Handleiding voor het aanleveren van telefoonnummers voor Nummerherkenning 1. Stap voor stap nummers aanleveren Stap 1) Inloggen op de website voor nummerherkenning Stap 2) Soort kantoor aangeven Stap 3) Check nummers uit BAR Stap 4) Voeg extra nummers toe Stap 5) Nummers aanleveren: Groot of klein kantoor? Stap 6) Optioneel: Nummers doorgeven voor Nummerherkenning DJI (Dienst Justitiële Inrichtingen) Stap 7) Download Pdf-bestand voor eigen administratie 2. Houd uw bestand actueel 3. Overzicht aan te leveren nummers 4. Vragen? 1
1. Stap voor stap nummers aanleveren Stap 1: Inloggen op de website voor nummerherkenning Er is toegang tot de website met de advocatenpas. NB: Alleen de bij de Orde geregistreerde kantoorbestuurder of door hem voor de applicatie Nummerherkenning gemachtigde heeft toegang tot de website. Het beginscherm ziet er als volgt uit: Om in te loggen klikt u rechts op de knop Nu inloggen. Vervolgens krijgt u het volgende schermen te zien: 2
Log vervolgens in met uw Advocatenpas. Ingelogd? Dan krijgt u dit scherm te zien: Lukt dit niet of krijgt u dit scherm niet, neemt u dan contact op met de helpdesk van de Orde op 070 335 3554 of helpdesk@advocatenorde.nl. Stap 2: Soort kantoor aangeven U ziet het volgende scherm. Hier geeft u eenmalig aan wat voor kantoortype (regulier, gemengd of advocaat in dienstbetrekking) het kantoor is waarvoor u de nummers doorgeeft. NB: Heeft uw kantoor meerdere vestigingen dan dient voor elke vestiging afzonderlijk ingelogd te worden en doorgegeven te worden wat voor kantoortype het kantoor is. Met Toepassen bevestigt u uw keuze en komt u in het volgende scherm terecht. 3
Als u daarna via de rode button in het scherm weer teruggaat naar het hoofdscherm van de website, ziet u het volgende scherm, waarin het door u gekozen kantoortype wordt getoond: Stap 3: Check nummers uit BAR Onder het tabblad Nummers uit BAR vindt u de nummers die de Orde in de Beheer Advocaten Registratie (BAR) heeft geregistreerd. 4
Bij de doorkiesnummers moet u selecteren of het een doorkiesnummer van de advocaat of van de secretaresse betreft. Als de telefoonnummers niet kloppen, kunt u wijzigingen doorgeven via een barmutatieformulier dat te downloaden is op www.barbeheer.nl. Stap 4: Voeg extra nummers toe Klik op het tabblad Extra nummers. Hier moeten de telefoonnummers worden ingevoerd die nog niet bij de Orde geregistreerd staan en dus ook niet bij de eerder getoonde nummers uit Beheer Advocaten Registratie (BAR) staan. Klik op Nieuw nummer toevoegen. 5
Bij Selecteer een type vindt u alle soorten telefoonnummers die u voor uw specifieke kantoor of vestiging dient in te voeren. Bij Omschrijving kunt u als geheugensteuntje bijvoorbeeld de naam van de betreffende persoon, afdeling etc. toevoegen. Let wel: dit is niet verplicht. De telefoonnummers die u invoert, worden enkel en alleen ten behoeve van nummerherkenning gebruikt. Stap 5: Nummers aanleveren: Groot of klein kantoor? a. Klein kantoor Als u contactpersoon bent op een (relatief) klein kantoor, dan kunt u het best onder Extra nummers de nummers voor alle individuele advocaten invullen. Klik op Nieuw nummer toevoegen en het scherm klapt verder open met een aantal invulvelden. In een van de invulvelden kunt u aangeven of u het telefoonnummer al dan niet wilt doorgeven aan het systeem van Nummerherkenning van DJI. Meer informatie daarover staat onder Stap 6 verderop in deze handleiding. 6
Als u klaar bent met invullen, klikt u op Opslaan + sluiten. Wilt u nog een nummer toevoegen? Kies dan voor Opslaan + nieuw. Als u een verplicht veld niet heeft ingevuld (alleen het veld omschrijving is niet verplicht, dat is bedoeld als geheugensteuntje voor uzelf), krijgt u een melding dat u nog iets bent vergeten voordat u kunt opslaan. Als het opslaan wel is gelukt, dan zijn deze nummers goed geregistreerd. Als u een fout heeft gemaakt en één van de ingevoerde nummers wilt wijzigen, dan klikt u op het potloodje dat achter het nummer staat en u kunt uw wijzigingen doorvoeren. Met Opslaan + sluiten slaat u de wijziging op. 7
b. (Middel)groot kantoor Bent u contactpersoon voor een middelgroot of groot kantoor dan is het aan te raden om de telefoonnummers in te voeren met behulp van een Excelbestand. U dient dan het Excelbestand te gebruiken onder Extra service. U doet dat door deze te downloaden, op te slaan op uw pc en daar alle nummers in te voeren. LET OP: In het Excelbestand worden de nummers alleen goed opgenomen als het nummertype en het nummer goed zijn genoteerd. Het nummertype kunt u in Excel selecteren als u in de eerste kolom aan de rechterkant van de lege cel op het pijltje klikt. In de volgende kolom typt u het nummer in. Het nummer moet het volgende formaat hebben: aan elkaar de landcode met plus-teken, regiocode zonder nul en doorkiesnummer. Dus bijvoorbeeld +31703353535. In de derde kolom kunt u aangeven of u deze extra nummers wilt doorgeven aan DJI (zie ook de informatie onder Stap 6 ). (Let op: via het Excelbestand kunt u alleen voor de extra nummers aangeven of u deze wilt doorgeven aan DJI; voor de BAR-nummers dient u dit te doen onder het tabblad Nummers uit BAR.) U kunt optioneel een opmerking in de vierde kolom toevoegen. De volgorde van deze vier kolommen kan niet gewijzigd worden. Ook als u een kolom tussenvoegt of verwijdert, dan kunt u het bestand niet meer uploaden. 8
Als u klaar bent met het invoeren van alle nummers, dan kunt u weer inloggen op de website Nummerherkenning en het ingevulde Excelbestand rechtstreeks invoeren door op Uploaden te klikken. Selecteer het ingevulde Excelbestand en klik op weer op Uploaden. Alle nummers in het Excelbestand worden gecontroleerd en u krijgt te zien hoeveel importeerbare nummers zijn gevonden. Indien akkoord klikt u op Invoeren en het Excelbestand wordt dan automatisch van uw eigen pc ingevoerd in het systeem van nummerherkenning waardoor alle extra nummers van uw kantoor zijn doorgegeven, inclusief of deze al dan niet aan DJI kunnen worden doorgegeven. (Let op: via het Excelbestand kunt u alleen voor de extra nummers aangeven of u deze wilt doorgeven aan DJI; voor de BAR-nummers dient u dit te doen onder het tabblad Nummers uit BAR.) 9
Wijzigingen die u doorvoert (bijvoorbeeld het toevoegen van een nieuw nummer of het wijzigen van een reeds bestaand nummer) zijn direct zichtbaar in de applicatie. Het duurt echter 24 uur voordat de wijzigingen in het hele systeem zijn verwerkt. Stap 6: Optioneel: nummers doorgeven voor Nummerherkenning DJI Via de applicatie Nummerherkenning kunt u ook nummers doorgeven voor het systeem van Nummerherkenning DJI (Dienst Justitiële Inrichtingen). Dit is vrijwillig, niet verplicht. De nummers die u doorgeeft aan DJI worden dan door het telefoonsysteem van DJI herkend als geheimhoudernummers. Binnen de inrichtingen van DJI worden gesprekken vanaf een kaarttelefoon (telefoons waarmee gedetineerden naar buiten kunnen bellen) automatisch opgenomen. Wordt door uw gedetineerde cliënt vanaf een kaarttelefoon naar een geheimhoudernummer gebeld dat door u in de applicatie is ingevoerd, dan wordt opname vóór totstandkoming van het gesprek verhinderd. Hoewel het niet verplicht is uw nummers aan het systeem van DJI door te geven, raadt de Orde dit advocaten wel stellig aan. Zowel onder het tabblad Nummers uit BAR als Extra nummers ziet u links in het scherm Doorsturen naar DJI. U kunt via die button nummers doorgeven aan het systeem van nummerherkenning van DJI. NB: de nummers worden standaard niet doorgegeven aan DJI, u moet dus zelf de keuze op ja zetten (het groene vinkje op de button). U kunt dit per nummer doen, of voor alle nummers die voor uw kantoor in de applicatie Nummerherkenning staan in één keer. Let op: als u alle nummers in één keer wilt doorgeven aan DJI, moet u de keuze op ja zetten onder zowel het tabblad Nummers uit BAR als het tabblad Extra nummers. Elke advocaat is zelf verantwoordelijk voor het al dan niet doorgeven van zijn nummers aan DJI. Wees u ervan bewust dat als u ervoor kiest om alle nummers in één keer aan DJI door te geven, hierover overeenstemming binnen het kantoor moet zijn. a. Doorgeven aan DJI per nummer: Klik op de button die links van het telefoonnummer staat onder Doorsturen naar DJI. U krijgt dan het volgende scherm te zien, met daarin de vraag Wilt u Bewerken; nummers wel/niet doorsturen naar DJI starten? : 10
Klik op OK. Maak vervolgens een keuze voor doorgeven aan DJI door de button op ja te zetten (het groene vinkje):. Klik vervolgens op Opslaan. Uw keuze wordt verwerkt en het nummer zal na 24 uur worden doorgegeven aan het systeem van DJI. U kunt uw keuze weer ongedaan maken door de button op nee te zetten (het rode kruisje):, en vervolgens op Opslaan te klikken. Uw keuze wordt verwerkt, en het nummer zal na 24 uur niet meer worden doorgegeven aan het systeem van DJI. b. Alle nummers in één keer doorgeven aan DJI: Als u alle nummers in één keer door wilt geven aan DJI, klikt u op het groene potloodje rechts van Doorgeven aan DJI. U krijgt dan het volgende scherm te zien: 11
U kunt dan met de button aangeven of u alle nummers in één keer wilt doorgeven aan DJI:. Klik vervolgens op Opslaan. Uw keuze wordt verwerkt, en de nummers zullen na 24 uur worden doorgegeven aan het systeem van DJI. Let op: u dient deze actie uit te voeren onder zowel het tabblad Nummers uit BAR als het tabblad Extra nummers. U kunt uw keuze ook hier weer ongedaan maken door de button op nee : te zetten, en vervolgens op Opslaan te klikken. Uw keuze wordt verwerkt en de nummers zullen na 24 uur niet meer worden doorgegeven aan het systeem van DJI. Als u dit voor alle nummers in één keer wilt doen, wees u er dan van bewust dat daarover overeenstemming binnen het kantoor moet zijn. Let op: u dient deze actie uit te voeren onder zowel het tabblad Nummers uit BAR als het tabblad Extra nummers. Als u voor het uploaden van een grote hoeveelheid extra nummers, inclusief de keuze voor doorgeven aan DJI, gebruik maakt van het Excelbestand, let er dan op dat als u wilt dat er nummers uit BAR aan DJI worden doorgegeven, u dit separaat onder het tabblad Nummers uit BAR aangeeft. Dit kan niet via het Excelbestand. Stap 7: download Pdf-bestand voor eigen administratie Bent u klaar? Zijn alle nummers doorgegeven? Download dan een Pdf-bestand met alle nummers (BAR- en Extra nummers) voor uw eigen administratie door te klikken op Downloaden, Download Pdf. 12
2. Houd uw bestand actueel Als de juiste nummers zijn opgegeven, moeten ze natuurlijk ook actueel worden gehouden. Dit houdt in dat bij mutaties in het personeelsbestand (bijvoorbeeld bij uitdiensttredingen) uw bestand moet worden aangepast. Als u slechts een beperkt aantal nummers wilt wijzigen, dan kunt u dat het best rechtstreeks op de website Nummerherkenning doen door de juiste nummers op te zoeken en deze vervolgens te verwijderen of via het potloodje wijzigingen aan te brengen (zie uitleg bij stap 5a). U kunt dan ook het best per nummer aangeven of dit nog wel of niet meer aan DJI moet worden doorgegeven. Voor grote wijzigingen in de extra nummers kunt u het best de oude nummers in één keer verwijderen en een volledig nieuw Excelbestand uploaden. Als u voor het uploaden van een grote hoeveelheid extra nummers, inclusief de keuze voor doorgeven aan DJI, gebruik maakt van het Excelbestand, let er dan op dat als u wilt dat er nummers uit BAR aan DJI worden doorgegeven, u dit separaat onder het tabblad Nummers uit BAR aangeeft. Dit kan niet via het Excelbestand. Om alle extra nummers in een keer te verwijderen klikt u onder Extra Service op Verwijderen, Verwijder alle extra nummers. 13
Volg stap 5b en u hebt een nieuwe Excellijst toegevoegd en uw extra nummers zijn weer up to date. Ook wijzigingen met betrekking tot het doorgeven van nummers aan DJI die u in de Excellijst heeft aangebracht, worden opgenomen in het systeem van nummerherkenning. 3. Overzicht aan te leveren nummers Welke nummers dient u conform de Verordening door te geven? Reguliere advocatenkantoren; alle kantoren met alleen advocaten/geheimhouders moeten de volgende nummers doorgeven: 1. Het doorkiesnummer vaste telefoon advocaat (type advocaat doorkies) 2. Mobiel nummer advocaat (type advocaat mobiel) 3. Doorkiesnummer fax advocaat (type fax) 4. Doorkiesnummer vaste telefoon secretaresse van de advocaat (type secretaresse) 5. Nummer van de vaste telefoonaansluiting thuis van de advocaat, die alleen voor zakelijk gebruik is bestemd (type thuis zakelijk) 6. Algemene vaste telefoonnummer van het kantoor 7. Het algemene faxnummer van het kantoor 8. Eventueel bundelnummers (kunnen er meerdere zijn) (type bundelnummer 9. Doorkiesnummers van personen met een afgeleid verschoningrecht a. Doorkiesnummer studentstagiaire (type studentstagiaire) b. Doorkiesnummer paralegal (type paralegal) c. Doorkiesnummer medewerkers van de financiële administratie (type Financiële administratie) Alle gemengde kantoren moeten de volgende nummers aanleveren 1. Het doorkiesnummer vaste telefoon advocaat (type advocaat doorkies) 2. Mobiel nummer advocaat (type advocaat mobiel) 3. Doorkiesnummer fax advocaat (type fax) 4. Doorkiesnummer vaste telefoon secretaresse van de advocaat (type secretaresse) 5. Nummer van de vaste telefoonaansluiting thuis van de advocaat, die alleen voor zakelijk gebruik is bestemd (type thuis zakelijk) 14
6. Doorkiesnummers van personen met een afgeleid verschoningrecht a. Doorkiesnummer studentstagiaire (type studentstagiaire) b. Doorkiesnummer paralegal (type paralegal) 7. Eventueel bundelnummers (dit is afhankelijk van de vraag of het telefoonverkeer van advocaten en niet-geheimhouders technisch gescheiden kan worden (type bundelnummer) Alle advocaten in diensbetrekking moeten de volgende nummers aanleveren 1. Het doorkiesnummer vaste telefoon advocaat (type advocaat doorkies) 2. Mobiel nummer advocaat (type advocaat mobiel) 3. Doorkiesnummer fax advocaat (type fax) 4. Doorkiesnummer vaste telefoon secretaresse van de advocaat (type secretaresse) 5. Nummer van de vaste telefoonaansluiting thuis van de advocaat, die alleen voor zakelijk gebruik is bestemd (type thuis zakelijk) 4. Vragen? Mocht u vragen hebben dan vindt u op de website ook een FAQ ( veelgestelde vragen ), een begrippenlijst en een overzicht van de aan te leveren telefoonnummers. U vindt hier ook de Verordening op de Nummerherkenning zelf. Komt u er niet uit? Neem dan contact op met de helpdesk van de Orde op 070-335 3554 of helpdesk@advocatenorde.nl. 15