concept Agendapunt Vergadering d.d. AAN DE RAAD Rijen, ONDERWERP: Aanvullend krediet voor aanleg atletiekbaan Samenvatting In 2014 is er een nieuwe atletiekaccommodatie gerealiseerd. De gemeente was opdrachtgever en atletiekvereniging Spiridon was belast met de directievoering. Bij de projectafsluiting is naar voren gekomen dat het project 136.000,- duurder is uitgevallen dan was begroot. Het college verzoekt de raad om een aanvullend krediet beschikbaar te stellen. Advies Aanleiding De aanleg van de atletiekbaan van Spiridon is gereed. Bij de financiële afronding zijn we geconfronteerd met een aantal facturen voor meerwerk voor de aanleg van de parkeerplaats en de aanleg van de atletiekbaan. Wij hebben u hierover eerder via een memo geïnformeerd en ook aangegeven dat er nader onderzoek moest worden verricht om duidelijk te krijgen wat de exacte hoogte van de meerwerkkosten was, ten behoeve van welke voorzieningen of werkzaamheden dit was en hoe de opdrachtverlening daarvoor is verlopen. In dit voorstel geven we u inzicht in de uitkomsten van ons onderzoek en doen we uw raad een voorstel voor de financiële afwikkeling. Opdrachtgeverschap en directievoering Atletiekvereniging Spiridon heeft in 2013 een plan ingediend om de bestaande verouderde atletiekbaan te vervangen door een moderne kunststof atletiekvoorziening. De relatief hoge kosten van een dergelijke project konden beperkt worden door een hoge mate van zelfwerkzaamheid van Spiridon, waardoor de uitvoeringskosten voor de gemeente zeer beperkt zouden zijn. Spiridon gaf aan voldoende expertise te hebben binnen haar vereniging om de directievoering op zich te nemen. Met dat in het achterhoofd heeft uw raad besloten om de atletiekvoorziening mogelijk te maken door hiervoor een krediet van 1.097.050 beschikbaar te stellen. De gemeente was formeel opdrachtgever om een btw-voordeel te kunnen effectueren en Spiridon was verantwoordelijk voor de uitvoering. In de geest van het raadsbesluit is de rol van de gemeente in de directievoering dan ook marginaal geweest. In de praktijk betekent dit dat Spiridon de contacten met de diverse aannemers onderhoudt en dat de gemeente de door Spiridon geaccordeerde (termijn-) facturen betaalt. Ook eventueel meer- en minderwerk moet schriftelijk goedgekeurd zijn alvorens de werkzaamheden mogen worden uitgevoerd. In de praktijk is dit niet gebeurd. De gemeente is pas
achteraf geconfronteerd met meerwerk. Tijdens diverse besprekingen tussen de gemeente en Spiridon is door Spiridon steeds gezegd dat eventueel meer- en minderwerk binnen het krediet zou worden opgevangen, behoudens een bedrag van 16.000 aan extra materiaalkosten in verband met de wijziging van het ontwerp voor de parkeerplaats. Dit hebben we u ook zo gemeld in de voortgangsrapportage. Meerkosten In februari zijn we geconfronteerd met een aantal facturen waaruit bleek dat er sprake was van substantiële meerwerkkosten. Op 6 maart heeft er een gesprek plaatsgevonden met een delegatie van het (oude) bestuur van Spiridon (afgesproken is dat het oude bestuur van Spiridon deze kwestie nog zou afhandelen). In dat gesprek is Spiridon gevraagd om binnen twee weken te komen met een onderbouwing c.q. verantwoording van de meerwerkkosten en een suggestie hoe we deze kosten met elkaar. Op 20 maart hebben we een reactie van Spiridon ontvangen die onvoldoende antwoord gaf op onze vragen. We misten de onderliggende opdrachten en offertes. Vervolgens hebben we op 30 maart van Spiridon aanvullende informatie ontvangen en op 9 april de projectverantwoording, waarin Spiridon aangeeft financieel bij te willen dragen aan de oplossing voor een nader overeen te komen bedrag. Op 27 maart hebben we de situatie besproken met CSC De Meent. Omdat we op dat moment nog geen meerwerkstaten hadden ontvangen hebben we deze bij CSC opgevraagd en ook gekregen. Nadere bestudering van alle stukken leidt tot het resultaat dat het uiteindelijk gaat om een totaalbedrag van afgerond 136.000,- aan meerkosten. In dit bedrag zit ca. voor 26.000,- extra functionaliteiten voor de baan en 16.000 aan uren (waarvan ca. de helft kan worden toegerekend aan het proces om het project financieel af te ronden). Omschrijving Uitgaven Krediet meer of minder Baan + voorzieningen technische nummers 780.692,29 773.000,00 7.692,29 Baanverlichting + geluidsinstallatie 67.851,40 45.000,00 22.851,40 Atletiekmateriaan binnen en buiten 69.949,76 80.000,00-10.050,24 Overige investeringskosten 19.485,72 26.150,00-6.664,28 Aanleg regenwaterbassin tbv beregening 20.125,28 12.000,00 8.125,28 Aanpassen stroomvoorziening 4.542,50 14.000,00-9.457,50 Onvoorzien 16.868,80 10.000,00 6.868,80 Parkeerplaats + Slagboom 211.493,81 127.000,00 84.493,81 Verlichting parkeerterrein 13.040,00 10.000,00 3.040,00 1.204.049,56 1.097.150,00 106.899,56 Interne uren Gilze en Rijen 16.374,75 0,00 16.374,75 Onvoorzien kosten ivm bodemonderzoek (gemeente) 12.110,19 0,00 12.110,19 1.232.534,50 1.097.150,00 135.384,50 Vertraging bij de start van de aanleg Bij aanvang van het werk kwam de bodemvervuiling aan het licht. Door het uitvoeren van het bodemonderzoek kon niet met alle werkzaamheden gestart worden op de oorspronkelijk geplande datum. Men kon al wel starten met het afbreken van de oude baan maar nog geen aanvang maken met grondwerkzaamheden op de locatie van de parkeerplaats. Dit had als gevolg dat combinatie van werkzaamheden niet mogelijk was. De kosten van het niet kunnen combineren van werken bedragen 24.850,-. Spiridon heeft wel melding gemaakt van dit synergieverlies, maar aangegeven dat getracht zou worden om deze kosten te minimaliseren. 2
Meerkosten Parkeerplaats Door de bodemvervuiling, oftewel de aanwezigheid van de stortplaats had tot gevolg dat het ontwerp hiervoor aangepast moest worden. Er mocht maar tot 40cm gegraven worden om niet in de stortplaats uit te komen. De meerkosten voor het aanpassen en het uitvoeren van dit ontwerp bedragen 58.644,-. Het betreft met name extra grondwerkzaamheden (ophoging) en ander materiaal. Spiridon heeft wel melding gemaakt van een bedrag aan extra materiaalkosten van circa 16.000,-. Dit bedrag hebben ook meegenomen in de voortgangsrapportage aan uw raad. De aannemer(s) mocht erop vertrouwen dat opdrachten van het directieteam ook namens de opdrachtgever zijn gedaan. In dat opzicht valt de aannemer dan ook niets te verwijten. Gesprekken met Spiridon over de afhandeling van de meerwerkkosten Spiridon heeft zich in haar brief van 7 april bereid verklaard om haar ALV voor te stellen een bedrag van 26.000,- voor eigen rekening te nemen, zijnde de kosten voor de aanschaf van extra atletiekmaterialen, een jumboparasol en een tijdwaarnemingssysteem. Op 24 april hebben we opnieuw met Spiridon gesproken over de kwestie. In dat gesprek hebben we aangegeven dat we de bijdrage van 26.039,- te laag vinden en gevraagd naar aanvullende voorstellen voor een bijdrage in de meerwerkkosten. De vertegenwoordigers van Spiridon hebben in dat gesprek aangegeven dat er na betaling van de 26.039,- geen financiële reserves meer zijn. Men kon eventueel wel een aanvullende bijdrage leveren in de vorm van een opslag van het gebruikstarief. Toegezegd werd dat Spiridon uiterlijk op 5 mei een voorstel daartoe zou aandragen. Op 5 mei heeft Spiridon bij monde van de woordvoerder van het oude bestuur laten weten deze toezegging niet na te kunnen komen omdat er binnen het nieuwe bestuur van Spiridon op dat moment geen draagvlak bestond voor het noemen van een concrete bijdrage door Spiridon. Uiteindelijk hebben we maandagavond 11 mei toch nog een concreet voorstel van Spiridon ontvangen, dat gedragen wordt door het oude en nieuwe bestuur van Spiridon. Dit voorstel behelst samengevat een aanvullende bijdrage in de meerwerkkosten van Spiridon van 37.500,- in de vorm van een nader af te spreken verrekening via het jaarlijkse gebruikstarief (bovenop het eenmalige bedrag van 26.039,- voor de extra functionaliteiten). Voorstel verdeling van de kosten De vraag die bij de kostenverdeling relevant is betreft de mate waarin meerwerkkosten wel of niet onafwendbaar waren. Ook als we als gemeente zelf het project hadden geleid zouden er meerwerkkosten geweest zijn. Het is dan ook niet reëel om de rekening voor onafwendbare kosten bij Spiridon te leggen. Doordat we pas na afronding van het project door Spiridon geïnformeerd zijn over de totale omvang van de meerwerkkosten, hebben we geen gelegenheid gekregen om bij te kunnen sturen, door bijvoorbeeld versoberingen aan te brengen. Spiridon heeft de keuze gemaakt om een aantal meevallers weer in te zetten voor de bekostiging van aanvullende voorzieningen. Dit is Spiridon wel aan te rekenen en daarmee komt het bedrag dat is aangewend voor extra voorzieningen ook ruim boven het bedrag van 26.039. Het is ondoenlijk om een exacte splitsing aan te brengen in afwendbare en onafwendbare meerwerkkosten. Het voorstel van Spiridon voor een aanvullende bijdrage van 37.500,- is gebaseerd op een 50%-50% kostenverdeling, waarbij Spiridon het eerder genoemde bedrag voor de extra functionaliteiten van 26.000 volledig draagt en de gemeente dit doet voor de kosten van het bodemonderzoek en de ambtelijke uren (samen ca. 28.500,-). We zijn van mening dat er hiermede van de zijde van Spiridon een redelijk voorstel is gedaan, dat voor de vereniging ook een behoorlijke financiële impact heeft. Deze bijdrage wordt verrekend via een verhoging van het gebruikstarief en komt bovenop de exploitatiekosten van de nieuwe atletiekbaan. Wij zijn ons er ook van bewust dat we geen situatie moeten creëren die de vereniging noodzaakt tot een zodanige verhoging van de contributies dat dit een substantiële daling van de ledenaantallen tot gevolg heeft. Dit heeft dan op zijn beurt weer directe consequenties voor de hoogte van de gebruiksvergoeding die de vereniging kan betalen. Daarom zullen we me het bestuur van Spiridon de 3
komende weken in gesprek gaan om te bepalen welke looptijd we gaan hanteren voor deze aanvullende bijdrage. Leerpunten De ontstane situatie laat zien dat ondanks het lage risico op budget overschrijdingen en een vooraf gepresenteerde vakbekwame team voor de begeleiding het helaas toch niet goed is verlopen. De eerste primaire reactie zou zijn om hier meer en intensiever controle maatregelen voor te gaan bedenken. Het nemen van overhaaste acties hierin zou jammer zijn en lopende en nieuwe initiatieven al bij voorbaat weer belasten met extra administratieve last. Dat we de relatie wat strakker aanhalen en met gepaste regelmaat een voortgang gerapporteerd willen hebben lijkt ons wel gewenst. Hiermee moeten we op zoek naar de balans tussen controle en loslaten. Dit zal een voortdurende afweging blijven. Voorstel We stellen voor om een aanvullend krediet beschikbaar te stellen van 136.000,- en dit krediet als volgt te dekken: 1. Een eenmalige bijdrage van AV Spiridon van 26.000,-; 2. Een bijdrage van 37.500,- van AV Spiridon via een verhoging van de gebruikersvergoeding; 3. Het restantbedrag van 72.500,- uit de algemene reserve. Burgemeester en wethouders van Gilze en Rijen, de secretaris, de burgemeester, ir. G.J.F.M. Vlekke dr. A.J.W. Boelhouwer 4
Agendapunt Vergadering d.d. 8 juni 2015. DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. ; b e s l u i t : 1. een aanvullend krediet ad 136.000,-- beschikbaar te stellen i.v.m. de extra kosten, die gemaakt zijn bij de realisering van de accommodatie van atletiekvereniging (AV) Spiridon; 2. het bedrag vermeld sub 1. als volgt te dekken: a. een eenmalige bijdrage van AV Spiridon van 26.000,--; b. een bijdrage van AV Spiridon van 37.500,-- via een verhoging van de gebruiksvergoeding; c. het restantbedrag ad 72.500,-- ten laste van de algemene reserve. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 8 juni 2015. DE RAAD VOORNOEMD, de griffier, de voorzitter, mr. J.W. Timmermans dr. A.J.W. Boelhouwer 5