INHOUDSOPGAVE BEHEERDERS HANDLEIDING Login...2 Gebruikte symbolen...3 Bewerken diensten...5 Bewerken evenementen...6 Bewerken ledensoort...7 Bewerken tijden...8 Schema soort...9 Schema schema tijden...10 Extra Reminders...11 Extra Vereniging...12 Extra Status Website...13 Extra Ledenbestand...14 Planning Rooster maken en bijwerken...16 Planning invullen bardiensten...17 Planning Automatisch plannen...18 Planning Verhinderingen...19 Bardiensten Invullen bardienst...20 Bardiensten mijn bardiensten...21 Bardiensten Mijn Gegevens...22 Bardiensten Mijn Verhinderingen...23 Webmaster Utils Utilities...24 1
Login Login pagina Bardiensten On-Line Alvorens men met het bardiensten on-line programma kan werken dient men eerst in te loggen. De gebruikersnaam is het bondsnummer zoals vermeld op de tennispas en het wachtwoord is de geboortedatum in het formaat dd-mm-jjjj. De geboortedatum/wachtwoord 1 januari 1950 dient als volgt te worden ingevuld: 01-01-1950 2
Gebruikte symbolen Printer symbool (print vriendelijk) Indien u op het printersymbool klikt wordt de huidige pagina in een nieuw venster getoond. Deze nieuwe pagina is printvriendelijk opgebouwd zodat u deze op normaal papier kunt uitprinten. Wereldbol symbool (exporteren naar html) De huidige pagina wordt in hmtl formaat getoond en kunt u opslaan. Excel symbool (exporteren naar Excel) De huidige pagina wordt in zijn total naar Excel geexporteerd. U kunt de geëxporteerde Excel bestanden normaal opslaan op u uw PC. Excel/csv (exporteren naar csv) Gelijk aan export naar Excel alleen dan in het.csv formaat Zoeken Indien u op het plus-teken klikt worden de zoekmogelijkheden van dit scherm getoond. Om het zoekscherm te sluiten klikt u op het min-teken van het zoek symbool. U kunt zoeken op speciale velden door in de rubrieken uw zoekcriteria in te vullen of u vult (bv een naam of een bondsnummer) het veld dat voor de zoekknop staat in en het systeem doorzoekt het hele bestand op dit gegeven. LET OP: Om terug te keren naar het totale bestandsoverzicht dient u te klikken op laat alles zien 3
Aantal regels per pagina U kunt zelf bepalen hoeveel regels u op uw scherm wilt zien. Selecteer dit bij Records per Pagina Bij grote bestanden kunt ook het paginanummer invoeren in de linkerkolom. Het systeem gaat dan direct naar deze pagina. Toevoegen aan een bestand. Klik op de knop Toevoegen om records aan dit bestand toe te voegen. Regel bekijken Klik op het vergrootglas om de dit record in detail te bekijken. Regel wijzigen Klik op het potloodsymbool om de informatie van deze regel te wijzgen. Regel verwijderen Klik op het X-symbool om deze regel uit het bestand te verwijderen. De titelbalk boven ieder overzichtsscherm heeft speciale functies. Door te klikken op een kolomtitel wordt de betreffende kolom geselecteerd. Klikt u nogmaals op de kolomtitel dan wordt het overzicht van laag naar hoog gesorteerd volgens de geselecteerde kolom. Er verschijnt ter indicatie een driehoekje rechts van de kolomtitel. Klikt u wederom op de kolomtitel dan wordt het overzicht in omgekeerde volgorde getoond. Het indicatie driehoekje geeft de op- of aflopende volgorde aan. U kunt op ieder scherm op iedere kolomtitel sorteren. 4
Bewerken diensten Een dienst toevoegen Een dienst in detail bekijken Een dienst wijzigen Een dienst verwijderen Code Vul hier een unieke code voor deze dienst in Omschrijving Vul hier een zinvolle omschrijving van deze dienst in Print Begin Tijd JA = In printeroverzichten wordt de tijd geprint NEE = In printeroverzichten wordt de tijd NIET geprint Print Eind Tijd Idem Volgorde nr. Indien u meerdere diensten heeft kunt u hier bepalen in welke volgorde deze diensten op de overzichten komen. Nummer 1 komt bovenaan de lijst en 99 onderaan. Internet Planning JA = Deze diensten ook via het internet openstellen om in te vullen NEE = Deze diensten NIET via het internet aanbieden om in te vullen 5
Bewerken evenementen Een evenement toevoegen Een evenement in detail bekijken Een evenement wijzigen Een evenement verwijderen Datum Selecteer de datum van het evenement. Evenementen worden zichtbaar bij het invullen van een dienst. Een evenement geldt voor de hele dag Evenement Kies een korte zinvolle naam voor dit evenement. 6
Bewerken ledensoort Een ledensoort toevoegen Een ledensoort in detail bekijken Een ledensoort wijzigen Een ledensoort verwijderen Soort Lid De lidsoort bepaalt hoeveel diensten/punten men moet draaien. Punten Het aantal punten dat deze dienst waard is. Als alle diensten gelijkwaardig zijn kunt u het beste 1 invullen. Omschrijving Kies een zinvolle omschrijving voor de ledensoort 7
Bewerken tijden Een tijd toevoegen Een tijd in detail bekijken Een tijd wijzigen Een tijd verwijderen Code De Code van deze tijd Tijdstip Begintijd van dit tijdframe Eindtijd Eindtijd van dit tijdframe 8
Schema soort Een schema soort toevoegen Een schema soort in detail bekijken Een schema soort wijzigen Een schema soort verwijderen Schema naam/omschrijving Kies een zinvolle naam voor dit schema. Schema soorten bevatten geen tijden maar geven slechts de naam van het schema aan. 9
Schema schema tijden Een tijd aan een schema toe te voegen Een schema tijd in detail bekijken Een schema wijzigen Een schema tijd verwijderen Schema s Een schema wordt samengesteld uit een vooraf gedefinieerde schemasoort, tijdstip(pen) en een soort diensten. Schema s kunnen een onbeperkt aantal diensten bevatten maar gelden slechts voor 1 dag! Schema samenstellen Klik op toevoegen Selecteer een schema Selecteer een tijd Selecteer een soort dienst Klik op de knop toevoegen om op te slaan. 10
Extra Reminders Een reminder periode toevoegen Een reminder periode in detail bekijken Een reminder periode verwijderen Reminders zijn herinneringen die per email aan verenigingsleden die binnenkort bv. hun bardienst moeten draaien. Alle leden die een correct email-adres hebben en die in de gekozen periode een dienst moeten draaien krijgen deze mail. Behalve de datum, tijdstip en tijdsduur wordt deze email aangevuld met de tekst die u kunt invullen bij extra vereniging rubriek Reminder Tekst. Reminder vanaf datum Ingangsdatum van de reminder periode Reminder t/m datum Einddatum van de reminder periode Reminders verstuurd Standaard staat hier NEE. Indien u hierop klikt worden de reminders aangemaakt en verstuurd en de reminder status wordt op JA gezet. U kunt reminders slechts 1x versturen tenzij u een nieuw reminder record aanmaakt met dezelfde periode. 11
Extra Vereniging De verenigings info in detail bekijken De verenigings info Naam De naam van de vereniging Adres, Postcode en Woonplaats Adres gegevens van de vereniging Email Het email adres van de vereniging. Dit adres wordt tevens gebruikt als afzender van de reminder-email. Ook worden naar dit emailadres alle ingevulde en verwijderde diensten gemaild. Contact en telefoonnr Contactpersoon en telefoonnr van de vereniging voor bardiensten.nl SrtLid en PW Toekomstig gebruik. Reminder tekst Hier de tekst invullen zoals die op de reminder email moet worden geplaatst. 12
Extra Status Website Status van de website bekijken Status van de website wijzigen De website kent 3 verschillende status mogelijkheden. Site is voor iedereen open en leden kunnen invullen Site is voor iedereen open maar leden kunnen NIETS invullen Site is voor alle leden gesloten maar is open voor admin en barcommissieleden om aan het rooster te werken. 13
Extra Ledenbestand Een tijd aan een schema toe te voegen Een schema tijd in detail bekijken Een schema wijzigen Een schema tijd verwijderen De in te vullen rubrieken zijn over een 3-tal tabbbladen verdeeld. Tabblad ALGEMEEN Hier vult u de naam en adresgegevens in. Het BONDSNUMMER dient een UNIEK nummer te zijn!!! Tabblad EXTRA Overige gegevens zoals email, telefoon en geboortedatum Tabblad PLANNING Soort Lid Hier vult u de soort lidcode in. Aan de hand hiervan kunnen later de rubrieken MoetDienst en GeplDienst automatisch worden ingevuld. Ook kunt u deze rubrieken handmatig invullen. PlanPrio Toekomstig gebruik. Standaard is 5 Rang De rang van het verenigingslid. Dit kan zijn: Normaal verenigingslid Barcommissie Administrator Normale verenigingsleden kunnen na het inloggen alleen diensten voor henzelf invullen en verwijderen. Ook kan men persoonlijk informatie wijzigen en verhinderdata opgeven. Barcommissieleden kunnen na het inloggen werken aan het barrooster en kunnen ook diensten voor leden invullen. 14
De administrator heeft ook Database rechten en is bestemd voor de webmaster van de vereniging. Password Standaard is dit de geboortedatum (dd-mm-jjjj) Voor nieuwe (niet geïmporteerde) leden dient u dit zelf in te vullen. 15
Planning Rooster maken en bijwerken Het rooster is het hart van het systeem. Hierin legt u vast wanneer, hoeveel, hoelaat en wat voor diensten u het komende seizoen/periode nodig heeft. Als het rooster nog leeg is dan wordt automatisch de toevoeg functie getoond. Als er al data instaan wordt een overzicht getoond van de ingevoerde roosterdata. U kunt data toevoegen door op een datum in de meest linkerkolom te kiezen. Het systeem neemt deze datum dan mee naar de volgende scherm waarin u nieuwe roosterdata kunt toevoegen. U kunt roosterdata verwijderen door op te klikken. Selecteer een andere datum door op de kalender te klikken en een datum te kiezen Geef aan hoeveel dagen achter elkaar dit schema (of tijd en dienst) toegevoegd moet worden. Selecteer een schema of Selecteer een tijd (u dient dan ook een soort dienst te selecteren) Klik op toevoegen om dit aan uw rooster toe te voegen. Het systeem keert terug naar de overzichtsweergave. 16
Planning invullen bardiensten Handmatig bardiensten invullen is een veel gebruikte methode als men de leden niet zelf wil laten kiezen wanneer men zijn of haar bardiensten wil draaien. Bardiensten On-Line voorziet in een aantal hulpmiddelen om het handmatig plannen toch eenvoudig en gemakkelijk te houden. Klik op de groene VRIJ knop om een verenigingslid op dit tijdstip in te vullen Er verschijnt een overzicht van het ledenbestand, selecteer de gewenste persoon en klik op zijn/haar bondsnummer. Het verenigingslid wordt nu op de gewenste dienst ingevuld OF Klik in de Tijd/Autoplan kolom op de gewenste regel op de TIJD om het eerstvolgende beschikbare verenigingslid bij deze dienst in te vullen. Het systeem zoekt nu in het ledenbestand wie hiervoor in aanmerking komt. Klik op de verwijder deze dienst knop om deze dienst weer vrij te geven. Het ledenbestand wordt na iedere verandering automatisch bijgewerkt. 17
Planning Automatisch plannen Deze functie vult AUTOMATISCH alle nog niet ingevulde diensten in. Dit gebeurd aan de hand van de soort lidcode zoals vermeld in de ledengegevens. Het automatisch plannen dient in een aantal stappen te verlopen. Klik op om de gewenste planfase te selecteren Klik op de knop veranderen om deze fase op te slaan Het systeem keert terug naar de overzichtsweergave Klik op de tekst in de kolom PLAN Automatisch Het systeem begint nu aan de automatische planning. Normaliter plan je eerst alle leden die NUL keer gepland zijn, dan 1x enz enz. Per Planningsrun wordt er maximaal 1 dienst per lid automatisch gepland. In maximaal drie stappen heb je alles gepland. Dat wil zeggen dat in het gunstigste geval IEDEREEN zijn maximaal aantal keren is ingepland. Dit hoeft NIET te betekenen dat alle diensten zijn ingevuld. Als er meer diensten zijn dan mensen beschikbaar, dan heb je waarschijnlijk een probleem. 18
Planning Verhinderingen Een verhinderingdatum toevoegen Een verhinderingdatum in detail bekijken Een verhinderingdatum verwijderen Bondsnummer Vul hier een geldig en aanwezig bondsnummer in Verhinderdatum Selecteer of vul de verhinderingdatum in. 19
Bardiensten Invullen bardienst Dit is het Invulscherm voor alle leden met de rang normaal verenigingslid wat getoond wordt na het inloggen. Klik op de groene vrij button om deze dienst in te vullen. Zoeken Indien u op het plus-teken klikt worden de zoekmogelijkheden van dit scherm getoond. Om het zoekscherm te sluiten klikt u op het min-teken van het zoek symbool. U kunt zoeken op speciale velden door in de rubrieken uw zoekcriteria in te vullen of u vult (bv een naam of een bondsnummer) het veld dat voor de zoekknop staat in en het systeem doorzoekt het hele bestand op dit gegeven. LET OP: Om terug te keren naar het totale bestandsoverzicht dient u te klikken op laat alles zien 20
Bardiensten mijn bardiensten Mijn Bardiensten geeft een overzicht van de door u ingevulde bardiensten. U kunt uw ingevulde bardiensten verwijderen door te klikken op de verwijder deze dienst button. 21
Bardiensten Mijn Gegevens Uw gegevens in detail bekijken Uw gegevens wijzigen Uw verhinderingen bewerken Uw gegevens staan op een 2-tal tabbladen, tabblad algemeen en tabblad extra. U kunt uw gegevens wijzigen. Om de wijzigingen op te slaan klikt u op de knop veranderen. 22
Bardiensten Mijn Verhinderingen Een verhinderingdatum toevoegen Een verhinderingdatum in detail bekijken Een verhinderingdatum verwijderen Bondsnummer Uw bondsnummer staat reeds ingevuld wijzig dit niet!! Verhinderdatum Selecteer of vul de verhinderingdatum in. Om de verhinderdatum op te slaan klikt u op de knop Toevoegen. 23
Webmaster Utils Utilities Een overzicht van de beschikbare webmaster utils. 24