Financiële administratie en aankoopdienst HANDLEIDING : BESTELLINGEN INBRENGEN IN RAPTOOLS Log in op url : https://raptools.vub.ac.be Inloggen gebeurt met de inlog (vb.nverheye) en paswoord van het Rekencentrum (d.w.z. het paswoord waarmee men toegang heeft tot het intranet). Het derde veld wordt automatisch opgevuld (hierin komt VUBEUR). FA/NV handleiding bestellingen - Page 1 of 17 update 27/05/2011
Links in de toepassing verschijnen de functies waar men toegang voor heeft. De toegang wordt geregeld via het menu beheer (zie hiervoor de aparte handleiding beheer delegaties ). Afhankelijk van het profiel kan men in RAPTOOLS: - onkosten inbrengen (via het menu onkosten) - directe facturen inbrengen (ook via het menu onkosten) - bestellingen ingeven (via procurement) - budgetten consulteren (via budgetconsultaties) - het beheer doen van delegates en assistenten (via beheer) Onder Afmelden kan men uitloggen. In deze handleiding gaan we verder in op het inbrengen van bestelaanvragen (procurement). FA/NV handleiding bestellingen - Page 2 of 17 update 27/05/2011
Wat wordt verstaan onder procurement? Procurement is het elektronisch aanmaken van bestelaanvragen zowel voor stockartikelen (in het centraal magazijn) als niet-stock artikelen. Het gaat om bestellingen van goederen en diensten. Wie mag bestellingen invoeren? In Raptools kunnen bestellingen ingevoerd worden door: - een personeelslid - een budgethouder - de delegate van de budgethouder ( heeft rechten op alle PKC s van de budgethouder) - de volmachthouder van de budgethouder (heeft rechten op één of meerdere PKC s van de budgethouder) - de assistent van de budgethouder (heeft rechten op één of meerdere PKC s van de budgethouder) Het goedkeuringstraject bij het invoeren van een bestelling Een bestelling die wordt ingevoerd door een personeelslid of assistent zal altijd moeten worden goedgekeurd door de budgethouder. Een bestelling die wordt ingevoerd door een delegate/volmachthouder moet niet worden goedgekeurd door de budgethouder omdat de delegate/volmachthouder identieke rechten heeft als de budgethouder. Hoe maak je een elektronische bestelling? Kies het menu PROCUREMENT Binnen dit menu kan je kiezen voor een aantal mogelijkheden: - bestelaanvraag - aanvullen/valideren bestelaanvraag - goedkeuren bestellingen - overzicht bestellingen - bevestigen ontvangst non-stock artikelen FA/NV handleiding bestellingen - Page 3 of 17 update 27/05/2011
Kies bestelaanvraag Men komt dan terecht in volgend invoerscherm: Gedeelte hoofding: Veld besteldatum: standaard wordt de datum van vandaag voorgesteld als datum van bestelling. Veld budgethouder: kies de budgethouder die de aanvraag moet goedkeuren. Je kan kiezen uit de lijst van budgethouders (alfabetisch) door te drukken op het grijze vierkantje met de drie puntjes achter het veld. Veld aanvrager: dit is de persoon die de bestelling doet. Veld assistent: hier worden de assistenten getoond verbonden aan de gekozen rekeninghouder. In dit veld worden de assistenten getoond verbonden aan de budgethouder. Als de budgethouder geen assistent(en) heeft aangeduid is het veld assistent blanco. Van zodra de budgethouder één assistent heeft ingelegd voor één PKC kan je in het veld assistent kiezen voor: - de assistent(en) - de budgethouder zelf. Deze laatste mogelijkheid (assistent = budgethouder) is voorzien omdat een onkostennota moet kunnen ingeven op een PKC waarvoor de budgethouder geen assistent(en) heeft ingelegd. Voorbeeld : FA/NV handleiding bestellingen - Page 4 of 17 update 27/05/2011
Budgethouder Mark Verstraeten heeft 5 verschillende PKC s. Alleen voor PKC WT49 SINEWER1 heeft hij een assistent Lore Hendrickx ingelegd. Op de overige 4 PKC s heeft hij geen assistent ingelegd. In het veld assistent is te zien: Lore Hendrickx Mark Verstraeten Als de bestelaanvraag moet ingebracht worden ten laste van een andere PKC dan WT49 SINEWER1 moet je kiezen voor Mark Verstraeten. Als bij de invoer een assistent wordt gekozen zal de bestelaanvraag in het vervolg van het traject naar de gekozen assistent gaan voor aanvullen /valideren (zie verder in de handleiding). Als de gekozen assistent de budgethouder zelf is, gaat de bestelaanvraag onmiddellijk voor goedkeuring naar de budgethouder. Veld contactpersoon: vul de persoon in met wie er contact moet genomen worden als er vragen zijn over de bestelling. Velden telefoon en email: vul de telefoon en email van de contactpersoon in. Veld leveradres: standaard wordt het adres van de receptiedienst voorgesteld. Je kan dit adres overtypen door een ander adres waar de bestelling moet worden geleverd (bijvoorbeeld in de dienst). Gedeelte detail: Veld catalogus: kies een catalogus door te klikken op het grijze vierkantje met de drie puntjes achter aan het veld. Veld artikel: kies een artikel uit de catalogus. FA/NV handleiding bestellingen - Page 5 of 17 update 27/05/2011
Wanneer het gaat om stockartikelen is het vinkje aangeduid in het vakje stock. Wanneer het gaat om een artikel dat moet gecontroleerd worden door de dienst preventie, is het vinkje aangeduid in het vakje preventie (dit betekent dat na goedkeuring door de budgethouder de dienst preventie zijn elektronische goedkeuring moet geven over de bestelaanvraag). Men heeft de mogelijkheid om artikelen die men vaak bestelt in een favorietenlijst te steken. Gebruik hiervoor de grijze button toevoegen aan favorieten. Men kan achteraf de favorieten ophalen door gebruik te maken van de button zoeken in favorieten. Men kan ook gebruik maken van een boodschappenlijst. Deze lijst moet eerst aangemaakt worden via het menu beheer boodschappenlijst FA/NV handleiding bestellingen - Page 6 of 17 update 27/05/2011
In het gedeelte detail boodschappelijst kiest men 1) naam van de lijst (vb magazijn) 2) budgetverantwoordelijke 3) kies uit een catalogus (vb magazijn) 4) kies een artikel 5) kies een project 6) kies een kostenplaats 7) kies een voorkeurleverancier (niet nodig indien men de catalogus magazijn kiest) Druk op de knop bewaren en herhaal deze procedure tot de boodschappenlijst volledig is opgesteld. Men kan zoveel verschillende lijsten aanmaken als men wil. Men kan op ieder moment ook nog artikels toevoegen of weglaten. In de bestelaanvraag kunnen we deze boodschappenlijst dan oppikken door in de bestelaanvraag te klikken op de button boodschappenlijst. FA/NV handleiding bestellingen - Page 7 of 17 update 27/05/2011
Men ziet dan in de bestelaanvraag de boodschappenlijst die men naar keuze kan invoegen in de bestelaanvraag door de lijnen aan te vinken die men wil overbrengen en dan te klikken op de button naar bestelaanvraag. FA/NV handleiding bestellingen - Page 8 of 17 update 27/05/2011
Men kan buiten de boodschappenlijst ook artikels stuk per stuk toevoegen door het invullen van een aantal velden : Veld project: kies een project dat aan de budgethouder is gekoppeld door te drukken op het grijze vierkantje met de drie puntjes achter het veld. Veld kostenplaats: kies een kostenplaats die aan het project is gekoppeld door te drukken op het grijze vierkantje met de drie puntjes achter het veld. Veld omschrijving: in dit veld wordt automatisch de omschrijving van het artikel opgehaald, maar je kan het veld overschrijven (dit zal meestal nodig zijn bij non-stock artikelen omdat de omschrijving van de non-stock artikelen heel algemeen is). De info die hierin wordt getypt wordt overgenomen op de bestelbon naar de leverancier toe. Veld opmerking: hier kan je details meegeven. Het veld is vooral van belang voor non-stock artikelen. De details worden niet meegenomen op de bestelbon. Je kan ook verwijzen naar elektronische bijlagen die je aan de bestelaanvraag hangt via de button beheer bijlagen. Veld regularisatieaanvraag: dit veld verschijnt alleen bij de bestelling van een non-stock artikel en moet worden gebruikt wanneer de bestelling van een non-stock artikel om dringende reden reeds telefonisch is doorgegeven aan de leverancier. Dit veld wordt achteraf afgedrukt op de bestelbon zodat de leverancier weet dat de bestelling al is doorgegeven en aldus dubbele leveringen kunnen vermeden worden. FA/NV handleiding bestellingen - Page 9 of 17 update 27/05/2011
Opgelet : ook wanneer er al een factuur is, moet toch nog een bestelaanvraag worden gemaakt: het veld regularisatieaanvraag moet worden aangekruist en in het veld omschrijving moet de referentie komen van de factuur. Veld voorkeurleverancier: bij stockartikelen kan geen voorkeurleverancier worden ingevuld. Bij non-stock artikelen mag men een voorkeurleverancier opgeven. Wanneer men dit niet doet zal de aankoopdienst de leverancier bepalen. Vul in het veld aantal nu het aantal stuks in dat men wil bestellen. Wanneer het om stockartikelen gaat is de prijs een vast gegeven. De prijs wordt steeds berekend inclusief de vigerende BTW. Wanneer het gaat om een non-stock artikel en de prijs is gekend dat kan men deze invullen in het vak eenheidsprijs. Wanneer men de prijs niet kent, informeer dan eerst even bij de aankoopdienst. Voeg nu de bestellijn toe aan de bestelbon door te drukken op de button toevoegen aan bestelbon. De aangemaakte bestellijn verschijnt nu onderaan in het overzicht: Herhaal de procedure voor het aanmaken van een bestellijn indien nodig. Men kan de aangemaakte lijn wijzigen (via het icoontje voor aan de lijn) of de aangemaakte lijn verwijderen (via het vuilbakicoontje voor aan de lijn). FA/NV handleiding bestellingen - Page 10 of 17 update 27/05/2011
Is men klaar met de aanmaak van bestellijnen, druk dan op de button doorsturen bestelbon. De bestelaanvraag wordt nu geregistreerd en men komt terecht in een scherm van waaruit men de bestelaanvraag kan printen: De bestelaanvraag is nu doorgestuurd voor validatie/aanvulling of goedkeuring naar de volgende in de ketting. FA/NV handleiding bestellingen - Page 11 of 17 update 27/05/2011
Hoe valideer ik of vul ik een bestelling aan? De assistent wordt hiervan op de hoogte gebracht door een mail met de boodschap: Er werden bestelaanvragen naar u doorgestuurd ter validatie. Validatie of aanvulling moet gebeuren als bij de bestelaanvraag een assistent is aangeduid. Wat is valideren? Deze functie is ingebouwd omdat sommige rekenhouders prefereren dat eerst de assistent de bestelaanvraag bekijkt en valideert vooraleer de rekeninghouder zijn goedkeuring geeft. Via het menu Procurement - aanvullen/valideren bestelaanvraag kan de assistent de bestelaanvraag bekijken: - wanneer de assistent is aangeduid voor meerdere PKC s, kan de assistent via deze functie de PKC wijzigen indien de bestelling niet zou thuishoren op de gekozen PKC; - wanneer de assistent is aangeduid voor slechts één PKC en de bestelaanvraag hoort hier niet op thuis is er geen andere mogelijkheid dan de bestelaanvraag te weigeren (de assistent kan immers geen andere PKC selecteren want er zijn maar beperkte rechten). In geval van weigering ontvangt de aanvrager een mail dat de bestelaanvraag is geweigerd alsook de reden van weigering. De knop accepteren houdt in dat de assistent de bestelaanvraag heeft bekeken (gevalideerd) en betekent dus niet dat de bestelaanvraag is goedgekeurd! Na de validering gaat de nota naar de budgethouder en zijn delegate/volmachthouder voor goedkeuring. Wat is aanvullen? Wanneer de aanvrager bij het aanmaken van de bestelaanvraag het project en de kostenplaats niet heeft ingevuld zal de assistent deze moeten aanvullen. FA/NV handleiding bestellingen - Page 12 of 17 update 27/05/2011
Hoe keur ik een bestelaanvraag goed? Het goedkeuren van een bestelaanvraag kan alleen gebeuren door een budgethouder, een delegate (rechten op alle PKC s) of een volmachthouder (rechten op één of meerdere PKC s). Assistenten hebben geen rechten om goed te keuren. Kies de functie procurement goedkeuren bestellingen. Men komt dan terecht in een overzichtsscherm met de goed te keuren bestellingen. Men kan een bestelling goedkeuren of weigeren. Bij een weigering moet steeds een reden worden meegegeven. FA/NV handleiding bestellingen - Page 13 of 17 update 27/05/2011
Hoe krijg ik een overzicht van mijn bestellingen? Via het menu procurement overzicht bestellingen. Het overzicht is consulteerbaar door alle personen in de goedkeuringsketting (aanvrager,assistent,budgethouder, ) In het overzicht van de bestelaanvragen is selectie mogelijk op basis van verschillende criteria: - aanvrager - van datum/ tot datum - ordernummer - budgethouder - assistent - ingever (is de persoon die de bestelaanvraag heeft ingegeven, dit is meestal dezelfde persoon als de aanvrager) - status - project - kostenplaats - boekjaar - bestelbonnummer Na bijvoorbeeld selectie op budgethouder bekomt men volgend overzicht: FA/NV handleiding bestellingen - Page 14 of 17 update 27/05/2011
Als je scrolt naar rechts krijgt men te zien: FA/NV handleiding bestellingen - Page 15 of 17 update 27/05/2011
Als men klikt op het vierkantje achter aan de lijn, wordt de bestelbon getoond die door de aankoopdienst is opgemaakt en opgestuurd naar de leverancier. FA/NV handleiding bestellingen - Page 16 of 17 update 27/05/2011
Kan ik het overzicht van de bestellingen exporteren naar excel? Het overzicht van de bestelaanvragen kan geëxporteerd worden naar excel via de knop export naar excel onderaan het overzicht. FA/NV handleiding bestellingen - Page 17 of 17 update 27/05/2011