Automatische conversie banknummers naar het IBAN formaat Sdu Advocatensupport Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 1
Inhoudsopgave Overzicht... 3 Converteren banknummers... 3 Rapport maken... 3 Wizard uitvoeren... 4 Registreren... 5 Lijst maken... 6 Uploaden file... 8 Uploaden... 11 Downloaden... 12 Converteren... 14 Niet geconverteerde rekeningnummers... 16 Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 2
Overzicht Dit document gaat in over het automatisch converteren van de bestaande banknummers naar de nieuwe IBAN nummers. De conversie van bankrekeningnummers kan individueel of per bulk plaatsvinden. (zie voor het individueel overzetten het document: Individuele conversie bankrekening naar het IBAN formaat ). De relatiekaart in Legal Eagle versie 2.21, bevat 2 nieuwe velden. Het veld IBAN banknr. en BIC bankcode. Echter bij een relatie waar een banknummer opgegeven is staat er nog 1 veld genaamd Oude banknr. Deze oude versie kunt u omzetten naar het nieuwe IBAN nummer. Converteren banknummers De functies en rapport voor het in één keer converteren van alle Nederlandse banknummers in het oude formaat naar het nieuwe IBAN formaat bevinden zich in de menuoptie Extra -> Bankrekening (IBAN) conversie: Rapport maken Voordat u met het converteren begint, is het goed eerst een rapport te maken van alle aanwezige banknummers. Kies hiervoor de menuoptie: Rapport. U krijgt dan het volgende scherm te zien: Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 3
Dit is een rapportscherm zoals er meerdere in Legal Eagle zijn. De eerste optie Alle geeft een lijst van alle nog niet geconverteerde bankrekeningen, dus in het oude banknummer formaat. De tweede optie Converteerbare bankrekeningen geeft een lijst van alle nog niet geconverteerde bankrekeningen in het oude formaat die geconverteerd kunnen worden. Bankrekeningen van 9 cijfers bezitten een interne check waarmee de geldigheid gecontroleerd kan worden. Bankrekeningen die niet door de check komen worden dan ook niet aangeboden voor conversie, dat is zinloos want deze worden niet geaccepteerd bij de conversie. De interne check is alleen aanwezig op bankrekeningen met 9 cijfers, rekeningnummers met minder dan 9 cijfers worden niet gecontroleerd. Bankrekeningen met minder dan 9 cijfers (meestal oude ING rekeningen) bezitten geen interne check. Er kan vooraf niet gecontroleerd worden op geldigheid. Deze nummers komen wel op de op de lijst van converteerbare nummers terecht. Deze nummers worden dus ook ter conversie aangeboden maar zonder dat dit in een IBAN nummer resulteert. De laatste optie Onjuiste bankrekeningen (met falende interne check) is in dit stadium het belangrijkst. U krijgt hier een lijst met alle niet converteerbare bankrekeningen. U kunt deze lijst gebruiken om de bankrekeningen te verbeteren. Bankrekeningen met een falende interne check zijn hoe dan ook onbruikbaar in het financiële verkeer. Wanneer u alle oude bankrekeningen gecontroleerd heeft en eventueel hersteld, dan kunt u de procedure beginnen om alle bankrekeningen in één keer te converteren. Wizard uitvoeren Ga naar menu Extra -> Bankrekening (IBAN) conversie en kies Wizard. Hierop verschijnt het volgende scherm: Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 4
Registreren De wizard opent op het eerste tabblad. Om gebruik te kunnen maken van de IBAN BIC website voor de conversie, moet u zich eerst registreren. Druk hiertoe op de knop Registreren bij IBAN BIC website. U kunt de optie Gebruiker geselecteerd laten. De optie Premium gebruiker heeft u alleen nodig als u zeer veel (meer dan een miljoen) banknummers te converteren heeft. Vul alle gevraagde gegevens in en druk op de knop Verstuur. Sluit daarna uw webbrowser. Na enkele minuten ontvangt u een e-mail op het opgegeven e-mailadres met uw inloggegevens en bevestigingslink. Klik in de e-mail op de bevestigingslink om uw gebruikersnaam te activeren. U kunt nu de oude banknummers ter conversie indienen. Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 5
Lijst maken Ga naar het tweede tabblad Lijst maken van de Legal Eagle IBAN-wizard. Lees de tekst op het tabblad aandachtig door. Dit zijn de instructies voor het maken van een lijst. Als eerste dient u een naam en locatie op te geven voor het aanvraagbestand. Druk op de knop Naam opgeven voor aanvraagbestand. In de geopende verkenner gaat u naar een voor u gemakkelijk terug te vinden locatie op uw computer. Geeft daarna bij het veld Lijst een naam op. De standaardnaam die de wizard voorstelt bestaat uit het woord Iban gevolgd door maand en dag en de extensie.csv (iban0909.csv). Deze naam kunt u eventueel wijzigen. Onthoud de naam en de plaats van het bestand want op de IBAN BIC website moet u het bestand op deze locatie weer opzoeken. Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 6
Na het opgeven van de naam wordt de knop Maak lijst actief. Druk deze knop in. De wizard maakt het aanvraagbestand en laat enkele ogenblikken laat weten hoe groot de lijst is: Druk op OK. Wanneer er bankrekeningen bij zitten die niet voldoen aan de interne check kan de volgende mededeling getoond worden: U kunt een rapport laten maken waarmee u kunt besluiten of deze nummers belangrijk genoeg zijn om eerst te verbeteren, of dat u door wilt gaan met het converteren van de wel converteerbare bankrekeningen. U kunt ook besluiten de conversie van de goede nummers alvast uit te voeren. De andere nummers kunt u later converteren, u mag met uw account bij de IBAN BIC website tot 50 maal een aanvraaglijst indienen. Dus de onjuiste nummers kunt u later corrigeren en deze opnieuw indienen. Het is ook mogelijk afzonderlijke nummers één voor één direct te converteren. Zie daarvoor de documentatie: Individuele conversie bankrekening naar het IBAN formaat). Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 7
Na het al dan niet maken en eventueel afdrukken van een rapport komt tenslotte de vraag of u de lijst meteen wilt uploaden naar de IBAN BIC website: Maak uw keuze. Als u Ja kiest start onderstaande procedure. Kiest u Nee dan kunt u in een later stadium de wizard opnieuw starten om het aanvraagbestand te uploaden. Uploaden file U dient het aanvraagbestand te uploaden naar de IBAN BIC website. Dit bestand wordt daar voor u geconverteerd en na conversie weer aangeboden aan u om te downloaden. Als u in het bovenstaande scherm niet op Ja heeft geklikt opent u de IBAN conversie wizard en klikt in het tabblad Uploaden op de knop, Uploaden. U krijgt nu het inlogscherm van de IBAN BIC website te zien. Voer hier uw gebruikersnaam in, dat is het door u opgegeven e-mailadres bij het registreren, en uw wachtwoord. Dit laatste is u enkele minuten na het registreren naar uw opgegeven e-mailadres verzonden. Indien u zich nog niet geregistreerd heeft, dient u dat op het tabblad Registreren van deze wizard eerst te doen. Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 8
Na het aanmelden komt u op de volgende pagina van de website: Druk op de knop Selecteer bestand 1. Navigeert naar de plaats waar u de eerder gemaakte *.CSV bestand heeft opgeslagen. Druk daarna op de knop Bestand versturen. 1 Problemen bij Internet Explorer 10. N.B. Gebruikers van Internet Explorer 10 kunnen helaas ervaren dat de knop Selecteer bestand niet werkt. Die moeten de website dan toevoegen aan de lijst websites die in compatibiliteitsmode worden weergegeven. Druk daarvoor in Internet Explorer 10 op de Alt-toets zodat de menubalk zichtbaar wordt. Kies dan Extra -> Instellingen voor de compatibiliteitsweergave. U krijgt dan het scherm te zien zoals hiernaast. Vul in het invoervak Deze website toevoegen: de website www.ibanbicservice.nl in en druk op Toevoegen. Hierna kunt u dit venster sluiten. Kies hierna in het menu Extra (eerst Alt-toets kiezen voor weergave menubalk) en zet het vinkje bij de menuoptie Compatibiliteitsweergave door deze aan te klikken. Hierna zal de knop Selecteer bestand ook bij Internet Explorer 10 goed werken. Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 9
Na het indrukken van de knop Bestand versturen krijgt u de volgende tekst te zien: De IBAN BIC website laat u meteen weten dat uw bestand succesvol verstuurd is. Als u het bestand heeft verstuurd ontvangt u binnen 24 uur een e-mail zoals onderstaand, waarin staat dat uw opgestuurde bestand geconverteerd is. Beste heer / mevrouw U heeft een bestand verstuurd via de IBAN BIC MultiChecker op de website www.ibanbicservice.nl Uw bestand is aangevuld met IBAN en BIC codes en staat gereed om te downloaden. Het bestand zal twintig werkdagen na vandaag automatisch verwijderd worden. Met vriendelijke groet, IBAN BIC Service Tot de tijd dat u bovenstaand bericht krijgt, dat het bestand geconverteerd is, kunt u de wizard afsluiten. U kunt gewoon in Legal Eagle werken zoals u gewend bent. Mocht u bij uw werkzaamheden meteen een IBAN bankrekening nodig hebben dan kan dat voor individuele banknummers meteen. Zie hiervoor de documentatie Individuele conversie bankrekening naar het IBAN formaat. Dit heeft geen gevolgen voor het later verwerken van de lijst van de IBAN BIC website. Indien u een lijst niet direct na het maken heeft geüpload, kunt u een gemaakte lijst ook later uploaden. Gebruik hiervoor de knop Uploaden op het tabblad Uploaden van de wizard. Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 10
Uploaden Als u het aanvraagbestand niet direct verstuurd heeft kunt u dat alsnog doen via de wizard. Kies Menu -> Bankrekening (IBAN) conversie -> Wizard om de wizard te starten. Selecteer het tabblad Uploaden. Na het indrukken van de knop Uploaden komt u op het inlogscherm van de IBAN BIC website. Na het inloggen, komt u op de pagina IBAN BIC MultiChecker. De manier van werken is hetzelfde als de procedure die beschreven is onder Uploaden file. Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 11
Downloaden Nadat u een e-mail heeft ontvangen dat uw bestand klaar staat kunt u verder gaan met de wizard welke u vanuit Legal Eagle start. Beste heer / mevrouw U heeft een bestand verstuurd via de IBAN BIC MultiChecker op de website www.ibanbicservice.nl Uw bestand is aangevuld met IBAN en BIC codes en staat gereed om te downloaden. Het bestand zal twintig werkdagen na vandaag automatisch verwijderd worden. Met vriendelijke groet, IBAN BIC Service Start vanuit Legal Eagle de wizard via menu Extra -> Bankrekening (IBAN) conversie -> Wizard en selecteer het tabblad Downloaden. Na het indrukken van de knop Downloaden komt u weer op de inlogpagina van de IBAN BIC website. Hier kunt u inloggen met de eerder in een e-mail verkregen inloggegevens van deze site. Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 12
Na te hebben ingelogd wordt dezelfde pagina vertoond als bij het uploaden, echter het gaat nu om de geconverteerde bestanden. Deze kunt u terug vinden in het oranje gekleurde paneel aan de rechterkant. Hierin staat hoeveel bestanden voor u klaarstaat Klik op de link Download bestanden (zie rode pijl). Dat brengt u naar de pagina waar uw geconverteerde gegevens klaar staan: Omdat het bestand aangevuld is, heeft het aangevulde bestand dezelfde naam als opgegeven bij lijst maken, het bestand dat u eerder heeft geüpload. Klik op de bestandsnaam welke u wil downloaden. Afhankelijk van de instellingen van uw webbrowser zal het bestand direct gedownload worden naar een vooraf ingestelde map (meestal de map: Downloads), deze kunt u dan via de statusbalk van uw browser benaderen. Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 13
Sommige browser vragen u direct waar het bestand op te slaan. Kies voor Opslaan of Opslaan als om het bestand naar een voor u makkelijk terug te vinden locatie op uw computer op te slaan. Gebruik niet dezelfde locatie als waar het aanvraagbestand staat. Dit bestand heeft namelijk dezelfde naam en zou dan overschreven worden. U kunt wel dezelfde locatie gebruiken maar dan moet u het bestand een andere naam geven. Hierna kunt u de webbrowser afsluiten. Converteren Als u het aangevulde bestand van de IBAN BIC website gedownload heeft, kunt u de conversie beginnen. Selecteer hiervoor het tabblad Converteren van de IBAN wizard. Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 14
U dient nu eerst het bestand wat u tijdens het downloaden heeft opgeslagen te selecteren. Klik op de knop Gedownloade bestand opzoeken en zoek de locatie en selecteer het bestand dat u in tabblad Downloaden heeft opgeslagen. Klik op Ok. Let op! Het kan zijn dat de verkenner zich opent op de locatie waar u het aanvraagbestand heeft geplaatst. U ziet hier een bestand staan met dezelfde naam. Dit is niet het bestand wat u heeft gedownload. Dit is het bestand wat u verstuurd heeft. De enige uitzondering is dat als u het bestand wat u gedownload heeft ook hier bewust geplaatst hebt. Kies in dat geval voor het bestand met de aangepaste naam die u bij het opslaan van het bestand gegeven heeft. Anders, ga met de verkenner naar de gekozen locatie en selecteer het juiste bestand. Na het kiezen van het bestand wordt de knop Converteren actief. Druk op de knop Converteren om te beginnen. Na enkele ogenblikken verschijnt de volgende mededeling: De conversie is nu gereed, de nieuwe banknummers zijn bij de relaties ingevuld. Omdat u waarschijnlijk niet alle bankrekeningen heeft kunnen converteren kunt u nu een rapport maken van niet geconverteerde bankrekeningen, door op de knop Ja te klikken. U maakt dan een rapport, zoals beschreven in het begin van deze documentatie bij Rapport maken, om de nog niet geconverteerde rekeningnummers weer te geven. Hetzelfde rapport kunt u ook later maken met de optie Extra -> Bankrekening (IBAN) conversie -> Rapport. Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 15
Niet geconverteerde rekeningnummers Niet alle, voor conversie aangeboden oude banknummers, blijken in praktijk te kunnen worden geconverteerd. Dat komt doordat er bankrekeningnummers tussen kunnen zitten zonder interne check (oude ING banknummers). Deze nummers worden door de IBAN BIC website afgewezen omdat ze onjuist zijn. Het kan ook voorkomen dat bankrekeningen die wel aan de interne check voldoen, toch niet geconverteerd worden. Het betreft dan bankrekeningen die niet langer bestaan omdat de eigenaar failliet is gegaan of van bank veranderd is. De IBAN BIC website biedt u 50 keer de gelegenheid een aanvraagbestand ter conversie in te dienen. Bankrekeningnummers die al geconverteerd zijn worden door de wizard niet opnieuw in het aanvraagbestand opgenomen. Voor banknummers die eerder werden afgewezen maar inmiddels zijn verbeterd, kunt u de aanvraag gewoon herhalen. Het is ook mogelijk individuele bankrekeningen direct te converteren. Zie hiervoor de documentatie Individuele conversie bankrekening naar het IBAN formaat. Sdu Uitgevers www.scherpinsupport.nl september 2013 16