Handleiding Davilex Club Versie 1.0, mei 2012
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, op welke wijze dan ook, zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van Davilex. Hoewel deze handleiding met de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaardt Davilex geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele onvolkomenheden in deze handleiding. Deze handleiding kan zonder verdere berichtgeving gewijzigd worden.
. Handleiding Davilex Club Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding... 8 1.1 Opzet van de handleiding... 8 1.2 Help-functie... 8 2 De werkruimte verkennen... 10 2.1 Inleiding... 10 2.2 De werking van het lint... 10 2.3 Groep Snel aan de slag aanpassen... 11 2.4 Davilex-knop... 11 2.5 Werkbalk Snelle toegang... 12 2.6 Startscherm... 12 2.7 Lijsten... 13 2.8 Formulieren... 14 2.9 Wizards... 14 3 Leden invoeren... 15 3.1 Inleiding... 15 3.2 Leden toevoegen... 15 3.3 Rapporten... 18 4 Lidcategorieën en contributieladders... 20 4.1 Inleiding... 20 4.2 Lidcategorie toevoegen... 20 4.3 Leden koppelen aan lidcategorie... 24 4.4 Contributieladder toevoegen... 25 4.5 Rapporten... 28 5 Contributie berekenen... 29 5.1 Inleiding... 29 5.2 Wizard Contributie berekenen... 29 6 Contributiefacturen vormgeven... 31 6.1 Inleiding... 31 6.2 Sjablonen... 31 6.3 Sjabloon toevoegen... 31 3
Inhoudsopgave 7 Contributiefacturen afdrukken... 37 7.1 Inleiding... 37 7.2 Factuursjablonen... 37 7.3 Contributiefacturen afdrukken... 37 8 Contributiefacturen elektronisch verzenden... 39 8.1 Inleiding... 39 8.2 E-mailadressen toevoegen... 39 8.3 Contributiefacturen elektronisch versturen... 40 9 Betaalde contributies verwerken... 41 9.1 Inleiding... 41 9.2 Facturen, acceptgiro s en incasso s als betaald markeren... 41 9.3 Contributieberekening als betaald markeren... 42 10 Contributieaanmaningen genereren... 44 10.1 Inleiding... 44 10.2 Contributieaanmaningen genereren... 44 11 Lidgegevens samenvoegen met Microsoft Word... 45 11.1 Inleiding... 45 11.2 Samenvoegdocument aanmaken... 45 12 Boeken met Davilex Club... 47 12.1 Inleiding... 47 12.2 BTW-gegevens van de administratie... 47 12.3 Openstaande post toevoegen... 49 12.4 Bank- en kastransacties toevoegen... 50 12.5 Balansmutaties invoeren... 51 12.6 Rapporten... 54 13 Telebankieren... 56 13.1 Inleiding... 56 13.2 Ondersteunde banken... 56 13.3 Voorbereidingen... 56 13.4 Bankafschriften importeren... 56 13.5 Herkenningstekst... 59 13.6 Acceptgiro-informatie importeren... 60 13.7 Betaalopdrachten aanmaken en exporteren... 61 13.8 Incasso-opdrachten aanmaken en exporteren... 63 4
Inhoudsopgave 14 BTW-aangifte... 65 14.1 Inleiding... 65 14.2 BTW-aangifteperioden... 65 14.3 De administratie inrichten voor elektronisch berichtenverkeer... 66 14.4 BTW-aangifte samenstellen... 68 14.5 Lijst BTW-aangifteperioden... 71 14.6 Rapporten... 73 15 Eindejaarsverwerking... 74 15.1 Inleiding... 74 15.2 De twee fasen van de Eindejaarsverwerking... 74 15.3 De wizard Eindejaarsverwerking starten... 74 15.4 De eerste fase van de Eindejaarsverwerking... 75 15.5 Correctieboekingen invoeren... 77 15.6 De tweede fase van de Eindejaarsverwerking... 77 15.7 Rapporten... 78 16 Rapportages... 79 16.1 Inleiding... 79 16.2 Startscherm Rapportage... 79 16.3 Rapport opstellen... 80 16.4 Rapporten kopiëren naar Microsoft Excel... 83 17 Gegevens importeren en exporteren... 84 17.1 Inleiding... 84 17.2 Gegevens importeren... 84 17.3 Gegevens exporteren... 85 18 Administratiegegevens veiligstellen... 87 18.1 Inleiding... 87 18.2 Administratie beveiligen met wachtwoord... 87 18.3 Handmatig reservekopie maken... 88 18.4 Automatisch reservekopieën maken... 89 18.5 Reservekopie terugzetten... 89 18.6 Administratie overzetten naar andere computer... 90 5
Inhoudsopgave 19 Lijsten vormgeven... 91 19.1 Inleiding... 91 19.2 Lijsten vormgeven... 91 20 Selectie van gegevens maken... 94 20.1 Inleiding... 94 20.2 Handmatige selectie... 94 20.3 Selectie op criteria... 94 20.4 Selecties bewerken... 95 21 Gegevens zoeken... 96 21.1 Zoeken in lijst... 96 21.2 Zoekopties... 96 22 Basisgegevens onderhouden... 98 22.1 Inleiding... 98 22.2 Relatiegegevens... 98 22.3 Tabblad Inrichting... 99 23 Programma-instellingen... 105 23.1 Inleiding... 105 23.2 Instellingen openen... 105 23.3 Algemene programma-instellingen... 105 23.4 Algemene administratie-instellingen... 106 23.5 Snel aan de slag... 109 23.6 Favoriete rapporten... 110 23.7 Lay-out... 111 23.8 BTW-tarieven... 112 23.9 Clubboekhouding... 112 23.10 Ledenbeheer... 113 23.11 Contributie... 114 23.12 Facturatie... 115 23.13 Relatiebeheer... 116 24 Werken met meerdere gebruikers... 118 24.1 Inleiding... 118 24.2 Administratie splitsen en samenvoegen... 118 24.3 Administratie geschikt maken voor multi-user gebruik... 119 24.4 Gebruikers en rechten... 121 6
Inhoudsopgave 25 Licentiebeheer... 123 25.1 Inleiding... 123 25.2 Licentie vernieuwen... 123 25.3 Nieuwe module activeren... 123 7
Inleiding 1 Inleiding In de Snel aan de slag - handleiding heeft u alles kunnen lezen over het installeren van Davilex Club en het aanmaken en inrichten van een nieuwe administratie. In deze handleiding gaan we in op de mogelijkheden van dit pakket. 1.1 Opzet van de handleiding In het volgende hoofdstuk maakt u eerst kennis met de werkruimte van Davilex Club, zodat u gemakkelijk en snel uw weg kunt vinden in het programma. In de daaropvolgende hoofdstukken komen de taken die u met Davilex Club uit kunt voeren aan de orde. Zo vindt u onder meer uitleg over het invoeren van lidgegevens, het vastleggen van contributie en het aanmaken, vormgeven, afdrukken en elektronisch versturen van contributiefacturen. Daarnaast worden de boekhoudtaken als het verwerken van betalingen, de BTW-aangifte en Eindejaarsverwerking toegelicht. In de laatste hoofdstukken komen de meer algemene zaken aan bod, zoals het maken en terugzetten van reservekopieën, het vormgeven van lijsten en het aanpassen van de programma-instellingen. Met behulp van de Bookmarks links in uw scherm kunt u gemakkelijk navigeren door de handleiding en snel de gewenste informatie vinden. 1.2 Help-functie In Davilex Club wordt veel gebruikgemaakt van lijsten, formulieren en wizards. Voordeel hiervan is dat ze erg eenvoudig in gebruik zijn; het programma wijst u als het ware de weg. Daarom volstaan we in deze handleiding waar mogelijk met een toelichting op de lijsten, formulieren en wizards: waar gebruikt u ze voor en hoe opent of start u ze. Wilt u uitleg bij het invullen van de velden op een formulier of in een wizard? Raadpleeg dan de Help in het programma. Hierin worden alle formulieren en wizards stap-voor-stap toegelicht. De Help activeert u door rechts in het lint op het vraagteken te klikken. Wilt u uitleg bij het actieve venster, bijvoorbeeld een formulier of een wizard? Druk dan op de F1-toets. Het betreffende Help-onderwerp wordt dan direct geopend. Tip: U kunt er ook voor kiezen om de context-gevoelige help-informatie altijd te tonen. Druk op F1 om de context-gevoelige help te openen en markeer in het help-venster de optie Helpscherm op de voorgrond houden.. 8
Inleiding Rapporten Inzicht in de administratie is voor het goed besturen van de vereniging of stichting van essentieel belang. De diverse rapporten die u in Davilex Club op kunt stellen, verschaffen u dat inzicht. Aan het eind van ieder hoofdstuk worden daarom rapporten die betrekking hebben op het behandelde onderwerp kort toegelicht. In hoofdstuk 16 wordt uitgebreid aandacht besteed aan het opstellen en vormgeven van de rapporten. 9
. Handleiding Davilex Club De werkruimte verkennen 2 De werkruimte verkennen 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk laten we u zien hoe u gemakkelijk en snel kunt navigeren binnen Davilex Club. Allereerst wordt de werking van het lint beschreven. Het lint geeft u snel toegang tot taken en opdrachten die u nodig heeft bij het voeren van uw administratie. Ook de werkbalk Snelle toegang, de Davilex-knop en het gebruik van lijsten, formulieren en wizards komen in dit hoofdstuk aan bod. 2.2 De werking van het lint Bovenaan het scherm vindt u een lint dat bestaat uit verschillende tabbladen, zoals Clubboekhouding, Ledenbeheer, Telebank, Rapportage en Lay-out. Op deze tabbladen worden verschillende groepen weergegeven. Zo kent het tabblad Ledenbeheer bijvoorbeeld de groepen Ledenbeheer, Contributie, Relatielijsten, Lidcategorieën en Administratie. In deze groepen zijn taken en opdrachten die op het specifieke onderdeel betrekking hebben overzichtelijk gegroepeerd. In de groep Ledenbeheer vindt u bijvoorbeeld de ledenlijst en een overzicht van oudleden. U opent een lijst of activeert een opdracht door erop te klikken. Wilt u bijvoorbeeld een lid toevoegen? Dan klikt u op het tabblad Ledenbeheer in de groep Ledenbeheer op Leden. De lijst Leden wordt nu geopend. Vanuit deze lijst kunt u onder meer een lid toevoegen of wijzigen. Legenda 1 Het lint bevat meerdere tabbladen 2 Ieder tabblad bestaat uit één of meer groepen 3 Iedere groep bevat één of meer taken of functies. 2.2.1 Het lint minimaliseren Wilt u een groter deel van het venster (bijvoorbeeld een lijst) weergeven, dan kunt u het lint minimaliseren. De groepen en bijbehorende opdrachten worden dan verborgen en alleen de tabs blijven zichtbaar. Het lint minimaliseert u door naast de tabbladen te dubbelklikken op het lint. De groepen in het lint worden weer zichtbaar zodra u op één van de tabbladen klikt of nogmaals dubbelklikt op het lint. 2.2.2 Sneltoetsen van het lint De tabbladen op het lint en de opdrachten in de werkbalk Snelle toegang kunt u ook activeren met behulp van een sneltoets. Drukt u op de ALT-toets, dan wordt bij de tabbladen en in de werkbalk een cijfer of letter getoond. Door de ALT-toets tegelijkertijd met het cijfer of de letter in te toetsen, wordt het tabblad geopend of de opdracht geactiveerd. 3
De werkruimte verkennen Tip: in de Help vindt u een uitgebreid overzicht van sneltoetsen in Davilex Club. Activeer de Help door rechts in uw scherm op het Help-icoon te klikken en te kiezen voor Helponderwerpen. Klik op het tabblad Zoeken, vul de zoekterm Sneltoetsen in en klik op Onderwerpen. Een lijst met sneltoetsen wordt nu getoond. 2.3 Groep Snel aan de slag aanpassen Op het tabblad Start vindt u de groep Snel aan de slag. Bijzonder aan deze groep is dat u er zelf taken aan kan toevoegen. Taken die u vaak gebruikt, kunt u op deze manier snel starten. Voert u bijvoorbeeld vaak leden in? Voeg dan de taak Lid toevoegen toe aan de groep Snel aan de slag. U kunt het formulier Lid toevoegen dan voortaan met één muisklik openen. Welke taken getoond moeten worden in de groep Snel aan de slag geeft u op in de instellingen. De instellingen opent u door in de groep Snel aan de slag op het startpictogram te klikken. Markeer vervolgens de taken die u toe wilt voegen en klik op Opslaan en sluiten. U kunt maximaal 15 taken toevoegen aan deze groep. De instellingen kunt ook openen door in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen te klikken en vervolgens op het tabblad Algemeen in de groep Instellingen Systeem te klikken op Snel aan de slag. 2.4 Davilex-knop Links boven in uw scherm vindt u de Davilex-knop. Door op deze knop te klikken, wordt een menu geopend waarmee u de volgende taken kunt uitvoeren: de wizard Nieuwe administratie starten een administratie openen, sluiten of verwijderen administratie-info oproepen modulebeheer starten en uw licentie vernieuwen gebruikers en rechten instellen uw administratie beveiligen met een wachtwoord de Help activeren en de programma-instellingen openen het programma afsluiten Klikt u op de Davilex-knop, dan wordt tevens een overzicht getoond van beschikbare administraties. De administraties in deze lijst kunt u snel openen door erop te klikken. Tip: Een deel van bovenstaande taken kunt u direct starten vanuit de werkbalk Snelle toegang. Meer informatie hierover vindt u in de volgende paragraaf. 11
De werkruimte verkennen 2.5 Werkbalk Snelle toegang Naast de Davilex-knop vindt u de werkbalk Snelle toegang. Door te klikken op de iconen op deze werkbalk krijgt u gemakkelijk en snel toegang tot veelgebruikte functies als het maken van een reservekopie, het openen van een administratie en het inzien van de programma-instellingen. 1 Davilex-knop 2 Werkbalk Snelle toegang 2.6 Startscherm Ieder tabblad heeft een startpagina waar u informatie vindt over uw administratie en de taken die uitgevoerd moeten worden. Het startscherm bevat enkele links waarmee u bepaalde taken direct kunt starten. Is de betalingstermijn van contributiefacturen bijvoorbeeld verstreken, dan wordt u er in het startscherm aan herinnerd dat u aanmaningen kunt genereren. Een overzicht van aan te manen contributiefacturen kunt u vervolgens direct openen door op de link te klikken. 12
De werkruimte verkennen 2.7 Lijsten De gegevens die u invoert in Davilex Club worden overzichtelijk weergegeven in lijsten. Zo is er bijvoorbeeld de lijst Leden waarin u alle actieve leden terugvindt die in de administratie zijn ingevoerd. Met behulp van de knoppen in de werkbalk bovenaan de lijst kunt u gegevens toevoegen, wijzigen, dupliceren of verwijderen. In hoofdstuk 19 leest u meer over het vormgeven van lijsten en het gebruik van Lijstopties. 2.7.1 Informatievenster In diverse lijsten vindt u onderaan een informatievenster. Afhankelijk van de actieve regel in de lijst staan hier de belangrijkste gegevens weergegeven. In het informatievenster onderaan de lijst Leden bijvoorbeeld staan onder andere de adres en contactgegevens van het betreffende lid. Desgewenst kunt u het informatievenster minimaliseren door rechts in de balk Informatie te klikken op. Klikt u opnieuw op deze knop, dan wordt het informatievenster weer gemaximaliseerd. Tip: In diverse lijsten is het ook mogelijk het informatievenster te vergroten. Klik hiervoor met uw muis op de scheidslijn tussen de regels in de lijst en het kopje Informatie. Zodra de cursor verandert, kunt u de lijn naar boven verslepen. 13
De werkruimte verkennen 2.8 Formulieren Om gegevens vast te leggen in uw administratie wordt in Davilex Club gebruikgemaakt van overzichtelijke formulieren. Een lid voert u bijvoorbeeld in aan de hand van het formulier Lid toevoegen. Een formulier bestaat uit verschillende invoervelden. Door de velden in te vullen, verschaft u het programma alle informatie die nodig is voor een correcte verwerking van de gegevens in uw administratie. Om het invullen van het formulier te vergemakkelijken, worden velden waar mogelijk automatisch ingevuld. Het programma raadpleegt hiervoor de instellingen. Deze instellingen kunt u naar wens aanpassen. Meer hierover leest u in hoofdstuk 23. 2.9 Wizards Voor het uitvoeren van bepaalde taken wordt in Davilex Club gebruikgemaakt van een wizard. Een wizard begeleidt u stap-voor-stap bij het uitvoeren van de taak en zorgt ervoor dat alle benodigde gegevens ingevuld worden. Zo kunt u bijvoorbeeld lidcategorieën toevoegen door de wizard Lidcategorieën te doorlopen. 14
Leden invoeren 3 Leden invoeren 3.1 Inleiding Een goede ledenadministratie begint bij het goed registreren van lidgegevens. In Davilex Club maakt u hiervoor gebruik van het formulier Lid toevoegen. In dit hoofdstuk gaan we nader in op dit formulier en de gegevens die u hierin vast kunt leggen. In het volgende hoofdstuk vindt u uitleg over het indelen van leden in categorieën en het vastleggen van contributie. 3.2 Leden toevoegen Een lid kunt u toevoegen door op het tabblad Ledenbeheer in de groep Ledenbeheer op Leden te klikken. Klik vervolgens op Toevoegen om het formulier Lid toevoegen te openen. 3.2.1 Tabblad Algemeen Op het tabblad Algemeen vult u de algemene gegevens als naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van het nieuwe lid in. 15
Leden invoeren 3.2.2 Tabblad Lidmaatschap Op het tabblad Lidmaatschap geeft u de begindatum en eventueel de einddatum van het lidmaatschap op. Tevens kunt u het lid hier koppelen aan één of meerdere lidcategorieën. Met behulp van lidcategorieën kunt u uw leden overzichtelijk indelen. Daarnaast gebruikt u lidcategorieën om te bepalen hoeveel en wanneer de leden contributie verschuldigd zijn. In het volgende hoofdstuk gaan we nader in op het toevoegen van lidcategorieën. 3.2.3 Tabblad Betaling/Postadres Op dit tabblad kunt u aangeven of de contributie door het lid zelf of door een ander persoon (bijvoorbeeld een ouder) betaald wordt. Betaalt het lid de contributie zelf, dan geeft u op dit tabblad tevens de betaalwijze en het bankrekeningnummer op. 16
Leden invoeren Let op: Leden bij wie de optie Factuur toesturen niet is gemarkeerd, worden na het berekenen van contributie niet getoond in de lijst Facturen. U kunt voor deze leden dan geen contributiefactuur of acceptgiro aanmaken of een contributieaanmaning genereren. Wordt de contributie door een ander persoon betaald, dan volstaat het om de betreffende persoon uit de keuzelijst te selecteren. Om van deze optie gebruik te kunnen maken, is het wel van belang dat degene die de contributie betaalt, bekend is in de administratie. Is de persoon in kwestie zelf geen lid, dan kunt u hem of haar als relatie toevoegen. Een relatie voegt u toe door op het tabblad Ledenbeheer in de groep Relatielijsten op Alle relaties te klikken. Klik vervolgens op Toevoegen om het formulier Relatie toevoegen te openen. 3.2.4 Tabblad Extra gegevens Op het tabblad Extra gegevens kunt u gegevens van het legitimatiebewijs vastleggen en een digitale pasfoto toevoegen. Tevens kunt u hier aanvullende informatie en eventuele extra communicatiemiddelen registreren. 17
Leden invoeren 3.2.5 Tabblad Extra velden Bevat het Lid-formulier niet alle gewenste informatie? Dan kunt u gebruikmaken van extra velden. Extra velden zijn invoervelden waarvan u de naam en het type zelf kunt bepalen. Heeft u extra velden gedefinieerd, dan kunt u op het tabblad Extra velden van het Lid-formulier de aanvullende informatie vastleggen. Extra velden kunt u toevoegen door op het tabblad Inrichting in de groep Extra velden op Extra velden te klikken. 3.3 Rapporten In Davilex Club kunt u verschillende rapporten oproepen die inzicht geven in de ledenadministratie. Onderstaand treft u (in alfabetische volgorde) een overzicht van deze rapporten. Rapport Ledenlijst In het rapport Ledenlijst worden per lid alle adres-, contributie- en lidmaatschapsgegevens getoond die u heeft ingevoerd in de ledenlijst. U kunt hierin onder andere voor alle leden zien wanneer het lidmaatschap is ingegaan, welke lidcategorieën aan het lid gekoppeld zijn en op welke wijze de contributie betaald wordt. 18
Leden invoeren Rapport Oud-ledenlijst Gegevens als adres-, contributie- en lidmaatschapsgegevens van oud-leden kunt u oproepen met behulp van het rapport Oud-ledenlijst. Rapport Verjaardagen Een overzicht van jarigen kunt u oproepen met behulp van het rapport Verjaardagen. Binnen iedere kalendermaand zijn de verjaardagen gesorteerd in oplopende volgorde. 19
Lidcategorieën en contributieladders 4 Lidcategorieën en contributieladders 4.1 Inleiding Door lidcategorieën aan te maken en te koppelen aan leden, kunt u uw ledenbestand overzichtelijk indelen in verschillende doelgroepen. U kunt bijvoorbeeld denken aan lidcategorieën voor indeling naar leeftijd, geslacht, deelname aan activiteit e.d. En zijn uw leden contributie verschuldigd? Ook dan maakt u gebruik van lidcategorieën. In een lidcategorie legt u namelijk de contributiebedragen vast. In dit hoofdstuk leggen we uit hoe u een lidcategorie aanmaakt, de contributie specificeert en leden koppelt aan een lidcategorie. Vervolgens gaan we nader in op het gebruik van contributieladders. 4.2 Lidcategorie toevoegen De lijst Lidcategorieën opent u door op het tabblad Ledenbeheer in de groep Lidcategorieën op Lidcategorieën te klikken. Door in deze lijst op Toevoegen te klikken, start u de wizard Lidcategorie. 4.2.1 Lidcategorie omschrijven In de eerste stap van de wizard geeft u de algemene gegevens van de lidcategorie op, zoals de omschrijving en startdatum. Om door te gaan naar de volgende stap klikt u op Volgende. 4.2.2 Contributie specificeren In deze stap kunt u de eigenschappen van de contributie opgeven. Is er geen contributie verschuldigd, dan selecteert u onder Contributie kiezen de optie Geen en klikt u op Volgende. Wordt er wel contributie berekend, dan geeft u eerst de contributieperiode op. Is er bijvoorbeeld jaarlijks een contributiebedrag verschuldigd, dan selecteert u de optie Jaarlijks. Bij contributiesoort geeft u vervolgens aan welke vorm van contributiebetaling van toepassing is. 20
Lidcategorieën en contributieladders Contributiebedrag Is er sprake van een vast contributiebedrag, dan markeert u deze optie. In het bijhorende veld vult u vervolgens het bedrag in. Contributieladder Wilt u een kortingsregeling toepassen, bijvoorbeeld omdat een lid niet vanaf de startdatum van de contributieperiode lid is, dan kunt u kiezen voor een contributieladder. Een contributieladder zorgt ervoor dat het lid een evenredig deel van de verschuldigde contributie betaalt. Selecteert u de optie Contributieladder, dan kunt u de contributieladder die van toepassing is op de lidcategorie selecteren uit de keuzelijst. In 4.4 vindt u meer informatie over contributieladders. Tip: Wilt u een nieuwe contributieladder toevoegen? Voer dan in het veld achter Contributieladder een unieke waarde in en klik nogmaals op het keuzerondje voor de optie Contributieladder. Het programma zal constateren dat de contributieladder nog niet bekend is en u vragen of de ladder toegevoegd moet worden. Bevestigt u deze vraag, dan wordt direct het formulier Contributieladder toevoegen geopend. 21
Lidcategorieën en contributieladders Korting Wilt u een lid een vaste korting geven, bijvoorbeeld een gezinskorting, dan markeert u de optie Korting en vult u het kortingsbedrag in. Bij de contributieberekening wordt hiervan automatisch een negatief bedrag gemaakt, dat wordt verrekend met de totaal verschuldigde contributie. Donatie Voor personen en instanties die geen lid zijn, maar die de organisatie wel financieel steunen, kunt u een aparte lidcategorie aanmaken, waarbij u de contributiesoort Donatie selecteert. Geen De optie Geen selecteert u wanneer u een lidcategorie aanmaakt waarvoor geen contributie verschuldigd is. Contributieboekhouding Heeft u de contributiesoort bepaald, dan geeft u onder Contributieboekhouding aan welke standaardtekst op contributiefacturen opgenomen moet worden. Klik hiervoor op <> achter het veld Factuurtekst en selecteer de gegevens die in de standaardtekst opgenomen moeten worden uit de keuzelijst. U kunt hierbij kiezen voor lidcode, contributiedatum, lidnaam of een combinatie van deze elementen. Let op: Om de tekst die u hier invoert op de factuur op te nemen, moet in de contributiefactuursjabloon het veld Factuurtekst zijn opgenomen. In hoofdstuk 6 leest u meer over het toevoegen en opmaken van sjablonen. Specificeer tot slot het BTW-tarief dat van toepassing is en de post waarop het contributiebedrag geboekt moet worden. Klik op Volgende om naar de volgende stap in de wizard te gaan. 4.2.3 Contributiedata bepalen In deze stap van de wizard bepaalt u de contributiedata. Wordt de contributie bijvoorbeeld in maandelijkse termijnen in rekening gebracht, dan selecteert u bij Aantal contributiedata 12. Contributiedata handmatig indelen Is de optie Contributiedata automatisch indelen niet gemarkeerd, dan kunt u handmatig contributiedata toevoegen door op Toevoegen te klikken en de datum en betalingsvoorwaarde in te vullen op het formulier Contributiedatum toevoegen. Contributie automatisch indelen Is de optie Contributiedata automatisch indelen geselecteerd, dan worden de contributiedata automatisch bepaald op basis van het opgegeven aantal contributiedata, de startdatum van de lidcategorie en de waarde die u in stap 2 heeft gekozen in het veld Contributieperiode. Tip: Is in de voorgaande stap bij Contributie kiezen de optie Geen gekozen, dan kunt u geen contributiedata te specificeren. Wel kunt u de einddatum van de lidcategorie opgeven. 22
Lidcategorieën en contributieladders Betalingsvoorwaarde Onder Contributiedata kunt u tevens de betalingsvoorwaarde die van toepassing is op de contributie specificeren. Standaard is de betalingsvoorwaarde ingevuld die is gespecificeerd in de ledenbeheer-instellingen. Deze instellingen opent u door in de werkbalk Snelle start op Instellingen te klikken. Klik vervolgens op het tabblad Administratiebeheer in de groep Instellingen administratie op Ledenbeheer. Wilt u een andere betalingsvoorwaarde selecteren? Demarkeer dan het selectievakje voor de optie Contributiedata automatisch indelen, selecteer onder Contributiedata een contributiedatum en klik op Wijzigen. Kies bij Betalingsvoorwaarde uit de keuzelijst de betalingsvoorwaarde die toegepast moet worden op de contributie en klik op Opslaan en sluiten. Herhaal deze stap voor alle contributiedata. 23
Lidcategorieën en contributieladders Lidcategorie stoppen In de derde stap van de wizard kunt u tevens een einddatum van de lidcategorie opgeven. Voer hiervoor in het veld Stop lidcategorie de betreffende einddatum in. Na deze datum kunnen leden niet meer aan de lidcategorie gekoppeld worden. Betaling bij voortijdige beëindiging lidmaatschap Tot slot geeft u in deze stap aan hoe lang een lid contributie blijft betalen na voortijdige beëindiging van het lidmaatschap. Moet het lid bijvoorbeeld alle contributiedata betalen of alleen de contributiedata die vóór of óp het moment vallen dat hij zijn deelname aan deze lidcategorie opzegt? Selecteer achter Te betalen bij voortijdige beëindiging deelname de gewenste optie uit de keuzelijst en klik op Volgende om naar de laatste stap van de wizard te gaan. 4.2.4 Wizard voltooien In de laatste stap wordt een samenvatting van de lidcategorie getoond. Wilt u gegevens wijzigen, dan kunt u met behulp van de knop Vorige terugkeren naar voorgaande stappen in de wizard en de gewenste wijziging aanbrengen. Zijn de gegevens correct, dan klikt u op Voltooien om de lidcategorie op te slaan en de wizard af te sluiten 4.3 Leden koppelen aan lidcategorie Heeft u een lidcategorie aangemaakt, dan kunt u leden aan deze categorie koppelen. Open hiervoor de ledenlijst door op het tabblad Ledenbeheer in de groep Ledenbeheer op Leden te klikken. Klik op Toevoegen om een nieuw lid toe te voegen of selecteer een lid en klik op Wijzigen. Het formulier Lid toevoegen/wijzigen wordt geopend. Klik op het tabblad Lidmaatschap onder het kopje Lidcategorieën bij lid op Toevoegen. Selecteer in het veld Lidcategorie de juiste categorie uit de keuzelijst en vul bij Startdatum de datum in waarop het lid voor het eerst bij de lidcategorie hoort. Geef eventueel een einddatum op en klik op Opslaan en sluiten. 4.3.1 Meerdere leden tegelijk koppelen Wilt u meerdere leden tegelijk aan een lidcategorie koppelen? Open dan de ledenlijst en selecteer de leden waaraan u de lidcategorie wilt koppelen (klik de leden met de muis aan terwijl u de CTRLtoets ingedrukt houdt). Open vervolgens het formulier Lidcategorie koppelen aan leden door op het tabblad Ledenbeheer in de groep Ledenbeheer op Lidcategorie koppelen te klikken. 24
Lidcategorieën en contributieladders Geef in dit formulier aan welke lidcategorie aan de leden gekoppeld moet worden en vul een starten (eventueel) een einddatum in. Klik op Opslaan en sluiten om de leden te koppelen aan de lidcategorie. 4.3.2 Meerdere leden tegelijk ontkoppelen Zoals u meerdere leden tegelijk kunt koppelen aan een lidcategorie, kunt u leden ook collectief ontkoppelen. Open hiervoor de ledenlijst, selecteer de leden die u wilt ontkoppelen en klik in de groep Ledenbeheer op Lidcategorie ontkoppelen. Vul de velden in het formulier Lidcategorie ontkoppelen bij leden in en klik op OK. 4.4 Contributieladder toevoegen Wilt u verschillende contributiecategorieën gaan hanteren? Dan kunt u verschillende lidcategorieën aanmaken en hierin het contributiebedrag per contributiecategorie specificeren. Daarnaast kunt u gebruikmaken van contributieladders. Een contributieladder is een kortingsregeling voor leden die later in de contributieperiode lid worden van de vereniging. Tip: Een voorbeeld van een contributieladder is opgenomen in de Help. Aan de hand van dit voorbeeld kunt u zich een goed beeld vormen van de mogelijkheden van een contributieladder en de financiële gevolgen van het toepassen ervan. Het Help-onderwerp opent u door op de F1-toets te drukken op het moment dat de lijst Contributieladders is geopend. Klik vervolgens onder Zie ook op Voorbeeldcontributieladder. Een contributieladder kunt u toevoegen aan de lijst Contributieladders. Deze lijst opent u door op het tabblad Ledenbeheer in de groep Lidcategorieën op Contributieladders te klikken. Klik vervolgens op Toevoegen om de wizard Contributieladder te starten. Stap 1 - Contributiebedrag opgeven Het openingsvenster toont een overzicht van de stappen die doorlopen moeten worden om een contributieladder toe te voegen. Klik op Volgende om naar de eerste stap van de wizard te gaan. 25
Lidcategorieën en contributieladders In de eerste stap specificeert u het volledige contributiebedrag. Dit is het maximale bedrag dat verschuldigd is wanneer het lid gedurende de volledige contributieperiode lid is van de lidcategorie. Dit bedrag gebruikt de wizard als basis voor de berekening van de contributieladder. Tevens bepaalt u in deze eerste stap de contributieperiode. Zijn de gegevens ingevuld, dan klikt u op Volgende om naar de tweede stap van de wizard te gaan. Stap 2 Korting berekenen In de tweede stap van de wizard kunt u kiezen voor een minimumcontributiebedrag of een maximumkortingspercentage. 26
Lidcategorieën en contributieladders Kiest u voor een minimumcontributiebedrag, dan vult u het bedrag in dat u minimaal wilt ontvangen bij deelname aan de lidcategorie. Kiest u voor een maximumkortingspercentage, dan geeft u de maximumkorting in procenten op van het basiscontributiebedrag dat u in stap 1 heeft ingevuld. Op basis van deze maximumkorting wordt het minimumcontributiebedrag automatisch uitgerekend en ingevuld. Stap 3 Kortingsperiode bepalen In deze stap geeft u aan vanaf welk moment korting gehanteerd moet worden. Uit de keuzelijst kunt u bijvoorbeeld kiezen voor 1 dag, 1 week of 1 maand. Tevens geeft u aan met welk interval het contributiebedrag verlaagd moet worden. Het contributiebedrag kan bijvoorbeeld maandelijks verlaagd worden tot het minimumcontributiebedrag of het maximum kortingspercentage is bereikt. Tevens geeft u in deze stap aan hoe het einde van de kortingsperiode wordt bepaald. U kunt kiezen voor een bepaalde periode voor het einde van de contributieperiode, bijvoorbeeld twee maanden. Gedurende deze twee maanden wordt dan het minimumcontributiebedrag of het maximumkortingspercentage zoals in stap 2 van de wizard opgegeven, gehanteerd. Ook kunt u ervoor kiezen om het basiscontributiebedrag iedere periode met een vast bedrag te laten afnemen. Markeer hiervoor het keuzerondje voor de optie Verlagen met bedrag en vul het bedrag in. De periode heeft u gespecificeerd u bij Contributie per... verlagen. 27