Selectieprcedure en aanleggen van een werfreserve vr Departementshfd Vrije Tijd INLICHTINGENBROCHURE De stad Harelbeke is p zek naar een vltijds cntractueel departementshfd Vrije Tijd (A4a-A4b). 1. Inhud 2. Functiebeschrijving... 2 3. Algemene telatings-, aanwervings- en bevrderingsvrwaarden... 8 4. Verlp van de selectiepreven... 9 5. Selectiecmmissie...10 6. Wervingsreserve...10 7. Indiensttreding...10 8. Salaris...10 9. He slliciteren?...11 1
2. Functiebeschrijving Graad Departementshfd Functietitel Departementshfd-Cultuurbeleidscördinatr Dienst Vrije Tijd (m/v) Delstelling van de functie Als departementshfd cördineert en leidt u de afdelingen van uw departement teneinde bij te dragen tt de rganisatiedelstellingen, namelijk het bieden van een efficiënte en kwaliteitsvlle dienstverlening aan de klanten en van een maximale tevredenheid van de medewerkers, dit binnen het financieel, rganisatrisch, structureel en reglementair kader van het stadsbestuur. Plaats in het rgangram Als departementshfd van het departement Vrije Tijd ressrteert u rechtstreeks nder de stadssecretaris. U leidt het departement Vrije Tijd, één van de acht departementen van de Stad Harelbeke. U bent de cultuurbeleidscördinatr van de Stad Harelbeke. Het Departement Vrije Tijd bestaat uit vier afdelingen: de afdeling biblitheek, de afdeling sprt, de afdeling jeugd en de afdeling cultuur, met daarnder het cultuurcentrum en het museum. U waakt ver de inhudelijke invulling van deze sectr, ver de dienstverschrijdende prjecten binnen de sectr cultuur en vrije tijd en ver het aanwenden van schaalvrdelen in VTE en prgrammatie. Daarnaast waakt u ver de kwaliteit en de explitatie van de infrastructuur. Onder dit departement ressrteren een cultureel centrum, vier wijk- f deelgemeentegebnden gemeenschapshuizen, twee sprtcentra met utdrvelden en sprthallen, een jeugddienst, een jeugdcentrum en drie musea. U stuurt een pleg aan van 34,5 VTE medewerkers. U bent lid van het Managementteam en heeft een belangrijke beleidsvrbereidende verantwrdelijkheid in de stadsrganisatie. Schematisch: 2
Functie-inhud 1. Interne rganisatie van de dienst /afdeling Cachen en begeleiden van de medewerkers van uw dienst zdat uw team de vrpgestelde delstellingen van de afdeling bereikt. Dit hudt nder meer in dat je: instaat vr de taakverdeling binnen de afdeling vlgens beschikbare tijd en cmpetenties en ervr zrgt dat er een gede werkverdeling is; de medewerkers adviseert en begeleidt bij de dagelijkse werkzaamheden en hen in de uitvering ervan pvlgt; 3
instaat vr een gede interne cmmunicatie binnen de afdeling en juw medewerkers infrmeert ver het waarm, de middelen, de timing en het gewenste resultaat van hun taken; vernieuwende initiatieven vrstelt die de werking kunnen verbeteren; de medewerkers van juw afdeling ndersteunt in hun functineren, pvlgt welke kennis/vaardigheden de medewerkers bijkmend ndig hebben en indien ndig gepaste vrming vrstelt; de medewerkers begeleidt dr middel van de instrumenten van de ntwikkelcyclus (plannen, cachen, ntwikkelgesprek en evalueren) en dr middel van regelmatige psitieve en crrectieve feedback, hen stimuleert in hun ntwikkelmgelijkheden binnen de afdeling en ruimer binnen de rganisatie; instaat vr het detecteren van vrmings- en pleidingsbeheften van de medewerkers en navlgend instaat vr de cmpetentientwikkeling in verleg en samenwerking met de HR-verantwrdelijke; aandacht hebt vr het welzijn van uw medewerkers; 2. Beleidsvrbereiding Vanuit de eigen expertise en het werkveld een eigen visie ntwikkelen en frmuleren ver het beleidsthema teneinde advies te geven ver de mgelijke (wenselijke) richting van het vrijetijdsbeleid van de stad. Dit hudt nder meer in dat je: vanuit ervaring, expertise, wetenschappelijk nderzek en maatschappelijke evluties beleidsvrstellen frmuleert en vrbereidt vr het bestuur mtrent het vrijetijdsbeleid, hen adviseert ver ntwikkelingen, hen mgelijke knelpunten, pprtuniteiten en scenari s aanreikt; ken- en stuurgetallen bepaalt en kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria vr de dienstverlening bepaalt; rapprten aanlevert m bij te dragen aan beleidsvrbereiding; betrkkenheid creëert m een breed draagvlak te realiseren; het bestuur actief ndersteunt in de uitwerking van de beleidsdelstellingen en bijhrende actieplannen; waakt ver de implementeerbaarheid van de beleidsvrstellen; practief infrmatie verzamelt, verwerkt en genereert; nieuwe beleidsitems aanbrengt; 3. Beleidsuitvering en -evaluatie 4
Cördineren en ndersteunen van de beleidsimplementatie teneinde ervr te zrgen dat de implementatie efficiënt kan verlpen znder de dagelijkse werking van de dienst(en) te hinderen. Dit hudt nder meer in dat je: jaarplannen uitwerkt die binnen de meerjarenplanning kaderen en deze samen met het team uitwerkt; beleidsplannen vertaalt naar strategische en peratinele delstellingen die tt het gewenste resultaat meten leiden; terugkppelt naar de secretaris en/f functinele schepen en de burgemeester ver de vrtgang van de beleidsimplementatie; de interne cntrle en de kwaliteit van de beleidsimplementatie bewaakt en bij externe cntrles hier cnstructief aan meewerkt; waakt ver de vrtgang van de beleidsimplementatie en bijstuurt waar ndig; regelmatig evalueert f de acties bijdragen aan de vrpgestelde delstellingen; 4. Cmmunicatie Realiseren van transparante infrmatiestrmen zdat het beleid en de medewerkers ged geïnfrmeerd en betrkken zijn. Dit hudt nder meer in dat je: instaat vr cnstructief verleg en samenwerking met de beleidsverantwrdelijken; dienstverschrijdend verleg rganiseert; ptimale interne cmmunicatie binnen het departement bewaakt; een gede bttum-up cmmunicatie verzrgt (rapprteren, aftetsen van vrstellen, ); een gede tp-dwn cmmunicatie verzrgt (naar de medewerkers te); actief deelneemt aan departementsverschrijdende verlegmmenten; de dienst in het geheel van de rganisatie vertegenwrdigt en daar een participerende rl in speelt; de externe cmmunicatie vertrekkende van de dienst pvlgt en rganiseert cnfrm het algemeen beleid van de stad; 5. Expertise Onderhuden en up t date huden van de expertise binnen het eigen beleidsdmein zdat deze kan wrden tegepast binnen de delstellingen van de rganisatie. Dit hudt nder meer in dat je: 5
initiatief neemt en ervr zrgt dat de kennis steeds actueel is in functie van de beheften van de rganisatie; cmplexe taken zelf pneemt; kennis deelt met cllega s, richtlijnen en instructies geeft; advies frmuleert ver vragen binnen eigen expertisedmein; drverwijst f bijkmende infrmatie inwint bij cllega s f gespecialiseerde instanties; bij prblemen mee zekt naar een kwaliteitsvlle plssing; instaat vr kennisbeheer van bestaande praktijken en prcedures; nieuwe praktijken en prcedures definieert; 6. Financiële pvlging Opmaken en pvlgen van het budget en de meerjarenplanning van het departement zdat de financiële delstellingen van de rganisatie wrden behaald en een efficiënt en deltreffend financieel beheer mgelijk is. Dit hudt nder meer in dat je: tijdig en nauwkeurig een gefundeerd en samenhangend budgetvrstel en wijziging pstelt; het vastgestelde budget pvlgt en p de meest efficiënte manier inzet; streeft naar ptimalisatie in de uitvering van de pgedragen pdrachten van de dienst m het resultaat en de kst van de dienst p een aanvaardbaar niveau te huden; subsidiemgelijkheden psprt, meldt en afhandelt; 7. Lid van het managementteam Dit hudt nder meer in dat je: de cördinatie van de gemeentelijke diensten ndersteunt bij de beleidsvrbereiding, - uitvering en evaluatie; de eenheid in de werking en de kwaliteit van de rganisatie bewaakt; de werking van de gemeentelijke diensten bewaakt; je cllega s infrmeert ver de zaken waarmee je departement bezig is en die van strategisch belang zijn vr het stadsbestuur; dienstverschrijdende pdrachten die dr het managementteam zijn gefrmuleerd en dr het cllege zijn gedgekeurd, mee realiseert; 6
Cntacten U nderhudt cntacten met: Intern Extern Rapprtering en mtivering mtrent adviezen Regelmatige rapprtering en infrmatieuitwisseling Tweewekelijkse vergadering en tussentijds verleg in functie van de behefte Regelmatig gemeenteraadscmmissies Dagelijkse leiding, samenwerking en infrmatieuitwisseling Peridieke vergadering: infrmatie-uitwisseling, rapprtering, bespreking van inhudelijke dssiers van aan elkaar gelinkte diensten, rechtstreeks leidinggevende, cördinatie van activiteiten Regelmatige infrmatie-uitwisseling Cntacten in functie van de dienstverschrijdende prjecten en in functie van de behefte Overleg, samenwerking en infrmatie-uitwisseling in functie van de behefte Cllege van burgemeester en schepenen Stadssecretaris Leden managementteam Gemeenteraadsleden Diensthfdencördinatren Beleidsmedewerkers Medewerkers van eigen dienst Diensthfden en medewerkers die niet nder de eigen dienst ressrteren Diverse rganisaties, persnen, besturen, enz. binnen het eigen, het aangrenzende, en buiten het bevegdheidsgebied Cmpetentie-prfiel Organisatiecmpetenties Initiatief Klantgerichtheid Kwaliteitsvl werken Lyaal zijn Samenwerken 7
Cmpetenties vastgelegd vr deze graad Besluitvaardigheid Creativiteit Delegeren Leidinggeven Onafhankelijk denken Resultaatgericht werken Visie ntwikkelen Zelfstandig werken Technische vaardigheden beheersen (eigen aan de dienst) Tepassen van de expertise eigen aan het vakgebied en de bevegdheid binnen de pdrachten. Verder uitbuwen en ntwikkelen van de expertise binnen het vakdmein ten beheve van de rganisatie. Salarisschaal A4a-A4b Specifieke arbeidsmstandigheden U past zich binnen uw functie aan veranderingen in pdrachten en werkmstandigheden aan. Op deze manier kmt u tegemet aan wijzigende mstandigheden, pdrachten en delstellingen binnen de dienst waar u bent tewerkgesteld. 3. Algemene telatings-, aanwervings- en bevrderingsvrwaarden Om tegang te hebben tt een functie bij het stadsbestuur, meten de kandidaten: 1. een bewijs van ged gedrag en zeden kunnen vrleggen; 2. de burgerlijke en plitieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn vr de uit te efenen functie, in vereenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvering van hun werk. De medische geschiktheid wrdt vrafgaand aan de indiensttreding f uiterlijk binnen de maand na de indiensttreding vastgesteld dr de bedrijfsgeneeskundige dienst (d.i. de arbeidsgeneesheer). Persnen met een arbeidshandicap kmen eveneens in aanmerking indien zij in de mgelijkheid zijn de gevraagde betrekking p nrmale wijze uit te efenen. 4. De vlgende statutaire en/f cntractuele functies zijn vrbehuden vr Belgen, mdat uit de functiebeschrijving blijkt dat ze een rechtstreekse f nrechtstreekse deelname aan de uitefening van het penbaar gezag inhuden f werkzaamheden mvatten die strekken tt de bescherming van de belangen van het gemeentebestuur: a. m.b.t. de statutaire functies: stadssecretaris en financieel beheerder; b. m.b.t. de statutaire en/f cntractuele functies: stedenbuwambtenaar. 8
5. Vr de verige statutaire/cntractuele functies meten de kandidaten nderdaan zijn van een van de lidstaten van de Eurpese Ecnmische Ruimte. Bevrderingsvrwaarden: 1. tenminste ver een graad beschikken met functinele lpbaan C4-C5; 2. minimum ver 4 jaar niveauanciënniteit beschikken in niveau C en/f niveau B en/f niveau A; 3. ver een gunstige evaluatie beschikken; 4. slagen vr een bevrderingsexamen. Aanwervingsvrwaarde: 1. huder zijn van een masterdiplma; 2. minstens 4 jaar relevante werkervaring in een leidinggevende functie; 3. slagen in een aanwervingsexamen Om in deze functie te wrden aangesteld dient de kandidaat te slagen vr nderstaande selectieprcedure. De selectiepreven bestaan uit een: 1) Thuispdracht (40/100): de kandidaten werken een aantal cases uit gerelateerd aan de functie. 2) Assessment uitsluitend De kandidaten die slagen vr de thuispdracht wrden uitgendigd naar het assessment. 2) Mndelinge pref (60/100): De kandidaten met een gunstig assessmentrapprt wrden uitgendigd naar een interview p basis van het curriculum vitae van de kandidaat en de te testen cmpetenties zals gefrmuleerd in de functiebeschrijving. Om geslaagd te zijn, met de kandidaat minstens 50% behalen p elk deel binnen de pref, 60% p elke pref afznderlijk en 60 % p het geheel van het examen. 4. Verlp van de selectiepreven We verwachten uw kandidatuur uiterlijk p 27 september 2017. De thuispdracht wrdt p vrijdag 6 ktber per mail tegestuurd. Men krijgt één weekend de tijd m de pdracht uit te werken en te bezrgen. Assessments gaan dr p 26 ktber, 27 ktber f 7 nvember Mndelinge preven: 22 nvember 9
5. Selectiecmmissie Vr de samenstelling van de selectiecmmissie gelden de vlgende algemene regels: 1. de stadssecretaris (f zijn afgevaardigde) en een medewerker van het stadsbestuur (met minstens een gelijke graad, indien niet invulbaar: een bijkmende externe deskundige); 2. minstens 1 extern deskundige [zwel externe persnen als externe rganisaties (selectiebureau) kunnen deel uitmaken van een selectiecmmissie]. De leden van de gemeenteraad en van het cllege van burgemeester en schepenen kunnen geen lid zijn van een selectiecmmissie in een selectieprcedure vr het eigen gemeentebestuur; zij mgen wel aanwezig zijn als waarnemer, net zals de afgevaardigden van de representatieve vakrganisaties. Bij aflp van de selectieactiviteiten beraadslaagt de selectiecmmissie vltallig ver het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. De aanstellende verheid stelt de kandidaat aan p basis van een vlledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke mtivering. 6. Wervingsreserve Alle geslaagde kandidaten die aan de bevrderingsvereisten vlden, wrden in de wervingsreserve pgenmen en gerangschikt vlgens het behaalde resultaat. De geldigheidsduur van een wervingsreserve bij bevrdering bedraagt 5 jaar. Kandidaten die niet gekzen wrden, behuden hun plaats p de wervingsreserve vr de vlledige duur ervan, tenzij ze zelf schriftelijk te kennen geven van elke aanstelling af te zien. Bij een vacant verklaring van een gelijkaardige functie wrden de kandidaten, pgenmen p de wervingsreserve, gecntacteerd. 7. Indiensttreding Het cllege van burgemeester en schepenen stelt de uiterlijke datum van indiensttreding vast. 8. Salaris De bezldiging gebeurt p basis van de salarisschaal A4a-A4b. Nuttige berepservaring in de privé-sectr kan vr max. 12 jaar meegerekend wrden vr de vaststelling van de geldelijke anciënniteit. 10
Diensten die gepresteerd werden bij een andere verheid kmen nbeperkt in aanmerking vr de berekening van de geldelijke anciënniteit. Brut aanvangsln p maandbasis vlgens de wettelijke barema s tussen: 3.667-4.601. Geïnteresseerden kunnen bij de persneelsdienst een gepersnaliseerde simulatie pvragen. Extra legale vrdelen - maaltijdcheques aan 6 eur; - hspitalisatieverzekering; - fietsvergeding aan 0,23 eur per km.; - tussenkmst in trein- en busabnnement; - heel wat pleidingsmgelijkheden - jaarlijkse vakantie: 31 dagen - aansluiting bij de Gemeenschappelijke Sciale Dienst die tal van vrdelen biedt aan de persneelsleden van de stad - krting bij deelname aan bepaalde vrijetijdsactiviteiten van de stad. 9. He slliciteren? Bezrg uw CV met mtivatiebrief waaruit uw relevante ervaring blijkt, samen met een kpie van uw diplma uiterlijk p 27.09.2017 aan Search & Selectin. Slliciteren vr deze jb kan via https://www.jbpunt.be/vacatures/departementshfd-vrije-tijd-42229 Vr verdere bijkmende infrmatie kan je tijdens de kantruren terecht bij de persneelsdienst van het Stadsbestuur Harelbeke, Marktstraat 29 te Harelbeke, telefnnummer (056) 73 33 91, email. : persneel@harelbeke.be 11