Oplegvel Collegebesluit

Transcriptie

1 Oplegvel Collegebesluit Onderwerp Vaststelling bekostiging R.K. basisschool Fransiscus Xaverius Portefeuille J. Nieuwenburg Auteur Mevr. Y.J.M. Remers Telefoon STZ/JOS Reg.nr. 2012/82424 GEEN bijlagen kopiëren B & W-vergadering van 10 juli 2012 DOEL: Besluiten Op grond van de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Haarlem 2009 dient het schoolbestuur bij het college een accountantsverklaring in. De accountantsverklaring dient tot doel om vast te stellen of de uitgaven besteed zijn aan de in het voornoemde bouwplan omschreven bestemmingsdoelen. Tevens wordt gecontroleerd of de wet- en regelgeving en/of in de beschikking genoemde verplichtingen zijn gerealiseerd. Het college is bevoegd kennis te nemen van de ingediende accountantsverklaring en op grond daarvan de daadwerkelijke bouwkosten definitief vast te stellen. B&W Het college besluit: 1. Kennis te nemen van de accountantsverklaring en de bekostiging ten behoeve van de renovatie en uitbreiding van de Fransiscus Xaverius, Nagtzaamstraat 88, vast te stellen op ,- ( ,-, ,- meerkosten en ,- tijdelijke huisvesting). 2. De meerkosten vast te stellen op ,-. Deze kosten hebben geen consequentie voor de begroting en worden ten laste gebracht van de reeds aan Sint Bavo beschikbaar gestelde middelen functionele aanpassingen De kosten voor tijdelijke huisvesting vast te stellen op ,-. 4. De kosten voor tijdelijke huisvesting ad ,- te dekken uit Programma De betrokkenen ontvangen na besluitvorming informatie over dit besluit. 6. Het besluit van het college wordt ter informatie gestuurd aan de commissie Samenleving.

2 Collegebesluit Onderwerp: Vaststellen bekostiging R.K. Basisschool Fransiscus Xaverius Reg. Nummer: 2012/ Inleiding Met het vaststellen van het Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs is een meerjarenperspectief vastgesteld voor de middelen die beschikbaar worden gesteld voor het realiseren van kwalitatief goede onderwijsvoorzieningen. De raad heeft het college gemachtigd binnen het totaalkrediet voor de onderwijshuisvesting de verschillende deelkredieten beschikbaar te stellen. Het beschikbaar stellen van deelkrediet gebeurt op grond van de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Haarlem Artikel 13 van de verordening stelt dat het schoolbestuur na afronding van het bouwproject een accountantverklaring indient. De verklaring is noodzakelijk om vast te kunnen stellen dat de middelen rechtmatig zijn besteed. Tevens dient de verklaring om de daadwerkelijke bouwkosten (achteraf) vast te stellen. Op 17 november 2009 heeft het college ,- beschikbaar gesteld voor de uitbreiding en renovatie van de R.K. Basisschool Fransiscus Xaverius, Nagtzaamstraat 88 (2009/190321). Op 9 november 2010 heeft het college vastgesteld het uitvoeringsplan voor aanpassingen aan de schoolgebouwen gebaseerd op de Verordening Materiële en Financiële gelijkstelling gemeente Haarlem 2009 (2010/315056). Op 19 juli 2011 (STZ/JOS/09/159494) is ontvangen de accountantsverklaring inzake de renovatie en uitbreiding van de Fransiscus Xaverius. De accountantsverklaring is inclusief de middelen die zijn aangewend voor tijdelijke huisvesting. 2. Besluitpunten college Het college besluit: 1. Kennis te nemen van de accountantsverklaring en de bekostiging ten behoeve van de renovatie, uitbreiding en tijdelijke huisvesting van de Fransiscus Xaverius, Nagtzaamstraat 88, vast te stellen op ,- ( ,-, ,- meerkosten en ,- tijdelijke huisvesting). 2. De meerkosten vast te stellen op ,-. Deze kosten hebben geen consequentie voor de begroting en worden ten laste gebracht van de reeds aan Sint Bavo beschikbaar gestelde middelen functionele aanpassingen De kosten voor tijdelijke huisvesting vast te stellen op ,-. 4. De kosten voor de tijdelijke huisvesting ad ,- te dekken uit Programma De betrokkenen ontvangen na besluitvorming informatie over dit besluit. 6. Het besluit van het college wordt ter informatie gestuurd aan de commissie Samenleving. 3. Beoogd resultaat Het vaststellen van de daadwerkelijke definitieve bouwkosten en het financieel afronden en afsluiten van kredieten. 1

3 4. Argumenten Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Haarlem 2009 De verordening stelt: Het bevoegd gezag verstrekt voor het einde van het jaar waarin het bedrag voor de bekostiging beschikbaar is gesteld of de voorziening is opgeleverd aan het college een accountantsverklaring met de verantwoording van de besteding van de gelden. Op basis van de verantwoording wordt het definitieve krediet vastgesteld. Accountantsverklaring In de verantwoording opgenomen accountantsverklaring, opgesteld door PWC deelt mee dat zij hun controle hebben verricht in overeenstemming met het Nederlands recht. Dienovereenkomstig heeft de accountant de controle zodanig gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat het bouwplan en de bouwkosten geen afwijkingen van materieel belang bevatten. De controle bevat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van relevante gegevens. Oordeel accountant De accountant is van oordeel dat de financiële verantwoording van de Stichting voor Katholiek en Interconfessioneel Onderwijs Sint Bavo de kosten van het project Uitbreiding en verbouwing bijzondere basisschool Fransiscus Xaverius sluitend met een totaal van ,- in alle van materieel belang zijnde aspecten, juist weergeeft, in overeenstemming met de voorwaarden in de subsidiebeschikking van de gemeente Haarlem d.d. 23 november 2009 (kenmerk 2009/159494). Overschrijding De beschikking bedroeg ,- en de accountant heeft vastgesteld dat de kosten ,- bedragen. Dit betekent een overschrijding van het budget ad ,-. Deze kosten zijn in twee onderdelen te splitsen: 1. aanvullende functionele aanpassingen c.q.meerwerk ter hoogte van ,-. 2. kosten voor tijdelijke huisvesting ter hoogte van ,-. Ad 1 Verklaring overschrijding functionele aanpassingen De overschrijding van de kosten komen onder andere doordat tijdens het bouwproces bleek dat de meterkast vervangen moest worden. Daarnaast zijn in meerdere lokalen de plafonds vernieuwd. De aanpassingen die hebben plaatsgevonden passen binnen het gestelde van de Verordening Materiële en Financiële gelijkstelling. Ad 2 Verklaring kosten tijdelijke huisvesting Tijdelijke huisvesting maakt geen onderdeel uit van het SHO en is derhalve ook niet meegenomen in de oorspronkelijke beschikking. Doordat de school tijdens de werkzaamheden in gebruik was moesten een aantal groepen uitwijken naar tijdelijke huisvesting. De kosten voor tijdelijke huisvesting waren noodzakelijk. Financiële paragraaf Op grond van de ingediende verantwoording worden de bouwkosten voor de uitbreiding, renovatie en tijdelijke huisvesting vastgesteld op ,-. De beschikking bedroeg ,- hetgeen betekent dat alle middelen zijn 2

4 aangewend voor de prestatie waarvoor ze zijn verleend. Het krediet ten behoeve van de Fransiscus Xaverius voor de uitbreiding en renovatie kan worden afgesloten. Dekking overschrijding functionele aanpassingen Op 9 november 2010 is vastgesteld het uitvoeringsplan voor aanpassingen aan de schoolgebouwen gebaseerd op de Verordening Materiële en Financiële gelijkstelling gemeente Haarlem 2009 (2010/315056). De schoolbesturen hebben tot 1 september 2012 de tijd om de werkzaamheden uit te voeren. De dekking van de overschrijding ad ,- vindt plaats binnen het budget dat Sint Bavo heeft ontvangen middels het collegebesluit van 9 november Het budget van Sint Bavo is toereikend om de lasten te dragen. De overschrijding ad ,- komt niet ten laste van de begroting. Ad 2. Dekking van deze kosten kan plaatsvinden binnen de post tijdelijke huisvesting, kostenplaats Deze kostenplaats heeft voldoende middelen om deze last te dragen. 5. Kanttekeningen N.v.t. 6. Uitvoering Het bevoegd gezag wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van de afrekening van de werkelijke bouwkosten. 7. Bijlage Accountantsverklaring van PWC d.d. 18 juli Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris de burgemeester 3

5

6

7