SIG AVG. Koen van Kempen. November 2018

Transcriptie

1 SIG AVG Koen van Kempen November 2018

2 SIG - AVG BIJEENKOMST 5 cegeka-dsa

3 WELKOM TERUGBLIK AGENDA STATUS UPDATE AFSLUITING

4 TERUGBLIK Vorige bijeenkomst SIG AVG

5 Terugblik SIG AVG BEHANDELDE ONDERWERPEN Status AVG Deliverables Data Anonimisering Verzoeken Woondynamics

6 AVG - DELIVERABLES

7 AVG - Deliverables Verwijderen documenten o.b.v. retentiebeleid (DMS). Verwijderen van documenten binnen DMS, op basis van retentie beleid. Geleverd: R17 SP1811 R16 SP1811 Registratie van retentieperiode binnen Dynamics Empire t.a.v. records en documenten. Besproken in de SIG om als uitgangspunt de lijst vanuit Aedes te gebruiken. Vervolg: RFC proces Anonimiseren van persoonsgegevens van inactieve klanten. Middels deze functionaliteit kunnen persoonsgegevens van inactieve huurders worden geanonimiseerd. Geleverd: R17 SP1811 R16 SP1811

8 AVG - Deliverables Separate vastlegging van (gevoelige-) persoonsgegevens. Persoonsgegevens en gevoelige persoonsgegevens worden op een aparte plek vastgelegd. Middels autorisaties kan expliciet bepaald worden wie deze kan raadplegen. Geleverd: R17 SP1806 R16 SP1806 Mogelijkheid om vanuit Dynamics Empire (NAV) opdracht te geven om documenten in DMS te verwijderen. Deze deliverable is randvoorwaardelijk om het retentiebeleid gedefinieerd in Dynamics Empire te effecturen binnen DMS Geleverd: R17 SP1811 R16 SP1811 Functionaliteit om de gedefinieerde retentieperiode voor meerdere documenten in één keer te wijzigen/toe te kennen. Deze functionaliteit kan ingezet worden om met terugwerkende kracht batchgewijs bewaartermijnen te koppelen aan documenten. Geleverd: R17 SP1811 R16 SP1811

9 DEMO DELIVERABLES

10 DEMO Anonimiseren

11 Setup parameters in Sales & Marketing Query for Contacts Check results Initiate Anonymization Perform Anonymization Anonymize Specific Contact

12 DEMO documenten uit DMS verwijderen

13 Start Anonymization Delete interaction Delete Changelog Delete Profile answers Create entry in DMS Document Deletion table DEDV DMS Document Deletion table DEDV call DeleteDocuments service DEDV DISKISport DeleteDocuments Request DMS GDPR settings DEDV DMS document deleted

14 AVG Data Anonimisering Levering uitgesteld

15 Verzoeken Woondynamics

16 Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Dynamics Empire AVG Proof Hoe kan Cegeka garanderen dat Dynamics Empire en alle aanverwante producten AVG proof zijn? Toelichting Ons inziens is Dynamics Empire compliant aan de AVG te gebruiken, deze SIG is bedoeld om dit te valideren en de wensen t.a.v. gebruikersgemak te inventariseren. Vervolgafspraken De volgende vragen/verzoeken hebben hebben zowel direct als indirect geleid tot het antwoord van deze vraag. Referentie: 01 Status: Gesloten

17 Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Optionele velden die conflicteren met doelbinding. Wat gebeurt er met velden zoals BSN nummer in DE? Toelichting Ondanks de AVG zijn er klanten die het veld BSN nummer nog gebruiken, dit betreft een optioneel veld. Vervolgafspraken cegeka-dsa zorgt er voor dat het veld BSN-nummer vanaf Dynamics Empire R18 niet meer zichtbaar is (by default). WoonDynamics toetst of er nog meer velden 'uitgeschakeld' dienen te worden. o Bijeenkomst 3: Geen aanvullende velden gewenst besluit Woondynamics. Referentie: 02 Status: Gesloten

18 Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Bewaartermijnen & Dataclassificatie Dataclassificatie en hanteren van bewaartermijnen in DMS? Toelichting DMS voorziet momenteel in registratie van bewaartermijnen, echter ontbreekt handhaving/rapportage. Vervolgafspraken cegeka-dsa heeft een demo gegeven t.a.v. de beoogde oplossingsrichting in sessie 2 van de SIG. o Oplevering van de functionaliteit in het SP1810 op de R17, 1811 op de R16. Referentie: 05 Status: Geleverd in service pack.

19 Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Security DE Hoe wordt de internetbeveiliging en/of algehele beveiliging verbeterd (portalen/webclient), MFA (Multi-Factor Authentication)? Toelichting Multi-factor authenticatie middels Azure biedt mogelijkheden om Multi-factor authenticatie toe te passen. Dit stelt echter eisen aan de IT infrastructuur (o.a. ADFS) en randapplicaties. Tevens zal de werking met de Apps en Portalen verder getoetst moeten worden. Vervolgafspraken Beknopte presentatie t.a.v. de mogelijkheden op het vlak van security is gegeven in sessie 3 van de SIG. Referentie: 06 Status: Gesloten

20 Registratie bijzondere persoonsgegevens Bijzondere persoonsgegevens kunnen voor leefbaarheid en woonruimteverdeling wezenlijke beslispunten inhouden. Om de registratie van bijzondere persoonsgegevens te voorkomen, maar toch de voor een beslissing/keuze belangrijke informatie te behouden, zou via vaste tabellen een functionele vertaling van bepaalde bijzondere persoonsgegevens kunnen worden ingebouwd. Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Toelichting Vervolgafspraken In sessie 3 besloten dit punt te sluiten. Referentie: 09 Status: Gesloten

21 Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Data portabiliteit Voorzien in Dataportabiliteit Toelichting Welke informatie is gewenst in het kader van dataportabiliteit? Vervolgafspraken o o o o Data kan geëxporteerd worden. Wat wordt exact bedoeld en welke data valt hier allemaal onder? Actie SIG leden om dit in kaart te brengen / concreet te maken. Corporaties willen een basisset, die door elke corporatie gebruikt kan worden. De AP en AVG zegt dat het in een elektronisch formaat aangeleverd dient te worden, waarbij het vrij in te vullen is welk elektronisch formaat hiervoor gebruikt wordt. Het mag dus zelfs een Wordlink template worden teogepast, die een PDF oplevert met daarin de data die gevraagd/gewenst is. Vanuit de SIG moet bepaald worden wat er in de standaard geëxporteerd moet worden. In sessie 3 besloten dit punt te sluiten (zie notulen) Referentie: 10 Status: Gesloten

22 Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Inzagen & verwijderen persoonsgegevens Voorzien in middelen om efficiënt en binnen de gestelde termijn te voorzien in inzage (en evt. wissing) in persoonsgegevens. Vervolgafspraken Inzien: o Welke gegevens dienen gedeeld te worden? (antwoord vanuit SIG) o Cegeka-dsa ziet het klantportaal als de juiste plek voor deze informatie. Verwijderen: o Dit is onderdeel van Bewaartermijnen & Dataclassificatie ref. 05 Referentie: 12 Status: onderdeel van ref. 05

23 Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Autorisaties Rechten in DE, gekoppeld aan rollen, waarbij bijvoorbeeld leefbaarheid, WRB of de klant registraties niet voor anderen dan de direct betrokkenen te benaderen (lezen) zijn. Toelichting Vervolgafspraken cegeka-dsa geeft een presentatie t.a.v. de beoogde oplossingsrichting in sessie 2 van de SIG. Conclusie Op kaart niveau kunnen autorisaties ingericht worden, vanaf SP1803. Referentie: 07 Status: Gesloten

24 Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Anoniem Testen Wat gaat cegeka-dsa doen aan anoniem testen? Toelichting cegeka-dsa test enkel met dummy data in haar development straat. In projecten wordt data input geleverd door de klant. cegeka-dsa werkt aan nieuwe module, die afgenomen kan worden t.b.v. data anonimisering. Conclusie: Beantwoord. Referentie: 03 Status: Gesloten

25 Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Autorisaties Rechten binnen het DMS Toelichting Het huidige DMS zal door corporaties opgeschoond moeten worden. Tevens dienen rechten aan documenten gekoppeld te worden, zodat middels het rechtenschema bepaald kan worden welke documenten wel en welke niet zichtbaar zijn voor iedereen. Conclusie Mogelijkheden in het huidige DMS zijn gedemonstreerd in sessie 2 van de SIG AVG. Referentie: 04 Status: Gesloten

26 Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Informatie t.b.v. verschillende doeleinden. Je hebt het mailadres van de huurder, maar deze huurder wil wel mail voor., maar niet voor wijk informatie. Dus het ene doel wel en het andere doel niet. Toelichting Vervolgafspraken Inzien: o SIG: Is het gewenst om dit in NAV te registreren of moet dit in CRM of in een extern pakket geregistreerd worden? Conclusie Ted Ober heeft in sessie 2 van de SIG AVG toegelicht:mogelijkheden NAV Referentie: 16 Status: Gesloten

27 Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Register gegevensverwerking Ondersteuning/voorzien in een register van gegevensverwerking (van velden en verwerkers). Door toevoeging van velden in DE die dit mogelijk maken? Toelichting Vervolgafspraken In de eerste bijeenkomst van de SIG is besloten dat het register niet in de ERP behoort maar eerder in CRM. Referentie: 11 Status: Gesloten

28 Classificatie: Data-uitwisseling Uitwisseling met derden ondersteunen met daarop toegespitste standaard rapporten (PO aannemers, deurwaarder, drukker van bewonersblad, gemeente inzake woonfraude, vroeg signalering huurschuld, etc.) Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Toelichting t.a.v. Data-uitwisseling; er is een verschil tussen wat de gebruiker mag inzien en wat de gebruiker mag exporteren. Hier is dus een beperkte export gewenst. Het onderwerp is niet zozeer AVG gerelateerd maar meer een gebruikersgemak. Hiermee zorg je wel dat de kwetsbaarheid van de corporatie minder is. Vervolgafspraken Export mogelijkheden zijn niet per rol te limiteren. Referentie: 08 Status: Gesloten

29 Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Toelichting Verhuurdersverklaring Standaardiseren verhuurdersverklaring Vervolgafspraken Dit wordt door de corporatie(s) verder opgepakt, maakt geen onderdeel uit van de SIG AVG. Referentie: 13 Status: Gesloten

30 Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Toelichting Zwarte lijst AVG-proof Zwarte lijst formeel AVG-proof inbouwen in Dynamics Empire (op gelijke wijze als leefbaarheid?) Vervolgafspraken Dit wordt door de corporatie(s) verder opgepakt, maakt geen onderdeel uit van de SIG AVG. Referentie: 14 Status: Gesloten

31 Classificatie: Wens Noodzaak Vraag Buiten scope Bewaartermijnen Dynamics Empire Bewaartermijnen gelden ook in Dynamics Empire. (de notities zijn daarbij een aandachtspunt) Toelichting Vervolgafspraken Dit is onderdeel van Bewaartermijnen & Dataclassificatie ref. 05 Referentie: 15 Status: Gesloten

32 AGENDA SIG AVG Datum: SIG sessie SIG sessie SIG sessie SIG sessie Introductie - Scope bepaling Agenda: - Terugkoppeling verzoeken vanuit cegeka-dsa - Verdiepingsslag - Voortgang AVG deliverables - WoondDynamics vraagstukken - Demo POC s & mogelijkheden - Voortgang AVG deliverables - WoondDynamics vraagstukken - Demo POC s & mogelijkheden SIG sessie Afronding

33 linkedin.com/company/cegeka-dsa Bastion NJ Veenendaal W W W. C E G E K A - D S A. C O info@cegeka-dsa.nl