Kalender tool Handleiding Auteur Bas Meijerink Datum 01-09-2016 Versie applicatie 01 Versie document 01D00
Inhoudsopgave 1. Doel van de tool - 3-2. Weergave van de kalender - 4-2.1 Standaard weergave... - 5-2.2 Extra weergave opties... - 8 - Zaterdag en zondag weergeven... - 8 - Extra informatie weergeven van een activiteit... - 8-3. Navigeren door de kalender - 9-3.1 Wijziging van vestiging... - 10-3.2 Naar: deze week... - 10-3.3 Naar: vorige of volgende week... - 11-3.4 Naar: maand naar keuze... - 11-4. Een zaal boeken - 12-4.1 Enkele boeking... - 13 - Enkele boeking aanmaken... - 13 - Enkele boeking wijzigen... - 18 - Enkele boeking verwijderen... - 19-4.2 Een serie boekingen... - 21 - Serie boeking aanmaken... - 21 - Serie boeking wijzigen... - 25 - Serie boeking verwijderen... - 28-5. Lijsten beheren in de database - 31-5.1 Inleiding... - 32-5.2 Een item toevoegen, wijzigen of verwijderen... - 34-5.3 Welke lijsten zijn er?... - 36 - - 1 -
5.4 Snel een docent of klant toevoegen... - 37-6. Een agenda printen of exporteren - 38-6.1 Agenda printen... - 39-6.2 Agenda exporteren als pdf... - 40-6.3 Agenda emailen als pdf... - 41-7. Rapportage - 42-7.1 Standaard rapportages... - 43-7.2 Rapport weergeven... - 44 - Voorbeeld van rapport 'Aantal bezoekers':... - 45 - Voorbeeld van het rapport 'Dagoverzicht':... - 46 - Voorbeeld van het rapport 'Externe boekingen':... - 47 - - 2 -
1. Doel van de tool In de kunst- en cultuureducatie heb je vaak een veelvoud aan zalen, studio's, ateliers en andere ruimtes die je voor je lessen boeken wilt. Dat kun je met deze tool doen. Eigenschappen van de tool: - Veel informatie beschikbaar door uitdraai van rapporten: o o o Voor docenten: direct inzage in je werkweek; Voor de balie: overzicht welke activiteiten er vandaag plaatsvinden; Voor managers: uitdraai van bezoekersaantallen per activiteit. - Minder foutgevoelig: dubbele boekingen zijn niet meer mogelijk; - Vriendelijke gebruikersinterface door professioneel ontwerp; - 3 -
2. Weergave van de kalender 2.1 Standaard weergave... - 5-2.2 Extra weergave opties... - 8 - Zaterdag en zondag weergeven... - 8 - Extra informatie weergeven van een activiteit... - 8 - - 4 -
2.1 Standaard weergave Bij starten van de applicatie opent de tool in de agenda weergave: Bovenaan tref je de kalender-ribbon, waar de meeste knoppen zich bevinden: - 5 -
Direct daaronder tref je een aantal knoppen, welke het navigeren vergemakkelijken: Vervolgens zie je de kalender, met horizontaal de dagen in de week en verticaal de ruimtes die je boeken kan: - 6 -
Ten slotte tref je de gemaakte boekingen aan: - 7 -
2.2 Extra weergave opties Zaterdag en zondag weergeven Afhankelijk van de breedte van je beeldscherm, kun je er voor kiezen om de zaterdag en zondag wel of niet weer te geven. Dit doe je door de knop Za-Zo aan- of uit te zetten: Extra informatie weergeven van een activiteit Standaard zie je van een boeking enkel de tijdstip, naam. Indien gewenst kun je rechts van de kalender extra informatie over een activiteit tonen. Zet hiertoe de knop Sidebar aan: Vervolgens selecteer je een activiteit in de agenda. De detailgegevens van die activiteit worden nu rechts van de agenda aan de gebruiker getoond: - 8 -
3. Navigeren door de kalender 3.1 Wijziging van vestiging... - 10-3.2 Naar: deze week... - 10-3.3 Naar: vorige of volgende week... - 11-3.4 Naar: maand naar keuze... - 11 - - 9 -
3.1 Wijziging van vestiging Mogelijkerwijs boek je activiteiten voor meerdere gebouwen of locaties. Het programma toont altijd 1 gebouw. De zalen in dat gebouw kun je weergeven door op et betreffende gebouw te klikken: 3.2 Naar: deze week Naast het selecteren van een locatie kun je ook de getoonde week wijzigen. Door op de knop Vandaag te klikken toont het programma de agenda voor de huidige week: - 10 -
3.3 Naar: vorige of volgende week Door naast de knop Vandaag op het pijltje rechts of het pijltje links te klikken kun je naar de volgende of vorige week van de agenda gaan. 3.4 Naar: maand naar keuze Indien de week die je weergeven wilt ver weg ligt van de week welke nu getoond wordt, dan kun je met behulp van het navigatie venster naar een maand naar keuze gaan: Bij wijzigen van ofwel het jaar, ofwel de maand, wordt de agenda aangepast. - 11 -
4. Een zaal boeken 4.1 Enkele boeking... - 13 - Enkele boeking aanmaken... - 13 - Enkele boeking wijzigen... - 18 - Enkele boeking verwijderen... - 19-4.2 Een serie boekingen... - 21 - Serie boeking aanmaken... - 21 - Serie boeking wijzigen... - 25 - Serie boeking verwijderen... - 28 - - 12 -
4.1 Enkele boeking Enkele boeking aanmaken Een boeking start je door op een lege cel in het agenda gebied te dubbelklikken: - 13 -
Het boeking formulier verschijnt nu, met daarin 3 tabs: Algemeen, Tijd & locatie en Serie: - 14 -
Tab Algemeen In de eerste tab kun je algemene gegevens invoegen: Uitleg per veld: Veld Naam activiteit Type gebruiker Naam gebruiker Categorie Aantal verwacht Opmerkingen Uitleg De naam van de activiteit wordt in de agenda getoond. Kies intern indien de aanvraag voor een docent is, kies extern indien je te maken hebt met een aanvraag van een externe klant. Na selectie 'Type gebruiker' kun je hier je docent of externe klant selecteren. De kleur van het item zoals het in de agenda getoond wordt, wordt bepaald door de categorie. Het is voor rapportage naar gemeente van belang om inzage te geven in het aantal (verwachte) bezoekers. Dat kun je hier opgeven. Dit is een vrij opmerkingen veld welke je gebruiken kan. - 15 -
Tab Tijd & Locatie In de tweede tab kun je gegevens invoegen betreffende de tijd en locatie: Uitleg per veld: Veld Uitleg Locatie Selecteer hier het gebouw. Zaal Selecteer hier de ruimte die je boeken wilt. Datum start De begin datum van de reservering. Let op dat je hier het formaat ddmm-jjjj hanteert. Datum eind De eind datum van de reservering. Let op, indien een activiteit op 1 dag plaatsvindt is dit gewoon hetzelfde als 'Datum start'. Tijd start Start tijd van de reservering. Let op dat je hier het formaat hh:mm hanteert. Tijd eind Eind tijd van de reservering. Let op dat je hier het formaat hh:mm hanteert. - 16 -
Tab Serie Je kunt ook een serie boekingen invoegen. Je maakt dan meerdere boekingen tegelijk aan welke elkaar met een vaste opeenvolgende periode opvolgen. In onderstaand voorbeeld zie je meerdere boekingen welke iedere opeenvolgende maandag plaatsvinden: Hoe je een serie aanmaakt wordt verder uitgelegd in hoofdstuk 4.2: Een serie boekingen - 17 -
Enkele boeking wijzigen Je kunt een bestaande boeking wijzigen door op een boeking in de agenda te dubbelklikken: Voer hier je gewenste wijziging in en klik op Opslaan: Je activiteit is nu gewijzigd. Indien je de locatie, datum of tijdstip gewijzigd hebt zal je boeking nu in de agenda verplaatst zijn. Let op: indien je een enkele boeking hebt aangemaakt (geen serie), dan is de tab Serie niet meer zichtbaar bij een wijziging. - 18 -
Enkele boeking verwijderen Je kunt een bestaande boeking wijzigen door op een boeking in de agenda te dubbelklikken: Het boeking formulier verschijnt weer: Je kunt nu de boeking verwijderen door op de knop Verwijder te klikken: - 19 -
Je activiteit is nu verwijderd en niet meer zichtbaar in de agenda. - 20 -
4.2 Een serie boekingen Serie boeking aanmaken Naast een enkele boeking kun je ook een serie boekingen invoegen. Je maakt dan meerdere boekingen tegelijk aan, welke elkaar met een vaste opeenvolgende periode opvolgen. Je start een serie boekingen middels het aanmaken van een gewone boeking, zoals in hoofdstuk 4.1 uitgelegd staat. In plaats van klikken op de knop Start, om de boeking te voltooien, ga je nu naar de tab Serie: In dit voorbeeld is de eerste boeking gemaakt voor woensdag 17-08-2016 van 20:00 tot 21:00. Je ziet deze boeking nu bovenaan in de lijst staan. Je kan nu een interval in aantal dagen selecteren (1) en vervolgens op het pijltje naar boven (2) klikken: - 21 -
Je selecteert bijvoorbeeld als interval 7 dagen en klikt 4x op het pijltje naar boven: Je hebt nu een serie boeking van 4 activiteiten: iedere woensdag van 20:00 tot 21:00 gedurende opvolgende 4 weken. - 22 -
Je kan ook met een wisselend interval werken. Als je bijvoorbeeld '2,5' invoert voor interval en weer 4x klikt op het pijltje naar boven, krijg je een serie boeking voor iedere woensdag en vrijdag van 20:00 tot 21:00 voor een opeenvolgende periode van 2 weken. Alle boekingen in de serielijst zijn automatisch geselecteerd en blauw gearceerd. Voordat je de serie boeking opslaat in de agenda (middels de knop Start) kun je er nog voor kiezen om bepaalde boekingen te de-selecteren (bijvoorbeeld in geval van een vakantie). Dit doe je simpelweg door de boekingen in de lijst aan te klikken. In onderstaand voorbeeld zijn de woensdag 24-08 en vrijdag 26-08 niet geselecteerd en zullen dus ook niet met de serie mee toegevoegd worden: - 23 -
Het kan daarnaast ook voorkomen dat een item in de serie niet geplaatst kan worden, omdat er op die dag, tijdstip en locatie zich al een boeking bevindt. In dat geval meldt het programma dit ook direct aan je en de-selecteert zelf al de boekingen die niet geplaatst kunnen worden: - 24 -
Je dient dan eerst de boekingen die in de weg zitten te verwijderen of de serie zonder deze items in te voegen. Serie boeking wijzigen Wil je een serie in zijn geheel wijzigen, dan klik je simpelweg één boeking in de serie aan door hierop te dubbelklikken. Het boeking formulier verschijnt weer: Wil je enkel deze specifieke boeking wijzigen? Dan breng je gewoon je wijzigingen aan en klik je op Opslaan. - 25 -
Wil je gegevens voor de gehele serie in één keer wijzigen? Ga dan na je uitgevoerde wijziging (bv. een andere docent) naar de tab Serie. Je ziet dat het opschrift op de knoppen wijzigt: Klik je nu op Opslaan serie, dan wordt de wijziging voor de gehele serie doorgevoerd. Je kunt voor opslaan eerst kiezen welke boekingen binnen de serie gewijzigd worden door de betreffende boekingen te selecteren. Voor alle geselecteerde boekingen wordt de wijziging verwerkt. - 26 -
Opmerkingen - Is een wijziging voor een bepaalde boeking niet mogelijk, dan de-selecteert het programma deze boeking. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren indien je een boeking verplaatst en daardoor met een andere boeking in conflict komt. Je krijgt dan de volgende melding: - 27 -
- Indien je de tijd wijzigt (bv. starttijd naar 10:00), dan krijgt iedere boeking dat tijdstip als starttijd. Indien je de datum wijzigt (bv. start datum naar 1 dag eerder), dan wordt iedere boeking 1 dag eerder gezet: de wijziging in datum is dus altijd relatief. Serie boeking verwijderen Wil je een serie in zijn geheel verwijderen, dan klik je simpelweg één boeking in de serie aan door hierop te dubbelklikken. Het boeking formulier verschijnt weer: Wil je enkel deze specifieke boeking verwijderen? Dan breng je gewoon je wijzigingen aan en klik je op Verwijder. - 28 -
Wil je de serie boekingen in één keer verwijderen? Ga dan naar de tab Serie. Je ziet dat het opschrift op de knoppen wijzigt: - 29 -
Klik je nu op Verw. serie, dan wordt de gehele serie verwijderd. Je kunt kiezen welke boekingen binnen de serie verwijderd worden door deze boekingen voor verwijderen te selecteren: alle geselecteerde boekingen worden verwijderd: - 30 -
5. Lijsten beheren in de database 5.1 Inleiding... - 32-5.2 Een item toevoegen, wijzigen of verwijderen... - 34-5.3 Welke lijsten zijn er?... - 36-5.4 Snel een docent of klant toevoegen... - 37 - - 31 -
5.1 Inleiding In sommige cellen kun je waarden selecteren uit een lijst. Een verkoper kun je bijvoorbeeld uit een lijst met verkopers selecteren. Wil je een item van een lijst toevoegen, wijzigen of verwijderen? Open dan het database beheer formulier door op de knop Database te klikken. Het beheer formulier opent nu. Selecteer bijvoorbeeld de tabel Locatie: - 32 -
De lijst met locaties wordt nu geladen: - 33 -
5.2 Een item toevoegen, wijzigen of verwijderen Item toevoegen Klik op de knop Nieuw, aansluitend kun je de bijbehorende gegevens rechts in het formulier invoeren en vervolgens op de knop opslaan klikken. Item wijzigen Selecteer het artikel, aansluitend kun je de bijbehorende gegevens rechts in het formulier wijzigen en vervolgens op de knop opslaan klikken. - 34 -
Item verwijderen Selecteer het artikel, aansluitend kun je op de knop verwijderen klikken. Het programma zal je eerst om een bevestiging vragen. - 35 -
5.3 Welke lijsten zijn er? Bedrijf Betreft de organisatie of bedrijf waartoe een docent of extern contact kan toebehoren. De organisatie Kunstenhuis moet minimaal in deze lijst staan. Een bedrijf kan pas verwijderd worden als de externe contacten welke gekoppeld zijn aan dit bedrijf zijn verwijderd. Categorie Betreft de categorie die is toegewezen aan een boeking. De kleurcode van de categorie bepaalt met welke kleur de boeking weergegeven wordt. Er zijn 5 kleurcodes beschikbaar (rood=1, oranje=2, groen=3, blauw=4, grijs=5) Een categorie kan pas verwijderd worden als de boekingen waaraan deze categorie is toegewezen zijn verwijderd. Gebouw Betreft het gebouw waar een boeking kan plaatsvinden. Iedere zaal waar een activiteit plaatsvindt, valt onder een gebouw. Gebouwen kunnen niet toegevoegd of verwijderd worden. Link Diverse webpagina's kunnen vanuit het programma bezocht worden. De adressen van deze webpagina's kunnen door gebruiker aangepast worden, bijvoorbeeld indien je een eigen, aangepaste handleiding op het intranet plaatsen wilt. referentie * condition manual home uitleg verwijst naar gebruiksvoorwaarden verwijst naar handleiding verwijst naar excel-programmeur.nl * de referentie waarde dient niet gewijzigd te worden. Links kunnen niet toegevoegd of verwijderd worden. Persoon Betreft de docent of extern contact welke aan een boeking toegewezen wordt. Een docent dient als type contact intern te hebben, om als docent herkend te worden. Een persoon kan pas verwijderd worden als de boekingen waaraan deze persoon is toegewezen zijn verwijderd. - 36 -
Zaal Betreft de ruimte of zaal waar een activiteit plaatsvindt. Een zaal kan pas verwijderd worden als de boekingen waaraan deze zaal is toegewezen zijn verwijderd. 5.4 Snel een docent of klant toevoegen Omdat een docent of extern contact vaak toegevoegd moet worden, kan je deze ook direct via de ribbon toevoegen: Bijvoorbeeld indien je voor Nieuwe docent kiest, krijg je het volgende formulier: Op deze manier kun je snel een nieuwe docent toevoegen aan het programma. De gegevens van een docent wijzigen, of de docent verwijderen uit het systeem dient wel via het beheer formulier (zie 5.2) te geschieden. - 37 -
6. Een agenda printen of exporteren 6.1 Agenda printen... - 39-6.2 Agenda exporteren als pdf... - 40-6.3 Agenda emailen als pdf... - 41 - - 38 -
6.1 Agenda printen Je kan een agenda of rapport printen door op de knop Print te klikken. Aansluitend toont het programma het bekende print preview scherm. Hier kun je je agenda printen. - 39 -
6.2 Agenda exporteren als pdf Je kan een agenda of rapport exporteren als pdf door op de knop PDF te klikken. Aansluitend kun je het pad selecteren waar je het bestand plaatsen wil. Je hebt nu de agenda geëxporteerd. - 40 -
6.3 Agenda emailen als pdf Je kan een agenda emailen als pdf-bijlage door op de knop Email te klikken. Een standaard mail wordt nu gegenereerd, met daarin de pdf als bijlage. Je kan nu de agenda als pdf bijlage met een email verzenden. Opmerkingen: - Controleer of je van: email adres klopt. - De mail wordt pas verstuurd indien je Outlook geopend hebt. - 41 -
7. Rapportage 7.1 Standaard rapportages... - 43-7.2 Rapport weergeven... - 44 - Voorbeeld van rapport 'Aantal bezoekers':... - 45 - Voorbeeld van het rapport 'Dagoverzicht':... - 46 - Voorbeeld van het rapport 'Externe boekingen':... - 47 - - 42 -
7.1 Standaard rapportages De kracht van de kalender tool is de mogelijkheid om rapportages te genereren. Standaard worden 3 rapportages meegeleverd: - Overzicht van aantal bezoekers per dag, per locatie; - Overzicht van activiteiten op een bepaalde dag; - Overzicht van alle activiteiten, welke voor externe partijen zijn opgezet. Andere rapportages op maat zijn ook mogelijk. - 43 -
7.2 Rapport weergeven Je start een rapportage door op de knop Rapport te klikken. Het rapportage formulier verschijnt nu. Links in het formulier selecteer je de gewenste rapportage. Vervolgens geef je rechts de gewenste parameters op. In onderstaand voorbeeld wordt voor het rapport 'Aantal bezoekers' de begindatum, einddatum en vestiging gevraagd. Klik op OK. Je rapport wordt nu weergegeven nu gevormd. - 44 -
Voorbeeld van rapport 'Aantal bezoekers': Rapportage aantal bezoekers Sluit Vestiging: Egeling Periode: 1 september t/m 30 september 2016 Theater verwacht werkelijk 1 Theaterzaal 135 0 2 Theaterstudio 210 0 4 Dansstudio 2 90 0 Totaal: 435 0 Dans verwacht werkelijk 3 Dansstudio 1 210 0 4 Dansstudio 2 135 0 7 Kelder 45 0 Totaal: 390 0 Verhuur verwacht werkelijk 2 Theaterstudio 45 0 Totaal: 45 0-45 -
Voorbeeld van het rapport 'Dagoverzicht': Egeling 1 THEATERZAAL 16:00 16:00 THEATERKLAS 2 THEATERSTUDIO 15:30 15:30 THEATERKLAS 15:30 15:30 THEATERKLAS 3 DANSSTUDIO 1 15:30 15:30 DANSLES 15:30 15:30 DANSLES 4 DANSSTUDIO 2 20:15 20:15 FLAMENCO 16:00 16:00 THEATERKLAS 7 KELDER 15:45 15:45 CAPOEIRA Sluit dinsdag 13 september 2016-46 -
Voorbeeld van het rapport 'Externe boekingen': Rapportage externe boekingen Sluit Periode 1 september t/m 30 september 2016 THEATERGROEP vestiging locatie datum start datum eind Demasqué repetitie Egeling 2 Theaterstudio 21-09-2016 19:00 21-09-2016 23:00 Demasqué repetitie Egeling 2 Theaterstudio 28-09-2016 19:00 28-09-2016 23:00 Demasqué repetitie Demasquè Egeling 2 Theaterstudio 14-09-2016 19:00 14-09-2016 23:00 Steeds Beter Steeds Beter repeteert Lichtruim 2 Vergaderruimte 09-06-2016 19:00 09-06-2016 22:30 Steeds Beter Steeds Beter repeteert Lichtruim 2 Vergaderruimte 13-09-2016 19:00 13-09-2016 22:30 Steeds Beter Steeds Beter repeteert Lichtruim 2 Vergaderruimte 20-09-2016 19:00 20-09-2016 22:30 Steeds Beter Steeds Beter repeteert Lichtruim 2 Vergaderruimte 27-09-2016 19:00 27-09-2016 22:30-47 -