Imtech ICT Van sales opportunity tot projectuitvoering Imtech Document Center Imtech ICT Integrated Solutions Hogeweg 41 NL-5301 LJ Zaltbommel T +31 418 57 07 50, www.imtech.nl/is info.is@imtech.nl
Inhoud Introductie 3 Microsoft Dynamics CRM 4 Imtech Document Center 5 Snel en efficiënt samenwerken 8 De kracht van Microsoft producten 9 2
Introductie Informatie en documenten zijn vaak decentraal opgeslagen Steeds meer organisaties komen erachter dat goed samenwerken cruciaal is om snelheid, kwaliteit en interactie met klanten en leveranciers te realiseren. Het is daarom ook belangrijk om de primaire processen rondom sales en projecten goed inzichtelijk te hebben en een centraal beeld te creëren van alle communicatie, afspraken en opportunities die er zijn. Het centraal beheren van bedrijfsinformatie is nog nooit zo eenvoudig geweest als met Imtech Document Center. Het is voor iedereen in de organisatie duidelijk waar informatie staat opgeslagen door de sterke koppeling met Microsoft Dynamics CRM, de basis voor alle klantgegevens. Met Imtech Document Center realiseert u één digitale werkplek die ondersteuning biedt gedurende verschillende fase van het gehele werkproces, van sales opportunity tot uitvoering van het project. Enkele voorbeelden: Eenduidig overzicht van alle informatie behorende bij opdrachten na een gewonnen offerte. Gepersonaliseerd overzicht van alle sites en projecten waar professionals recht op hebben. Samenwerken aan centraal opgeslagen documenten in verschillende fasen van het werkproces. 3
Document Management Een veelvoorkomende uitdaging van organisaties is dat informatie en documenten decentraal zijn opgeslagen. Het gevolg is dat medewerkers informatie niet snel kunnen terugvinden. Informatie en documenten worden soms op servers, lokaal op de computer, soms op verschillende netwerkschijven en soms in verschillende mailboxen opgeslagen. Hierdoor is er geen overzicht waar bepaalde informatie en documenten zich bevinden. Eén plek en één werkelijkheid Een Document Management Systeem (DMS) zorgt ervoor dat medewerkers optimaal worden ondersteund bij het werken met documenten. Het faciliteert dat documenten op een gestructureerde manier worden opgeslagen en ontsloten. Dit kan per team, klant, case, project of per afdeling. Een passend DMS zorgt ervoor dat medewerkers op een efficiënte manier werken, binnen een afdeling, maar ook tussen afdelingen. Hierdoor ontstaat er één centrale plek waar alle informatie opgeslagen en teruggevonden kan worden. Het versiebeheer van documenten zorgt ervoor dat er één plek en één werkelijkheid is voor de organisatie omdat er feitelijk nog maar één document is. 4
Microsoft Dynamics CRM U heeft de juiste stuurinformatie nodig om uw verkopen, klantenservice en projectprocessen te verbeteren. Imtech ICT levert hiervoor een volledig geïntegreerde CRM (Customer Relationship Management)- oplossing op basis van Microsoft Dynamics CRM. Door de inzet van CRM kunt u organisatiebreed of op afdelingsniveau klantgericht en efficiënt werken en (relatie)informatie opbouwen en delen met collega s. Zo is van iedere relatie direct inzichtelijk wat er speelt. De voorspelbaarheid neemt aanzienlijk toe Microsoft Dynamics CRM ondersteunt het primaire sales proces binnen organisaties en is in staat om real-time informatie rondom klanten, leads, communicatie, marketingactiviteiten en rapportage direct inzichtelijk te maken. Daarnaast worden alle opportunities structureel vastgelegd met bijbehorende offertes en bestellingen. Via een overzichtelijk dashboard krijgt u onder meer inzicht in de realisatie van de verkopen en services ten opzichte van de doelstellingen. De organisatie krijgt hierdoor een optimaal inzicht in uw klanten waardoor de totale voorspelbaarheid omhoog gaat. Waarom Microsoft Dynamics CRM? 360 integraal klantbeeld Real-time inzicht en rapportage Rijk aan functionaliteit en aanpasbaar Volledig geïntegreerd MS Office omgeving Integratie met diverse business applicaties 5
Een CRM oplossing is er echter niet alleen voor de sales organisatie. Wanneer de klant echt centraal staat, zijn eigenlijk alle afdelingen in uw organisatie geïnteresseerd om te werken met deze informatie. Van administratie tot services, aftersales en projectmanagement. Imtech ICT zorgt ervoor dat u overzichtelijk kan samenwerken waarbij de klant centraal staat en zorgt met een 360 integraal klantbeeld voor nieuwe inzichten. Een CRM zorgt voor optimalisatie van: Lead en account management Opportunity management Offerte en quote management Order management Risico management Target management Campagne management 6
Imtech Document Center is een oplossing uit eigen gelederen. Afgelopen jaar hebben wij zelf een volledig traject doorlopen om ons sales- en deliveryproces te stroomlijnen en daarbij is deze oplossing voor alle medewerkers ingezet over meerdere bedrijven heen. We zien nu dat dit enorm veel voordelen met zich meebrengt. Het totale proces is nu altijd inzichtelijk en iedereen werkt met dezelfde informatie. Ik kan de totale pipeline zien op mijn tablet en ik krijg direct een melding wanneer een opportunity het riskmanagementproces dient te volgen. Dit inzicht geeft mij een fijn gevoel van controle. Rob van Kaathoven Directeur Imtech ICT Nederland
Imtech Document Center Imtech Document Center (afgekort IDC) is een op Microsoft SharePoint gebaseerde portaalomgeving waarmee organisaties en afdelingen de mogelijkheid hebben om centraal aan documenten te werken. Gericht op ondersteuning van het offerteproces, projectuitvoering en support Vooral de organisatie van documenten over afdelingen heen waarbij de overdracht van informatie een grote rol speelt is kernfunctionaliteit. Pijnpunten in veel organisaties - Altijd met de laatste documentversie werken? - Elkaar weten te vinden en echt samenwerken? - Altijd relevante documenten op het juiste moment? - Echt plaats- en tijdsonafhankelijk samenwerken? - Altijd documentatie gestructureerd bijhouden? Een DMS (document management systeem) moet het werkproces ondersteunen. Imtech Document Center is specifiek gericht op ondersteuning van het offerteproces, projectuitvoering en supportwerkzaamheden. Imtech Document Center biedt een heldere, uniforme structuur om documentatie rond klanten en projecten op te slaan en te bewerken. Rollen en rechten kunnen eenvoudig toegewezen worden aan gebruikers/medewerkers. Daarbij verkrijgen zij automatisch de toegang die ze nodig hebben. Via een formeel overdrachtsproces, inclusief een intake met goedkeuring, is het mogelijk om de verantwoordelijkheid voor een projectensite over te dragen naar een andere afdeling. 8
Voorbeeld Een aantal collega s werkt samen aan een offerte. Na de goedkeuring van deze offerte door de klant is er een formele overdracht naar de projectleiders. Deze stellen vervolgens een team samen van experts. Al deze teamleden hebben dezelfde informatie nodig om goed geïnformeerd aan dit project te starten. De projectleider voegt de opdrachtleden toe aan het project. Waarom IDC? U en uw collega s werken geregeld in verschillende teams samen aan documenten [in het documentatieproces] voor klanten en in projecten. U zoekt naar [of uw proces vraagt om] een eenduidige manier waarop informatie opgeslagen en beheerd wordt. U wilt een oplossing die uw proces niet alleen ondersteunt, maar ook afdwingt [aanstuurt]. U zoekt een platform dat kennisdeling en sociale connectie faciliteert. U zoekt een platform dat online en offline te gebruiken is op mobiele en vaste apparaten. Structuur Het aanmaken van projectdossiers gebeurt op een uniforme en geautomatiseerde wijze waardoor er op een gestructureerde wijze gewerkt kan worden. Het aanmaken van sites gebeurt vanuit Microsoft Dynamics CRM waardoor de klantnaam altijd uniek is en de juiste informatie mee gaat in de overdracht naar de opdrachtensites. Daarna worden opdrachtleden toegevoegd wat zorgt voor de verdeling van de juiste rechten en rollen. De deelnemers krijgen vervolgens een uitnodiging toegestuurd. Deze structuur zorgt ervoor dat documenten altijd onder de juiste kenmerken op een gecontroleerde wijze worden opgeslagen. Flexibiliteit De klantensites en de opdrachtensites of projectensites zijn gebaseerd op sjablonen die specifiek voor u ingericht worden. U bepaalt welke lijsten en bibliotheken u wilt gebruiken, met welke documenttypes en sjablonen en met welke toegangsrechten. Als een site eenmaal is aangemaakt kan de eigenaar van de site deze nog aanpassen met alle mogelijkheden die SharePoint daarvoor biedt. Wilt u deze flexibiliteit afschermen, dan is dat eenvoudig te configureren. Integratie Naast het samenwerken aan en beheren van documenten heeft Imtech Document Center de mogelijkheid om te koppelen met diverse informatiebronnen. Denk daarbij aan een ERP, financieel, service of HR-systeem voor het raadplegen van klant-, financiële of personeelsgegevens welke via een eigen Service Bus ontsloten worden naar Microsoft Dynamics CRM en/of Microsoft SharePoint. 9
Door de inzet van Microsoft CRM en Imtech Document Center hebben wij de kans gekregen ons salesproces te stroomlijnen en een goede aansluiting te creëren met onze projecten en service organisatie zodat de overdracht tussen afdelingen soepel en snel verloopt. Alle offertes hebben een goed ingeregeld goedkeurigsproces zodat de juiste mensen altijd op de hoogte zijn en de autorisatie volgens onze interne richtlijnen verloopt. Voor aanbestedingen en grootschalige offertes werken wij vaak met een groep mensen aan hetzelfde document, ook dit blijkt geen probleem te zijn, gelukkig is dit ook locatie onafhankelijk. Tom Greeve, Directeur Imtech ICT CS
Integratie van informatiebronnen kan het werkproces sterk vereenvoudigen omdat medewerkers vanuit een systeem een totaaloverzicht hebben van belangrijke informatie. Dit beperkt het aantal handelingen en zorgt voor altijd accurate informatie. Gepersonaliseerde overzichten Imtech Document Center biedt de medewerker een aantal gepersonaliseerde overzichten, waarmee hij of zij snel toegang heeft tot relevante sites en taken. Het overzicht Mijn Projecten toont alle projectensites waar de medewerker is opgevoerd als projectlid. Het overzicht Mijn Taken toont alle openstaande taken voor de medewerker. De overzichten met lopende projecten, projecten in overdracht en laatste documenten kunnen voor de medewerker gefilterd worden. Ook de integratie van taken is netjes geregeld in Microsoft Outlook 2013. Wij zorgen ervoor dat u niet voor verassingen komt te staan. Social Met Imtech Document Center maakt u volledig gebruik van de social media functionaliteit binnen SharePoint. Iedere gebruiker heeft een eigen profielsite waarop hij of zij kennisgebieden en interessegebieden kan vastleggen via tags. Met de people search functionaliteit van SharePoint kunnen zo experts gevonden worden binnen uw organisatie. Gebruikers kunnen naast elkaar volgen ook sites en documenten volgen en newsfeed berichten plaatsen. Op deze manier blijven uw medewerkers maximaal verbonden en zorgen ze ervoor dat relevante informatie naar hun toekomt. Rapportage Imtech Document Center biedt standaard een aantal rapportages zoals een overzicht van lopende opdrachten, afgekeurde opdrachten en openstaande projecten. Daarnaast is het eenvoudig, door de integratie met de achterliggende database omgeving, om een breed scala aan rapportages te creëren. Verantwoordelijkheden Imtech Document Center faciliteert het helder vastleggen van verantwoordelijkheden in het offertetraject en de projectuitvoering. Op ieder moment is één persoon verantwoordelijk voor de projectensite. Deze verantwoordelijke persoon kan de kenmerken van de projectensite wijzigen en projectleden toevoegen of verwijderen. Verantwoordelijkheid voor de projectensite kan in IDC gestructureerd worden overgedragen met behulp van een workflow. 11
Voorbeeld Na akkoord van de offerte draagt afdeling sales de projectensite over naar de afdeling Operations. Bij de start van de overdracht ziet afdeling Sales een checklist met de voorwaarden die Operations stelt aan de overdracht. Nadat de overdracht is gestart kan Operations deze goedkeuren of afkeuren. Bij afkeuren ontvangt afdeling Sales hiervan bericht, met de redenen die door Operations zijn opgegeven. Bij goedkeuring bepaalt Operations wie de nieuwe verantwoordelijke persoon is. Deze kan nu een nieuw team samenstellen. De hele geschiedenis van wijzigingen qua verantwoordelijke personen, projectleden en kenmerken wordt bewaard en is inzichtelijk binnen IDC. Onafhankelijk Imtech Document Center werkt ook zonder Microsoft Dynamics CRM en kan eventueel vanuit Microsoft SharePoint direct klantensites aanmaken of vanuit de integratie met een ander systeem waar klantgegevens beschikbaar zijn. 12
Snel en efficiënt samenwerken De gebruikersadoptie is een belangrijke succesfactor in het realiseren of uitbouwen van samenwerkingsplatformen. U wilt graag dat uw gebruikers snel productief zijn en precies weten wat er van ze verwacht wordt en waar ze informatie kunnen vinden en delen met elkaar. Imtech ICT ondersteunt u bij het verhogen van de gebruikersadoptie met behulp van: Experience sessies in het Xperience Center. Trainingen en begeleiding op de werkvloer. Inrichten van de governance structuur (o.a. rollen en rechten en wie doet wat wanneer). Organiseren van de support & beheer van de omgeving. De oplossing dient altijd en direct ondersteunend te zijn aan uw business. Veel klanten vinden het prettig als wij het beheer voor onze rekening nemen. Dit kan van technisch tot functioneel beheer. Ten slotte dient deze oplossing altijd en direct ondersteunend te zijn aan uw business. Om te komen tot een definitieve inrichting van een organisatiebreed portaal heeft Imtech ICT het Portal Planning Process ontwikkeld. Dit is een proces wat alle facetten van een dergelijk project tijdig inzichtelijk maakt. Dit is noodzakelijk want er zijn veel keuzes te maken. In dit proces bepalen we met de medewerkers van uw organisatie de gewenste inrichting van Imtech Document Center en eventueel Microsoft Dynamics CRM. Dit doen we in hands on sessies, waarin u zelf aan de slag gaat aan de hand van een aantal scenario s. Wij luisteren naar de behoeften en vertalen dit vervolgens naar de juiste inrichting. Niet alleen wordt uw directe vraag gehoord, er wordt tevens meegedacht over hoe u de beste en meest efficiënte processen in uw organisatie verkrijgt. Door Imtech Document Center zelf te ervaren en de gebruikers vroegtijdig te betrekken, is het eenvoudiger om de juiste wensen en eisen te bepalen. 13
De kracht van Microsoft producten Microsoft Dynamics CRM Het adequaat beheren van klantrelaties en het inzichtelijk maken van het salesproces is eigenlijk voor alle organisaties belangrijk. Maximale ondersteuning van het volledige salesproces kan met Microsoft Dynamics CRM. Van lead tot opdracht is het volledige proces goed in kaart te brengen met daarbij de benodigde rapportages en inzichten om een integraal beeld te creëren van de lopende opportunities of de geleverde services. Naast relaties met klanten moeten organisaties ook andere belangrijke relaties onderhouden en maximaliseren, bijvoorbeeld met partners, leveranciers of contractanten waarvoor het alle flexibiliteit biedt. Microsoft Dynamics CRM geeft inzicht in het totale proces en zet de klant centraal. Microsoft SharePoint U wilt vastleggen, samenwerken, ontdekken, beheren, delen en publiceren. De hoeveelheid informatie in en rond uw organisatie neemt steeds verder toe. Microsoft SharePoint is de documentmanagement oplossing om mensen, processen en gegevens gestructureerd bijeen te brengen. U kunt Microsoft SharePoint gebruiken als een veilige locatie voor het opslaan, ordenen en gebruiken van gegevens vanaf vrijwel ieder device. Daar voegen we versiebeheer en een sterke rechten- en rollenstructuur aan toe om de omgeving veilig te maken en mixen dat met een sterk werkstroomproces, uitgebreide searchmogelijkheden en een krachtige rapportage voor compliance en altijd up-to-date overzichten. Microsoft SharePoint vergemakkelijkt direct de samenwerking rondom documenten. Microsoft OneDrive voor Business De eenvoud van het offline nemen van een document of een volledige bibliotheek en werken zoals u binnen de Windows Explorer gewend bent, is een geweldige toevoeging op een totaaloplossing als Imtech Document Center. Altijd hebt u de juiste documenten bij u, de synchronisatie gaat als vanzelf en u kunt zelfs met meerdere mensen tegelijk in een document werken wanneer u aan een tender of een offerte werkt. Dit alles met behoud van versiecontrole en de benodigde security. Dit is de killer applicatie voor uw medewerkers en het werkt uitstekend samen met Microsoft Office en SharePoint. Microsoft OneDrive voor Business zorgt ervoor dat u altijd en overal kan werken. 14
Microsoft Lync Directe communicatie via instant messaging, audio en video kan allemaal via Microsoft Lync. De integratie met Microsoft Office, Outlook en SharePoint zorgt ervoor dat gegevens van collega s en zelfs klanten of leveranciers altijd bij de hand zijn en dat er snel en eenvoudig een sessie gestart kan worden om direct contact op te nemen. Door de integratie met Microsoft Office is het daarom mogelijk om samen, live, in een document te werken en precies met elkaar te bepalen wat er voor nodig is om het beste resultaat neer te zetten. Microsoft Lync maakt communiceren binnen teams weer eenvoudig. Microsoft Office Iedereen kan werken met Microsoft Office en daarom zijn de modules als Word, Excel en PowerPoint zo populair. Een van de grootste krachten is tevens ook integratie met Microsoft Dynamics CRM, SharePoint, Lync, Outlook en OneDrive wat ervoor zorgt dat de gebruiker een volledige geïntegreerde werkplek krijgt xvolledig gericht op productiviteit en eenvoud. Samenwerking en verbinding is van cruciaal belang in een organisatie. Waarom? Omdat er één geheel ontstaat als alle elementen in een organisatie goed verbonden zijn met elkaar. En een organisatie die als één geheel functioneert, is slim, efficiënt, extreem productief en klaar voor alle (technologische) ontwikkelingen van de toekomst. 15
Imtech ICT Integrated Solutions www.imtech.nl/is