REGLEMENT INZAKE ALGEMENE REGELS VOOR HET PROVINCIAAL BELEID, DELEGATIE VAN BEVOEGDHEDEN AAN DE DEPUTATIE EN PROVINCIALE COFINANCIERING VOOR EUROPESE PROJECTEN HOOFDSTUK 1: TOEPASSINGSGEBIED Artikel 1 Dit reglement heeft betrekking p het engagement binnen de perken van het budget en bevegdheden van de prvincie West-Vlaanderen in vlgende Eurpese prgramma s die wrden pgesteld en gefinancierd dr de Eurpese Unie in het kader van het Eurpees Chesiebeleid (prgrammaperide 2014-2020): Delstelling Grei en Banen - EFRO Vlaanderen 2014-2020 Delstelling Eurpese Territriale Samenwerking - Interreg V A Vlaanderen-Nederland; - Interreg V A Frankrijk-Wallnië-Vlaanderen; - Interreg V A 2 Zeeën; - Interreg V B Nrdzee; - Interreg V B Nrd-West Eurpa; - Interreg Eurpe. en in het kader van het Eurpees plattelandsntwikkelingsprgramma (PDPO-Leader). Dit reglement is eveneens van tepassing vr de prjecten die wrden gedgekeurd binnen andere prgramma s (prgrammaperide 2014-2020) die wrden pgesteld en gefinancierd dr de Eurpese Unie indien het prject wrdt uitgeverd, hetzij dr het prvinciebestuur f één van haar verzelfstandigde agentschappen (IVA s f EVA s), hetzij dr een derde die p het grndgebied van West-Vlaanderen haar werking heeft en van belang is vr de realisatie van de beleidsdelstellingen van het prvinciebestuur, zals gefrmuleerd in het meerjarenplan. HOOFDSTUK 2: ALGEMENE REGELS VOOR HET BELEID WAT BETREFT INZET VAN MIDDELEN EN DELEGATIE VAN BEVOEGDHEDEN INZAKE EUROPESE PROJECTEN AAN DE DEPUTATIE Artikel 2 Om tegemet te kmen aan de verwachting van de Eurpese Cmmissie m naast de Eurpese middelen k bijkmende natinale financiële middelen te mbiliseren vr de realisatie van Eurpese prjecten, wrden in het budget van de Prvincie West-Vlaanderen jaarlijks bijkmende middelen ingeschreven bvenp de budgetten vr de reguliere werking van de prvincie West-Vlaanderen. Artikel 3 Met het g p het beleid inzake Eurpese prjecten wrden vlgende bevegdheden gedelegeerd aan de deputatie: - de bevegdheid m vr de prgramma s waarin dat vrzien is, rekening hudend met de gedgekeurde prvinciale beleidsplannen, t.a.v. het beslissingsrgaan dat in de prgramma s aangeduid is m de prjecten te berdelen, prvinciaal advies uit te brengen inzake ter gedkeuring ingediende Eurpese prjecten; - de bevegdheid m het partnerschap van de prvincie West-Vlaanderen in meerjarige Eurpese prjecten ged te keuren en hiervr engagementen aan te gaan ten pzichte van en vereenkmsten af te sluiten met de vr het beheer van de prgramma s aangeduide rganisaties, de prjectpartners en eventuele cfinancierders; 1
- de bevegdheid m binnen de marges van het financieel evenwicht van het meerjarenplan cfinanciering te te kennen aan Eurpese prjecten met een lptijd van meerdere jaren. HOOFDSTUK 3: ALGEMENE REGELS VOOR HET BELEID MET BETREKKING TOT DE INZET VAN DE BIJKOMENDE COFINANCIERINGSMIDDELEN VOOR EIGEN PROJECTEN EN VOOR PROJECTEN VAN DERDEN Artikel 4 De deputatie kan de cfinancieringsmiddelen - vereenkmstig de bepalingen van dit reglement - inzetten vr cfinanciering van Eurpese prjecten f deelprjecten. De cfinanciering wrdt tegekend vr de vlledige lptijd van het prject en nder vrbehud van gedkeuring van de Eurpese steun. Artikel 5 Er wrdt nderscheid gemaakt naargelang de categrie van de aanvrager: - gemeenschappelijke prgrammasecretariaten (in functie van Technische Bijstand) en PDPOprgramma; - eigen prjecten: prjecten f prjectnderdelen die dr de prvincie zelf f dr teden van haar verzelfstandigde agentschappen gerealiseerd wrden; - prjecten van derden. AFDELING 1: REGELS VOOR COFINANCIERING VAN PROGRAMMASECRETARIATEN EN HET PDPO-PROGRAMMA Artikel 6 De bijdragen aan de gemeenschappelijke prgrammasecretariaten en vr het PDPO-prgramma wrden geregeld via samenwerkingsvereenkmsten tussen de prgrammapartners en p het budget ingeschreven p specifieke acties. De selectiecriteria vr de prjecten die gedgekeurd wrden in het kader van het Eurpees Plattelandsntwikkelingsprgramma wrden gemeenschappelijk bepaald dr de partners, mdat ze nlsmakelijk verbnden zijn aan de gedkeuring van prjecten als geheel. AFDELING 2: REGELS VOOR COFINANCIERING VAN EIGEN PROJECTEN VAN DE PROVINCIE EN VAN HAAR VERZELFSTANDIGDE AGENTSCHAPPEN Artikel 7 De deputatie kan, binnen de perken van dit reglement en rekening hudend met de gedgekeurde prvinciale beleidsplannen, een deel van de cfinancieringsmiddelen aan eigen Eurpese prjecten f prjectnderdelen tewijzen. De deputatie neemt haar beslissing nder vrbehud van gedkeuring van het prject, p basis van advies van de dienst Externe Relaties en Eurpese Prgramma s ver een dssier dat minstens vlgende infrmatie bevat: - een beschrijving van het prject en/f prjectnderdeel waarvr de cfinanciering aangevraagd wrdt (als het prjectdeel waarvr de cfinanciering aangevraagd wrdt in een algemene prjectbeschrijving niet duidelijk van de andere acties kan nderscheiden wrden, is een bndige beschrijving van het te cfinancieren prjectdeel verplicht); - een duidelijk budget en financieringsschema van het prjectdeel waarvr de cfinanciering gevraagd 2
wrdt; - een nta betreffende de andere financieringsbrnnen, naast de Eurpese en de in dit reglement vermelde cfinancieringsmiddelen, die vr het prject f prjectnderdeel waarvr de cfinanciering gevraagd wrdt, ingezet f aangevraagd zullen wrden (indien van tepassing). Artikel 8 De definitieve tewijzing vlgt p basis van een dssier waarin de definitieve versies, zals gedgekeurd dr de beslissingsrganen van de Eurpese prgramma s, van de in artikel 7 vermelde stukken, evenals de vlledig gedgekeurde prjectaanvraag, wrden vrgelegd. AFDELING 3: REGELS VOOR COFINANCIERING VAN PROJECTEN VAN DERDEN Artikel 9 Om in aanmerking te kmen vr een subsidie met de aanvrager aan de vlgende vrwaarden vlden: - rechtspersnlijkheid bezitten; - prjectprmtr- f partner zijn van een prject f prjectvrstel in het kader van een Eurpees prgramma; - vlden aan de vrwaarden bepaald dr het betreffende Eurpese prgramma waarbinnen het prject werd ingediend; - een pstadres p het grndgebied van de prvincie West-Vlaanderen hebben f een aanvraag vr een prject indienen met een duidelijke actie in en meerwaarde vr de prvincie West-Vlaanderen; - vlden aan alle verplichtingen die vrtvleien uit eerdere tekenningen van subsidies van de prvincie West-Vlaanderen. Artikel 10 Om in aanmerking te kmen vr een cfinanciering met het prject aan vlgende inhudelijke vrwaarden vlden: - kaderen binnen een Eurpees prgramma; - de deelname van één f meerdere West-Vlaamse prjectpartners pnemen en/f een duidelijke actie uitbuwen die een meerwaarde heeft vr de prvincie West-Vlaanderen; - gedgekeurd zijn (f wrden) dr het bevegde besluitvrmingsrgaan van het betreffende Eurpese prgramma; - kaderen binnen het dr de prvincie West-Vlaanderen geverde beleid waarbij subsidieaanvragen wrden getetst aan de hand van vlgende vrkeurscriteria: direct en/f indirect bijdragen aan eigen prvinciale delstellingen, (.a. ecnmische spin-ff in de regi, het vergrten van kennis in de vrm van best practices, kennisntwikkeling dr samenwerking met een buitenlandse partner, intensiveren en verbreden van netwerken, blikverruiming); een hefbmwerking hebben; een meerwaarde betekenen in vergelijking met bestaande vrzieningen en activiteiten; een samenwerking tussen verschillende partners (prvincies, gemeenten, verenigingen), al dan niet in een internatinale cntext tt stand brengen; externe prfilering van de prvincie tt stand brengen; aandacht hebben vr een geïntegreerde aanpak van de prjecten; bij het (ver)buwen van infrastructuur die tegankelijk is vr het publiek aandacht hebben vr de tetsing van tegankelijkheid vr persnen met een beperking en streven naar een gede ruimtelijke kwaliteit. 3
- ng niet vltid zijn p het mment waarp de aanvraag in het kader van dit reglement wrdt ingediend; - ng geen vrwerp zijn f wrden van subsidiëring in het kader van een ander lpend subsidiereglement van de prvincie West-Vlaanderen; - duidelijke scpe hebben (mschrijving van te verwachten utput, timing en resurces). Artikel 11 - De aanvraag tt het verkrijgen van een subsidie kan drlpend en met digitaal gebeuren via het daarvr vrziene aanvraagfrmulier. - Meteen na het indienen wrdt de ntvangst van de aanvraag bevestigd en wrden het verdere verlp en eventuele bijkmende instructies meegedeeld aan de aanvrager. De aanvraag met ingediend wrden p vlgend adres: Prvincie West-Vlaanderen. Dienst Externe Relaties en Eurpese Prgramma s Kning Lepld III-laan 41 8200 Brugge Tel. +32 50 40 34 72 E eurpa@west-vlaanderen.be Artikel 12 Vr iedere aanvraag met 1 exemplaar van de vlgende dcumenten ingediend wrden: - een vlledig ingevuld, gedateerd en ndertekend aanvraagfrmulier vr dit reglement (zie bijlage); - een kpie van de vlledige aanvraag binnen een Eurpees prgramma (inclusief aanvraagfrmulier en het ksten- en financieringsplan met een beschrijving van de prjectprmtr en partner(s)); - een gedetailleerd verzicht van de ttale subsidiabele prjectksten die in f vr de prvincie West- Vlaanderen wrden gemaakt; - indien het prject reeds werd gedgekeurd dr het bevegde Eurpese besluitvrmingsrgaan: een kpie van de gedkeuringsbrief f van het gedkeuringsbesluit van dat besluitvrmingsrgaan. Het aanvraagfrmulier is beschikbaar p de website www.west-vlaanderen.be/eurpa Bij de elektrnische aanvraag geldt het mailbericht als ndertekening. AFDELING 4: TOETSING VAN DE SUBSIDIEAANVRAAG Artikel 13 De aanvraag wrdt nderzcht p vlledigheid. De aanvrager die een nvlledige aanvraag indient, krijgt de vraag m de ntbrekende dcumenten alsng in te dienen binnen de meegedeelde termijn. Een aanvraag die niet vervlledigd wrdt binnen deze termijn kmt niet meer in aanmerking vr een subsidie in kader van dit reglement. De aanvrager zal hiervan schriftelijk p de hgte wrden gebracht. Artikel 14 De aanvraag wrdt getetst aan de vrwaarden vermeld in het reglement. 4
Indien de prvincie West-Vlaanderen dit ndig acht vr de berdeling van het prject, kan zij: - de aanvraag vr advies vrleggen aan één f meer eigen f aanverwante diensten/instellingen; - een bijkmende bespreking van het vrgesteld prject met de aanvrager veren; Artikel 15 De deputatie beslist p advies van de dienst Externe Relaties en Eurpese Prgramma s binnen een termijn van 90 kalenderjaren, te rekenen vanaf de datum van ntvangst van de aanvraag f in vrkmend geval vanaf de datum van ntvangst van de ntbrekende dcumenten bedeld in bvenvermeld artikel 13 f de aanvraag al f niet in aanmerking kmt vr een subsidie en bij tekenning van de subsidie welk subsidiebedrag wrdt tegekend. De aanvrager zal hiervan p de hgte wrden gebracht. Artikel 16 De subsidie wrdt tegekend nder de vlgende pschrtende vrwaarde: de aanvrager met gedkeuring van hetzelfde prject(nderdeel)-ingediend in het kader van het betreffende Eurpese prgramma - dr het bevegde Eurpese besluitvrmingsrgaan verkrijgen. In het geval van een slechts gedeeltelijke gedkeuring dr - f latere wijzigingsbeslissing van - dit besluitvrmingsrgaan wrdt k het subsidiebedrag, dat in het kader van dit reglement dr de prvincie West-Vlaanderen werd tegekend, evenredig aangepast. AFDELING 5: BEREKENING VAN HET SUBSIDIEBEDRAG Artikel 17 - Eigen prjecten en prjecten van verzelfstandigde agentschappen: nbeperkt met een maximum van 500.000 eur; - Prjecten derden: max 10%, met een maximum van 100.000 eur Artikel 18 De cfinancieringsaanvragen wrden behandeld vlgens vlgende prcedure: Berdeling - De deputatie baseert zich vr de berdeling van de cfinanciering p een advies van de dienst Externe Relaties en Eurpese Prgramma s waarbij wrdt nagegaan in heverre de prjecten aan een aantal vrpgestelde criteria (zals mschreven in artikel 10 vlden; - p basis van deze berdeling wrdt de grtrde van de maximaal te te kennen cfinanciering bepaald; - het tegekende bedrag wrdt in principe uitgedrukt als een percentage van de subsidiabele uitgaven waarvr de cfinanciering wrdt gedgekeurd; - de mdaliteiten wrden geregeld via telagebesluiten; - de aanvrager bezrgt de prvincie, binnen het jaar na de principiële tekenning van de cfinanciering, een kpie van de brief waarin de tekenning van de Eurpese steun wrdt meegedeeld, evenals de eventuele wijzigingen die het prjectdeel waarvr de cfinanciering gevraagd werd, heeft ndergaan. Z niet, kan de deputatie beslissen de tekenning in te trekken; - na de definitieve tekenning van de cfinanciering bezrgt de aanvrager, binnen de maand na gedkeuring, elke wijziging die zijn prjectdeel f rganisatie (als deze gevlgen heeft vr het 5
prject) heeft ndergaan. Wijzigingen die een verhging inhuden van het dr de prvincie tegekende percentage f bedrag van de subsidie dienen in principe p vrhand aangevraagd te wrden. Artikel 19 In bepaalde gevallen en mits duidelijke mtivatie kan de deputatie bij het tekennen van de cfinanciering afwijken van de bepalingen vermeld in de artikelen 17 en 18, als: - het prject aansluit bij f een uitvering is van prvinciale beleidsplannen, psitief werd berdeeld, maar nvldende bijkmende natinale cfinanciering kan vinden bij andere instanties; - ze rdeelt dat bepaalde prjectuitgaven die niet aanvaard werden vr het tekennen van de Eurpese steun, wel in aanmerking kunnen kmen vr het berekenen van de prvinciale cfinanciering. AFDELING 6: UITBETALING, CONTROLE EN SANCTIES COFINANCIERING Artikel 20 - na betaling van het vrscht van 20% (vr cfinanciering vanaf 50.000 eur) wrdt de verige tegekende cfinanciering, in principe en nder vrbehud van vldende beschikbare middelen p het budget, uitbetaald na vrlegging van een schuldvrdering waaraan een gedetailleerd verzicht van de vr dit prjectdeel ingediende ksten tegevegd is. De indiening van een schuldvrdering dient te gebeuren vlgens hetzelfde ritme als de vrderingen vr de Eurpese steun, tenzij anders vereengekmen; - de berekening van de cfinanciering zal gebeuren p basis van een kpie van het attest waaruit blijkt welk bedrag dr de bevegde auditr/cntrlecel aanvaard werd vr de berekening van de Eurpese steun vr dit prjectdeel; - in de gevallen waarin die werkwijze niet kan tegepast wrden, bepaalt de deputatie welke stukken vrgelegd meten wrden m het uit te betalen bedrag te kunnen berekenen. Artikel 21 Z spedig mgelijk na de prjectbeëindiging en na de aanvaarding van de betreffende declaratie(s) in het kader van het Eurpese prgramma met de aanvrager een aanvraag tt betaling van het sald samen met de vlgende dcumenten indienen: - een kpie van de gedkeuringsbrief f brieven van de Eurpese betalings- en /f certificeringsautriteit waaruit de gedkeuring van de betreffende declaratie(s) blijkt; - het verslagfrmulier betreffende de tepassing van het reglement inzake prvinciale herkenbaarheid bij elke vrm van subsidie + eindrapprtage West-Vlaamse relevantie. Artikel 22 Indien in het kader van dit reglement aan de aanvrager een subsidie wrdt tegekend verbindt deze zich er te: - de gedkeuring van hetzelfde prject - ingediend in het kader van het betreffende Eurpese prgramma - dr het bevegde Eurpese besluitvrmingsrgaan te verkrijgen, tenzij deze gedkeuring reeds vrafgaand aan de indiening van de subsidieaanvraag in het kader van dit reglement gebeurde; - de subsidie aan te wenden vr het del waarvr ze werd tegekend; - de prvincie verplicht p te nemen in de stuurgrep van het prject en p de mailinglijst van acties die in het kader van het prject wrden gerganiseerd; 6
- in de externe cmmunicatie m.b.t. het prject de herkenbaarheid van de prvincie West- Vlaanderen als ndersteunende verheid te waarbrgen p de wijze bepaald dr de deputatie p het mment van de subsidietekenning; - elke daarte gemachtigde afgevaardigde van de prvincie West-Vlaanderen testemming te verlenen m ter plaatste de aanwending van de tegekende subsidie te cntrleren. Artikel 23 De prvincie West-Vlaanderen heeft het recht de subsidie geheel f gedeeltelijk in te trekken, terug te vrderen f de subsidieaanvrager uit te sluiten vr verdere subsidiëring gedurende een bepaalde peride als: - één f meer bepalingen van dit reglement niet werden nageleefd; - njuiste f nvlledige gegevens aan de prvinciale administratie werden meegedeeld; - de vrgeschreven termijnen vr het indienen van de schuldvrderingen en bewijsstukken niet werden gerespecteerd; - na cntrle van andere verheden een deel van de aan dit prject tegekende Eurpese steun ingetrkken f teruggevrderd werd. HOOFDSTUK 4 : ANDERE BEPALINGEN Artikel 24 Het prvinciaal reglement van 25 mei 2000 betreffende de cntrle p de tekenning en de aanwending van subsidies en p het testaan van reservevrming dr subsidietrekkers is niet van tepassing p de in dit besluit geregelde cfinanciering van Eurpese prjecten. Artikel 25 De deputatie tetst elke aanvraag aan de tepassingsvrwaarden van dit reglement en spreekt zich uit ver alle aangelegenheden die niet zijn vrzien en ver alle betwistingen betreffende dit reglement f de tepassing van bepaalde specifieke regels die van tepassing zijn p Eurpese prgramma s. 7