www.performancedelivery.nl Email: info@performancedelivery.nl T: +31 30-750 89 56 Business case methodiek
De waarde van business cases Het opstellen van Business Cases als basis voor tastbare resultaatsverbetering Business cases zijn een vast onderdeel van performance delivery projecten: } Deze vormen namelijk de basis waarop de organisa<e haar prioriteiten en keuzes kan bepalen voor de projecten waarin zij gaan investeren. } Het vormt de basis voor het plannen, traceren en realiseren van de projectresultaten. } Het is de basis waarop klantafspraken gemaakt worden voor het opleveren van projectresultaten en is tevens de wijze waarop deze in de <jd meetbaar zijn. Er worden binnen een project een aantal componenten standaard opgenomen bij het opstellen van de business case, zijnde: } De business case inclusief de grondslag voor de berekeningen van de business case. } Base Line & Evalua<e grondslag voor het opvolgen van alle project besparingen, alsmede de wijze waarop en wanneer ze gemeten worden. } Verbetercases per verbeterthema, waarin de belangrijkste kenmerken van de voorgestelde verbetering worden samengevat. 2
De eerste contouren in de scoping fase } De eerste stap voor het vastleggen van de business case contouren is in de scoping fase waar bepaalt wordt: } Welke specifieke business / verbeterdoelen de organisa<e wil realiseren met het project. } Welke prioriteiten en <jdslijnen de organisa<e wil vaststellen. } Vanuit de scoping wordt vastgesteld: } Welke kaders & richtlijnen de business case rekening mee moet houden. Denk hierbij aan zaken als vereiste ROI, terugverdien<jd, strategische prioriteiten. } Welke (kwan<ta<eve) verbetertargets reeds benoemd zijn binnen de organisa<e, dan wel of er reeds gedachten bestaan rondom de mogelijk verbeterpoten<eel. } Of er reeds business cases liggen en of er op bepaalde verbeteringen al in voorschot is genomen in bestaande budgenen. } Ook worden de eerste (kwan<ta<eve) verbeterhypotheses gevormd, deze vormen mede de basis om te komen tot een analyse studieplan om het daadwerkelijke poten<eel te iden<ficeren Implementa2e 1 2 3 4 5 Scoping startpunt vinden business cases maken Ontwerp plannen uitwerken Implementa<e resultaten opleveren Verzilvering decharge verkrijgen 3
Opstellen van de business case in de analyse fase } In de analyse fase worden de benodigde studies en data- analyses uitgevoerd om de huidige situa<e in kaart te brengen, de omvang van de problema<ek te kwan<ficeren, inzicht te krijgen in de grondoorzaken en verbetergebieden te iden<ficeren. Dit is de basis om: } Het kwalita<ef en kwan<ta<ef verbeterpoten<eel vast te leggen per verbeterthema in de verbetercases. } De business case op te stellen waarin investeringen en besparingen naar categorie in de <jd zijn uitgezet. } Samen met de klant de payback periode overeengekomen wordt. } Het is tevens in de analyse fase waar: } De business case grondslag overeengekomen wordt met de klant. } De business case opbouw geaccordeerd wordt. } De verbeterthema s opgesteld worden met de belangrijkste kenmerken van de voorgestelde verbetering. 4
De fases van Performance Delivery Implementa2e 1 2 3 4 5 Scoping Ontwerp Implementa<e Startpunt vinden business cases maken plannen uitwerken resultaten opleveren Fase gericht op het vaststellen, samen met het management, van de doelstellingen, scope van de opdracht en inioële beelden verbeterpotenoeel. Fase gericht op het vaststellen van de bedrijfsuitdagingen in detail, idenoficeren van verbeterpotenoeel en bepalen van de weg forwards. Fase is gericht op het definiëren van detailplanningen met de organisaoe en detaillering van blue prints voor de geaccordeerde situaoe / resultaten. Fase gericht op het realiseren van de resultaten samen met de organisaoe en realiseren van organisaoeveranderingen zoals gedefinieerd in de blue prints. Verzilvering decharge verkrijgen Fase gericht op het verkrijgen van decharge van project en business cases. Noodzakelijke input Bestaande strategische analysis en strategische keuzes Business plannen & rapportages ProjectporXolio overzicht Managemen<nforma<e & KPI s Key organisa<e personen Producten Fase- plan voor de analysefase Geaccordeerde doelstellingen Geaccordeerde scope Samenva]ng key issues thema s Ini<ële hypothese studie team geïden<ficeerd Producten per aandachtsgebied Probleemanalyse Grondoorzaak en impactanalyse Oplossingsrich<ngen Business Cases Project eisen en defini<e op hoog Go / niveau Programmaplan voor de implementa<efase Aaankelijkheden & rela<es Risico s & beheersmaatregelen Mijlpalenplanning Programmastructuur Programma KPI s en rapportage Mijlpaal planning Ac<viteitenplanning Getoetste Business Case Getrainde projecneams Ini<ële ontwerp & Go / implementa<evoorstel Projectprocessen geïmplementeerd Businesscase traceermethode ingericht Communica<eplan Concept en detail business ontwerpen / blue prints Implementa<eaanpak en plan Go / Gevalideerde Business Case Realisa<e van de ontworpen verbeteringen Oplijnen van staande organisa<e om met de geop<maliseerde oplossingen te werken Business Kick- off Gedragsverandering en risicomi<ga<e Bewaking planning, budget en kwaliteit Betrekken, trainen en coachen van relevante stakeholders Go / Gerealiseerde Business Case Overdrachtsdocument Overdrachtsdocument met eventuele openstaande punten Lessons Learned Voorstel audit methodiek voor borging van werkmethodes Geaccordeerde doelstelling, scope en analyse fase- plan, gedragen door de belangrijkste stakeholders. Gedragen business assessment, business cases en plan voor de vervolgfases. Geaccordeerde en gedragen blauwdruk en uitrol aanpak; gereed voor implementaoe. GeopOmaliseerde organisaoe inrichong geïmplementeerde, Business Case en benodigde nieuwe werkwijze geborgd. Overdracht heey plaatsgevonden en het project krijgt decharge van de klant Fundament gericht & Projectma2g Werken Verandermanagement 5