Profiel Sectormanager Bedrijfsvoering 18 mei 2016 Opdrachtgever GGD Zaanstreek-Waterland Voor meer informatie over de functie Peter Gerritsen, adviseur Leeuwendaal Telefoon (070) 414 27 00 Voor sollicitatie www.leeuwendaal.nl Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.
Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 De GGD Zaanstreek-Waterland 4 2.1 Bestuurlijke heroriëntatie op de positie van de GGD 4 2.2 Een organisatie in ontwikkeling 5 3 De functie Sectormanager bedrijfsvoering 7 3.1 De sector Bedrijfsvoering 7 3.2 Wat houdt de functie in? 7 4 De gewenste capaciteiten 9 5 De arbeidsvoorwaarden 10 6 De selectieprocedure 11 Sectormanager Bedrijfsvoering/GGD Zaanstreek-Waterland/Profiel/17 mei 2016 2 van 11
1 Inleiding Dit document is bedoeld om inzicht te verschaffen in de belangrijkste taken, verantwoordelijkheden en competenties, van belang voor de functie van Sectormanager Bedrijfsvoering bij de GGD Zaanstreek-Waterland. Daartoe wordt ingegaan op de visie en strategie, de organisatie, de interne en externe ontwikkelingen en de cultuur binnen de organisatie. Voorts wordt een beschrijving gegeven van de functie, de gewenste capaciteiten/competenties, persoonlijkheidskenmerken en de benodigde kennis en ervaring voor deze bijzondere functie en de arbeidsvoorwaarden. Besloten wordt met een beschrijving van de selectieprocedure. Voor verdere informatie adviseren wij u ook de website van GGD Zaanstreek-Waterland te raadplegen www.ggdzw.nl. Deze site geeft een goed beeld van de doelgroepen, de activiteiten, de ambities en het beleid van de organisatie, inclusief jaarverslagen. Wellicht ten overvloede vermelden we nog dat overal waar hij staat, natuurlijk ook zij gelezen kan worden. Sectormanager Bedrijfsvoering/GGD Zaanstreek-Waterland/Profiel/17 mei 2016 3 van 11
2 De GGD Zaanstreek-Waterland De GGD Zaanstreek-Waterland is een gemeenschappelijke gezondheidsdienst die werkt voor acht gemeenten in de regio Zaantreek-Waterland (Beemster, Edam-Volendam, Landsmeer, Oostzaan, Purmerend, Waterland, Wormerland en Zaanstad). De GGD wordt aangestuurd door een Algemeen Bestuur waarin acht wethouders van de deelnemende gemeenten zitting hebben. Namens en voor de gemeenten verricht de GGD vele activiteiten in het kader van de preventieve publieke gezondheid. Dit alles gericht op een gezond en veilig leven voor de ruim 328.000 burgers in de regio. De taken worden uitgevoerd op basis van de Wet publieke gezondheid. In deze wet zijn de verantwoordelijkheden van de gemeenten op het gebied van de publieke gezondheid vastgelegd en ook is opgenomen welke taken verplicht door de GGD moeten worden uitgevoerd. Naast de wettelijk, verplicht door de GGD uit te voeren taken, worden door de GGD ook andere taken op het gebied van de publieke gezondheid, in opdracht van de acht gemeenten of van een individuele gemeente, uitgevoerd. De taken van de GGD hebben betrekking op: Monitoren, signaleren en adviseren: De GGD adviseert gemeenten over hun beleid op het gebied van preventie, gezondheidsbevordering en -bescherming vanuit een brede kennisbasis. Daartoe behoort het signaleren en monitoren van gezondheidsrisico s in de fysieke en sociale omgeving en het adviseren over gezondheidseffecten van bestuurlijke beslissingen op andere beleidsterreinen. Dit gebeurt met eigen instrumenten (epidemiologisch onderzoek) en signalen uit het regionale en landelijke netwerk. Uitvoerende taken gezondheidsbescherming: De Wpg noemt een aantal gezondheid beschermende taken waarvoor een bepaalde mate van specialistische medische kennis van belang is. Het gaat om de uitvoeringstaak van infectieziektebestrijding (tuberculose en seksueel overdraagbare aandoeningen, medische milieukunde, etc. Daarnaast zijn een aantal niet wettelijk door de GGD uit te voeren taken bij de GGD belegd. Het gaat bijvoorbeeld om meldpunt overlast en bemoeizorg, de Jeugdgezondheidszorg, reizigersadvisering, etc. Met name de activiteiten in het kader van de jeugdgezondheidszorg zijn omvangrijk. Deze bestaat uit een landelijk vastgesteld preventief gezondheidszorgpakket dat onder verantwoordelijkheid van gemeenten actief wordt aangeboden aan alle jongeren tot en met 18 jaar. Publieke gezondheid bij incidenten, rampen en crises: De GGD heeft een taak bij crises en rampen. Geeft gezondheidskundig advies over infectieziektebestrijding, gevaarlijke stoffen, verzorgt met partners psychosociale hulpverlening en doet gezondheidsonderzoek na rampen. Toezicht houden: Toezicht kan op verschillende manieren worden ingevuld. Toezicht kan meer signalerend en adviserend of beïnvloedend van aard zijn of juist meer controlerend. De GGD heeft een toezichthoudende taak in de kinderopvang en houdt samen met NVWA het toezicht op ondernemers voor het gebruik van tatoeage- en piercingmateriaal (controle op hygiëneregels). Bovenstaande informatie is beperkt en op hoofdlijnen. Uitgebreidere informatie is te vinden op de website van de GGD, www.ggdzw.nl, bijvoorbeeld in de programmabegroting 2016 en het document taken in de gemeenschappelijke regeling. 2.1 Bestuurlijke heroriëntatie op de positie van de GGD De GGD wordt aangestuurd door een Algemeen Bestuur waarin acht wethouders van de deelnemende gemeenten zijn vertegenwoordigd. Het Algemeen Bestuur heeft in verband met veranderende taken voor gemeenten besloten tot een heroriëntatie op de positie van de GGD en dit vast te leggen in een visiedocument. Sectormanager Bedrijfsvoering/GGD Zaanstreek-Waterland/Profiel/17 mei 2016 4 van 11
Het proces om te komen tot het visiedocument is in het najaar 2015 weer opgepakt nadat er duidelijkheid was over de keuzes van de gemeente Zaanstad ten aanzien van het jeugddomein. De contouren van de visie, waar ook de governance onderdeel van uitmaakt, zijn in het voorjaar 2016 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Vervolgens worden de raden van de gemeenten betrokken bij de visie. Het visiedocument moet eind 2016 zijn afgerond. Aanleiding tot de visie is dat er vanuit het Rijk en vanuit de gemeenten de afgelopen jaren een heroriëntatie op het gebied van gezondheid, zorg en ondersteuning heeft plaatsgevonden. Met de transformaties (Jeugdwet, WMO, participatiewet) zijn de taken van gemeenten veranderd en verbreed. Over gezondheid wordt anders gedacht. Gezondheid is bepalend voor de eigen regie op het leven en maatschappelijke participatie. Meer dan ooit is de preventieve publieke gezondheidszorg in beeld. Bij het volgen van de dagelijkse actualiteiten zijn de voorbeelden talrijk waarbij de GGD een rol heeft of, op basis van de vraag vanuit de gemeente, een rol kan spelen. Meedoen in de maatschappij, daar gaat het om. Over gezondheid wordt anders gedacht. Gezondheid is bepalend voor de eigen regie op het leven en maatschappelijke participatie. Er wordt een groot beroep gedaan op de zelfredzaamheid en eigen kracht van burgers. De gemeenten staan voor grote uitdagingen en daarmee ook de GGD. Het domein van de publieke gezondheid en de aandacht voor preventie biedt kansen om gezondheidswinst te behalen. De nadruk ligt niet alleen op de aanpak van problemen van burgers, maar veel meer op het voorkomen daarvan. De taken die de gemeenten door de drie decentralisaties hebben gekregen en de nieuwe invulling van het begrip gezondheid maken het mogelijk om op lokaal en regionaal niveau steeds meer dwarsverbanden te leggen tussen preventie, zorg en ondersteuning om resultaten te behalen. Hierbij wordt nadrukkelijk steeds meer de samenwerking met jeugd- en wijkteams en andere ketenpartners gezocht. Een bijdrage leveren aan en de ondersteuning van gemeenten om de verbinding tussen preventie, zorg en veiligheid te realiseren is voor de GGD een belangrijke uitdaging voor de komende jaren. 2.2 Een organisatie in ontwikkeling De GGD geeft met ongeveer 350 professionals (ongeveer 220 fte) uitvoering aan de taken. De organisatie wordt aangestuurd door een relatief nieuw managementteam, welke gevormd wordt door de directeur, sectormanager Strategie & Ontwikkeling, sectormanager Preventie & Zorg en de sectormanager Bedrijfsvoering. Ontwikkeling van De GGD-organisatie is speerpunt. Geconstateerd is dat de veranderingen in het sociaal domein en in de publieke gezondheid een andere manier van werken vraagt. Proactief, meer van buiten naar binnen, sociaal ondernemerschap en een samenwerking in de keten zijn hierbij uitgangspunt. Dit is de reden waarom de GGD in samenhang met de bestuurlijke oriëntatie (het visiedocument) een organisatieontwikkeltraject is gestart. Doelstelling van dit traject is: Het bereiken van een extern georiënteerde en integrale werkwijze vanuit een eigen identiteit, ondersteund door een efficiënte invulling van de sectoren, te borgen in de detailstructuur, formatieplan en functieboek. In 2015 is de eerste stap (fase I) in de organisatieontwikkeling gezet en is een nieuwe hoofd- en managementstructuur voorbereid. De nieuwe hoofdstructuur, een sectorenmodel in plaats van een afdelingsmodel, is per 1 april 2016 van kracht. In de komende 1,5 jaar krijgt de organisatieverandering verder vervolg in fase II. Voor fase II geldt dat naast een nadere invulling van de sectoren ( de harde kant ) met name de cultuur (houding en gedrag) veel aandacht krijgt ( de zachte kant). Er ligt aan de organisatieontwikkeling geen bezuinigingsopdracht ten grondslag. Sectormanager Bedrijfsvoering/GGD Zaanstreek-Waterland/Profiel/17 mei 2016 5 van 11
De huidige organisatiestructuur: Directeur publieke gezondheid Stafdienst Ghortaken Secretaris OR Sector Strategie & Ontwikkeling Sector Preventie & Zorg Sector Bedrijfsvoering Afdeling EBG Projecten Veilig Thuis 2 Jeugdteams JOGG Afdeling AGZ Afdeling JGZ (incl projecten) Afdeling MGZ (incl projecten) De taken zijn grofweg als volgt binnen de sectoren belegd. Bij de sector Strategie & Ontwikkeling Accounthouderschap gemeenten en externe partijen. Overkoepelend beleid, gericht op innovatie en vernieuwing. Epidemiologie, Gezondheidsbevordering en kwaliteit Projecten in het sociaal domein die vragen om een doorontwikkeling en waarbij een belangrijke meerwaarde te halen is uit de samenhang en de verbinding. Dit zijn twee Jeugdteams, JOGG en Veilig Thuis. Bij de sector Zorg & Advies Uitvoering geven aan de beheersmatige taken en de ontwikkeling daarvan. Dit geldt voor de taken op het gebied van de jeugdgezondheidszorg, algemene gezondheidszorg en het meldpunt overlast en bemoeizorg. Projectmatige werkzaamheden met een beheersmatig karakter worden binnen deze sector belegd. Bij de sector Bedrijfsvoering De organisatieonderdelen die zorgdragen voor de ondersteuning van het primaire proces en de interne organisatie. Bij de stafdienst GHOR (geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio) De taken die verband houden met de coördinatie bij rampen en crisissen. De verdere invulling en uitwerking van de sectoren moet nog plaatsvinden. Dit is een belangrijke taak van de (nieuwe) leden van het managementteam. Sectormanager Bedrijfsvoering/GGD Zaanstreek-Waterland/Profiel/17 mei 2016 6 van 11
3 De functie Sectormanager bedrijfsvoering 3.1 De sector Bedrijfsvoering De sector Bedrijfsvoering zorgt voor een effectieve en efficiënte ondersteuning van processen en medewerkers van de GGD zodat zij hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Bedrijfsvoering is hierin adviserend en ondersteunend. Zorgt voor de kaderstelling en control vanuit de volgende sectoronderdelen: Communicatie. Directiesecretariaat. Facilitaire zaken. Financiën. ICT. Juridisch/inkoop. Personeel & Organisatie. Salarisadministratie (uitgevoerd door een externe partij). Verder is de controllersfunctie bij de sector belegd en wordt uitgevoerd door de sectormanager Bedrijfsvoering. De formatie van de sector Bedrijfsvoering is 24 fte. De teams Financiën en ICT/facilitaire zaken worden aangestuurd door een teamleider. De overige onderdelen worden direct aangestuurd door de sectormanager Bedrijfsvoering. Duidelijk is dat de organisatieontwikkeling die in 2015 in gang gezet is en verder gefaseerd wordt doorgevoerd in 2016 en 2017, aanpassing vraagt van het dienstenaanbod en de wijze van dienstverlening vanuit de sector Bedrijfsvoering. De sector anticipeert op deze ontwikkeling. Momenteel wordt er, in een traject waarbij alle medewerkers van de sector zijn betrokken, bezien op welke wijze de sector Bedrijfsvoering de ondersteunende, faciliterende en adviserende rol nog beter kan aansluiten bij de extern georiënteerde en integrale werkwijze waar de organisatie voorstaat. 3.2 Wat houdt de functie in? Je bent als sectormanager verantwoordelijk voor de interne bedrijfsvoeringsprocessen. Als MT-lid ben je samen met de andere MT-leden als hecht team verantwoordelijk voor een goed functionerende GGD-organisatie. Belangrijk onderdeel is de controllersfunctie die tevens belegd is bij de sectormanager Bedrijfsvoering. Je valt onder de directe verantwoordelijkheid van de directeur Publieke Gezondheid. De functie van de sectormanager Bedrijfsvoering heeft drie accenten: MT-lid. Management van de sector. Controller. MT-lid Je bent lid van het MT en vertegenwoordigt de sector. Je bent met het MT gezamenlijk verantwoordelijk voor het GGD-breed realiseren van de doelstellingen op het terrein van de publieke gezondheid. Je anticipeert op ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering, informeert het MT en zet de strategische lijnen uit. Je neemt initiatief tot vernieuwing op strategische thema s, het Sectormanager Bedrijfsvoering/GGD Zaanstreek-Waterland/Profiel/17 mei 2016 7 van 11
(door)ontwikkelen van de dienstverlening en het doen van voorstellen en het formuleren van beleid hierop. Management van de sector Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteit en kwantiteit van de producten en diensten van de sector en de ontwikkeling daarvan. Je geeft direct of indirect leiding aan de medewerkers van de afdeling, stelt jaarplannen op, bewaakt deze en maakt resultaatafspraken met medewerkers. Je stelt de begroting op voor de sector en beheert de budgetten van de sector. Je doet direct of indirect het personeelsmanagement van de sector en draagt zorg voor de ontwikkeling van medewerkers. Je bent verantwoordelijk voor een goede relatie met zowel interne als externe klanten. Je ontwikkelt de dienstverlening, monitort ontwikkelingen en trends in de uitvoering, signaleert problemen en kansen, draagt oplossingen aan, werkt deze uit in (beleid)voorstellen. Je legt verantwoording af over de producten en diensten van de sector aan de directeur. Je vertegenwoordigt de GGD extern. Controller Je geeft gevraagd en ongevraagd advies uit m.b.t. de verschillende invalshoeken vanuit bedrijfsvoering. Je bereidt de planning voor ten aanzien van de documenten van de planning & controlcyclus en bewaakt de voortgang. Je bent regisseur voor het opstellen van de documenten in de planning & controlcyclus, je verzorgt de financiële onderdelen en analyses in de documenten en draagt zorg voor de tijdige aanlevering van de documenten aan MT en bestuur. Je bent verantwoordelijk voor de strategische advisering aan de directeur op het brede terrein van bedrijfsvoering en stelt beleidsnotities op. Je bent (op afroep) beschikbaar voor bestuurlijke en ambtelijke vragen inzake bedrijfsvoering. Naast voornoemde accenten verricht ieder MT-lid tevens werkzaamheden in het kader van het GGD rampen opvang plan en draait hiervoor beschikbaarheidsdiensten (gemiddeld eenmaal per 3 weken). Sectormanager Bedrijfsvoering/GGD Zaanstreek-Waterland/Profiel/17 mei 2016 8 van 11
4 De gewenste capaciteiten Wij zoeken voor de GGD een sectormanager Bedrijfsvoering die een visie heeft op de diverse gebieden van bedrijfsvoering en deze weet te vertalen naar de uitvoering. Wij zoeken iemand die in staat is om in een complexe professionele, ambtelijke en politieke context, waarin veel in beweging is, te opereren en leiderschap te tonen en verbindingen te leggen. Het schakelen op verschillende niveaus is van groot belang. De sectormanager is een belangrijke sparringpartner en adviseur voor de directeur. Je anticipeert op ontwikkelingen en bent hierin overtuigend gesprekspartner voor de eigen organisatie en voor gemeenten en andere partijen. Je hebt een opleiding op academisch werk- en denkniveau (bijvoorbeeld bedrijfseconomie/bedrijfskunde). Je hebt kennis, ervaring en affiniteit met bedrijfsvoeringsprocessen, bij voorkeur binnen een gemeentelijke organisatie of een gemeenschappelijke regeling. Je bent een zeer ervaren manager met ruime ervaring in een brede managementfunctie en adviesfunctie op vergelijkbaar niveau. Je hebt visie op het gebied van bedrijfsvoeringsprocessen. Je hebt inzicht in politiek-bestuurlijke processen en affiniteit met het openbaar bestuur. Je bent gewend op verschillende niveaus te schakelen en bent communicatief zeer vaardig. Je bent in staat om verbeteringen en modernisering in de ontwikkeling van de producten en diensten aan te sturen en hierin resultaten te behalen. Hierin heb je aantoonbaar ervaring. Je bent gericht op een verdere versterking van de relatie met de opdracht gevende gemeenten en andere partners. Je bent inspirerend, coachend en resultaatgericht en weet medewerkers in hun kracht te zetten en te verbinden. Je stuurt op resultaten. Je hebt een analytisch en probleemoplossend vermogen. Je bent een belangrijke sparringpartner voor de directeur publieke gezondheid. Je hebt ervaring met een omgeving waarin verschillende belangen een rol spelen en durft hierin ook keuzes te maken. Je kunt goed draagvlak creëren; je weet zowel strategisch als tactisch te opereren. Sectormanager Bedrijfsvoering/GGD Zaanstreek-Waterland/Profiel/17 mei 2016 9 van 11
5 De arbeidsvoorwaarden Wat wordt er geboden? Wat de GGD je kan bieden is een verantwoordelijke en afwisselende functie voor 32 tot 36 uur. Standplaats is Zaandam. Afhankelijk van je opleiding en ervaring biedt de GGD, bij een fulltime dienstverband, een salaris van maximaal 6.387 bruto per maand in functieschaal 14. Bij deze GGD vind je een informele werksfeer, goede arbeidsvoorwaarden, waaronder arbeidsvoorwaarden op maat, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, 6% eindejaarsuitkering, 8% vakantieuitkering, een bijdrage in de levensloop en ziektekostenverzekering (IZA/Zilveren Kruis) en de mogelijkheid om flexibel te werken. Verder ontvang je een uitstekende vergoeding voor de beschikbaarheidsdiensten. De bij de gemeenten gebruikelijke rechtspositieregelingen zijn van toepassing (CAR/UWO). De aanstelling is in eerste instantie voor een jaar, bij gebleken geschiktheid volgt een vaste aanstelling. Sectormanager Bedrijfsvoering/GGD Zaanstreek-Waterland/Profiel/17 mei 2016 10 van 11
6 De selectieprocedure De procedure voor deze positie kent de volgende fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Middels executive search, netwerksearch en publicatie van de vacature in printmedia, in dit geval de Volkskrant en de bijbehorende sites, op zowel de website van Leeuwendaal als de websites van GGD Zaanstreek-Waterland en externe sites (waaronder SKIPR), werven wij kandidaten. U kunt reageren tot en met 3 juni 2016. Potentieel geschikte kandidaten worden uitgenodigd voor een voorselectiegesprek bij Leeuwendaal. Geschikte kandidaten worden op een zogenoemde longlist geplaatst. Deze longlist wordt aan de selectiecommissie gepresenteerd waarop gezamenlijk een keuze maakt voor de kandidaten die men ook daadwerkelijk wil spreken. De adviseur van Leeuwendaal neemt deel aan de selectiegesprekken. Ter voorbereiding op de eerste ronde ontvangen kandidaten gerichte informatie. 2 Selectie bij de organisatie De interne selectie bestaat voorts uit de volgende stappen: De gespreksronden vinden plaats in week 23 met twee selectiecommissies (2 gesprekken) Voor de overgebleven kandidaat is er (optioneel) een adviesgesprek met de medezeggenschap gepland in week 23-24. Het assessmentonderzoek vindt plaats in week 24 of 25 Het inwinnen van referenties en een integriteitsonderzoek Een arbeidsvoorwaardengesprek. De procedure wordt afgerond voor 1 juli 2016. De procedure wordt vanuit Leeuwendaal begeleid door Peter Gerritsen, senior adviseur W&S. U kunt hem via telefoon of mail benaderen voor meer informatie. Sectormanager Bedrijfsvoering/GGD Zaanstreek-Waterland/Profiel/17 mei 2016 11 van 11