achterliggende doel, een goede definitie zou kunnen zijn van de door de corporaties aan te leveren prestatie-indicatoren, zodat deze aansluit bij de processen en administraties van de corporaties en bijdraagt aan het door de ILT/AW beoogde doel. Ze sturen de uitkomst van dit overleg ter review rond aan alle deelnemers van de werkgroep Wonen van de SIG Power BI. Paul dankt de aanwezigen voor hun input. De bijeenkomst wordt afgesloten met een lunch. Paul stuurt nog een uitnodiging voor ene volgende bijeenkomst. Verslag SIG Power BI - werkgroep Wonen / 5